Sekretesstillägg för Excel

Följande saker kan påverka sekretessen, antingen genom att potentiellt känslig information görs tillgänglig för tredje part eller genom att du kan styra vilken information som kan vara tillgänglig.

Använda Office.com mallar

Med fliken Nytt (klicka på fliken Arkiv och sedan på Nytt) kan du få aktuell information hämtad från Office.com för arbetsböcker som är baserade på mallar. Du kan också skicka feedback om mallarna och ange ett numeriskt omdöme för varje mall som du laddar ned.

När du öppnar en mall eller en fil som baseras på en mall kontaktar Excel (beroende på inställningarna för onlinehjälpen) Office.com. Det skickar ID:t för mallen, programmet och versionen som du använder, tillsammans med standardinformation om datorn.

Mall-ID:t används för att identifiera den ursprungliga mallen som hämtats från Office.com eller ingår i Excel-installationen. Den identifierar inte din arbetsbok unikt. ID:t är samma för alla användare av samma mall.

Länka till bilder och andra dokument

Om du väljer att skapa en länk till en bild, fil, datakälla eller annat dokument på hårddisken eller på en server, sparas sökvägen till filen i arbetsboken. Ibland kan länken innehålla ditt användarnamn eller information om servrar i nätverket. Om en dataanslutning används kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i länken för dataanslutningen.

Om du använder ett XML-schema i en arbetsbok, sparas en sökväg till det XML-schema som du har skapat i arbetsboken. Ibland kan sökvägen inkludera ditt användarnamn.

Bladdatafunktioner och pivottabellrapporter

När du skapar en bladdatafunktion eller pivottabellrapport från en extern datakälla lagras de data som du begär från den källan som en del av kalkylbladet, tillsammans med en unik identifierare för datakällan. Användarnamnet för den person som senast uppdaterade cachen lagras också.

Beroende på hur du har konfigurerat arbetsboken eller pivottabellrapporten kanske bara en delmängd av lagrade data visas. Om du vill ta bort alla dessa lagrade data tar du bort kopplingen till datakällan från bladdatafunktionerna och tar bort alla pivoter som refererar till data.

Diagram

När du skapar ett diagram i Excel kan du filtrera de data som du har markerat för diagrammet så att bara en del av informationen visas. Alla markerade data lagras emellertid med diagrammet. Klistra in diagrammet som en bitmapp om du vill förhindra att andra kan göra ändringar i eller visa dess data när du kopierar diagrammet till ett Microsoft-program. Om data i diagrammet kommer från en extern datakälla kan du lösenordsskydda diagrammet för att förhindra att andra personer uppdaterar diagrammet med de senaste data från den externa källan. Om diagrammet är baserat på data i arbetsboken kan lösenordsskydd för diagrammet förhindra att andra ändrar data som visas i diagrammet.

Skriva ut

När du skriver ut en Excel-arbetsbok och sedan sparar arbetsboken sparas sökvägen till skrivaren med dokumentet. Ibland kan sökvägen innehålla ett användarnamn eller datornamn.

Alternativ text

I Excel kan du lägga till och redigera alternativ text för tabeller, figurer, bilder, diagram, SmartArt-grafik och andra objekt i arbetsböcker. Alternativtexten sparas tillsammans med arbetsboken och kan innehålla personlig information som lagts till av någon av presentationens deltagare. För vissa objekt, till exempel bilder du infogar i arbetsboken, innehåller standardalternativtexten filsökvägen för objektet som du infogar.

Alternativ text kan användas av hjälpmedel som skärmläsare. Alternativtexten är tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Webbplatser för dokumentarbetsyta

Med Excel kan du komma åt en dokumentarbetsyta i SharePoint. En dokumentarbetsyta är ett delat utrymme där du kan samarbeta med andra teammedlemmar i en eller flera arbetsböcker.

När du öppnar en dokumentarbetsyta hämtar Excel data från webbplatsen för dokumentarbetsyta för att förse dig med information om webbplatsen. Dessa data omfattar:

• Namn på webbplatsen
• URL eller adress till webbplatsen
• Namn, e-postadresser och behörighetsnivåer för webbplatsanvändarna
• Listor med dokument, uppgifter och annan information som är tillgänglig på webbplatsen

Excel lagrar också en lista över de webbplatser för dokumentarbetsytor som du har besökt på datorn, i form av cookies. Listan används för att ge dig snabb åtkomst till de webbplatser du har besökt tidigare. Microsoft har inte åtkomst till listan över webbplatser som du har besökt, och listan visas inte på Internet om du inte väljer att göra listan mer tillgänglig.

Fax

Med faxtjänsten kan du skicka fax via Internet och organisera de fax som du har skickat i Outlook. Om du vill använda faxtjänsten måste du registrera dig hos en faxtjänstleverantör som är skild från Microsoft och som hanterar faxen och skickar dem via Internet. Microsoft samlar inte in några data via faxtjänsten.

När du registrerar dig för faxtjänsten skapar faxtjänstleverantören ett registreringspaket som lagras av faxtjänstleverantören och Excel. Paketet består av adressen till faxtjänstleverantörens webbplats och en "nyckel" som bekräftar din åtkomst till faxtjänstleverantören. När du skickar ett fax från Excel bifogas det här registreringspaketet till dokumentet.

Du kan också använda faxtjänsten för att beräkna priset på ett fax utan att behöva skicka faxet. Om du väljer att beräkna priset på ett fax använder Excel en krypterad anslutning för att skicka registreringsnyckeln, telefonnumret dit faxet ska skickas och faxtjänstleverantörens antal sidor. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen.

Referensinformationstjänst

I Excel kan du begära information om en viss term eller fras från ett antal leverantörer av premiuminnehåll. När du begär en sökning på ett visst ord eller en fras använder Excel Internet för att skicka den text du begärde, den programvara som du använder, de nationella inställningarna i systemet och auktoriseringsinformation som anger att du har rätt att hämta referensinformation om det behövs av tredje part.

Excel skickar den här informationen till en tjänst som tillhandahålls av Microsoft eller en tredjepartsleverantör som du väljer. Den här tjänsten returnerar information om det ord eller den fras som du har begärt.

Ofta ingår det en länk i informationen som skickas till ytterligare information från tjänstens webbplats. Om du klickar på den här länken kan tjänstens leverantör lägga till en cookie på datorn för att kunna identifiera dig nästa gång som du använder tjänsten. Microsoft ansvarar inte för sekretessprinciperna för andra leverantörers webbplatser och tjänster. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen såvida du inte har använt en tjänst som ägs av Microsoft.

Så här inaktiverar du referensinformation och referenser:

Översättningstjänst

I Excel kan du översätta hela eller delar av dokumentet med hjälp av tvåspråkig ordlista eller maskinöversättning. Du kan välja hur du vill översätta dokumentet.

Du kan markera eller ange ett ord eller en fras som du vill översätta, eller så kan du välja att översätta hela dokumentet, i båda fallen genom att välja tillämpligt översättningsalternativ i fönstret Referensinformation och referenser.

Om du markerar eller anger ett ord eller en fras som du vill översätta, jämförs frasen som du har skrivit med en tvåspråkig ordlista. Tvåspråkiga ordlistor medföljer programvaran och andra finns tillgängliga från Office.com. Om ett ord eller en fras som du skriver in inte finns med i den tvåspråkiga ordlistan som ingår i programvaran skickas ordet eller frasen utan kryptering till Microsoft eller en översättningstjänst från tredje part.

Om du vill översätta hela arbetsboken skickas den utan kryptering till Microsoft eller en översättningstjänst från tredje part. Precis som med all information som skickas okrypterad över Internet så kan det vara möjligt för andra att se ordet, frasen eller arbetsboken du översätter.

Om du väljer att använda någon av ordlistorna på Office.com eller en översättningstjänst från tredje part, använder Excel Internet för att skicka den text du begärt, vilken typ av programvara du har och vilka nationella inställningar och språk som systemet är inställt på. För översättningstjänster från tredje part kan Excel även skicka tidigare cachelagrad autentiseringsinformation som indikerar att du tidigare registrerat dig för åtkomst till webbplatsen.

SharePoint

Microsoft SharePoint tillhandahåller delade, webbaserade arbetsytor där du kan samarbeta i dokument eller möten.

När du öppnar en SharePoint-webbplats – antingen via webbläsaren eller ett Office-program – sparas cookies på datorn om du har behörighet att skapa en ny underwebbplats på webbplatsen. Dessa cookies bildar en lista över webbplatser som du har behörighet till. Listan används av flera Office-program för att ge snabbåtkomst till de webbplatser du har besökt tidigare.

Microsoft har inte åtkomst till listan över webbplatser som du har besökt, och listan visas inte på Internet om du inte väljer att göra listan mer tillgänglig.

När du skapar en ny webbplats eller lista i SharePoint, eller lägger till eller bjuder in användare till en befintlig webbplats eller lista, sparar webbplatsen följande för varje person, inklusive din:

• Fullständigt namn
• E-postadress

Ett användar-ID läggs till i varje element som du eller webbplatsens andra användare lägger till eller ändrar på webbplatsen. Precis som för allt annat innehåll på SharePoint-webbplatsen gäller det att bara administratörer och webbplatsmedlemmar bör ha tillgång till den här informationen.

Alla element på SharePoint-webbplatsen innehåller två fält: Skapad av och Ändrad av. Fältet Skapad av fylls i med användarnamnet på den person som ursprungligen skapade elementet och datumet när det skapades. I fältet Ändrad av anges användarnamnet på den person som senast ändrade arbetsboken och datumet för ändringen.

Administratörer för de servrar där SharePoint-webbplatser ligger har åtkomst till vissa data från dessa webbplatser, som används för att analysera webbplatsens användningsmönster och förbättra hur stor andel av tiden som webbplatsen är tillgänglig. Dessa data är endast tillgängliga för serveradministratörerna och delas inte med Microsoft om inte Microsoft är värd för SharePoint-webbplatsen. Informationen som samlas in är namn, e-postadresser och behörigheter för alla som har tillgång till webbplatsen.

Alla användare som har tillgång till en viss SharePoint-webbplats kan söka i och visa allt tillgängligt innehåll på webbplatsen.

Granskning

Microsoft SharePoint innehåller granskningsfunktioner som administratörer kan använda för att spara en tillförlitlig verifieringskedja för hur användarna arbetar med visst innehåll.

När SharePoint-administratörer aktiverar granskningsfunktionen registrerar servern automatiskt vissa åtgärder som användaren utför i SharePoint-innehållsdatabasen. Dessa åtgärder omfattar visa, redigera, checka in och checka ut. För varje registrerad åtgärd registrerar servern identifierande information om filen, åtgärden och användarens SharePoint-ID. Inga data skickas till Microsoft som en del av den här funktionen.

Den här funktionen är inaktiverad som standard och är endast tillgänglig för administratörer för SharePoint-webbplatser där innehåll lagras.

Snabbmeddelanden och aviseringar

Med Excel kan du skicka snabbmeddelanden inifrån själva programmet och meddelas när personer är online eller när vissa ändringar görs i delade arbetsböcker eller arbetsytor.

Excel kan använda en snabbmeddelandeklient för att ge dig möjlighet att se andra personers onlinenärvaro och skicka meddelanden till dem. Excel innehåller en webbkontroll som gör att närvaro för snabbmeddelanden kan visas på en webbsida. Microsoft SharePoint-sidor använder sig av den här kontrollen. De här sidorna överför inte närvaroinformation tillbaka till webbservern.

Den här webbkontrollen kan användas för att överföra närvaroinformation från ditt snabbmeddelandeprogram till webbservern. Som standard kan närvaroinformation endast skickas till intranätplatser, betrodda platser och platser på den lokala datorn.

Nya filformat

I Excel används filformat som baseras på XML. De här XML-filformaten är utökningsbara, vilket innebär att användarna kan ange ytterligare scheman eller taggar i filerna. Ett tillägg eller annan kod från tredje part kan också koppla ytterligare metadatainformation till de här XML-filformaten, som inte går att visa i Excel.

Du kan kontrollera metadata som har associerats med en XML-fil genom att visa filen i ett textvisningsprogram.

Kommentarer

Om du sparar kommentarer i en fil lägger Excel som standard till dina initialer i varje kommentar. Den här informationen är sedan tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Du kan ta bort din personliga information från dessa kommentarer genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Info.
3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

Spåra ändringar

När du gör ändringar i en fil och funktionen Spåra ändringar är aktiverad, lagras som standard ditt användarnamn och/eller dina initialer i arbetsboken och associeras med de ändringar som du gör. Den här informationen, tillsammans med den ursprungliga och omarbetade texten, blir tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

När dessa ändringar har godkänts eller avvisats tas ditt namn bort. Du kan också ta bort din personliga information från dessa ändringar genom att göra följande:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Info.
3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

Var ditt namn kan lagras

I vissa fall lagras ditt namn i Excel för att du ska få en bättre upplevelse när du använder vissa funktioner. Ditt namn lagras exempelvis på dessa platser:

• Författare (fält)
• Filegenskapen AuthorName

Du kan ta bort ditt namn från de här fälten och egenskaperna på följande sätt:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Info.
3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

I Microsoft Office-lösningar som skapats av andra företag kan också ditt namn eller annan personlig information ingå i de anpassade egenskaper som hör till filen.

Om du använder Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andra funktioner som gör att du kan ansluta direkt till en annan datakälla kan din behörighetsinformation (användar-ID och lösenord) sparas i arbetsboken. Om du vill ändra eller ta bort den här auktoriseringsinformationen måste du ändra egenskaperna för anslutningen med den metod som är specifik för anslutningsmetoden.

Andra dolda data och metadata

Som standard innehåller alla filer som sparas med Excel filegenskaper, till exempel följande:

• Författare
• Lagledare
• Företag
• Senast sparat av
• Namn på granskare av arbetsböcker

Dessutom kan andra egenskaper sparas i filen beroende på vilka funktioner eller tredjepartslösningar du använder. Om arbetsboken till exempel är en del av ett dokumentarbetsflöde sparas ytterligare filegenskaper för att spåra arbetsflödet.

Den här informationen är sedan tillgänglig för alla som har åtkomst till filen.

Du kan ta bort ditt namn från de här egenskaperna på följande sätt:

1. Klicka på fliken Arkiv.
2. Klicka på Info.
3. Klicka på Felsök och klicka sedan på Kontrollera dokument.

Funktionen Kontrollera dokument kan även användas för att ta bort andra typer av data som kanske inte är tillgängliga i alla vyer, till exempel kommentarer och revisioner. Microsoft rekommenderar att du kör Kontrollera dokument på alla arbetsböcker som du planerar att göra offentligt tillgängliga.

Dold information och metadata kan också inkluderas i Microsoft Office-filer med hjälp av Microsoft Office-objektmodellen. Du kan till exempel göra bilder osynliga i Microsoft Office Object Model, vilket innebär att de inte kan visas när du öppnar filen, men bilden lagras i filen och kan senare göras synlig.

Inspelning av makron

Med makroinspelning kan du spela in en sekvens av åtgärder så att du kan återge åtgärderna vid ett senare tillfälle. Om du väljer att spela in ett makro sparas ditt användarnamn som en kommentar i koden när makrot skapas. Du kan ta bort ditt användarnamn manuellt från de här platserna.

Digitala signaturer

En digital signatur är en valfri funktion som kan hjälpa dig att autentisera identiteten på den person som skickade en arbetsbok till dig. En digital signatur är ett unikt krypterat värde på data i arbetsboken som du signerar. När du skickar en arbetsbok med en digital signatur skickas signaturen till mottagaren, tillsammans med data i arbetsboken och ett betrott digitalt certifikat från dig (avsändaren). Det digitala certifikatet utfärdas av en certifikatutfärdare, till exempel VeriSign, och innehåller information för att autentisera avsändaren och verifiera att det ursprungliga innehållet i arbetsboken inte har ändrats. Excel kan automatiskt kontakta certifikatutfärdaren online för att verifiera den digitala signaturen.

När du signerar en arbetsbok visas en dialogruta med information om den digitala signaturen, till exempel systemdatum och -tid, operativsystemets versionsnummer, versionsnumret för Microsoft Office och Excel-versionsnumret.

Hantering av informationsbehörigheter

Med IRM (Information Rights Management) kan du ge vissa användare eller grupper rätt att komma åt och ändra en arbetsbok. Trots vissa likheter är IRM inte detsamma som dokumentskydd. Med IRM kan du ange behörigheter för hela arbetsboken för mycket specifika åtgärder, till exempel för att skriva ut dokumentet eller vidarebefordra dokumentet till andra, samt för att läsa eller redigera arbetsboken.

När du sparar en arbetsbok med IRM aktiverat sparar Excel i arbetsboken en lista över alla användare som har behörighet till arbetsboken och deras behörigheter. Informationen krypteras så att bara arbetsboksägarna kommer åt den.

Dessutom innehåller arbetsböcker med IRM aktiverat innehållslicenser. En innehållslicens innehåller en e-postadress, behörighet och autentiseringsinformation. Varje gång någon försöker öppna en arbetsbok med IRM aktiverat kontrollerar Excel de innehållslicenser som sparats i arbetsboken mot användarens identitet. Om användaren aldrig har öppnat arbetsboken tidigare kontaktar Excel en IRM-server, verifierar användarens identitet, laddar ned en ny innehållslicens åt användaren (förutsatt att användaren har nödvändiga rättigheter) och sparar innehållslicensen i arbetsboken.

Arbetsboksägare kan välja att inte spara innehållslicenser i arbetsboken. Om den här innehållslicensen inte sparas i arbetsboken måste Excel däremot kontakta IRM-servern varje gång arbetsboken öppnas. Om Excel inte är anslutet till ett nätverk eller inte kan kontakta IRM-servern kan arbetsboken inte öppnas.

Arbetsboksskydd

Med arbetsboksskydd kan du skydda din Excel-arbetsbok på olika sätt, till exempel genom att bara ge vissa användare behörighet att redigera, kommentera eller läsa arbetsboken.

När du använder Arbetsboksskydd uppmanas du att ange användar-ID:n. Dessa användar-ID:n kan vara i form av Windows NT Domain-konton (t.ex. DOMÄN\användarnamn) eller Windows Live ID-e-postadresser (t.ex someone@example.com. ). Dessa användar-ID:n lagras när du ger en användare behörighet att läsa eller ändra ett textområde.

Det är möjligt att skydda Excel-arbetsboken utan att använda ett lösenord. Om du väljer att skydda arbetsboken utan ett lösenord kan alla som läser arbetsboken se användar-ID:n för dem som har fått åtkomst. Om arbetsboken sparas som XML eller HTML är användar-ID:na tillgängliga för alla som läser filen.

Om du vill begränsa åtkomsten till användar-ID:n ytterligare kan du spara filen med ett lösenord eller med IRM (Information Rights Management). Bara du och andra som har beviljats åtkomst kan se dessa användar-ID:n.

Filvalideringsfel i Office

När du öppnar vissa tidigare versioner av Excel-filer i Microsoft Office kontrollerar Office-filvalideringen om filstrukturen matchar specifikationerna från Microsoft för det filformatet. Om filen inte klarar verifieringen öppnas den i en skyddad vy.

En kopia av varje fil som inte klarar Office-filvalideringen sparas på datorn när du avslutar Excel. Microsoft-felrapporteringen frågar dig med jämna mellanrum om du samtycker till att skicka en kopia av dessa filer till Microsoft. Mer information om Microsoft-felrapportering, inklusive en fullständig sekretesspolicy, finns i Sekretesspolicy för Microsoft-felrapportering.

Automatiska versioner i Office

Kopior av arbetsboken sparas automatiskt i Excel när du redigerar dem. På så sätt kan du återställa arbetsböcker om du av misstag stänger en arbetsbok utan att spara ändringarna. Du kan välja att inte spara kopior av arbetsböckerna automatiskt genom att göra följande:

Du kan öppna och ta bort de senast sparade versionerna av tidigare sparade arbetsböcker genom att klicka på fliken Arkiv , klicka på Information och sedan klicka på önskad arbetsbok under Versioner. Du kan komma åt och ta bort de senaste automatiskt sparade versionerna för nya arbetsböcker genom att klicka på fliken Arkiv , klicka på Info, klicka på Hantera versioner och sedan klicka på Återställ ej sparade arbetsböcker. De automatiskt sparade arbetsböckerna tas bort med jämna mellanrum om du inte öppnar och använder dem. Mer information finns i Återskapa dina Office-filer.

Överst på sidan