Du kan erkänna det – du har använt ett Microsoft Excel-kalkylblad för att hantera dina projekt och du ser egentligen ingen bra anledning att ändra det. Du är inte ensam.
Det är lockande att påbörja en projektplan i Excel eftersom det ger dig möjlighet att snabbt visa alla dina projekt, ordna dem som du vill ha dem och även skapa något som liknar en Gantt-schemavy. Men ett kalkylblad räcker inte till när det gäller att beräkna ändringar i ett projekt.
När du upptäcker att du jonglerar med flera projekt, avbrutna scheman och delade resurser blir det en överväldigande uppgift att underhålla ett schema i ett kalkylblad. Med sin dynamiska schemaläggningsmotor, resurshanteringsverktyg och stöd för bättre kommunikation kan Microsoft Project hjälpa dig att hålla dig på rätt spår.
Vad vill du göra?
- Dra nytta av resurshantering för hela företaget
- Låta Project beräkna effekten av datumändringar
- Använd flexibla rapporteringsmetoder
- Integrera med Excel
Dra nytta av resurshantering för hela företaget
Vad händer när en enskild resurs är tilldelad flera projekt när du använder kalkylblad för att spåra projekt? Du måste hantera resurser utanför projektplanen, antingen manuellt eller med ett tredjepartsprogram. Resurser blir ofta oavsiktligt överbelagda och du kan ägna mycket tid åt att försöka planera om arbetet.
Med Project Server kan alla projekt i organisationen dra nytta av en central resurspool som omfattar hela företaget. På så sätt kan projektledare snabbt se om en resurs är tillgänglig innan de tilldelar resursen till en aktivitet.
Låta Project beräkna effekten av datumändringar
Anta att du har följt upp ett projekt i ett kalkylblad. Det här projektet innehåller en aktivitet som inte kan starta förrän ett annat projekt producerar en viss slutprodukt. Den leveransen är planerad att göras den 18 juni. Det är nu den 25 juni och du väntar fortfarande på det. Hur lång tid tar det att uppdatera kalkylbladet med ett nytt datum för en uppgift som är beroende av slutprodukten? Kanske inte lång tid om aktiviteten närmar sig slutet av projektet, men vad händer om den är nära början? Och vad händer om projektet har fler än 50 aktiviteter? Över 100 uppgifter?
I Project kan du snabbt justera projektschema och resurstilldelningar med hjälp av den dynamiska schemaläggningsmotorn. Den hanterar en datumändring och dess effekter sömlöst, och tar hänsyn till alla beroenden, slutprodukter och resurstilldelningar. Schemat beräknas inte bara om automatiskt, utan de datum som ändrats markeras också så att du snabbt kan se effekten av varje schemaskift.
Använd flexibla rapporteringsmetoder
Du har ett improviserat möte med din chef om tio minuter för att diskutera projektets status. Du vill ha med dig en rapport om hur projektet fortskrider, men med så kort varsel räcker det att skriva ut kalkylbladet och hoppas på att all information stämmer. Du skulle vilja ge din chef en mer robust rapport om projektet, men det är helt enkelt inte möjligt med så kort varsel när du använder ett kalkylblad.
Med Project kan du snabbt generera en visuell rapport som använder en mall som exporterar data till ett pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan välja vilka fält du vill markera i rapporten, inklusive alla anpassade fält som du har konfigurerat för projektet, och presentera en ren och koncis rapport för mötet med ledningen.
Integrera med Excel
Genom att exportera dina projektdata till Excel kan du fortsätta att använda de kraftfulla kalkylbladsfunktionerna samtidigt som du drar nytta av Project för att spåra projektets schema och resurser. Du kan också importera eller bädda in Excel-data i projektplanen.