När du har slutfört ett projekt är det troligt att du inte längre behöver omedelbar åtkomst till det, och du kanske vill dölja det så att det inte visas i Projektcenter och i gruppmedlemmarnas mina aktivitetsvyer. Arkivering och dölja slutförda projekt minskar övrig e-post i de här vyerna och hjälper till att hindra användare från att göra ändringar i projekt som inte längre är aktiva.
Det finns en standardmetod för att arkivera projekt effektivt med Microsoft Project Server 2010. Om den metoden inte uppfyller dina behov finns det några alternativa metoder som kan vara bättre lämpade för din organisation. Den här artikeln beskriver dessa metoder samt metodtips för långsiktig arkivering.
I den här artikeln
Arkivera ett projekt med standardmetoden
Standardmetoden för arkivering av ett projekt är en process i flera steg:
-
Steg 1: Avpublicera alla projektaktiviteter
-
Steg 2: Inaktivera uppdateringar i projektsammanfattningsaktiviteten
-
Steg 3: Konfigurera en säkerhetsgrupp för användare som inte är administratörer
-
Steg 4: Konfigurera en säkerhetskategori för arkivering
-
Steg 5: Arkivera projektgruppwebbplatsen
De här stegen utförs av projektledaren och administratören, enligt vad som anges i följande avsnitt.
Steg 1: Avpublicera alla projektaktiviteter
Om projektet tidigare har publicerats för gruppmedlemmar och du nu vill ta bort projektet och dess aktiviteter från deras vyer måste projektledaren avpublicera alla aktiviteter i projektet som du arkiverar. Projektledaren kan påbörja processen i Microsoft Project Web App, men processen för att avpublicera sker i Microsoft Project Professional 2010.
Obs!: När du avpublicerar en aktivitet tas inget godkänt och tillämpat arbete bort från projektet. Uppdateringsgodkännandehistorik som är kopplad till en aktivitet tas dock bort.
Så här avpubliceras alla projektaktiviteter:
-
Klicka på Projektcenter under Projekt i Snabbstart.
-
Klicka på namnet på det projekt som du arkiverar i kolumnen Projektnamn .
-
Klicka på pilen på knappen Redigera i gruppen Projekt på fliken Aktivitet och klicka sedan på I Project Professional.
-
I Project Professional 2010 bläddrar du till den högra kolumnen i tabelldelen av Gantt-schemavyn , klickar på rubriken Lägg till ny kolumn och klickar sedan på Publicera. Om vyn Gantt-schema redan har kolumnen Publicera visas hoppar du över det här steget.
-
Klicka på Nej i kolumnen Publicera för varje aktivitet i projektet.
Tips: Om du vill snabba på processen för större projekt anger du den första aktiviteten till Nej. Klicka sedan på handtaget längst ned till höger i cellen och dra det för att kopiera cellinnehållet i kolumnen Publicera .
-
Klicka på Publicera på fliken Arkiv.
-
När projektet har publicerats stänger du och checkar in projektet.
Steg 2: Inaktivera uppdateringar i projektsammanfattningsaktiviteten
Därefter kan projektledaren behöva inaktivera uppdateringar i projektsammanfattningsaktiviteten, så att ingen tidrapportsrapportering är möjlig.
Så här inaktiverar du uppdateringar i projektsammanfattningsaktiviteten:
-
Klicka på Projektcenter under Projekt i Snabbstart.
-
Klicka på namnet på det projekt som du arkiverar i kolumnen Projektnamn .
-
Markera kryssrutan Projektsammanfattningsaktivitet i gruppen Visa/dölj på fliken Alternativ.
-
Klicka på Stäng Uppdateringar i gruppen Uppgifter på fliken Alternativ.
-
I avsnittet Markera aktiviteter markerar du kryssrutan för projektsammanfattningsaktiviteten (ID är 0) och klickar sedan på Publicera.
Steg 3: Konfigurera en säkerhetsgrupp för användare som inte är administratörer
När projektledaren har förberett projektet för arkivering skapar administratören en säkerhetsgrupp som innehåller alla användare utom administratörer.
Så här skapar du en säkerhetsgrupp för användare som inte är administratörer:
-
Klicka på Serverinställningar under Inställningar i Snabbstart.
-
Klicka på Hantera grupper under Säkerhet på sidan Serverinställningar.
-
Klicka på Ny grupp.
-
I avsnittet Gruppinformation skriver du Alla användare som inte är Admin i rutan Gruppnamn.
-
I avsnittet Användare , i rutan Tillgängliga användare , markerar du namnen på alla användare som inte är administratörer och klickar sedan på Lägg till för att flytta dem till rutan Markerade användare .
-
Klicka på Spara.
Steg 4: Konfigurera en säkerhetskategori för arkivering
När administratören har skapat gruppen Alla icke-Admin användare är nästa steg att skapa en säkerhetskategori för arkivering. Under den här processen väljer administratören vilka projekt som ska arkiveras genom att inkludera dem i den här kategorin.
Så här skapar du en säkerhetskategori för arkivering :
-
Klicka på Serverinställningar under Inställningar i Snabbstart.
-
Klicka på Hantera kategorier under Säkerhet på sidan Serverinställningar.
-
Klicka på Ny kategori på sidan Hantera kategorier.
-
I avsnittet Namn och beskrivning skriver du Arkiv i rutan Kategorinamn .
-
I avsnittet Användare och grupper, under Tillgängliga användare och grupper, klickar du på Alla icke-Admin användare och klickar sedan på Lägg till för att flytta gruppen till rutan Användare och grupper med behörigheter.
-
Under Behörigheter för alla användare som inte Admin (grupp) markerar du kryssrutan Neka för alla behörigheter.
Tips: Markera kryssrutan Neka för varje behörighetsnod på översta nivån (Projekt och resurs) om du vill neka alla behörigheter som är indragna under varje nod.
-
I avsnittet Projekt väljer du Endast de projekt som anges och klickar sedan på namnet på det projekt som du arkiverar i rutan Tillgängliga projekt .
Obs!: Se till att INTE markera någon av kryssrutorna under Använd ovanstående säkerhetsbehörigheter för alla projekt där. Det kan skapa behörighetsproblem för andra projekt och resurser.
-
Klicka på Lägg till för att flytta projektet till rutan Markerade projekt .
-
Klicka på Spara.
Steg 5: Arkivera projektgruppwebbplatsen
Många projekt använder den associerade projektgruppwebbplatsen för att samla in information som kompletterar projektschemat. Du kanske vill vara säker på att den här informationen också arkiveras. Microsoft SharePoint Server 2010 aktiverar säkerhetskopiering på webbplatsnivå. Mer information om hur administratören utför det här steget finns i Exportera en webbplats, lista eller ett dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
När webbplatsen har säkerhetskopierats kan administratören sedan ta bort webbplatsen.
Så här tar du bort en projektgruppwebbplats:
-
Klicka på Serverinställningar under Inställningar i Snabbstart.
-
Klicka på Projektwebbplatser under Driftsprinciper på sidan Serverinställningar.
-
Klicka på raden som innehåller projektgruppswebbplatsen som du säkerhetskopierade och klicka sedan på Ta bort webbplats.
-
Bekräfta borttagningen genom att klicka på OK.
Arkivera ett projekt med en alternativ metod
Standardmetoden för arkivering är grundlig och möjliggör återställning om du behöver det. Omfattande arkivering är dock inte alltid vad en organisation behöver. Ibland räcker det med att bara dölja slutförda projekt eller spara ett projekt lokalt för att uppfylla arkiveringskraven.
Här är några alternativ om standardmetoden för arkivering inte verkar passa dina behov:
-
Dölja projektet i Projektcenter Om du bara vill dölja slutförda projekt i Projektcenter kan du lägga till en arkivflagga på sidan Projektinformation och sedan filtrera en Projektcenter-vy så att endast de projekt där arkivflaggan är inställd på Nej visas.
-
Ta bort projektet från utkastdatabasen Ett annat alternativ är att se till att projektet säkerhetskopieras till arkivdatabasen och sedan ta bort projektet från databaserna Utkast, Publicerat och Rapportering . Om du behöver data från det arkiverade projektet senare kan du använda alternativet Administrativ återställning på sidan Serverinställningar för att få tillbaka dem till utkastdatabasen och sedan publicera projektet på nytt.
-
Spara projektet som en . MPP-fil Om du vill ta bort projektet helt från Project Server är ett annat alternativ att öppna projektet från Project Server med hjälp av Project Professional 2010 och sedan spara projektet som en MPP-fil. Mer information finns i avsnittet "Spara projektet lokalt" i Spara ett projekt. Vi rekommenderar att du sparar projektet med alla anpassade fältdata så att MPP-filen isoleras från eventuella ytterligare ändringar som gjorts i anpassade fält i Project Server. När du har sparat och säkerhetskopierat projektet som en MPP-fil kan det tas bort från Project Server. Om du behöver återställa projektet senare kan du öppna MPP-filen i Project Professional 2010 medan du är ansluten till Project Server och sedan spara projektet på servern.
Obs!: Med den här metoden bryts alla slutprodukter, problem och risklänkar mellan projektet och projektgruppwebbplatsen i Project Server.
Metodtips för långsiktig arkivering
Ibland kan projektets MPP-filformat, Project Server-innehållsdatabasscheman och SharePoint-webbplatsscheman ändras för att återspegla nya funktioner. Detta kan påverka bakåtkompatibiliteten i den utsträckning ett projekt som sparats som en MPP-fil, en gammal säkerhetskopia av en Project Server-innehållsdatabas eller en säkerhetskopiering av en projektgruppwebbplats kanske inte kan användas omedelbart.
En bra metod är att alltid planera för att inkludera ditt arkiverade innehåll i uppgraderingsplaneringen. Det här minskar tiden för att återställa ett gammalt projekt som annars kan kräva flera uppgraderingssteg.
