Det finns en mängd data utanför Publisher-programmen som du kan använda med Publisher-programmet, men hur importerar du data och skyddar dem? Svaret handlar om att skapa rätt kontakter.
Importera externa data med guiden Dataanslutning
I Publisher importerar du externa data genom dokumentkoppling. Använd dokumentkoppling om du vill skapa ett stort antal dokument som till största delen är identiska men även innehåller viss unik information, till exempel ett produktmeddelande som du skickar till dina 100 största kunder. Du kan också importera textfiler, Excel-kalkylblad och Access-tabeller eller frågor direkt, utan att använda en anslutningsfil. Mer information finns i Skapa ett kopplat dokument eller kopplad e-post i Publisher.
Vad vill du göra?
Använda en OLE DB-provider för att importera en textfil
Det är enkelt att importera en CSV-textfil (.csv). Om textfilen är en .csv fil som inte använder det listavgränsartecken som har definierats på datorn, eller om textfilen inte är en .csv fil, kan du använda en Schema.ini fil för att ange rätt filformat.
Importera filen
Klicka på Utskick,välj mottagare>, >använd befintlig lista.
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
- Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på den. Alla data importeras och du är klar.
- Om du vill skapa en ny .odc-fil klickar du på Ny källa och följer sedan anvisningarna nedan.
Guiden Dataanslutning visas.
På sidan Välkommen till guiden Dataanslutning klickar du på Annat/Avancerat.
Dialogrutan Datalänkegenskaper visas.
Om du vill ha mer information om de olika alternativen i de olika dialogrutorna klickar du på Hjälp.På fliken Leverantör väljer du Microsoft Jet 4.0 OLE DB-provider och klickar sedan på Nästa.
I rutan Välj eller ange ett databasnamn på flikenAnslutningar anger du den fullständiga sökvägen till mappen som innehåller textfilen.
För att lättare hitta mappen klickar du på knappen Bläddra bredvid rutan.Klicka på fliken Alla , välj Utökade egenskaper och klicka sedan på Redigera värde.
Ange något av följande i rutan Egenskapsvärde :
- Om textfilen har kolumnrubriker skriver du Text; HDR = Ja.
- Om textfilen inte har kolumnrubriker anger du Text; HDR=Nej.
Klicka på OK.
För att kontrollera att du har angett rätt information klickar du på fliken Anslutning och sedan på Testa anslutning.
Gör något av följande:
- Om du får ett felmeddelande kontrollerar du värdena som du har angett i föregående steg igen.
- Om du får meddelandet "Testanslutningen lyckades" klickar du på OK.
Klicka på OK.
Guiden Dataanslutning visas igen.Markera den textfil som du vill importera under kolumnen Namn på sidan Markera databasen och tabellen och klicka sedan på Nästa.
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutföring anger du ett namn för ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mapplatsen, som är mappen Mina datakällor som standard, klickar du på Bläddra.Om du vill göra anslutningsfilen lättare att hitta kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning, Eget namn och Sökord .
Använd en Schema.ini fil för att ange ett annat listavgränsartecken eller textfilformat
En Schema.ini fil är en textfil som innehåller poster som åsidosätter standardinställningarna för textdrivrutiner i Windows-registret. Rent allmänt måste du göra följande om du vill använda en Schema.ini fil:
- Lagra Schema.ini filen i samma mapp som textfilen som du importerar.
- Namnge filen Schema.ini.
- På den första raden i den Schema.ini filen skriver du namnet på textfilen som du länkar till, omgivet av hakparenteser.
- Lägg till ytterligare information för att ange olika textfilformat.
I följande avsnitt visas vanliga exempel på hur du använder Schema.ini-filen.
Exempel: Ange ett semikolontecken (;) som avgränsare
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exempel: Ange ett tabbtecken som avgränsare
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exempel: Ange en fil med fast bredd
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Använda en ODBC-drivrutin för att importera en textfil
Att importera en textfil med hjälp av en ODBC-drivrutin är minst en tvåstegsprocess. Definiera först en användar-DSN på datorn för ODBC-textdrivrutinen, om det behövs. För det andra importerar du textfilen med hjälp av användarens DSN. Om textfilen är en fil med kommaavgränsade värden (CSV) som inte använder det listavgränsartecken som har definierats på datorn, eller om textfilen inte är en .csv fil, kan du använda en Schema.ini fil för att ange rätt filformat.
Definiera en användar-DSN
- Öppna Kontrollpanelen och klicka sedan på System och säkerhet>Administrationsverktyg>ODBC-datakällor (32-bitars) eller ODBC-datakällor (64-bitars).
- Klicka på Lägg till på fliken Användar-DSN i dialogrutan ODBC i Administrera datakälla.
- I dialogrutan Skapa ny datakälla väljer du Microsoft-textdrivrutin (*.txt; *.csv) och klickar sedan på Slutför.
Dialogrutan ODBC-textinställningar visas. - Ange ett namn i datakällans namn.
- Avmarkera kryssrutan Använd aktuell katalog.
- Klicka på Välj katalog.
- I dialogrutan Välj katalog letar du reda på mappen som innehåller textfilen som du vill importera, kontrollerar att textfilen visas i listan under rutan Filnamn och klickar sedan på OK.
- Klicka på OK två gånger.
Om du vill ha mer information om de olika alternativen i de olika dialogrutorna klickar du på Hjälp.
Importera filen
Klicka på Utskick,välj mottagare>, >använd befintlig lista.
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
- Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på den. Alla data importeras och du är klar.
- Om du vill skapa en ny .odc-fil klickar du på Ny källa och följer sedan anvisningarna nedan.
Guiden Dataanslutning visas.
På sidan Välkommen till guiden Dataanslutning klickar du på ODBC DSN.
På sidan Anslut till ODBC-datakälla markerar du det användar-DSN som du just skapade och klickar sedan på Nästa.
På sidan Välj databas och tabell markerar du textfilen under kolumnen Namn och klickar sedan på Nästa.
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutföring anger du ett namn för ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mapplatsen, som är mappen Mina datakällor som standard, klickar du på Bläddra.Om du vill göra anslutningsfilen lättare att hitta kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning, Eget namn och Sökord .
Använd en Schema.ini fil för att ange ett annat listavgränsartecken eller textfilformat
En Schema.ini fil är en textfil som innehåller poster som åsidosätter standardinställningarna för textdrivrutiner i Windows-registret. Rent allmänt måste du göra följande om du vill använda en Schema.ini fil:
- Lagra Schema.ini filen i samma mapp som textfilen som du importerar.
- Namnge filen Schema.ini.
- På den första raden i den Schema.ini filen skriver du namnet på textfilen som du länkar till, omgivet av hakparenteser.
- Lägg till ytterligare information för att ange olika textfilformat.
I följande avsnitt visas vanliga exempel på hur du använder Schema.ini-filen.
Exempel: Ange en kolumnrubrik
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Exempel: Ange ett semikolontecken (;) som avgränsare
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exempel: Ange ett tabbtecken som avgränsare
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exempel: Ange en fil med fast bredd
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Använd en OLE DB-provider för att importera data från en SQL Server databas
Klicka på Utskick,välj mottagare>, >använd befintlig lista.
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
- Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på den. Alla data importeras och du är klar.
- Om du vill skapa en ny .odc-fil klickar du på Ny källa och följer sedan anvisningarna nedan.
Guiden Dataanslutning visas.
På sidan Välkommen till guiden Dataanslutning klickar du på Microsoft SQL Server.
På sidan Anslut till databasserver gör du följande:
Ange namnet på databasservern i rutan Servernamn .
Om databasen finns på datorn anger du (lokal).Gör något av följande under Inloggningsuppgifter:
- Om du vill använda ditt Windows-användarnamn och lösenord klickar du på Använd Windows-autentisering.
- Om du vill använda ett användarnamn och lösenord för databasen klickar du på Använd följande användarnamn och lösenord och anger sedan databasens användarnamn och lösenord i lämpliga rutor.
Klicka på Nästa.
På sidan Välj databas och tabell väljer du databasen i rutan Databas , markerar tabellen, vyn eller den användardefinierade funktionen under kolumnen Namn och klickar sedan på Nästa.
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutföring anger du ett namn för ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mapplatsen, som är mappen Mina datakällor som standard, klickar du på Bläddra.Om du vill göra anslutningsfilen lättare att hitta kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning, Eget namn och Sökord .
Använda en ODBC-drivrutin för att importera data från en SQL Server databas
Att importera data från en SQL Server databas med hjälp av en ODBC-drivrutin är en tvåstegsprocess. Definiera först en användar-DSN på datorn för ODBC-drivrutinen, om det behövs. För det andra, importera data från SQL Server databasen.
Definiera en användar-DSN
Öppna Kontrollpanelen och klicka sedan på System och säkerhet>Administrationsverktyg>ODBC-datakällor (32-bitars) eller ODBC-datakällor (64-bitars).
I dialogrutan för administratören för ODBC-datakälla markerar du fliken Användar-DSN och klickar sedan på Lägg till.
I dialogrutan Skapa ny datakälla väljer du SQL Server och klickar sedan på Slutför.
Dialogrutan Skapa en ny datakälla för SQL Server visas.Ange namnet på en datakälla i rutan Namn .
Du kan också ange en beskrivning av datakällan i rutan Beskrivning .
Ange databasservernamnet i rutan Server .
Om databasen finns på datorn anger du (lokal).Klicka på Nästa.
Gör något av följande under Hur ska SQL Server verifiera äktheten av inloggnings-ID:t?:
- Om du vill använda ditt Windows-användarnamn och lösenord klickar du på Med Windows NT-autentisering med nätverkets inloggnings-ID.
- Om du vill använda ett användarnamn och lösenord för databasen klickar du på Med SQL Server-autentisering med inloggnings-ID och lösenord som anges av användaren och anger sedan inloggnings-ID och lösenord för databasen i lämpliga rutor.
Klicka på Nästa två gånger och sedan på Slutför.
För att säkerställa att du har angett rätt information klickar du på Testa datakälla .
Gör något av följande:
- Om du får ett felmeddelande kontrollerar du värdena som du har angett i föregående steg igen.
- Om meddelandet "TESTERNA HAR SLUTFÖRTS!" visas klickar du på OK.
Klicka på OK två gånger.
Om du vill ha mer information om de olika alternativen i de olika dialogrutorna klickar du på Hjälp.
Importera data från SQL Server -databasen
Klicka på Utskick,välj mottagare>, >använd befintlig lista.
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
- Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på den. Alla data importeras och du är klar.
- Om du vill skapa en ny .odc-fil klickar du på Ny källa och följer sedan anvisningarna nedan.
Guiden Dataanslutning visas.
På sidan Välkommen till guiden Dataanslutning klickar du på ODBC DSN.
Markera namnet på datakällan som du definierade i föregående avsnitt på sidan Anslut till ODBC-datakälla och klicka sedan på Nästa.
På sidan Välj databas och tabell väljer du databasen i rutan Databas , markerar tabellen, vyn eller funktionen under kolumnen Namn och klickar sedan på Nästa.
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutföring anger du ett namn för ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mapplatsen, som är mappen Mina datakällor som standard, klickar du på Bläddra.Om du vill göra anslutningsfilen lättare att hitta kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning, Eget namn och Sökord .