Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Word-dokument

Dokumentkontroll visar flera olika kontroller som hjälper dig att hitta och ta bort dold och personlig information i Word dokument innan du delar.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information::

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara. 
2. Välj Kontrollera.
3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Återspekta eller Stäng.

Typer av dold och personlig information

Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer, ombearbetningsmarkeringar från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar Om du har samarbetat med andra för att skapa dokumentet kan dokumentet innehålla objekt som revisionsmarkeringar från spårade ändringar, kommentarer, pennanteckningar eller versioner. Den här informationen kan göra det möjligt för andra att se namnen på personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet, saker som du kanske inte vill dela utanför gruppen.
• Dokumentegenskaper och personlig information Dokumentegenskaper, eller metadata, innehåller information om dokumentet, till exempel författare, ämne och titel. Dokumentegenskaperna omfattar även information som underhålls automatiskt av Microsoft 365-program, till exempel namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och mallnamn.
• Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar Word dokument kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Dessutom kan du ha lagt till en vattenstämpel i Word-dokumentet.
• Dold text Word dokument kan innehålla text som är formaterad som dold text. Om du inte vet om dokumentet innehåller dold text kan du använda Dokumentkontroll för att söka efter den.
• Dokumentserveregenskaper Om dokumentet har sparats på en dokumenthanteringsserver, t.ex. en webbplats för en dokumentarbetsyta eller ett bibliotek baserat på Windows SharePoint Services, kan dokumentet innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information som är relaterad till den här serverplatsen.
• Anpassade XML-data Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Söka efter och ta bort dold och personlig information med Dokumentkontroll

1. Öppna Word-dokumentet där du vill söka efter dold och personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av det ursprungliga dokumentet.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av det ursprungliga dokumentet.

4. Välj Felsök och sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!

   • Om du tar bort dolt innehåll från dokumentet kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från dokument som du sparar i formatet OpenDocument-text (.odt) måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar dokumentet i det formatet.

Med Dokumentkontroll kan du söka efter och ta bort dold och personlig information som lagras i Excel-dokument innan du delar.

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Excel-dokument

Den här tabellen innehåller de typer av dold och personlig information som du kan söka efter och ta bort från dina arbetsböcker med Dokumentkontroll.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara.
2. Välj Kontrollera.
3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Återspekta eller Stäng.

Det går inte att ta bort all information. Mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

Dokumentkontroll hjälper dig att hitta och ta bort dold och personlig information i Excel-arbetsböcker.

1. Öppna den arbetsbok som du vill söka efter dolda data eller personlig information i.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver ett annat namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga arbetsboken.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av den ursprungliga arbetsboken.

4. Välj Felsök och sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i rutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Vad dokumentkontroll hittar och tar bort i Excel-dokument.

6. Välj Inspektera.

7. Granska resultatet av kontrollen i rutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!

   • Om du tar bort dolt innehåll från arbetsboken kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.
   • Om du tar bort dolda rader, kolumner eller kalkylblad som innehåller data kan resultatet av beräkningar eller formler i arbetsboken påverkas om de tas bort. Om du inte vet vilken information som de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen innehåller stänger du funktionen Dokumentkontroll, visar de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen och kontrollerar innehållet.
   • Kontrollanter för kommentarer och anteckningar, dokumentegenskaper och personlig information samt sidhuvuden och sidfötter kan inte användas i en arbetsbok som har sparats som en delad arbetsbok (Granska>dela arbetsbok). Det beror på att delade arbetsböcker använder personlig information för att göra det möjligt för olika personer att samarbeta i samma arbetsbok. Om du vill ta bort den här informationen från en delad arbetsbok kan du kopiera arbetsboken och sedan ta bort delningen. Om du vill ta bort delningen av en arbetsbok väljer du Dela arbetsbok på fliken Granska och avmarkerar Tillåt ändringar av flera användare samtidigt.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från kalkylblad som du sparar i formatet OpenDocument-kalkylblad (.ods) måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar kalkylbladet i det här formatet.

Typer av dold och personlig information i Excel

Några exempel på objekt som kan innehålla dold och personlig information i Excel-arbetsböcker:

• Kommentarer och pennanteckningar Arbetsboken kan innehålla objekt som kommentarer eller pennanteckningar om du har samarbetat med andra för att skapa arbetsboken. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med arbetsboken, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i arbetsboken.
• Dokumentegenskaper och personlig information Metadata- eller dokumentegenskaper i Excel, precis som i andra Microsoft 365-appar, innehåller information som författare, ämne och rubrik. Microsoft 365 behåller automatiskt namnet på den person som senast sparade en arbetsbok, datumet då ett dokument skapades och dokumentets plats. Dokumentet kan även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor, skrivaregenskaper (bland annat skrivarsökväg och kod för säker utskrift) och sökvägar för publicering på webbsidor.
• Sidhuvuden och sidfötter Arbetsböcker kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter.
• Dolda rader, kolumner och kalkylblad Arbetsböcker kan innehålla rader, kolumner och hela kalkylblad som är dolda. Om du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller kalkylblad kan andra användare välja att visa dessa rader, kolumner eller kalkylblad och tillhörande information.
• Dokumentserveregenskaper Arbetsböcker som sparas på en dokumenthanteringsserver, t.ex. en webbplats för en dokumentarbetsyta eller ett bibliotek baserat på Windows SharePoint Services, kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information som är relaterad till serverplatsen.
• Anpassade XML-data Arbetsböcker kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.
• Osynligt innehåll Arbetsböcker kan innehålla objekt som inte visas eftersom de är formaterade som osynliga.
• Externa länkar Arbetsböcker kan innehålla länkar till data i andra arbetsböcker (externa länkar). Namnen på de kalkylblad som innehåller de externa data sparas då i arbetsböckerna, men visas inte nödvändigtvis.
• Inbäddade filer eller objekt Arbetsböcker kan ha inbäddade filer (till exempel ett Microsoft 365- eller textdokument) eller inbäddade objekt (till exempel ett diagram eller en ekvation) som kan innehålla data som inte visas.
• Makron med VBA-kod Arbetsböcker kan innehålla makron, VBA-moduler, COM-kontroller, ActiveX-kontroller, användarformulär och användardefinierade funktioner med dold information.
• Objekt som kan innehålla cachelagrade data Arbetsböcker kan innehålla icke synliga cachelagrade data för pivottabeller, pivotdiagram, utsnitt, tidslinjer och kubformler.
• Excel-undersökningar Arbetsböcker kan innehålla dolda Excel-undersökningsfrågor som har angetts i Excel för webben och sparats tillsammans med arbetsboken, men som inte visas där.
• Scenariohanteraren-scenarier Arbetsböcker kan ha scenarier som har definierats med scenariohanteraren. De scenarierna kan innehålla cachelagrade och dolda data.
• Filter Arbetsböcker kan innehålla aktiva autofilter och tabellfilter: det kan leda till att cachelagrade och dolda data sparas i arbetsboken.
• Dolda namn Arbetsböcker kan innehålla dolda namn som då utgör dolda data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Med Dokumentkontroll upptäcker du följande objekt som kan innehålla data som inte visas i arbetsboken. Du kan dock inte ta bort de objekten automatiskt, eftersom det skulle kunna leda till att arbetsboken inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Du kan söka efter och ta bort dold information i PowerPoint-presentationer med hjälp av Dokumentkontroll.

Information som hittas och tas bort med Dokumentkontroll

I den här tabellen visas olika typer av dold och personlig information som du kan söka efter och ta bort från PowerPoint-presentationer med Dokumentkontroll.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara.
2. Välj Kontrollera.
3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Återspekta eller Stäng.

Det går inte att ta bort alla dolda data och all information med Dokumentkontroll. Mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Om din organisation har anpassat Dokumentkontroll genom att lägga till kontrollmoduler kanske du kan söka efter ytterligare information i presentationerna.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

1. Öppna den PowerPoint-presentation där du vill söka efter dold och personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga presentationen.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av den ursprungliga presentationen.

4. Välj Felsök och välj Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   • Om du tar bort dolt innehåll från presentationen kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från presentationer, som du sparar i formatet OpenDocument-presentation (.odp), måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar presentationen i det här formatet.

När du har använt Dokumentkontroll för att ta bort personlig information fortsätter PowerPoint att automatiskt ta bort den personliga informationen när du sparar filen om du fortsätter att ändra presentationen. Men om det fortfarande behövs mer samarbetsbaserad redigering för den här presentationen (du måste till exempel behålla de medförfattarens namn som är kopplade till kommentarerna de lämnade), kan du hindra PowerPoint från att automatiskt ta bort personlig information genom att klicka på knappen Ändra inställning i meddelandet "Borttagning av personlig information aktiverad".

Typer av dold och personlig information

PowerPoint-presentationer kan spara flera typer av dold och personlig information. Även om informationen inte syns direkt går det att hämta den från presentationen.

Dold information kan innehålla de data som PowerPoint lägger till så att du kan samarbeta med att skapa presentationen med andra. Det kan också omfatta information som du avsiktligt väljer att dölja.

PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer och pennanteckningar Om du samarbetar med andra för att skapa en presentation kan presentationen innehålla objekt som kommentarer eller pennanteckningar. Med hjälp av den informationen kan någon avslöja namnen på de personer som har arbetat med presentationen och kommentarer från granskare.
• RevisionsspårningsdataNär du samarbetar i ett delat dokument som lagras i molnet lagrar PowerPoint 2016 för Microsoft 365 data om vem som har gjort ändringar i dokumentet och när ändringarna gjordes.
• Dokumentegenskaper och personlig information Dokumentegenskaper, som även kallas metadata, innehåller information om presentationen, till exempel författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna omfattar även information som underhålls automatiskt av Microsoft 365-program, till exempel namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och information om filsökvägar för publicering av webbsidor.
• Osynligt innehåll i bild Presentationen kan innehålla objekt som inte visas eftersom de är formaterade som osynliga.
• Innehåll utanför bildenPowerPoint-presentationer kan innehålla objekt som inte visas direkt eftersom de har dragits bort från bilden till bildområdet utanför bilden. Det här innehållet utanför bilden kan innehålla textrutor, ClipArt, grafik och tabeller.
• Presentationsanteckningar Avsnittet Anteckningar i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du kanske inte vill dela offentligt, särskilt om anteckningarna endast är avsedda för den person som håller presentationen.
• Dokumentserveregenskaper Om presentationen har sparats på en dokumenthanteringsserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett bibliotek baserat på Windows SharePoint Services, kan presentationen innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information som är relaterad till den här serverplatsen.
• Anpassade XML-data Presentationer kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Dokumentkontroll identifierar följande objekt som kan innehålla data som inte visas i presentationen. Dokumentkontroll kan inte ta bort de här objekten åt dig eftersom det kan leda till att presentationen inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Dokumentkontroll och personlig information

Revisionsspårningsdata, som introducerades i PowerPoint 2016 version 8403 för Microsoft 365 Insiders, illustrerar en begränsning i Dokumentkontroll. Kelly och Linda samarbetar till exempel med Presentation A i Microsoft 365. Revisionsspårningsdata (d.v.s. användarnamn och tidpunkter då de gjorde ändringar) läggs till i presentationen. Om Mohammed senare öppnar presentation A i en tidigare version av PowerPoint och kör Dokumentkontroll på filen för att ta bort personuppgifter, kan inte Dokumentkontroll i den versionen av PowerPoint identifiera och ta bort revisionsspårningsdata som lagts till i presentationen av den nyare Microsoft 365-versionen av PowerPoint som används av Kelly och Linda. Mohammed kan inte ta bort revisionsspårningsdata utan att uppgradera till den aktuella versionen av PowerPoint och sedan köra Dokumentkontroll

I Visio kan du ta bort dold och personlig information innan du delar en kopia av ett Visio-dokument med andra.

Personlig och dold information kan tas bort från följande funktionsområden i Visio:

• Kommentarer infogade på sidor i dokumentet
• Filegenskaper (Författare, Chef och Företag)
• Granskarens namn, initialer och markering
• Stencilfilsökvägar
• Mallens filsökväg och namn

Du kan söka efter och ta bort dold information i Dina Visio-presentationer genom att följa de här stegen.

1. På fliken Arkiv klickar du på Info.

2. Välj Felsök och välj Ta bort personlig information.

3. På fliken Personlig information väljer du Ta bort dessa objekt från dokumentet.

   Tips

   Markera kryssrutan Varna mig om jag försöker infoga informationen igen om du vill se en varning när du försöker infoga personliga informationen igen.

4. Om du vill ta bort potentiellt känsliga data från externa datakällor väljer du Ta bort data från externa källor som lagras i dokumentet.

   Obs

   När du markerar den här kryssrutan tas data som har länkats till en form inte bort. Datakällan tas bort från diagrammet men om det finns några data från datakällan i diagrammet måste du ta bort dem manuellt.