Med gäståtkomst i Microsoft Planner kan du och ditt team samarbeta och delta med personer utanför organisationen genom att ge dem åtkomst till att visa och interagera med ditt abonnemang. Gästanvändare kan skapa och ta bort buckets och aktiviteter, redigera aktivitetsfält och redigera planens namn. Om du ger gästanvändaren ytterligare behörigheter kan de även bifoga en fil eller länka till en aktivitet. Gästanvändare får även en del av aviseringarna som är kopplade till ditt abonnemang.
Obs
E-postaviseringar för aktivitetstilldelningar i Planner stöds inte för gästanvändare.
Så här fungerar det
Planner bygger på gäståtkomstfunktionen för Microsoft 365-grupper. Om gäståtkomst för Microsoft 365-grupper är inaktiverat kan du inte lägga till gästanvändare i planer. Mer information finns i Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
Steg 1 En gruppägare lägger till en gäst i gruppen.
Obs
Om du vill hitta gruppen som är kopplad till en plan går du till outlook.com, och i fönstret Mappar rullar du ned till mappen Grupper där du letar reda på planens namn.
Steg 2 Den inbjudna gästen får ett välkomstmeddelande via e-post från gruppen. Om de inte redan har ett gästkonto hos organisationen måste de acceptera denna inbjudan för att skapa ett. I välkomstmeddelandet, under Läs gruppfiler, väljer du länken Åtkomst till filer och följer instruktionerna för att skapa ett gästkonto.
Steg 3 För att få åtkomst till en plan måste gäster antingen använda en specifik plan-URL eller gå till https://planner.cloud.microsoft/[organizationdomainname]. Du hittar organisationens domännamn i alla icke-gästanvändares e-postadresser. Till exempel: nonguestuser@organizationdomainname.com. Den allmänna Planner-URL:en, https://planner.cloud.microsoft/, tar Microsoft 365-användare som inte är gästanvändare till Planner, men vet inte från gästanvändarnamnet vilken organisation de vill logga in på.
Steg 4 Gästen kan lämna planen när som helst med hjälp av en länk längst ned i varje e-postmeddelande och kalenderinbjudningar.
Behörigheter
I följande tabell sammanfattas vad gruppägare, planmedlemmar och gäster kan och inte kan göra.
| Aktivitet | Ägare och medlemmar som inte är gäster | Medlemmar av gästanvändare |
|---|---|---|
| Skapa aktiviteter och tidsenheter | Ja | Ja |
| Redigera aktivitetsfält | Ja | Ja |
| Bifoga en fil eller länka till aktiviteter | Ja | Ja. En administratör måste dock tillåta det via inställningarna för Microsoft 365-grupper. Mer information finns i Tillåta att gäster läggs till i alla Microsoft 365-grupper. |
| Bjuda in gästanvändare | Ja | Nej |
| Kommentera en aktivitet | Ja | Ja |
| Skapa en plan | Ja | Ja |
| Ta bort en offentlig plan | Ja | Nej |
| Ta bort en privat plan | Ja. Endast gruppägare. | Nej |
| Lägg till medlemmar i en offentlig plan | Ja | Nej |
| Lägga till medlemmar i en privat plan | Ja. Endast gruppägare. | Nej |
| Redigera planens namn | Ja | Ja |
| Redigera inställningar för offentlig plan | Ja | Nej |
| Redigera inställningar för privat plan | Ja. Endast gruppägare. | Nej |
| Visa offentliga planer | Ja | Ja |
| Anslut till offentliga planer | Ja | Nej |