Använda villkorsstyrd formatering med hjälp av en formel i Excel för Mac

Villkorsstyrd formatering markerar snabbt viktig information i ett kalkylblad. Men ibland går de inbyggda formateringsreglerna inte tillräckligt långt. Om du lägger till en egen formel i en regel för villkorsstyrd formatering får du en kraftkick som hjälper dig att göra saker som de inbyggda reglerna inte kan göra.

Anta till exempel att du spårar dina tandläkarpatienters födelsedagar för att se vem som närmar sig och sedan markerar att de har fått en hälsning på grattis på födelsedagen från dig.

I det här kalkylbladet visas den information vi vill med hjälp av villkorsstyrd formatering som drivs av två regler som var och en innehåller en formel. Den första regeln i kolumn A formaterar kommande födelsedagar och regeln i kolumn C formaterar celler så snart "Y" har angetts, vilket anger att hälsningsfrasen har skickats.

Så här skapar du den första regeln:

1. Markera cellerna A2 till A7. Gör det genom att dra från A2 till A7.
2. Klicka påNy regelför villkorsstyrd formatering> på fliken Start.
3. Klicka på Klassisk i rutan Formatmall.
4. Under rutan Klassisk klickar du för att välja Formatera endast de värden som rangordnas högst eller lägst och ändrar den till Använd en formel för att avgöra vilka celler som ska formateras.
5. I nästa ruta skriver du formeln: =A2>IDAG()
   Formeln använder funktionen IDAG för att se om datumen i kolumn A är högre än idag (i framtiden). I så fall formateras cellerna.
6. Klicka på Anpassat format i rutan Formatera med.
7. Klicka på fliken Tecken i dialogrutan Formatera celler.
8. Välj Röd i rutan Färg. VäljFet i rutan Teckenstil.
9. Klicka på OK tills alla dialogrutor har stängts.

Formateringen används i kolumn A.

Så här skapar du den andra regeln:

1. Markera cellerna C2 till och med C7.
2. Klicka påNy regelför villkorsstyrd formatering> på fliken Start.
3. Klicka på Klassisk i rutan Formatmall.
4. Under rutan Klassisk klickar du för att välja Endast formatera endast värden som rangordnas högst eller lägst och ändrar den till Använd en formel för att avgöra vilka celler som ska formateras.
5. I nästa ruta skriver du formeln: =C2="Y"
   Formeln testar om cellerna i kolumn C innehåller "Y" (citattecknen runt Y anger för Excel att det är text). I så fall formateras cellerna.
6. Klicka på Anpassat format i rutan Formatera med.
7. Högst upp klickar du på fliken Tecken.
8. Välj Vit i rutan Färg. VäljFet i rutan Teckenstil.
9. Högst upp klickar du på fliken Fyllning och väljer sedan Grön som Bakgrundsfärg.
10. Klicka på OK tills alla dialogrutor har stängts.

Formateringen används i kolumn C.

Testa själv

I exemplen ovan används mycket enkla formler för villkorsstyrd formatering. Experimentera på egen hand och använd andra formler som du är van vid.

Här följer ytterligare ett exempel om du vill gå vidare till nästa nivå. Ange följande datatabell i arbetsboken. Börja i cell A1. Därefter väljer du cellerna D2:D11 och skapar en ny villkorsstyrd formateringsregel som använder följande formel:

=ANTAL.OM($D$2:$D$11,D2)>1

Kontrollera att det gäller för cellerna D2:D11 när du skapar regeln. Ange ett färgformat som ska tillämpas på celler som motsvarar villkoren (d.v.s. det finns fler än en instans av en stad i kolumnen D – Malmö och Göteborg).

Förnamn	Efternamn	Telefon	Stad
Anna	Lidman	555 12 13	Malmö
Jonas	Barnhill	555 12 14	Piteå
Torleif	Grauner	555 12 15	Göteborg
Mikael	Sandberg	555 12 16	Helsingborg
Johan	Letzén	555 12 17	Umeå
Katarina	Larsson	555 12 18	Göteborg
Bengt	Hasselgren	555 12 19	Kristianstad
Glenn	Sjöblom	555 12 20	Ystad
Kerstin	Zakardissnehf	555 12 21	Malmö
Esther	Engström	555 12 22	Luleå