Om du använder ett Microsoft 365- eller Microsoft Exchange-konto med Outlook kan du schemalägga händelser eller möten och använda Schemaläggningsassistenten och Hitta rum för att schemalägga dem enklare.
Skapa en ny händelse eller ett nytt möte
- Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid Nytt meddelande och välj Ny händelse.
- I fönstret Ny händelse kan du namnge händelsen, lägga till personer som krävs, ange tiden, ange den som en återkommande händelse/ett återkommande möte, lägga till en plats, ställa in en påminnelse och lägga till ett meddelande.
- När du är klar klickar du på Spara för att spara en avtalad tid, eller Skicka, för att skicka inbjudan till alla som du har lagt till. Den visas i kalendern vid den tidpunkt och det datum du valde.
Använda Schemaläggningsassistenten
När du bjuder in flera personer kan det bli lite komplicerat att hantera allas kalendrar för att hitta en tid som fungerar för alla. Schemaläggningsassistenten gör det enklare.
Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid Nytt meddelande och välj Ny händelse.
I fönstret Ny händelse väljer du Visa fler objekt (...) i verktygsfältet och väljer sedan Schemaläggningsassistenten.
Du ser en rad för varje mottagare som du angav tidigare samt tillgängligheten för den valda platsen (om tillgänglig), och du kan också lägga till obligatoriska eller valfria deltagare direkt från Schemaläggningsassistenten.
- Tider då deltagarna är upptagna visas i rött. Tider då deltagarna har en preliminär avtalad tid visas i röda och vita diagonala ränder, gånger som deltagarna arbetar någon annanstans visas med en röd kontur och tider utanför deltagarnas arbetstid visas i ljusgrå och vita diagonala ränder.
- Tider då deltagarna är upptagna visas i rött. Tider då deltagarna har en preliminär avtalad tid visas i röda och vita diagonala ränder, gånger som deltagarna arbetar någon annanstans visas med en röd kontur och tider utanför deltagarnas arbetstid visas i ljusgrå och vita diagonala ränder.
Klicka på en tid för att placera en blå ruta som hjälper dig att se eventuella konflikter. Du kan också klicka och dra i kanterna på den blå rutan för att öka eller minska längden på händelsen eller mötet.
När du är klar klickar du på Klar högst upp på skärmen för att gå tillbaka till fönstret Ny händelse med de ändringar du har gjort. Kontrollera att allt är korrekt och klicka på Spara för att skicka det.
Använda Hitta rum
I en ny händelse eller ett nytt möte väljer du Visa fler objekt (...) i verktygsfältet och väljer sedan Schemaläggningsassistenten.
Klicka på Lägg till en plats och klicka sedan på Bläddra med Hitta rum om den är tillgänglig.
Obs
Om du inte ser alternativet Hitta rum är det möjligt att du inte är inloggad på ett konto med åtkomst till platsinformation. Kontakta IT-administratören om du behöver hjälp.
Med Hitta rum kan du välja byggnad, rumstyp, kapacitet, golv och funktioner (till exempel om rummet har ljud, video, projektor osv.).
När du har valt bland de tillgängliga alternativen letar avsnittet Förslag längst ned upp i rum. Om ett rum är tillgängligt vid tidpunkten för mötet står det Tillgängligt i grön text och om det redan är bokat eller stängt står det Inte tillgängligt i röd text.
RSVP till händelser eller möten
- När du klickar på ett e-postmeddelande med en händelse eller en mötesinbjudan klickar du på det så visas ett RSVP-fönster.
- Om du klickar på Acceptera, Preliminärt eller Avböj skickas din RSVP omedelbart, så om du vill lägga till ett valfritt meddelande eller föreslå en ny tid gör du det först. Du kan också klicka på kryssrutan Email organisatör om du inte vill skicka en bekräftelse via e-post.
- Om du behöver ändra din RSVP går du till kalendern, letar reda på händelsen eller mötet och dubbelklickar på den för att öppna den.
- Klicka på knappen Redigera RSVP för att visa RSVP-fönstret och ändra ditt val.
