Använda Access eller Excel för att hantera data

Access och Microsoft Excel har många likheter, vilket kan göra det svårt att avgöra vilket program som ska användas. Båda programmen kan till exempel lagra stora mängder data, köra kraftfulla frågor och analysverktyg för att dela upp data och utföra avancerade beräkningar som returnerar de data du behöver.

Varje program har dock tydliga fördelar, beroende på vilken typ av data du hanterar och vad du vill göra med dessa data. Om du till exempel vill upprätthålla dataintegriteten i ett format som flera användare kan komma åt är Access det bästa valet. Excel passar bättre för komplexa numeriska data som du vill analysera på djupet.

I många fall kan du använda båda programmen, och var och en för det ändamål som det är bäst lämpat för. I allmänhet är Access bättre för att hantera data: det hjälper dig att hålla data organiserade, enkla att söka i och tillgängliga för flera samtidiga användare. Excel är generellt bättre för att analysera data: det utför komplexa beräkningar, utforskar möjliga resultat och producerar diagram av hög kvalitet. Om du använder Access för att lagra data och Excel för att analysera dem kan du dra nytta av fördelarna med båda programmen.

Excel har även stöd för samtidig redigering i realtid, så att flera personer kan redigera samma arbetsbok samtidigt på olika enheter. Access används vanligtvis för strukturerade databasscenarier med flera användare i Windows.

Innan du bestämmer dig för vilket program du ska använda bör du jämföra fördelarna med varje program, ta reda på när det är bäst att använda det ena eller det andra och ta reda på hur du kan arbeta med båda programmen för att uppnå exakt det resultat som du vill ha.

Jämför fördelarna med varje program

Att välja rätt program är avgörande om du vill komma åt och uppdatera din information med maximal prestanda och noggrannhet. För att ta reda på vilket program som passar bäst för de uppgifter du vill utföra kan du jämföra fördelarna som varje program erbjuder när det gäller datalagring, dataanalys, samarbete mellan flera användare och säkerhet.

Datalagring

Platta kontra relationsdata För att avgöra vilket program som passar bäst för att lagra dina data bör du ställa dig följande fråga: Är datan relationsbaserad eller inte? Data som du effektivt kan innesluta i en enskild tabell eller ett enda kalkylblad kallas platta eller icke-relationella data. Om du till exempel vill skapa en enkel kundlista, med bara en adress och en kontaktperson för varje kund, kan Excel vara ett bättre val. Om du däremot vill lagra en mer komplex kundlista som innehåller fakturerings- och leveransadresser för varje kund, eller flera kontaktpersoner för varje kund, är Access en bättre lösning.

I en relationsdatabas organiserar du informationen i flera tabeller. I en väl utformad relationsdatabas är varje tabell platt och innehåller information om endast en datatyp. Om du till exempel skapar en kunddatabas hamnar namnen på kunderna i en tabell, medan kundernas fakturerings- och leveransadresser finns i en separat tabell. Att lagra adresser separat från namn är en bra idé eftersom varje kund kan ha flera adresser och du vill kunna ange flera adresser för varje kund utan att behöva ange kundnamnet för varje adress igen.

Lokala kontra externa data Du kan använda Access för att ansluta till data från en mängd externa datakällor så att du kan visa, fråga och redigera dessa data utan att behöva importera dem. Access tillhandahåller till exempel kommandon för att ansluta till befintliga data i en Microsoft SQL Server databas, en dBASE-fil eller en Outlook-mapp, tillsammans med många andra datakällor. Du kan använda Excel för att ansluta till en mängd olika datakällor, inklusive Access, SQL Server och Analysis Services-databaser, text- och XML-filer och ODBC- och OLE DB-datakällor. Du kan dock inte redigera data för att ändra källdata via användargränssnittet i Excel.

Både Access och Excel tillhandahåller kommandon för att ansluta till data i Windows SharePoint Services listor. Excel ger dock bara en skrivskyddad anslutning till SharePoint-listor. I Access kan du läsa från och skriva data till SharePoint-listor.

Dataintegritet kontra flexibilitet Unika identifierare hjälper till att bevara dataintegriteten och säkerställer att inte två rader (eller poster) innehåller exakt samma data. Unika identifierare är också det snabbaste sättet att hämta data när du söker efter eller sorterar dina data. I Access kan du använda datatypen Räknare för att automatiskt generera en unik identifierare för varje post. Du kan sedan använda dessa identifierare för att relatera poster i en tabell till en eller flera poster i en annan tabell.

Dataintegriteten säkerställs genom den struktur som Access tillämpar på dina data. Access kan kräva att nya poster i en tabell har ett befintligt motsvarande värde i en annan tabell, så att du inte kan skapa "överblivna" poster. Till exempel om du inte vill ha en order som inte innehåller kundinformation. Access kan kräva att varje ny post i tabellen Order har ett motsvarande kundvärde i tabellen Kunder. Den här obligatoriska överensstämmelsen mellan värden kallas referensintegritet.

Du kan också införa egna begränsningar och regler för att ytterligare säkerställa att data anges korrekt. I Excel kan du ange data på ett friare sätt, men eftersom Excel inte stöder relationsdata kan det inte stödja referensintegritet. Du kan dock använda kommandot Dataverifiering för att styra datainmatningen i Excel.

Dataanalys

Fråga Om du ofta behöver visa data på olika sätt, beroende på ändrade villkor eller händelser, kan Access vara ett bättre val för att lagra och arbeta med dina data. I Access kan du använda SQL-frågor (Structured Query Language) för att snabbt hämta bara de rader och kolumner med data som du vill använda, oavsett om data finns i en tabell eller många tabeller. Du kan också använda uttryck i frågor för att skapa beräknade fält. Att använda ett uttryck i Access påminner om att använda formler i Excel för att beräkna värden. Du kan också använda Access-frågor för att sammanfatta data och presentera aggregerade värden, till exempel summor, medelvärden och antal.

Modellering I Excel kan du använda konsekvensanalysverktyg för att göra prognoser för resultatet av en kalkylbladsmodell. Med konsekvensanalyser kan du köra olika scenarier på dina data, till exempel bästa och värsta tänkbara scenarier, och jämföra resulterande data för flera scenarier i en sammanfattningsrapport. Det finns ingen liknande funktion i Access.

Pivotering och diagram I båda programmen kan du skapa pivottabellrapporter och pivottabelldiagram. I Excel finns dock mer avancerade funktioner för pivottabellrapporter och diagram än i Access. Om du planerar att regelbundet skapa omfattande pivottabellrapporter eller tillhandahålla professionella diagram bör du använda pivottabellrapportering eller pivottabelldiagram i Excel i stället för samma funktioner i Access.

Samarbete mellan flera användare

Både Access och Excel stöder samarbetsmiljöer som Windows SharePoint Services och nätverksfilresurser. De skiljer sig dock åt vad gäller hur flera användare kommer åt data.

Åtkomst till data för flera användare Under normal drift låter Access flera användare öppna en och samma databas samtidigt. Den här metoden fungerar bra eftersom Access endast låser data som en användare redigerar. Det innebär att andra användare kan redigera andra poster utan konflikter. I Excel kan du dela en arbetsbok med andra användare, men samarbete mellan flera användare fungerar bäst när användare arbetar med data i arbetsboken vid olika tidpunkter i stället för samtidigt. Det innebär att användare av en Access-databas samarbetar med en datauppsättning och användare av en Excel-arbetsbok samarbetar i ett dokument.

Använda Windows SharePoint Services för samarbete Båda programmen integreras med teknik i Microsoft Windows SharePoint Services, till exempel SharePoint-listor och dokumentbibliotek.

I Access finns det många sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint-webbplats. Du kan till exempel ladda upp en fullständig databas till ett Windows SharePoint Services dokumentbibliotek, göra formulär och rapporter tillgängliga som Windows SharePoint Services vyer och länka en databas till data som lagras i SharePoint-listor.

Excel tillhandahåller bara ett sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint Services webbplats. Du kan överföra en arbetsbok till Windows SharePoint Services dokumentbibliotek, där enskilda användare kan checka ut arbetsboken för att göra ändringar och hindra andra användare från att ändra arbetsboken samtidigt. Användare kan redigera en arbetsbok utan att checka ut den från dokumentbiblioteket, och då måste de samordna med andra användare för att undvika datakonflikter.

Använda nätverksmappar för samarbete Om du lagrar en Access-databas i en delad nätverksmapp kan flera användare öppna databasen och arbeta med informationen i den samtidigt. Databasen låser enskilda poster när en användare redigerar dem. Om du lagrar en Excel-arbetsbok i en delad nätverksmapp kan endast en användare redigera arbetsboken åt gången. I visningssyfte kan flera användare öppna arbetsboken medan en annan användare redigerar den, men de användarna kan inte ändra data förrän användaren som redigerar arbetsboken stänger den.

Säkerhet

Båda programmen har liknande funktioner – lösenord och kryptering – som hjälper till att förhindra dataförlust och skyddar data från obehörig åtkomst. Det finns dock några skillnader mellan Access och Excel när det gäller hur dataskydd på användarnivå fungerar.

Skydd mot dataförlust I Access sparas ditt arbete kontinuerligt, så om ett oväntat fel inträffar riskerar du inte att förlora mycket arbete (om ens något). Men eftersom Access kontinuerligt sparar ditt arbete är det också möjligt för dig att göra ändringar som du senare bestämmer att du inte vill genomföra. För att vara säker på att du kan återställa databasen på det sätt du vill bör du skapa en säkerhetskopia av databasfilen enligt ett schema som passar dina behov. Du kan återställa en hel databas från en säkerhetskopia eller bara återställa tabellen eller annat databasobjekt som du behöver. Om du använder ett verktyg för säkerhetskopiering av filsystemet kan du också använda en kopia av en databas från en säkerhetskopia av filsystemet för att återställa dina data. I Excel kan du spara information för återskapning vid bestämda intervall medan du uppdaterar dina data.

Dataskydd på användarnivå I Excel kan du ta bort viktiga eller privata data från vyn genom att dölja kolumner och rader med data och sedan skydda hela kalkylbladet för att kontrollera användarnas åtkomst till dolda data. Förutom att skydda ett kalkylblad och dess element kan du också låsa och låsa upp celler i ett kalkylblad så att andra användare inte oavsiktligt ändrar viktiga data.

Säkerhet på filnivå På filnivå kan du använda kryptering i båda programmen för att förhindra att obehöriga användare ser data. Du kan även kräva att ett lösenord anges för att öppna en databasfil eller arbetsbok. Dessutom kan du skydda en databasfil eller arbetsbok genom att använda en digital signatur.

Begränsad åtkomst till data I Excel kan du ange användarbaserade behörigheter för att komma åt data eller ange skrivskyddade rättigheter som hindrar andra användare från att göra ändringar i data som de har åtkomst till. Access tillhandahåller inte säkerhetsfunktioner på användarnivå, men stöder användarsäkerhetsmodellen för alla databasservrar som den ansluter till. Om du till exempel länkar till en SharePoint-lista respekterar Access användarbehörigheterna för SharePoint-listan. Om du vill hålla obehöriga användare borta från dina Access-data krypterar du databasen genom att ange ett lösenord. Användarna måste ange lösenordet för att kunna läsa data från databasen, även om de öppnar den med ett annat program, t.ex. Excel.

Mer information om hur du skyddar dina data finns i Ange eller ändra Access 2003-säkerhet på användarnivå i Access 2007 eller senare och Skydd och säkerhet i Excel.

När Access ska användas

I allmänhet är Access det bästa alternativet när du behöver spåra och registrera data regelbundet och sedan visa, exportera eller skriva ut delmängder av dessa data. Access-formulär är ett bekvämare gränssnitt än ett Excel-kalkylblad när du arbetar med data. Du kan automatisera ofta utförda åtgärder med Access-rapporter där du kan sammanfatta data i tryckt eller elektronisk form. I Access får du mer struktur för dina data. Du kan till exempel styra vilka typer av data som kan anges, vilka värden som är acceptabla och du kan ange hur data i en tabell förhåller sig till data i andra tabeller. Med hjälp av den här strukturen kan du vara säker på att bara rätt typer av data anges.

Access lagrar data i tabeller som ser ungefär likadana ut som kalkylblad, men Access-tabeller är utformade för komplexa frågor i relation till data som lagras i andra tabeller.

Använd Access när du:

• Tänk dig att många personer kommer att arbeta i databasen och du vill ha robusta alternativ som säkert hanterar uppdateringar av dina data, till exempel om låsning av poster och konfliktlösning.
• Förutse behovet av att lägga till fler tabeller till en datauppsättning som ursprungligen var en platt eller icke-relationell tabell.
• Vill köra komplexa frågor.
• Vill skapa en mängd olika rapporter eller adressetiketter.

Vanliga scenarier för användning av Access

• Hantera kontakter Du kan hantera dina kontakter och postadresser och sedan skapa rapporter i Access eller slå samman data med Microsoft Office Word för att skriva ut standardbrev, kuvert och adressetiketter.
• Lager- och tillgångsuppföljning Du kan skapa en inventering av artiklar i hemmet eller verksamheten, och lagra foton eller andra relaterade dokument tillsammans med dessa data.
• Spårning av beställningen Du kan ange information om produkter, kunder och ordrar och sedan skapa rapporter som visar försäljning per anställd, land, tidsperiod eller något annat värde.
• Spåra uppgifter Du kan spåra uppgifter för en grupp av personer, och ange nya uppgifter samtidigt som andra uppdaterar sina befintliga uppgifter i samma databas.
• Organisera lånebibliotek Du kan använda Access till att lagra information om dina böcker och CD-skivor och hålla reda på vem du har lånat ut dem till.
• Planering av evenemang Du kan ange information om evenemangsdatum, platser och deltagare och sedan skriva ut scheman och sammanfattningar om evenemangen.
• Hålla koll på näringsintag Håll reda på recept och logga kost och träning.

När du ska använda Excel

Som kalkylprogram kan Excel lagra stora mängder data i arbetsböcker som innehåller ett eller flera kalkylblad. Men i stället för att fungera som ett databashanteringssystem, som Access, är Excel optimerat för dataanalys och beräkningar. Du kan använda det här flexibla programmet för att skapa modeller för att analysera data, skriva enkla och komplexa formler för att utföra beräkningar på data, pivotera data på valfritt sätt och presentera data i en mängd olika professionella diagram. Microsoft Create har flera Excel-designmallar att välja mellan.

Använd Excel när du:

• Kräv en platt eller icke-relationell vy av dina data i stället för en relationsdatabas som använder flera tabeller, och där dina data huvudsakligen är numeriska.
• Kör regelbundet beräkningar och statistiska jämförelser av dina data.
• Vill använda pivottabellrapporter för att visa hierarkiska data i en kompakt och flexibel layout.
• Planerar att skapa diagram regelbundet och vill använda de nya diagramformaten som finns tillgängliga i Excel.
• Vill framhäva dina data med hjälp av ikoner, datastaplar och färgskalor för villkorsstyrd formatering.
• Vill utföra avancerade konsekvensanalyser på dina data, till exempel statistisk, teknisk och regressionsanalys.
• Vill hålla reda på objekten i en enkel lista, antingen för personligt bruk eller för begränsat samarbete.

Vanliga scenarier för att använda Excel

• Bokföring Du kan använda de kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel i många ekonomiska rapporter, till exempel för att titta på kassaflöde, inkomster och vinst- och förlustrapporter.
• Budgetering Oavsett om det gäller för personligt bruk och för ett företag kan du göra olika budgetberäkningar i Excel, till exempel en budget för en marknadsföringsplan, en budget för en speciell händelse eller pensionsbudget.
• Fakturering och försäljning Excel är också användbart för att hantera fakturerings- och försäljningsdata, och du kan enkelt skapa de formulär som du behöver, till exempel för fakturor, packsedlar eller inköpsorder.
• Rapportering Du kan skapa olika rapporttyper i Excel som avspeglar dina dataanalyser eller summerar dina data – till exempel rapporter som mäter projektresultat, prognosdata, summerar data eller visar variansdata.
• Planering Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa professionella planer eller användbara planeringskalendrar, till exempel veckoplaner, marknadsundersökningsplaner, skatteplanering inför årsslut eller planeringar för att organisera veckoinköp, fester eller semestrar.
• Spårning Du kan använda Excel för att hålla reda på data i en tidrapport eller lista – till exempel en tidrapport för uppföljning av arbete eller en inventarielista som håller reda på utrustning.
• Använda kalendrar På grund av sin rutnätsliknande natur lämpar sig Excel väl för att skapa alla typer av kalender – till exempel en akademisk kalender för att hålla reda på aktiviteter under skolåret, eller en räkenskapsårskalender för att spåra affärshändelser och milstolpar.

Användbara Excel-mallar i någon av dessa kategorier finns i Mallar för Excel på Microsoft Office Online.

Använda Access och Excel tillsammans

Du kanske vill dra nytta av fördelarna som båda programmen erbjuder. Du kan till exempel skapa ett kalkylblad i Excel där du kan beräkna och analysera data. Men kalkylbladet blir för stort och komplext, och många andra användare behöver åtkomst till data. I det här läget kanske du vill importera eller länka kalkylbladet till Access och använda det som en databas i stället för att arbeta med det i Excel. Eller så kanske du har data i en Access-databas för vilka du vill skapa detaljerade pivottabellrapporter i Excel och proffsiga Excel-diagram.

Oavsett vilket program du använder först kan du alltid överföra data från ett program till ett annat, där du kan fortsätta att arbeta med det. Med eller utan en dataanslutning kan du hämta data till Access från Excel (och tvärtom) genom att kopiera, importera eller exportera dem.

Mer information om hur du utbyter data mellan de båda programmen finns i Flytta data från Excel till Access.