Importera ett schema från Excel till Arbetspass

Artikelinnehåll

Översikt

Importera ditt schema till Arbetspass

Visa och åtgärda importfel

Excel-exempelarbetsboken

Översikt

En Excel-import kan utföra följande åtgärder, vilket du annars skulle göra manuellt i Shifts:

Tilldela arbetspass och ledighet för varje medlem i teamet.
Lägg till öppna arbetspass.
Ordna arbetspass efter grupp.
Lägg till teammedlemmar i grupper.
Lägg till anteckningar för dagen.

Om du föredrar att fylla i ett schema manuellt kan du läsa Fylla i ett schema i Arbetspass.

Meddelanden:

Med en Excel-import kan du lägga till schemainformation som arbetspass, ledighet och öppna arbetspass. Det går inte att redigera eller ta bort schemainformation som redan finns i Arbetspass genom en Import i Excel.
Om du inaktiverade öppna arbetspass i inställningarna för Arbetspass, eller om du inte har behörighet att lägga till grupper i Arbetspass, kan du inte lägga till öppna arbetspass eller ordna arbetspass efter grupper via en Import i Excel.
Du kan inte importera ett schema som är längre än två år före dagens datum.

Först anger du schemainformationen i en Excel-arbetsbok och sedan importerar du arbetsboken till Arbetspass. Arbetspass innehåller en Excel-exempelarbetsbok som du kan använda för att ange din schemainformation.

Du kan antingen skapa en ny fil baserat på exempelarbetsboken eller lägga till din schemainformation direkt i den. Om du använder exempelarbetsboken måste du ta bort exempeldata innan du laddar upp filen.

Viktigt!: Kontrollera att språket som angetts på enheten och talformatet i Excel har samma region. Detta säkerställer att dina datumformat i Teams matchar det du angav i Excel. Teams visar samma datum- och tidsformat som enhetens språk-, datum- och tidsinställningar.

Om din enhet och Excel till exempel är inställda på engelska (USA) representerar Excel-datumformatet 2024-06-03 2024 exakt den 3 mars 2024 i Teams. Om enheten är inställd på engelska (Storbritannien) och Excel är inställt på engelska (USA)tolkas Excel-datumformatet 2024-06-03 som 6 juni 2024 i Teams.

Importera ditt schema till Arbetspass

I Arbetspass på webben eller skrivbordet går du till Fler alternativ i det övre högra hörnet och väljer sedan Importera schema.
Välj Ladda upp fil. Om det behövs väljer du länken Hämta exempel för att hämta excel-exempelarbetsboken.
Läs instruktionerna i exempelarbetsboken eller läs excel-exempelarbetsboken i den här artikeln för mer information om hur du lägger till din schemainformation.
Fyll i ditt schema i Excel.
När du har lagt till din schemainformation kan du importera den till Arbetspass. Välj Ladda upp fil, navigera till den plats där du sparade Excel-arbetsboken och välj sedan Öppna.
När du har laddat upp filen kan du kontrollera överföringsstatus och information i tabellen Importhistorik . Någon av följande statusar visas i kolumnen Status :
- Importerad anger att ditt schema har importerats och visas nu i din Arbetspass-kalender.
- Fel anger att schemat innehåller fel och inte importerades eller delvis importerades. Länken Ladda ned rapport visas i kolumnen Status om schemat delvis importerades.
Viktigt!: Tabellen visar status för de senaste 10 överföringarna från ditt team under de senaste 30 dagarna. Du kan se uppladdningar från dig och andra chefer i frontlinjen i ditt team. Om flera chefer i frontlinjen i ditt team importerar scheman till arbetspass kontrollerar du att du kontrollerar statusen för överföringen innan den tas bort från tabellen.

Meddelanden:

En enskild Excel-fil har stöd för högst 30 000 schemaenheter, 10 000 av varje entitet (arbetspass, öppna arbetspass och ledighet). Om du behöver importera fler objekt skapar du en annan fil.
Du kan schemalägga ledighet som är längre än 24 timmar. Arbetspass och öppna arbetspass som är längre än 24 timmar stöds dock inte.

Visa och åtgärda importfel

Välj Ladda ned rapport i kolumnen Status för att ladda ned Excel-felfilen. Som standard sparas filen i mappen Hämtade filer på datorn med följande namn: ImportScheduleErrors_<team-ID>.xls.
Öppna filen och gå till kalkylbladet Fel . Varje rad visar platsen för ett fel och vad som behöver korrigeras.
Gå till kalkylbladet Arbetspass, Öppna arbetspass eller Ledighet och åtgärda felen. Felplatserna markeras i rött.

I det här exemplet är arbetspasset längre än 24 timmar. Du åtgärdar felet genom att ändra arbetspassets start- eller slutdatum.
När du har åtgärdat felen sparar du filen och importerar den sedan till Arbetspass igen.

Excel-exempelarbetsbok

Du kan använda vår exempelarbetsbok för att lägga ditt schema i Excel. Vår exempelarbetsbok innehåller följande kalkylblad:

Instruktioner: Vägledning för hur du anger din schemainformation.
Arbetspass, Ledighet och Öppna arbetspass: För att lägga till arbetspass, ledighet och öppna arbetspass.
Daganteckningar: För att ange anteckningar som motsvarar en viss dag.
Medlemmar: En skrivskyddad lista över de personer i gruppen som du kan tilldela arbetspass för.

Annars kan du skapa en egen Excel-arbetsbok med den struktur som beskrivs i kalkylbladen Arbetspass, Ledighet, Öppna arbetspass och Daganteckningar .

Viktigt!:

Du kan inte ta bort eller ändra ordningen på kolumnerna i kalkylbladen. Annars får du felmeddelanden när du importerar filen.
Obligatoriska kolumner markeras som fetstilt i varje kalkylblad och kan inte vara tomma.

Arbetspass i kalkylblad

I kalkylbladet Arbetspass visas varje arbetspass som en rad med 12 kolumner. Här är information om kolumnerna och hur du använder dem.

Kolumn	Egenskap	Typ	Beskrivning	Inmatning	Exempel
A	Medlem	Valfritt	Namn på gruppmedlem tilldelad till arbetspass.	Ange namnet på gruppmedlemmen.	Martin Fitzgerald
B	Arbeta Email	Krävs	Email gruppmedlemmens adress.	Ange gruppmedlemmens e-postadress.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupper	Krävs	Schemaläggningsgrupp som teammedlemmen tillhör.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Du kan lägga till en ny eller befintlig grupp.	Lädervaror
D	Startdatum för Skift	Krävs	Det datum då arbetspasset startar.	Format: mm/dd/ååååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
E	Starttid för Skift	Krävs	Tidpunkt då arbetspasset startar.	Format: 12h 24h	08:30 08:30 8:30
f	Slutdatum för arbetspass	Krävs	Det datum då arbetspasset avslutas.	Format: mm/dd/ååååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
G	Skifts sluttid	Krävs	Tid då arbetspasset avslutas.	Format: 12h 24h	15:45 15:45 15:45
H	Temafärg	Valfritt	Färg för att kategorisera arbetspasset.	Ange något av följande alternativ: 1. Vit 2. Blå 3. Grön 4. Lila 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mörkgröna 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Blå
I	Anpassad etikett	Valfritt	Etikett för att anpassa arbetspasset.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 23 tecken.	Små lädervaror
J	Obetald paus	Valfritt	Varaktigheten för arbetspassbrytningen i minuter.	Ange ett tal (i minuter) som är mindre än arbetspassets varaktighet.	45
K	Anteckningar	Valfritt	Kommentarer för gruppmedlemmar om det här specifika arbetspasset.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 500 tecken.	Använd vårt nya system för att begära att artiklar levereras till vår butik.
L	Delad	Krävs	Alternativ för att dela arbetspasset med teamet så snart informationen har importerats.	Välj Delat eller Inte delat. Om du väljer att inte dela kan du dela arbetspasset efter att det importerats med alternativet Dela med team i Arbetspass.	Delas inte

Kalkylbladet Ledighet

I kalkylbladet Ledighet visas varje ledighetsobjekt som en rad med 11 kolumner. Här är information om kolumnerna och hur du använder dem.

Kolumn	Egenskap	Typ	Beskrivning	Inmatning	Exempel
A	Medlem	Valfritt	Namn på teammedlem som har ledighet.	Ange namnet på gruppmedlemmen.	Martin Fitzgerald
B	Arbeta Email	Krävs	Email gruppmedlemmens adress.	Ange gruppmedlemmens e-postadress.	mfitzgerald@contoso.com
C	Startdatum	Krävs	Datum då ledigheten startar.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
D	Starttid	Krävs	Tiden då ledigheten börjar.	Format: 12h 24h	12:00 12:00 00:00
E	Slutdatum	Krävs	Det datum då ledigheten slutar.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	2024-08-20 20/08/2024
f	Sluttid	Krävs	Tiden då ledigheten slutar.	Format: 12h 24h	12:00 12:00 00:00
G	Orsak till ledighet	Krävs	Anledningen till att det motiverar ledighet.	Ange en orsak till ledighet i listan över orsaker till ledighet som är tillgängliga i arbetspassinställningarna för ditt team.	Semester
H	Anteckningar	Valfritt	Anteckningar för gruppmedlemmen om deras ledighet.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 500 tecken.	Njut av din semester.
I	Temafärg	Valfritt	Färg för att kategorisera ledigheten.	Ange något av följande alternativ: 1. Vit 2. Blå 3. Grön 4. Lila 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mörkgröna 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Grå
J	Delad	Krävs	Alternativ för att dela ledigheten med gruppmedlemmen så snart informationen har importerats.	Välj Delat eller Inte delat. Om du väljer att inte dela kan du dela arbetspasset när det har importerats med hjälp av alternativet Dela med team i Arbetspass.	Delad

Öppna kalkylbladet Arbetspass

I kalkylbladet Öppna arbetspass visas varje öppet arbetspass som en rad med 11 kolumner. Här är information om kolumnerna och hur du använder dem.

Kolumn	Egenskap	Typ	Beskrivning	Inmatning	Exempel
A	Grupper	Krävs	Gruppen Schemaläggning från vilken det öppna arbetspasset kan begäras.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Du kan lägga till en ny eller befintlig grupp.	Lädervaror
B	Startdatum	Krävs	Det datum då det öppna arbetspasset startar.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
C	Starttid	Krävs	Tidpunkt då det öppna arbetspasset startar.	Format: 12h 24h	08:30 08:30 8:30
D	Slutdatum	Krävs	Det datum då det öppna arbetspasset avslutas.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
E	Sluttid	Krävs	Tidpunkt då det öppna arbetspasset avslutas.	Format: 12h 24h	15:45 15:45 15:45
G	Öppna platser	Krävs	Antalet öppna arbetspass som gruppmedlemmarna kan begära.	Ange ett tal mellan 1 och 255.	2
H	Temafärg	Valfritt	Färg för att kategorisera det öppna arbetspasset.	Ange något av följande alternativ: 1. Vit 2. Blå 3. Grön 4. Lila 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mörkgröna 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Gul
I	Anpassad etikett	Valfritt	Etikett för att anpassa det öppna arbetspasset.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 23 tecken.	Små lädervaror
J	Obetald paus	Valfritt	Varaktigheten för arbetspassbrytningen i minuter.	Ange ett tal (i minuter) som är mindre än arbetspassets varaktighet.	45
K	Anteckningar	Valfritt	Anteckningar för gruppmedlemmar om det här specifika öppna arbetspasset.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 500 tecken.	Använd vårt nya system för att begära att artiklar levereras till vår butik.
L	Delad	Krävs	Alternativ för att dela arbetspasset med gruppmedlemmen så snart informationen har importerats.	Välj Delat eller Inte delat. Om du väljer att inte dela kan du dela arbetspasset efter att det importerats med alternativet Dela med team i Arbetspass.	Delas inte

Kalkylbladet Daganteckningar

För varje dag kan du lägga till en anteckning.

Kolumn	Egenskap	Typ	Beskrivning	Inmatning	Exempel
A	Datum	Krävs	Det datum då du vill att anteckningen ska visas i schemat.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	2024-08-13 13/08/2024
B	Obs	Krävs	Meddelande till din grupp.	Ange text, tal och/eller specialtecken. Högst 500 tecken.	Utbildning på plats