Organisationer och team finns i alla olika former och storlekar, och teammedlemmar kan vara lokala eller spridda över hela världen. De kan inkludera leverantörer och entreprenörer tillsammans med heltidsanställda. Initiativ och arbete kan omfatta företag, organisationer och små projektteam.
Microsoft 365 – inklusive Teams, SharePoint och OneDrive– är utformat för att vara en universell verktygslåda som ger dina gruppmedlemmar integrerade och flexibla sätt att arbeta för sina projekt och uppgifter.
Den här guiden fokuserar på de kraftfulla funktionerna i Teams, SharePoint och OneDrive, inklusive dokumentlagring, samarbete, delning och konversationer. Du behöver inte bara använda ett verktyg för att få jobbet gjort – var och en fungerar tillsammans för att ge optimal produktivitet.
Här är ett exempel på hur du kan använda de här tjänsterna tillsammans: När du skapar en grupp skapas automatiskt en Office 365 grupp och en SharePoint-gruppwebbplats åt dig. Du kan ladda upp dokument på SharePoint-gruppwebbplatsen. När ett utkast av dokumentet sedan är klart för granskning är det enkelt att lägga till filen i Teams-teamet och använda det chattbaserade systemet för att informera alla om att det är klart för granskning. Teammedlemmar kan öppna filen direkt i Teams och börja göra ändringar eller kommentera. Om en teammedlem lagrar en fil i OneDrive kan den också läggas till i Teams-kanalen med hjälp av fliken Filer i Teams. Det bästa av allt är att du kan arbeta mobilt med Teams, så att dina projektmedlemmar kan arbeta var som helst.
Sammanfattning
Den här tabellen innehåller en översiktlig sammanfattning av hur du kan använda Teams, SharePoint och OneDrive i olika situationer. Rulla nedåt på sidan för mer information.
|
Primära användare |
Perfekt för... |
Delnings- och åtkomstkontroll |
Konversationer och kommunikation |
|
|
|
Team |
Projektorienterade grupperför att ha en konversation, arbeta tillsammans i filer, ringa och träffasprecis där arbetet pågår. |
Teams kan vara offentligt (öppet för vem som helst i organisationen) eller privat(hanterat medlemskap). |
Kommunicera i realtid med gruppmedlemmar i en chattbaserad miljö och i onlinemöten. |
|
|
Team, grupp, organisation |
Lagra filer i molnet och dela dem med din grupp eller organisation, använda robust behörighetshantering och skapa funktionsrika webbplatser som ska läggas till i Teams-kanalen. |
Dela filer med din grupp, organisation och externa användare. Använd Office 365 Grupper för att styra åtkomsten på gruppwebbplatser eller konfigurera mer robusta behörigheter för webbplatser och dokument. |
Kommunicera med Hjälp av SharePoint News. Nyheter kan också läggas till i Teams-kanalen. Och du kan lägga till kommentarer och gilla-markeringar på SharePoint-sidor. |
|
|
Individuellt och team |
Lagra och synkronisera filer för personligafiler och arbete eller skola i molnet och komma åt dem var som helst på valfri enhet. Perfekt för pågående arbete och delning med specifika individer. |
Dokument är privata tills du delar dem. Dela filer individuellt och arbeta med Office-dokument med andra samtidigt. |
Kommentera dokument och använd @-signera med någons namn. Personen du nämner får ett e-postmeddelande med en länk till din kommentar. |
Använda Teams, SharePoint och OneDrive
Du kan lagra och dela filer med hjälp av SharePoint, OneDrive och Microsoft Teams. SharePoint ligger till grund för vart och ett av dessa verktyg, men var och en kan användas på sina egna sätt för att påskynda samarbete och effektivitet i olika situationer.
Meddelanden:
-
När du skapar ett nytt team eller en privat kanal i Microsoft Teams skapas automatiskt en gruppwebbplats i SharePoint. Om du vill redigera webbplatsbeskrivningen eller klassificeringen för den här gruppwebbplatsen går du till motsvarande kanals inställningar i Microsoft Teams.
-
Läs mer om hur du hanterar Microsoft Teams-anslutna gruppwebbplatser.
När du samarbetar i realtid är det en bra tidssparfunktion att enkelt komma åt filer som är viktiga för projektet. Filer som delas i Microsoft Teams är tillgängliga där du har konversationer och möten, och ditt team kan äga dem tillsammans. Dokument som delas i Microsoft Teams lagras i SharePoint, så att du får det bästa av båda världarna.
Du kan kommunicera via trådad och fortlöpande chatt och hålla alla informerad. I Microsoft Teams kan du också chatta privat med alla kontakter, även när de är offline – det är särskilt praktiskt när din kontakt befinner sig i en annan tidszon. Med fortlöpande konversationshistorik kan du starta och fortsätta utbyten när som helst. Använd privat chatt för att samredigera ett dokument i realtid och för att fortsätta samarbeta efter ett samtal. Du kan även fästa viktiga chattar för enkel hämtning.
Teams kan vara offentliga eller privata. Offentliga team är öppna för alla i organisationen. Medlemskap i privata team hanteras.
Läs mer om Microsoft Teams.
Varje Teams-kanal har en SharePoint-gruppwebbplats och varje SharePoint-gruppwebbplats har en Teams-kanal. SharePoint är perfekt för att lagra filer i molnet och göra dem tillgängliga för en bred målgrupp. Och du kan dra nytta av robust filbehörighetshantering, flöden för dokumentprocesser, bevarandeprinciper med mera. Här är några sätt att arbeta med SharePoint:
-
Samarbeta med filer i Teams, skapa sidor, använd en delad anteckningsbok och använd den integrerade Office 365-gruppen för att föra samman konversationer, kalendrar och uppgifter.
-
Sprid ägarskap och behörigheter över en större samling personer. Om ett dokument är viktigt för att ett projekt ska lyckas kan det vara en bra idé att det finns andra personer än dig själv som kan styra vad som händer på webbplatsen.
-
Bevilja behörigheter på webbplatsbasis i stället för för för enskilda dokument. Om användarna har åtkomst till gruppwebbplatsen har de åtkomst till de dokument som lagras på webbplatsen.
-
Skapa snygga och effektiva webbplatssidor för att ordna information, publicera nyheter, tillhandahålla kontaktinformation och navigera till dokument, media och andra typer av information.
Läs mer om SharePoint.
Personliga filer eller dokument som bara du arbetar med kan lagras säkert på OneDrive. Se det som din personliga lagringsplats – en molnversion av Mina dokument. Filer är alltid synkroniserade och tillgängliga för åtkomst även när du är offline. Med OneDrive är dina filer alltid med dig och redo att delas. När det gäller livslängd är OneDrive perfekt för pågående arbete. Här är några exempel på hur du kan dra nytta av OneDrive:
-
Du vill dela enskilda filer med bara några få personer, eller inte dela alls.
Dokument som du placerar i OneDrive är privata tills du delar dem. Du kan dela filer individuellt och arbeta med Office-dokument med andra samtidigt. Det gör OneDrive för arbete eller skola till ett bra alternativ för utkast till dokument som ingen annan behöver se. Du skriver till exempel ett blogginlägg som inte är kopplade till ett projekt och vill att några kollegor ska granska det innan du publicerar den. I det här fallet förväntar du dig att de använder dokumentet en gång utan att behöva ytterligare lagring eller kontext information. Allt de behöver är en länk till dokumentet och redigeringsbehörighet. Dessutom kan du kommentera dokument och använda @-tecknet med någons namn, och personen du nämner får ett e-postmeddelande med en länk till din kommentar.
-
Publicera en fil från OneDrive till en Teams-kanal för granskning.
-
Du tycker inte att någon befintlig gruppwebbplats är rätt förvaringsplats, och tycker inte att syftet med dokumentet gör det värt att skapa en ny.
Mer ingående information finns i Ska jag spara mina dokument på OneDrive för en gruppwebbplats?
