Organisationer och team finns i alla olika former och storlekar, och teammedlemmar kan vara lokala eller utspridda över hela världen. De kan inkludera leverantörer och leverantörer tillsammans med heltidsanställda. Initiativ och arbete kan omfatta företag, organisationer och små projektgrupper.
Microsoft 365, till exempel Teams, SharePoint och OneDrive, har utformats för att vara ett universellt verktyg för att ge dina gruppmedlemmar integrerade och flexibla sätt att arbeta för sina projekt och uppgifter.
Den här guiden fokuserar på kraftfulla funktioner i Teams, SharePoint och OneDrive, inklusive dokumentlagring, samarbete, delning och konversationer. Du behöver inte bara använda ett verktyg för att få jobbet gjort – var och en arbetar tillsammans för att ge optimal produktivitet.
Här är ett exempel på hur du kan använda de här tjänsterna tillsammans: När du skapar ett team skapas automatiskt en Office 365-grupp och en SharePoint gruppwebbplats åt dig. Du kan ladda upp dina dokument på SharePoint gruppwebbplats. När sedan ett utkast av specifikationsdokumentet är klart för granskning är det enkelt att lägga till filen i Teams-gruppen och använda det chattbaserade systemet för att låta alla veta att den är klar för granskning. Gruppmedlemmar kan öppna filen direkt i Teams och börja göra ändringar eller kommentera. Om en teammedlem lagrar en fil i OneDrive kan den även läggas till i Teams-kanalen med hjälp av fliken Filer i Teams. Det bästa av allt är att du kan arbeta mobilt Teams projektmedlemmarna kan arbeta var som helst.
Sammanfattning
Den här tabellen innehåller en översikt över hur du kan använda Teams, SharePoint och OneDrive i olika situationer. Rulla nedåt på sidan för mer information.
|
Primära användare |
Perfekt för... |
Delnings- och åtkomstkontroll |
Konversationer och kommunikation
|
|
|
|
Grupp |
Project-orienterade team för att ha en konversation, arbeta tillsammans i filer, ringa och träffas där arbetet pågår. |
Teams vara offentlig (öppen för alla i organisationen) eller privat (hanterat medlemskap). |
Kommunicera i realtid med gruppmedlemmar i en chattbaserad miljö och i onlinemöten. |
|
|
Team, grupp, organisation |
Lagra filer i molnet och dela dem med din grupp eller organisation, genom att använda robust behörighetshantering och skapa tillgängliga funktioner som ska läggas till i din Teams kanal. |
Dela filer med gruppen, organisationen och externa användare. Använd Office 365 grupper för att kontrollera åtkomsten på gruppwebbplatser eller konfigurera robustare behörigheter för webbplatser och dokument. |
Kommunikation med SharePoint Nyheter. Nyheter kan även läggas till Teams din kanal. Och du kan lägga till kommentarer och gilla-SharePoint sidor. |
|
|
Person och grupp |
Lagra och synkronisera filer i molnet och komma åt dem var som helst på valfri enhet. Perfekt för pågående arbete och för att dela med enskilda personer. |
Dokumenten är privata tills du delar dem. Dela filer individuellt och arbeta Office dokument med andra på samma gång. |
Kommentera dokument och använd @-tecknet tillsammans med någons namn. Den person som du omnämner får ett e-postmeddelande med en länk till din kommentar. |
Använda Teams, SharePoint och OneDrive
Du kan lagra och dela filer med SharePoint, OneDrive och Microsoft Teams. SharePoint här verktygen, men var och en kan användas på sina egna sätt för att öka samarbetet och effektiviteten i olika situationer.
Meddelanden:
-
När du skapar ett nytt team eller en privat kanal i Microsoft Teams skapas automatiskt en SharePoint gruppwebbplats. Om du vill redigera webbplatsbeskrivningen eller klassificering för den här gruppwebbplatsen går du till motsvarande kanals inställningar i Microsoft Teams.
-
Läs mer om att hantera Microsoft Teams anslutna teamwebbplatser.
När ni samarbetar i realtid är det bra att spara tid för att enkelt komma åt filer som är viktiga för projektet. Filer som delas Microsoft Teams filer är tillgängliga precis där du har konversationer och möten, och ditt team kan äga dem tillsammans. Dokument som delas Microsoft Teams lagras i SharePoint så att du får det bästa av båda världarna.
Du kan kommunicera i trådade och fortlöpande chattar och hålla alla underrättade. I Microsoft Teams kan du också chatta privat med andra kontakter, även när de är offline, vilket är särskilt praktiskt när kontakten finns i en annan tidszon. Med fortlöpande konversationshistorik kan du starta och fortsätta börserna när som helst. Använd privat chatt för samtidig redigering av dokument i realtid och för att fortsätta samarbeta efter ett samtal. Du kan även fästa viktiga chattar så att de blir enklare att hämta.
Teams kan vara offentligt eller privat. Offentliga team är öppna för alla i organisationen. Medlemskap i privata team hanteras.
Läs mer om Microsoft Teams.
Varje Teams kanal har en SharePoint gruppwebbplats och varje SharePoint gruppwebbplats har en Teams kanal. SharePoint är ett bra sätt att lagra filer i molnet och göra dem tillgängliga för en bred målgrupp. Dessutom kan du dra nytta av robust hantering av filbehörigheter, dokumentprocessflöden, bevarandeprinciper med mera. Här är olika sätt att arbeta med SharePoint:
-
Samarbeta med filer i Teams, skapa sidor, använd en delad anteckningsbok och använd den integrerade Office 365-gruppen för att samla konversationer, kalendrar och uppgifter.
-
Sprida ägande och behörigheter för en större samling personer. Om ett dokument är viktigt för att ett projekt ska lyckas kan det vara en bra idé att det finns andra personer än dig själv som kan styra vad som händer på webbplatsen.
-
Bevilja behörigheter på webbplatsnivå i stället för enskilda dokument. Om användarna har åtkomst till gruppwebbplatsen har de åtkomst till de dokument som lagras på webbplatsen.
-
Skapa snygga och effektiva webbplatssidor för att organisera information, publicera nyheter, ge kontaktinformation och navigera till dokument, media och annan information.
Läs mer om SharePoint.
Personliga filer eller dokument som endast du arbetar med kan lagras säkert på OneDrive. Se det som en personlig lagringsplats – en molnversion av Mina dokument. Filer är alltid synkroniserade och tillgängliga för åtkomst även när du är offline. Med OneDrive är dina filer alltid med dig och redo att dela. Vad gäller lång livslängd är OneDrive bra för pågående arbete. Här är några exempel på hur du kan dra nytta av OneDrive:
-
Du vill dela enskilda filer med bara några få personer, eller inte dela alls.
De dokument som du placerar OneDrive för är privata tills du delar dem. Du kan dela filer individuellt och Office i dokument samtidigt med andra. Det gör OneDrive för arbete eller skola till ett bra alternativ för utkast till dokument som ingen annan behöver se. Du skriver till exempel ett blogginlägg som inte är kopplade till ett projekt och vill att några kollegor ska granska det innan du publicerar den. I det här fallet förväntar du dig att de använder dokumentet en gång utan att behöva ytterligare lagring eller kontext information. Allt de behöver är en länk till dokumentet och redigeringsbehörighet. Dessutom kan du kommentera dokument och använda @-tecknet med en persons namn, och den person som du omnämner får ett e-postmeddelande med en länk till din kommentar.
-
Publicera en fil från OneDrive en Teams kanal för granskning.
-
Du tycker inte att någon befintlig gruppwebbplats är rätt förvaringsplats, och tycker inte att syftet med dokumentet gör det värt att skapa en ny.
Mer ingående information finns i Ska jag spara mina dokument på OneDrive för en gruppwebbplats?
