Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Word-dokument

I Dokumentkontroll visas flera olika kontroller som du kan använda för att söka efter och ta bort dold och personlig information i Word-dokument innan du delar.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. Markera eller avmarkera alternativen för att ta bort eller spara under Dokumentkontroll (se beskrivningen nedan). 
2. Välj Kontrollera.
3. Granska inspektionsresultaten och välj Ta bort alla objekt för alla objekt som ska tas bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Granska igen eller Stäng.

Typer av dold och personlig information

Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer, revisioner från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar Om du har skapat ett dokument i samarbete med andra kan det hända att dokumentet innehåller element som revisionsindikeringar från spårade ändringar, kommentarer, pennanteckningar eller versionsinformation. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet. Du kanske inte vill dela detta utanför teamet.
• Dokumentegenskaper och personlig information Dokumentegenskaper, eller metadata som de också kallas, innehåller information om dokumentet, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna innehåller även information som underhålls automatiskt av Microsoft 365-program, till exempel namnet på den person som senast sparade ett dokument och datumet då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och mallnamn.
• Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplarWord dokument kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Du kanske också har lagt till en vattenstämpel i ett Word dokument.
• Dold textWord dokument kan innehålla text som formaterats som dold text. Om du inte vet om dokumentet innehåller dold text kan du söka efter det med hjälp av Dokumentkontroll.
• Egenskaper för dokumentservern Om dokumentet har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan dokumentet innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.
• Anpassade XML-data Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Söka efter och ta bort dold och personlig information med Dokumentkontroll

1. Öppna Word-dokumentet där du vill söka efter dold och personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av det ursprungliga dokumentet.

3. I kopian av det ursprungliga dokumentet väljer du Information på fliken Arkiv.

4. Välj Felsök och välj sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!

   • Om du tar bort dolt innehåll från dokumentet kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från dokument som du sparar i formatet OpenDocument-text (.odt) måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar dokumentet i det formatet.

Med funktionen Dokumentkontroll kan du söka efter och ta bort dold och personlig information som lagras i Excel-dokument innan du delar dem.

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Excel-dokument

I den här tabellen beskriver vi vilken dold och personlig information som du kan söka efter och ta bort i arbetsböcker med hjälp av Dokumentkontroll.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. Markera eller avmarkera alternativen för att ta bort eller spara under Dokumentkontroll (se beskrivningen nedan).
2. Välj Kontrollera.
3. Granska inspektionsresultaten och välj Ta bort alla objekt för alla objekt som ska tas bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Granska igen eller Stäng.

All information kan inte tas bort, mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

Med Dokumentkontroll kan du söka efter och ta bort dold och personlig information i Excel-arbetsböcker.

1. Öppna den arbetsbok som du vill söka efter dolda data eller personlig information i.

2. Välj Spara som på fliken Arkiv och skriv ett annat namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga arbetsboken.

3. I kopian av den ursprungliga arbetsboken väljer du Info på fliken Arkiv.

4. Välj Felsök och välj sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i rutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Vad hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Excel-dokument.

6. Välj Inspektera.

7. Granska resultatet av kontrollen i rutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!

   • Om du tar bort dolt innehåll från arbetsboken kanske du inte kan återställa den genom att välja Ångra.
   • Om du tar bort dolda rader, kolumner eller kalkylblad som innehåller data kan resultatet av beräkningar eller formler i arbetsboken påverkas om de tas bort. Om du inte vet vilken information som de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen innehåller stänger du funktionen Dokumentkontroll, visar de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen och kontrollerar innehållet.
   • Kontroller för kommentarer och anteckningar, dokumentegenskaper och personlig information samt sidhuvud och sidfötter kan inte användas i en arbetsbok som har sparats som en delad arbetsbok (Granska>dela arbetsbok). Det beror på att delad arbetsbok använder personlig information för att göra det möjligt för olika personer att samarbeta i samma arbetsbok. Om du vill ta bort den här informationen från en delad arbetsbok kan du kopiera arbetsboken och sedan ta bort delningen av den. Om du vill ta bort delningen av en arbetsbok väljer du Dela arbetsbok på fliken Granska och avmarkerar Tillåt redigering av flera användare samtidigt.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från kalkylblad som du sparar i formatet OpenDocument-kalkylblad (.ods) måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar kalkylbladet i det här formatet.

Typer av dold och personlig information i Excel

Några exempel på objekt som kan innehålla dold och personlig information i Excel-arbetsböcker:

• Kommentarer och pennanteckningar Om du och andra har skapat arbetsboken tillsammans kan det hända att arbetsboken innehåller element som kommentarer eller pennanteckningar. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med arbetsboken, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i arbetsboken.
• Dokumentegenskaper och personlig information Metadata eller dokumentegenskaper i Excel, precis som i andra Microsoft 365-appar, innehåller information som författare, ämne och rubrik. Microsoft 365 sparar automatiskt namnet på den person som senast sparade en arbetsbok, det datum då ett dokument skapades och var dokumentet finns. Dokumentet kan även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor, skrivaregenskaper (bland annat skrivarsökväg och kod för säker utskrift) och sökvägar för publicering på webbsidor.
• Sidhuvud och sidfot Arbetsböcker kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter.
• Dolda rader, kolumner och kalkylblad I en arbetsbok kan rader, kolumner och hela kalkylblad vara dolda. Om du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller kalkylblad kan andra användare välja att visa dessa rader, kolumner eller kalkylblad och tillhörande information.
• Egenskaper för dokumentservern Arbetsböcker som har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.
• Anpassade XML-data Arbetsböcker kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.
• Osynligt innehåll Arbetsböcker kan innehålla objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga.
• Externa länkar Arbetsböcker kan innehålla länkar till data i andra arbetsböcker (externa länkar). Namnen på de kalkylblad som innehåller de externa data sparas då i arbetsböckerna, men visas inte nödvändigtvis.
• Inbäddade filer och objekt Arbetsböcker kan innehålla inbäddade filer (till exempel ett Microsoft 365- eller textdokument) och inbäddade objekt (till exempel ett diagram eller en ekvation) med data som inte visas.
• Makron med VBA-kod Arbetsböcker kan innehålla makron, VBA-moduler, COM-kontroller, ActiveX-kontroller, användarformulär och användardefinierade funktioner med dold information.
• Objekt som kan innehålla cachelagrade data Arbetsböcker kan innehålla icke synliga cachelagrade data för pivottabeller, pivotdiagram, utsnitt, tidslinjer och kubformler.
• Excel-undersökningar Arbetsböcker kan innehålla dolda Excel-undersökningsfrågor som har angetts i Excel för webben och sparats tillsammans med arbetsboken, men som inte visas där.
• Scenariohanterar-scenarier Arbetsböcker kan innehålla scenarier som har definierats med hjälp av Scenariohanteraren. De scenarierna kan innehålla cachelagrade och dolda data.
• Filter Arbetsböcker kan innehålla aktiva autofilter och tabellfilter: det kan leda till att cachelagrade och dolda data sparas i arbetsboken.
• Dolda namn Arbetsböcker kan innehålla dolda namn som då utgör dolda data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Med Dokumentkontroll upptäcker du följande objekt som kan innehålla data som inte visas i arbetsboken. Du kan dock inte ta bort de objekten automatiskt, eftersom det skulle kunna leda till att arbetsboken inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Du kan söka efter och ta bort dold information i PowerPoint-presentationer med hjälp av Dokumentkontroll.

Information som hittas och tas bort med Dokumentkontroll

I den här tabellen beskriver vi vilken dold och personlig information som du kan söka efter och ta bort i PowerPoint-presentationer med hjälp av Dokumentkontroll.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. Markera eller avmarkera alternativen för att ta bort eller spara under Dokumentkontroll (se beskrivningen nedan).
2. Välj Kontrollera.
3. Granska inspektionsresultaten och välj Ta bort alla objekt för alla objekt som ska tas bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.
4. Välj Granska igen eller Stäng.

Det går inte att ta bort alla dolda data och all dold information med Dokumentkontroll. Mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Om funktionen Dokumentkontroll har anpassats genom att fler kontrollmoduler lagts till kan du kanske söka efter fler typer av information i presentationerna.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

1. Öppna den PowerPoint-presentation där du vill söka efter dold eller personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga presentationen.

3. I kopian av originalpresentationen väljer du Info på fliken Arkiv.

4. Välj Felsök och välj Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   • Om du tar bort dolt innehåll från presentationen kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.
   • Om du vill ta bort dold och personlig information från presentationer, som du sparar i formatet OpenDocument-presentation (.odp), måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar presentationen i det här formatet.

När du har använt Dokumentkontroll för att ta bort personlig information och fortsätter att ändra presentationen kommer PowerPoint att automatiskt ta bort personlig information när du sparar den här filen. Men om mer gemensam redigering fortfarande behövs för den här presentationen (till exempel om du måste behålla medförfattarens namn kopplade till kommentarerna de lämnat), kan du hindra PowerPoint från att automatiskt ta bort personlig information genom att klicka på knappen "Ändra inställning" i meddelandet "Borttagning av personlig information aktiverad".

Typer av dold och personlig information

PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information. Även om informationen inte syns direkt går det att hämta den från presentationen.

Dold information kan omfatta data som PowerPoint lägger till för att du ska kunna samarbeta med andra när du skapar presentationen. Det kan också omfatta information som du avsiktligt väljer att dölja.

PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer och pennanteckningar Om du och andra har skapat presentationen tillsammans kan det hända att presentationen innehåller kommentarer och pennanteckningar. Med hjälp av den informationen kan någon avslöja namnen på de personer som har arbetat med presentationen och kommentarer från granskare.
• Spårningsdata för revisionerNär du samarbetar i ett delat dokument som lagras i molnet lagrar PowerPoint 2016 för Microsoft 365 data om vem som har gjort ändringar i dokumentet och när ändringarna gjordes.
• Dokumentegenskaper och personlig information Dokumentegenskaper, som även kallas metadata, innehåller information om presentationen, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna innehåller även information som underhålls automatiskt av Microsoft 365-program, till exempel namnet på den person som senast sparade ett dokument och datumet då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och information om filsökvägar för publicering av webbsidor.
• Osynligt innehåll i bild Presentationen kan innehålla objekt som inte visas eftersom de har formaterats som osynliga.
• Innehåll utanför bildenPowerPoint-presentationer kan innehålla objekt som inte visas direkt eftersom de dragits bort från bilden till området utanför bilden. Den här typen av innehåll kan omfatta textrutor, ClipArt, bilder och tabeller.
• Presentationsanteckningar Anteckningsområdet i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du inte vill dela med andra, särskilt om anteckningarna endast är avsedda att användas av föredragshållaren.
• Egenskaper för dokumentservern Om presentationen har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan presentationen innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.
• Anpassade XML-data Presentationer kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Med Dokumentkontroll upptäcker du följande objekt som kan innehålla data som inte visas i presentationen. Dokumentkontroll kan inte ta bort dessa objekt åt dig, eftersom det skulle kunna leda till att presentationen inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Dokumentkontroll och personlig information

Revisionsspårningsdata, som introducerades i PowerPoint 2016 version 8403 för Microsoft 365 Insiders, illustrerar en begränsning av Dokumentkontroll. Till exempel Kelly och Linda samarbetar i presentation A i Microsoft 365. Revisionsspårningsdata (det vill säga användarnamn och tidpunkten när de gjorde ändringar) läggs till i presentationen. Om Mohammed senare öppnar presentation A i en tidigare version av PowerPoint och kör Dokumentkontroll på filen för att ta bort personliga data, kan inte Dokumentkontroll i den versionen av PowerPoint identifiera och ta bort de spårningsdata som lagts till i presentationen av den nyare Microsoft 365-versionen av PowerPoint som används av Kelly och Linda. Mohammed kan inte ta bort spårningsdata för ändringar utan att uppgradera till den aktuella versionen av PowerPoint och sedan köra Dokumentkontroll

I Visio kan du ta bort dold och personlig information innan du delar en kopia av ett Visio-dokument med andra.

Personlig och dold information kan tas bort från följande funktionsområden i Visio:

• Kommentarer infogade på sidor i dokumentet
• Filegenskaper (Författare, Chef och Företag)
• Granskarens namn, initialer och markering
• Stencilfilsökvägar
• Mallens filsökväg och namn

Du kan söka efter och ta bort dold information i Visio-presentationer genom att följa de här stegen.

1. På fliken Arkiv klickar du på Info.

2. Välj Felsök och välj Ta bort personlig information.

3. På fliken Personlig information väljer du Ta bort dessa objekt från dokumentet.

   Tips

   Markera kryssrutan Varna mig om jag försöker infoga informationen igen om du vill se en varning när du försöker infoga personliga informationen igen.

4. Om du vill ta bort potentiellt känslig information från externa datakällor markerar du Ta bort data från externa källor som lagras i dokumentet.

   Obs

   När du markerar den här kryssrutan tas data som har länkats till en form inte bort. Datakällan tas bort från diagrammet men om det finns några data från datakällan i diagrammet måste du ta bort dem manuellt.