Introduktion till SharePoint-arbetsflöden

Arbetsflöden hjälper människor att samarbeta i dokument och hantera projektuppgifter genom att affärsprocesser implementeras i dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Arbetsflöden hjälper organisationer att följa konsekventa affärsprocesser, och de förbättrar även organisationens effektivitet och produktivitet genom att hantera uppgifter och steg som ingår i affärsprocesser. Det gör att de som utför uppgifterna kan koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbetsflödet.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

• Vad är arbetsflöden?
• De två SharePoint-plattformarna för arbetsflöden
• Inbyggda arbetsflöden
• Stöd för anpassade arbetsflöden
• Moment i arbetsflödesanvändningen

Vad är arbetsflöden?

Arbetsflöden beskrivs ibland som en rad uppgifter som ger ett visst resultat. När det gäller SharePoint-produkter och -teknik definieras arbetsflöden mer specifikt som det automatiska flödet av dokument eller objekt i en rad åtgärder eller uppgifter inom en affärsprocess. Med arbetsflöden kan man på ett konsekvent sätt hantera vanliga affärsprocesser inom en organisation genom att tillämpa affärslogik på dokument eller objekt i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek. Med "affärslogik" avses en uppsättning instruktioner där man anger och styr vilka åtgärder som tillämpas på ett dokument eller objekt.

Med arbetsflöden kan du effektivisera kostnaden och tiden som krävs för att samordna vanliga affärsprocesser, till exempel projektgodkännande eller dokumentgranskning, genom att hantera och spåra de mänskliga uppgifter som ingår i dessa processer. På en SharePoint-webbplats kan du till exempel lägga till ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek som dirigerar ett dokument till en grupp personer för godkännande. När dokumentförfattaren startar arbetsflödet på ett dokument i det biblioteket skapas dokumentgodkännandeuppgifter i arbetsflödet, och dessa uppgifter tilldelas arbetsflödesdeltagarna, och sedan skickas e-postaviseringar till deltagarna med uppgiftsinstruktioner och en länk till det dokument som ska godkännas. Medan arbetsflödet pågår kan arbetsflödets ägare (i det här fallet dokumentets författare) eller deltagarna kontrollera sidan Arbetsflödesstatus för att se vilka deltagare som har slutfört arbetsflödesuppgifterna. När arbetsflödesdeltagarna har slutfört sina arbetsflödesuppgifter avslutas arbetsflödet och arbetsflödets ägare meddelas automatiskt om att arbetsflödet har slutförts.

Åtgärderna i arbetsflödet för godkännande i föregående exempel utförs enligt den process som illustreras i följande bild.

Arbetsflöden är inte bara ett stöd för användarnas befintliga arbetsprocesser utan kan även användas om man vill samarbeta samt arbeta med dokument, listor och bibliotek på nya sätt. Webbplatsanvändare kan starta och delta i arbetsflöden med hjälp av anpassningsbara formulär som är tillgängliga från dokumentet eller objektet i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek. Dessutom är arbetsflödesfunktionerna i SharePoint-produkter väl integrerade med Microsoft Office 2013 så att följande arbetsflödesuppgifter kan utföras i båda produkterna:

• Visa en lista med de arbetsflöden som är tillgängliga för ett dokument eller ett objekt.
• Starta arbetsflöden i dokument eller objekt.
• Visa, redigera eller omtilldela en arbetsflödesuppgift.
• Slutföra en arbetsflödesuppgift

Överst på sidan

Det finns tre typer av SharePoint-arbetsflödesplattformar

SharePoint 2010-arbetsflödesplattformen har överförts till Office 365 och SharePoint Server 2013, så alla de arbetsflöden som du byggt på den plattformen fungerar fortfarande. Den här plattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013-arbetsflödesplattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 4 (WF), och har omarbetats i grunden. Det kanske mest framträdande draget i den här nya arbetsflödesplattformen är användningen av Microsoft Azure som värd för arbetsflödeskörningen. Motorn för arbetsflödeskörningen ligger nu i Microsoft Azure, utanför Office 365 och SharePoint Server 2013.

Microsoft Flow är nu tillgängligt i SharePoint Online. Detta är vår nyaste arbetsflödesmotor, tillgänglig på: https://flow.microsoft.com . Mer information om hur du använder MS Flow finns på: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Om du vill felsöka MS Flow går du till https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Överst på sidan

Inbyggda arbetsflöden

En SharePoint-webbplats innehåller flera inbyggda arbetsflöden för vanliga affärsscenarier:

• Godkännande Med det här arbetsflödet skickas ett dokument eller objekt till en grupp personer för godkännande. Som standard associeras arbetsflödet för godkännande med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.
• Samla in feedback Med det här arbetsflödet skickas ett dokument eller objekt till en grupp personer för feedback. Granskarna kan ge feedback som sedan sammanställs och skickas till den person som initierade arbetsflödet. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av feedback med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.
• Samla in signaturer Med det här arbetsflödet skickas ett Microsoft Office-dokument till en grupp personer för insamling av deras digitala signaturer. Det här arbetsflödet måste startas i ett Office 2013-program. Deltagarna måste utföra signaturuppgiften genom att lägga till sin digitala signatur i dokumentet i rätt Office-program. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av signaturer med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek. Arbetsflödet för insamling av signaturer visas dock endast för ett dokument i dokumentbiblioteket om dokumentet innehåller en eller flera Microsoft Office-signaturrader.
• Publiceringsgodkännande Det här arbetsflödet liknar arbetsflödet för godkännande, eftersom det används för att automatiskt skicka innehåll till olika ämnesexperter och intressenter för granskning och godkännande. Vad som gör typen arbetsflödet för publiceringsgodkännande unikt är att det är utformat för publicering av webbplatser där publiceringen av nya och uppdaterade webbsidor är strikt kontrollerad.
• Trelägesdiagram Det här arbetsflödet kan användas vid hantering av affärsprocesser där en organisation måste följa upp en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.

Du kan på olika sätt anpassa ovanstående arbetsflöden för just din organisation. När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att det ska bli tillgängligt för användning i dokument eller objekt, kan du till exempel anpassa de uppgifts- och historiklistor där informationen om arbetsflödet lagras.

När en webbplatsanvändare startar ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt kan hon eller han eventuellt anpassa arbetsflödet ytterligare genom att ange en lista över deltagare, ett förfallodatum och instruktioner.

Överst på sidan

Stöd för anpassade arbetsflöden

Även om inbyggda arbetsflöden i viss mån kan anpassas för olika behov, vill ni kanske i din organisation hellre utforma och utveckla arbetsflöden som är unika för just era affärsprocesser. Arbetsflödena kan vara precis så enkla eller avancerade som affärsprocesserna kräver. Utvecklarna kan skapa antingen arbetsflöden som startas av användarna på en webbplats eller arbetsflöden som startas automatiskt baserat på en händelse, till exempel när ett listobjekt skapas eller ändras. Om ni i din organisation har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden kan de vara tillgängliga förutom eller i stället för de inbyggda arbetsflöden som vi redan har beskrivit.

Det finns två sätt att skapa anpassade arbetsflöden:

• Avancerade användare kan utforma arbetsflöden utan kod för användning i särskilda listor eller bibliotek med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013 och Office Visio 2013 SharePoint Designer 2013-arbetsflöden skapas från en lista med tillgängliga arbetsflödesaktiviteter, och den person som skapar arbetsflödet kan driftsätta arbetsflödena direkt i den lista eller det bibliotek där de ska användas. SharePoint Designer 2013 samverkar också med Visio 2013 för en visuell arbetsflödesutveckling där du skapar diagram med hjälp av former och kopplingar. Du kan också importera arbetsflöden från Visio 2013 till SharePoint Designer 2013 och vice versa.
• Professionella programvaruutvecklare kan skapa arbetsflöden med Visual Studio 2012 eller senare Sådana arbetsflöden innehåller kod och arbetsflödesaktiviteter som anpassats. När en professionell utvecklare skapar anpassade arbetsflöden kan en serveradministratör driftsätta dem på flera webbplatser.

Överst på sidan

Moment i arbetsflödesanvändningen

När du vill använda ett arbetsflöde för ett dokument eller listobjekt behöver du utföra flera olika steg. Varje steg slutförs som regel av användare med olika roller. Till exempel kan en webbplatsadministratör göra ett arbetsflöde tillgängligt för användning i ett dokumentbibliotek, en innehållsskapare kan starta ett arbetsflöde eller ändra ett pågående arbetsflöde medan en tredje person (till exempel en dokumentgranskare eller en godkännare) kan slutföra arbetsflödet.

Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

Innan ett arbetsflöde kan användas måste det läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. Då blir arbetsflödet tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du måste ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. I de flesta fall utförs den här uppgiften av webbplatsadministratörerna eller av dem som hanterar specifika listor eller bibliotek.

Tillgängligheten för ett arbetsflöde inom en webbplats varierar beroende på var det läggs till:

• Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i en lista eller ett bibliotek blir det tillgängligt endast för objekt i den listan eller det biblioteket.
• Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i en given lista eller ett givet bibliotek), blir det tillgängligt endast för den innehållstypen i den lista eller det bibliotek som den innehållstypen är kopplad till.
• Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp blir det tillgängligt för alla objekt med den innehållstypen i varje lista och bibliotek där en instans av den webbplatsinnehållstypen har lagts till.
• Om du vill att ett arbetsflöde ska finnas i olika listor eller bibliotek på en webbplats kan du skapa ett webbplatsarbetsflöde.

När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du anpassa arbetsflödet för den specifika platsen genom att ange olika alternativ:

• Namnet på den här instansen av arbetsflödet
• Uppgiftslistan där arbetsflödesrelaterade uppgifter lagras
• Historiklistan över alla händelser som är relaterade till arbetsflödet
• Hur du vill att arbetsflödet ska startas
• Ytterligare alternativ som är specifika för det enskilda arbetsflödet, till exempel hur uppgifter skickas till deltagarna, hur arbetsflödet kan slutföras och vilka åtgärder som vidtas när arbetsflödet har slutförts.

När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp blir det tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du startar dock inte själva arbetsflödet.

Starta arbetsflöden i dokument eller objekt

När ett arbetsflöde har lagts till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp och därmed gjorts tillgängligt för användning kan du starta arbetsflödet på ett dokument eller objekt (om arbetsflödet är konfigurerat så att det kan startas manuellt). Du startar ett arbetsflöde genom att välja det arbetsflöde som du vill använda i listan med tillgängliga arbetsflöden för dokumentet eller objektet. Om det behövs kan du också behöva fylla i ett formulär med den information som krävs för arbetsflödet. Beroende på hur arbetsflödet har utformats och konfigurerats kan du ha möjlighet att anpassa arbetsflödet ytterligare när du startar det på ett dokument eller objekt genom att anpassa alternativ som deltagare, förfallodatum och uppgiftsinstruktioner.

Ändra ett arbetsflöde som körs

När ett arbetsflöde väl har startats för ett objekt kan man behöva ändra hur arbetsflödet fungerar. Exempelvis kan den person som startade arbetsflödet behöva lägga till fler deltagare. Det kan också hända att en deltagare i arbetsflödet behöver tilldela sin uppgift till någon annan eller begära en ändring av det dokument eller objekt som står i fokus för arbetsflödet. Du kan ändra en del av de inbyggda arbetsflödena medan arbetsflödet körs. Om ni har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden inom organisationen går det kanske att ändra arbetsflöden som körs.

Slutföra arbetsflödesuppgifter

Arbetsflödeshändelser där det krävs en åtgärd av en användare representeras av en arbetsflödesuppgift. När en uppgift tilldelas till en deltagare i ett arbetsflöde kan den deltagaren antingen utföra uppgiften eller begära ändringar av själva arbetsflödet genom att redigera uppgiftsformuläret för arbetsflödet. Arbetsflödesdeltagarna kan utföra arbetsflödesuppgifter på SharePoint-webbplatsen eller direkt i ett Office 2013-program. När en arbetsflödesdeltagare slutför en arbetsflödesuppgift eller begär en ändring i arbetsflödet inleds nästa relevanta steg i arbetsflödet.

Spåra status för arbetsflöden

Arbetsflödets ägare och deltagare kan följa förloppet för ett arbetsflöde genom att kontrollera den statussida som är kopplad till arbetsflödet. Statussidan innehåller statusinformation om utestående arbetsflödesuppgifter. Den innehåller även relevant historik för arbetsflödet.

Rapportverktygen kan ge en sammansatt analys av arbetsflödeshistoriken. Med den här analysen kan man hitta flaskhalsar i processer inom organisationen, eller avgöra om en given grupp uppfyller resultatmålen för en viss affärsprocess. Flera fördefinierade Microsoft Office Excel-rapporter kan användas med valfritt arbetsflöde. Dessutom finns arbetsflödeshistoriken tillgänglig som en SharePoint-listdatakälla som kan användas och analyseras i andra program eller anpassade lösningar för övervakning av affärsprocesser.

Överst på sidan

Se även

Översikt över arbetsflöden i SharePoint

Arbetsflöden i SharePoint 2013

Arbetsflödesutveckling i SharePoint Designer 2013 och Visio 2013

Komma igång med SharePoint Server 2013-arbetsflöde