Skapa en formulärmall som är baserad på en Microsoft Access-databas

Du kan utforma en Microsoft Office InfoPath-formulärmall som fungerar med en Microsoft Office Access-databas för att antingen fråga efter data eller för att fråga efter och skicka data. Du kan utforma den här formulärmallen baserat på en Microsoft Office Access 2007-databas (.accdb-format) eller en Access-databas som sparats i en tidigare version (.mdb-format).

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

• Översikt
• Överväganden för kompatibilitet
• Innan du börjar
• Designa formulärmallen
• Konfigurera sändningsalternativen

Översikt

Ett formulär kan ha en primär dataanslutning, en så kallad huvuddataanslutning, och den anslutningen kan även ha en eller flera sekundära dataanslutningar. Du kan använda huvuddataanslutningen för att fråga eller skicka formulärdata till en Access-databas. Du kan också använda sekundära dataanslutningar för att fråga och skicka data till externa datakällor, med vissa undantag. Du kan till exempel använda en sekundär dataanslutning till en Access-databas så att den bara skickar frågor till databasen. Du kan inte lägga till en sekundär dataanslutning i ett formulär som skickar formulärdatakatalogen till en Access-databas.

När du utformar en formulärmall som är baserad på en Access-databas skapar InfoPath en huvuddatakälla med grupper som innehåller frågefält och datafält, och skapar också en frågedataanslutning som huvuddataanslutning för formulärmallen. De här fälten och grupperna motsvarar det sätt som data lagras i tabellerna i databasen.

Frågefält innehåller de data som anges i formuläret av en användare för att begränsa frågeresultatet till poster som matchar data i frågefälten. När ett formulär som baseras på den här formulärmallen använder huvuddataanslutningen skapas en fråga i InfoPath med hjälp av informationen i frågefälten. Frågan skickas sedan via dataanslutningen från InfoPath. Databasen returnerar frågeresultatet tillbaka till formuläret via dataanslutningen. Resultatet av frågan placeras i datafält, som kan redigeras via kontroller i formuläret som är bundna till dessa datafält.

Eftersom datastrukturen för frågan och datafälten måste matcha sättet som data lagras i databasen kan du inte ändra dessa fält eller grupper i huvuddatakällan. Du kan bara lägga till fält eller grupper i rotgruppen i huvuddatakällan. Länkar till mer information om datakällor finns under Se även .

Ett formulär kan skicka data till en databas via formulärets huvudsakliga dataanslutning om formulärmallen som formuläret baseras på och databasen uppfyller följande krav:

• Formulärmallen inte är en webbläsarkompatibel formulärmall InfoPath skapar inte en anslutning för sändning av data i huvuddataanslutningen om du utformar en webbläsarkompatibel formulärmall. Om du vill tillåta användare att skicka data i ett formulär som baseras på en webbläsarkompatibel formulärmall, använder du en webbtjänst som fungerar med databasen.
• Den vänstra tabellen i varje par av relaterade tabeller i huvuddatakällan innehåller en primärnyckel Minst en av relationerna för varje par av relaterade tabeller måste innehålla en primärnyckel från den vänstra tabellen.
• Ingen av datafälten i huvuddatakällan för formuläret lagrar en stor binär datatyp InfoPath inaktiverar datasändning om frågan innehåller fält som kan lagra en stor binär datatyp, till exempel bilder, bilder, OLE-objekt, bifogade filer, Office Access PM-datatyp eller SQL Text-datatyp.

När InfoPath aktiverar en dataanslutning för sändning tillåts användare att skicka data som lagras i datafälten i huvuddatakällan till databasen. Du kan anpassa sändningsalternativen för formulären som baseras på den här formulärmallen.

Överst på sidan

Överväganden för kompatibilitet

Du kan inte utforma en webbläsarkompatibel formulärmall baserat på en Access-databas.

Överst på sidan

Innan du börjar

Innan du kan utforma en formulärmall som är baserad på en Access-databas behöver du följande information om Access-databasen:

• Databasens namn och plats.

  Obs

  Kontrollera att databasen finns på en nätverksplats som är tillgänglig för användarna.

• Namnet på tabellen som ska ta emot skickade data, om formulärmallen tillåter att användare skickar formulär till en databas. Du kommer att använda den här tabellen som primär tabell när du konfigurerar dataanslutningen för sändning.

• Namnet på den tabell som tillhandahåller resultatet av frågan som skickas till databasen, om formulärmallen endast ska skicka en fråga till databasen. Den här tabellen används som primär tabell när du konfigurerar frågedataanslutningen.

• Namnen på andra tabeller som den primära tabellen kan begära data från. I de flesta fall finns tabellrelationerna redan etablerade i databasen. Om du behöver skapa relationer mellan den primära tabellen och en annan tabell manuellt, behöver du de relaterade fältnamnen för båda tabellerna.

Överst på sidan

Designa formulärmallen

Om du vill utforma en formulärmall med en frågedataanslutning måste du först skapa formulärmallen. När du skapar en formulärmall som baseras på en databas skapas en dataanslutning för frågor som huvuddataanslutning mellan formulärmallen och databasen. Den här processen skapar automatiskt formulärmallens huvuddatakälla.

När du har skapat formulärmallen måste du lägga till en kontroll i formulärmallen och sedan binda kontrollen till ett fält i huvuddatakällan. På så sätt kan användarna se frågeresultatet i formuläret.

Steg 1: Skapa formulärmallen

1. Klicka på Designa en formulärmall på Arkiv-menyn.

2. Klicka på Formulärmall under Designa en ny i dialogrutan Designa en formulärmall.

3. Klicka på Databas i listan Baserat på och klicka sedan på OK.
   Guiden Dataanslutning startar

4. På den första sidan i guiden Dataanslutning klickar du på Välj databas.

5. Bläddra till platsen för databasen i dialogrutan Välj datakälla .

   Obs

   Om databasen lagras på en nätverksplats bläddrar du till UNC-sökvägen (Universal Naming Convention) för den platsen. Bläddra inte till nätverksplatsen via en mappad nätverksenhet. Om du använder en mappad nätverksenhet kommer användare som skapar formulär baserade på formulärmallen att söka efter databasen från en mappad nätverksenhet. Om användaren inte har någon mappad nätverksenhet hittar formuläret inte databasen.

6. Klicka på namnet på databasen och klicka sedan på Öppna.

7. Klicka på den primära tabellen eller frågan som du vill använda i dialogrutan Välj tabell och klicka sedan på OK.

8. Markera kryssrutan Visa tabellkolumner på nästa sida i guiden.

9. Som standard läggs alla fält i tabellen till i formulärmallens huvuddatakälla. Avmarkera kryssrutorna för de fält som du inte vill ska ingå i huvuddatakällan.
   Lägg till ytterligare tabeller eller frågor som du vill använda i frågedataanslutningen.
   Hur gör jag?

   1. Klicka på Lägg till tabell.
   2. Klicka på namnet på den underordnade tabellen i dialogrutan Lägg till tabell eller fråga och klicka sedan på Nästa. InfoPath försöker ange relationerna genom att matcha fältnamnen i båda tabellerna. Om du inte vill använda den föreslagna relationen markerar du relationen och klickar på Ta bort relation. Om du vill lägga till en relation klickar du på Lägg till relation. Klicka på namnet på varje relaterat fält i respektive kolumn i dialogrutan Lägg till relation och klicka sedan på OK.
   3. Klicka på Slutför.
   4. Upprepa de här stegen om du vill lägga till fler underordnade tabeller.

10. Klicka på Nästa.

11. Skriv ett namn för huvuddataanslutningen på den sista sidan i guiden. Det här namnet visas i listan Datakälla i åtgärdsfönstret Datakälla .

12. Om formulärmallen uppfyller kraven i avsnittet Översikt , indikerar avsnittet Sammanfattning på den här sidan i guiden att InfoPath aktiverade dataanslutningen för sändning i huvuddataanslutningen.

13. Om du vill ändra namnet på dataanslutningen för sändning skriver du ett nytt namn i lämplig ruta.

14. Om du vill göra det möjligt för användarna att skicka sina formulärdata via en annan dataanslutning för sändning som du senare kommer att lägga till i formulärmallen avmarkerar du kryssrutan Aktivera sändning för den här anslutningen .

    Obs

    Om formulärmallen inte uppfyller kraven i avsnittet Översikt inaktiverar InfoPath dataanslutningen för sändning och kryssrutorna Ange ett namn för den skickade anslutningen och Aktivera sändning för den här anslutningen är inte tillgängliga. Om InfoPath inaktiverar anslutningen för datasändning innehåller huvuddataanslutningen för formulärmallen endast en frågedataanslutning.

Steg 2: Binda en kontroll till fältet

1. Om åtgärdsfönstret Kontroller inte visas klickar du på Fler kontroller på menyn Infoga eller trycker på ALT+I, C.
2. Dra en kontroll till formulärmallen.
3. Markera det fält som du vill binda kontrollen till i dialogrutan Kontrollbindning .

Överst på sidan

Konfigurera sändningsalternativen

Om formulärmallen och tabellerna som du valde i guiden Dataanslutning uppfyller kraven i avsnittet Översikt , konfigureras formulärmallen för att skickas via huvuddataanslutningen.

Om du väljer att använda den här dataanslutningen för sändning konfigurerar InfoPath formulärmallen så att användarna kan skicka sina formulärdata till databasen, och lägger även till knappen Skickai standardverktygsfältet och kommandot Skicka på Arkiv-menyn i formuläret. InfoPath konfigurerar också formulärmallen så att formuläret är öppet när användarna skickar sina formulär och ett meddelande visas som anger om formuläret har skickats. Du kan ändra texten som visas på knappen Skicka och även ändra beteendet för ett formulär när en användare skickar det.

1. Klicka på Sändningsalternativ på Verktyg-menyn.

   1. Om du vill ändra namnet på knappen Skicka som visas i standardverktygsfältet och kommandot Skicka som visas på Arkiv-menyn när användarna fyller i formuläret skriver du det nya namnet i rutan Beskrivning i dialogrutan Sändningsalternativ .

      Tips

      Om du vill tilldela en tangentbordsgenväg till den här knappen och kommandot skriver du ett et-tecken (&) före det tecken som du vill använda som kortkommando. Om du till exempel vill tilldela ALT+B som kortkommando för knappen Submit och kommandot skriver du Su&bmit.

2. Om du inte vill att användarna ska använda kommandot Skicka eller knappen Skickai standardverktygsfältet när de fyller i formuläret avmarkerar du kryssrutan Visa menyalternativet Skicka och knappen Skicka i verktygsfältet .

   1. När användarna har skickat in ett formulär är det som standard öppet i InfoPath och ett meddelande visas som anger att formuläret har skickats. Om du vill ändra standardbeteendet klickar du på Avancerat och gör sedan något av följande:

      • Om du vill stänga formuläret eller skapa ett nytt tomt formulär när användaren har skickat in det ifyllda formuläret klickar du på det alternativ som du vill använda i listan Efter sändning .

      • Om du vill skapa ett anpassat meddelande som anger om formuläret har skickats markerar du kryssrutan Använd anpassade meddelanden och skriver sedan dina meddelanden i rutorna Vid lyckad ochVid misslyckande .

        Tips

        Använd ett meddelande i rutan Vid misslyckande för att informera användarna om vad de ska göra om de inte kan skicka in formuläret. Du kan till exempel föreslå att användarna sparar sina formulär och kontaktar någon för att få ytterligare instruktioner.

      • Om du inte vill att ett meddelande ska visas när användaren har skickat in ett formulär avmarkerar du kryssrutan Visa meddelanden om lyckade och misslyckade försök .

Överst på sidan