Skapa tillgängliga Office-dokument

Färganvändning

Lita inte enbart på färg för att överföra information i händelse av att publiken inte kan se den korrekt. Om den exakta färgen är viktig att veta kan du nämna färgen t. ex. i bildetiketten.

Undvik att använda blekblå färg eftersom det är den första färg som orsakar problem ögonen åldras och förlorar känsligheten.

Ljudanvändning

Om du använder ljud i ett dokument ska du se till att informationen är tillgänglig även om du inte hör den.

Om du vill göra video- och ljudfiler tillgängliga kan du lägga till bildtexter eller undertexter i dokumentet. De gör ditt dokument lämpligt för stora publik, till exempel personer med hörselnedsättning och personer som talar andra språk än det som används i medieklippet.

Saknad alternativtext i visuell information

Om du använder en skärmläsare beskriver alternativtext (alt) ett visuellt element för de som inte kan se det. Använd alltid effektiv alternativtext för alla figurer, bilder, diagram, tabeller och SmartArt-grafik för att göra dokumentet mer tillgängligt. Mer information om hur du använder alternativtext finns i Alternativtext.

Komplext sätt att skriva

Ditt dokument förlorar sin mening om publiken inte förstår dig.

Använd korta meningar och enkel grammatik. Om innehållet passar in i en punktlista bör du presentera den på det här sättet. En punktlista är ett mycket enkelt sätt att tvinga korta meningar.

När du står inför alternativ ska du alltid välja det enklaste ordet i stället för att imponera på publiken med din vokabulär.

Tabeller i dokument

Undvik att använda tabeller i dina dokument, om det är möjligt, eftersom det kan vara svårt att följa tabellinnehållet i en skärmläsare. Om du måste använda en tabell bör du utforma den enkel som möjligt. Använd alltid en rubrik för att presentera tabellen.

Om du skapar en tabell med HTML för en webbsida använder du lämplig taggning för att tillåta skärmläsaren eller blindskriftsvisningen att ge information om tabellrubrik och data i sammanhanget. Använd <TH>-taggen för rubriker och <TD>-taggar för dataceller. Glöm inte att inkludera en tabellsammanfattning i <table>-taggen för att förklara tabellens syfte.

Tabellbaserad dokumentlayout

Tabellbaserade layouter är framförallt populär i nyhetsbrev som skapats med Word och Outlook. Genom att skapa en tabell med osynliga kanter och placera de olika artiklarna för nyhetsbrev inom individuella celler kan du enkelt skapa ett dokument som ser imponerande ut. Dock kommer läsare med funktionsnedsättningar inte att tacka dig. Använd aldrig tabeller som layoutverktyg.

När du navigerar ett dokument med en tabellayout kommer skärmläsaren och blindskriftsvisaren läsa tabeller rad för rad över kolumnerna: om ditt nyhetsbrev har designats för att läsas uppifrån och ner kolumn efter kolumn kommer läsaren att bli förvirrad.

Försök att utforma dokumentet utan att använda tabeller. Idéer och en samling med tillgängliga mallar som du kan använda med olika Office-program finns i Göra mallarna mer tillgängliga och Hämta mallar för tillgänglighet för Office. Om du måste använda en tabellayout måste du se till att utforma den att läsa rad efter rad över kolumner och försök att minimera antalet tryckningar med Tabb-tangenten eller svepningar som krävs för att nå slutet.

Navigerings- och fokuseringsordning

Skärm läsaren använder tabbtangenten eller svepningar för att navigera i dokumentet. Varje tryck på Tabb-tangenten eller svepning flyttar fokus i dokumentet till nästa del och gör att skärmläsaren kan läsa upp innehållet i den delen.

För att implementera navigering för tillgänglighet se till att den delen av dokumentinnehållet har ordnats logiskt. Det här är särskilt viktigt om dokumentinnehållet består av separata text- och bilddelar placerade intill eller ovanpå varandra, t. ex. på en PowerPoint-bild. Om delarna inte är ordnade logiskt kommer skärmläsaren att läsa upp dem i fel ordning och ge användaren liten möjlighet att förstå innehållet. För att prova navigeringen aktivera skärmläsaren och flytta dig igenom dokumentet genom att trycka på Tabb-tangenten eller svepa vänster eller höger på skärmen. Se till att fokus flyttar igenom dokumentet som förväntat.