Med konnektivitetstjänster för företag kan du koppla externa data till din SharePoint-webbplats och använda dem som om de fanns på din webbplats. Här är en samling information om vad externa data är, var du hämtar dem och hur du använder dem.
Mer information finns i Hitta information om externa data.
Artikelinnehåll
Förstå helheten
Det finns många anledningar till att använda externa data. Och en liten grupp kan uträtta stora saker när den samarbetar för att skapa en affärslösning baserad på externa data. Så här går det ofta till och vilka belöningar det kan ge.
Varför ska jag använda externa data?
När du använder SharePoint-produkter för att effektivisera din affärsverksamhet kan du behöva införliva externa data, till exempel databaser, verksamhetsspecifika program och webbtjänster. Men dessa externa data är ofta som en avskild ö som är begränsad till privilegierade människor, eller helt enkelt svår att komma åt. Finns det något sätt att få in den här externa informationen på ett smidigt sätt i SharePoint-produkter och Office-produkter, så att du kan utnyttja ett välbekant gränssnitt och förbättra verksamheten ytterligare?
Det är vad konnektivitetstjänster för företag handlar om. Det möjliggör säker, effektiv, läs-och skrivåtkomst till en mängd olika externa data. Detta görs genom ett omfattande ramverk som tillhandahåller standardanvändar- och programmeringsgränssnitt. Dessutom kan du skapa ett brett utbud av affärslösningar, både kodlösa, SharePoint Composite-lösningar för enkla till mellanliggande aktiviteter och kodbaserade lösningar för avancerade behov. Du kan till exempel:
- Skapa en extern SharePoint-lista över anställdas personaldata som lagras i en serverdelsdatabas som användare kan läsa och skriva, ungefär som en inbyggd SharePoint-lista.
- Anslut aktuella kunddata i organisationens ERP-system (Enterprise Resource Planning) som en uppsättning Outlook-kontakter och ge även offline-åtkomst.
- Skapa en lösning för eventplanering som länkar till ett kontrollerat verksamhetsspecifikt program, men som använder en SharePoint-kalender för att alla ska kunna se den.
- Skapa ett Microsoft Silverlight-program med ett coolt visuellt användargränssnitt som fungerar med externa data från webben.
Med konnektivitetstjänster för företag kan du kort sagt ansluta till, interagera med och frigöra värdet av externa data.
Tre viktiga scenarier
Vill du veta mer? Här är tre exempel på viktiga lösningar som är baserade på konnektivitetstjänster för företag.
Supportavdelning På stora företag finns en supportavdelning som ger intern teknisk support. Supportförfrågningar och kunskapsbaser för teknisk support lagras i en extern databas, men är helt integrerade i en SharePoint-webbplats med hjälp av externa listor och webbdelar för affärsdata. Informationsarbetare kan också visa sina aktuella förfrågningar i Outlook 2013 online. Tekniska supportspecialister kan visa förfrågningar som tilldelats dem i Outlook 2013 online- och offlineåtkomst. Arbetsflöden hanterar automatiskt supportärenden genom varje steg: Öppnat, Tilldelat, Upptrappat, Löst och Stängt. Chefer i teamet för teknisk support kan, med rätt behörighet, visa instrumentpaneler som visar supportrapporter som visar antalet supportärenden som tilldelats respektive supportspecialist, de mest aktuella eller kritiska problemen och antalet supportärenden som har hanterats av varje supportspecialist under en viss tidsperiod. Chefer kan också exportera data till Microsoft Excel 2013 för ytterligare detaljerad analys med villkorsstyrd formatering och diagram.
Artistspårning En talangagentur integrerar sin databas med artister på sin interna SharePoint-gruppwebbplats, som innehåller en fullständig lista över artister, deras kontaktinformation och scheman för deras framträdanden. Inspelningskontrakt i form av Word dokumentmallar genereras och fylls automatiskt med den senaste artistinformationen. Ett arbetsflöde vägleder varje kontrakt genom dess olika faser. Agenter kan lägga till nya artister till en extern lista med hjälp av ett InfoPath-formulär. Genom att använda den här lösningen har talangagenter alltid den information de behöver nära till hands, och de kan utföra många viktiga uppgifter genom att använda välbekanta Office-produkter.
Instrumentpanelen Försäljning En applikation för försäljningsinstrumentpanel hjälper säljare att snabbt hitta försäljningsorder och kundinformation som hanteras i ett CRM-system (Customer Relations Management). Beroende på roller och respektive behörigheter kan gruppmedlemmarna visa information om försäljningsanalys, enskilda teammedlemmars data om försäljningsresultat, potentiella kunder samt en kunds kontaktinformation och beställningar. Säljare kan se deras dagliga kalendrar, visa uppgifter som de tilldelats av sina chefer, samarbeta med gruppmedlemmar och läsa branschnyheter. Ett Visio-diagram över försäljningsområden visar försäljningen per månad och innehåller realtidsdata från serverdelsdatabasen som enkelt kan uppdateras. Med hjälp av ett Word dokument kan chefer snabbt skapa månatliga statusrapporter som automatiskt inkluderar data från de externa systemen.
vägen dit är halva nöjet
Konnektivitetstjänster för företag är som ett stort paraply som omfattar många SharePoint- och Office-funktioner. Men det fungerar inte direkt eftersom varje extern datakälla är unik och varje organisation har specifika behov. När du har lagt grunden, lokalt eller i molnet, kan du visa externa data i SharePoint-produkter och Office-produkter. När du arbetar med externa data går du vanligtvis igenom tre distinkta faser:
Markarbetsfasen I den här fasen planerar, förbereder och konfigurerar du hur du ska komma åt externa data. Detta innebär vanligtvis ett nära samarbete med en administratör och ibland en utvecklare för att förstå vad som behöver hända. Viktiga mål är att identifiera affärsmässiga och tekniska krav, förbereda den externa datakällan, säkerställa säker åtkomst till data med hjälp av säker lagringstjänst och omfattningen för den övergripande lösningen. Ett viktigt mål är att skapa en extern innehållstyp, som är ett detaljerat paket med anslutningar, metadata och annan information som används för att hämta externa data.
SharePoint-fasen När grunden är lagd kan du nu ta fram externa data i SharePoint-produkter på en mängd olika sätt, inklusive externa listor, externa datakolumner, webbdelar för affärsdata, arbetsflöden, sökresultat, profilsidor, åtgärder, appar för SharePoint och kodbaserade SharePoint-komponenter och -lösningar.
Office-fasen När du har skapat åtkomst till externa data i SharePoint-produkter kan du nu visa data i en mängd olika Office-produkter (inklusive Excel, Word, Outlook, Visio, Access och InfoPath), appar för Office och kodbaserade Office-komponenter, tillägg eller lösningar.
Du hittar mer information om var och en av dessa funktioner senare i den här artikeln.
Vilken hatt har du på dig?
Att utveckla en lösning baserat på externa data är vanligtvis ett lagarbete och sättet du arbetar på beror på din roll. Följande diagram visar en översiktlig vy över de roller och lösningar som ingår i en övergripande utvecklingslivscykel.
Användare Användarna sätter samman enkla lösningar med hjälp av de grundläggande funktionerna i SharePoint-produkter och Office-produkter. Några exempel:
- Skapa en extern lista, olika vyer av listan och lägga till olika filter och sorteringar.
- Exportera den externa listan till Excel 2013 för vidare dataanalys.
- Koppla en extern lista till Outlook 2013 för att arbeta med externa data online och offline.
Privilegierade användare Avancerade användare skapar enkla till mellanliggande affärslösningar utan kod och kräver ofta kunskaper som affärsanalytiker för att förstå databassystemen och de övergripande affärsprocesserna i organisationen. De kommunicerar också kraven till administratörer och utvecklare, samt affärschefer och kanske webbplatsdesigners. Några exempel:
- Skapa en extern innehållstyp med Microsoft SharePoint Designer 2013.
- Skapa externa datakolumner i bibliotek och länka kolumnerna till innehållskontroller i en anpassad Word-mall, till exempel ett kontrakt eller en faktura.
- Anpassa InfoPath-formulär så att de ersätter standardlistformulären i SharePoint.
- Designa en webbsida som kopplar samman webbdelar för affärsdata på ett användbart sätt för att skapa en informationsarbetsyta.
- Skapa en Outlook-baserad lösning med anpassade formulär, vyer, menyflikskommandon, åtgärder och åtgärdsfönster.
- Skapa ett arbetsflöde som använder externa listdata.
Administratörer Administratörer hanterar användarbehörigheter och säkerhet för flera olika SharePoint-komponenter, inklusive den externa innehållstypen och den externa databasen. En kritisk aktivitet omfattar att konfigurera målprogram för säker lagringstjänst, mappa autentiseringsuppgifter och fastställa de bästa autentiseringsmetoderna. Andra exempel på åtgärder är:
- Hantera och konfigurera extern dataåtkomst, behörigheter och frågor.
- Importera och exportera externa innehållstyper från Business Data Connectivity-metadatalagringen.
- Konfigurera anpassade profilsidor, åtgärder och sökresultat.
Utvecklare Utvecklare skapar en mängd olika anpassade lösningar som sträcker sig från riktade, återanvändbara komponenter till avancerade kodbaserade lösningar. Några exempel:
- Avancerade externa innehållstyper som utvecklats i Microsoft Visual Studio, till exempel anpassade fälttyper som använder komplexa hierarkiska data.
- Aggregerade data från flera tjänster presenterade som en enda BDC-modell.
- Återanvändbara komponenter, anpassade webbdelar, anpassade arbetsflödesaktiviteter och InfoPath-formulär med bakomliggande kod.
- Anpassade externa datadelar för Outlook-lösningar.
- Microsoft Silverlight-program och Office-tillägg.
- Anpassade aviseringar med hjälp av Event Framework.
- Anpassade anslutningar eller lösningar med hanterad kod.
Lägger grunden
Oavsett vilken extern datalösning du väljer att skapa måste du skapa en stabil grund, vilket innebär att skaffa och konfigurera rätt programvara, välja och förbereda en extern datakälla, aktivera SharePoint-tjänster och -konton och skapa en extern innehållstyp.
Lär känna din SharePoint-miljö
När du använder eller skapar en extern datalösning finns det skillnader i funktioner och funktioner som du bör känna till utifrån SharePoint-miljön:
- Lokalt Om du skapar en lösning där dina användare och din lösning finns helt på plats (bakom brandväggen) stöds alla funktioner i Konnektivitetstjänster för företag.
- Moln Om du använder SharePoint (abonnemang 2, E3 och E4) i Microsoft 365 finns en delmängd av funktionerna tillgängliga. Till exempel stöds externa listor, webbdelar för affärsdata och ramverket Event, men inte profilsidor, åtgärder och ramverket Anslutare. Dessutom kan du bara ansluta till dessa datakällor: WCF-webbtjänster, OData och SQL Server Azure.
- Hybrider Din organisation kanske redan har betydande investeringar i lokala datakällor, till exempel verksamhetsspecifika applikationer och ERP-system. Men organisationen kan också befinna sig i en SharePoint-hybridmiljö, där vissa anställda finns lokalt och vissa i molnet. I en hybridmiljö kan du också skapa en extern hybriddatalösning så att användare i molnet kan komma åt en lokal datakälla. En användare kan till exempel slutföra en utgiftsrapport under en affärsresa med hjälp av SharePoint, och avgifterna kan omedelbart stämmas av med ett lokalt SAP-system. Du kan ansluta till alla lokala datakällor som stöds, men du måste använda OData-tjänster och det kan krävas omfattande utveckling och konfiguration.
Skaffa rätt programvara
Funktionerna i Konnektivitetstjänster för företag är fördelade på olika SharePoint-utgåvor. Följande tabell hjälper dig att fatta rätt beslut.
| Funktion för konnektivitetstjänster för företag | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) Abonnemang 2 (E3, E4) |
Kommentarer |
|---|---|---|---|---|---|
| Extern lista | √ | √ | √ | √ | |
| Extern datakolumn | √ | √ | √ | √ | |
| Datakonnektivitetstjänster för företag | √ | √ | √ | √ | SPO stöder endast WCF- och SQL Server Azure anslutningsappar |
| Säker lagringstjänst | √ | √ | √ | √ | SPO har endast stöd för gruppautentiseringsuppgifter |
| Extern datasökning | √ | √ | |||
| Profilsidor | √ | √ | |||
| Åtgärder | √ | √ | |||
| Webbdelar för affärsdata | √ | √ | |||
| Produktsupport för Office | √ | √ | √ | ||
| Rich Client Extensions * | √ | ||||
| BCS med programomfattning | √ | √ | |||
| Ramverk för anslutningsprogram | √ | √ | √ | ||
| Ramverk för evenemang | √ | √ | √ | ||
| OData-koppling | √ | √ | √ | ||
| API:ER FÖR BCS OM | √ | √ | |||
| Hybrid (SPO till lokalt) | √ | √ | Endast med OData-koppling |
* Innehåller formulärkontroller för att visa externa data och layouter för att visa data i ett Outlook-åtgärdsfönster och formulärområde. Endast tillgängligt i Microsoft Office Professional Plus 2013.
Ställ in programvaran korrekt
När du har installerat rätt programvara, se till att du ställer in den korrekt. I synnerhet:
Förbered den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.
Konfigurera SharePoint-tjänster En administratör måste aktivera Business Data Connectivity-tjänster, Säker lagringstjänst och Visio-tjänster.
Konfigurera tjänsten Säker lagring En administratör måste avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter.
Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till BDC-metadatalagringen (Business Data Connectivity) och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som den externa listan baseras på.
Kontrollera att Office-produkter är redo att användas Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha Windows 7 eller senare och följande kostnadsfria programvaruprodukter, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 på varje klientdator (vid behov uppmanas du automatiskt att hämta programvaran). Kontrollera att alternativet Business Connectivity Services för Office-installationen är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.
Välj externa data med omsorg
Du kan arbeta med en mängd olika externa datakällor, inklusive databaser, ERP-system (Enterprise Resource Planning), OData och avancerade kopplingar.
Databaser Organisationer och företag av alla former och storlekar är beroende av databaser för sin dagliga verksamhet. Databaser innehåller en mängd olika datatyper, inklusive text, siffror, bilder och dokument, och har många syften, inklusive ekonomi, tillverkning, försäkring och datadrivna företagswebbplatser. Vanliga databaser som stöds är: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 och alla databaser som uppfyller ODBC- eller OLE DB-gränssnittsstandarderna.
ERP-system ERP-system integrerar verksamhetsspecifika data och processer i en hel organisation och utför många av de grundläggande aktiviteterna för alla företag, inklusive:
| Funktionen Business | Affärsprocess |
|---|---|
| Ekonomi och redovisning | Redovisning, leverantörsreskontra, kassahantering, anläggningstillgångar och budgetering |
| Personalavdelningen | Lön, utbildning, förmåner, pension, rekrytering och mångfaldshantering. |
| Hantering av kundrelationer (CRM) | Försäljning och marknadsföring, provisioner, service, kundkontakt och callcentersupport. |
| Tillverkning | Teknik, strukturlista, arbetsorder, schemaläggning, arbetsflödeshantering, kvalitetskontroll och produktlivscykelhantering. |
| Leveranskedja | Inventering, orderregistrering, inköp, planering, inspektion och reklamationshantering. |
| Projektledning | Kostnadsredovisning, fakturering, tid och utgift, resultatenheter och aktivitetshantering. |
Vanliga ERP-system som stöds är SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel och JD Edwards.
OData OData (Open Data Protocol) är en REST-baserad standard för åtgärderna Create (Post), Read (Get), Update (Put) och Delete (Delete) som har åtkomst till webbtjänster. Tänk på OData som den webbaserade motsvarigheten till ODBC och OLE DB. Data returneras i XML- eller JSON-format (JavaScript Object Notation). Vanliga OData-källor inkluderar välbekanta webbplatser (som Amazon, E-bay, Azure Data Market och Netflix), databaser och även andra SharePoint-webbplatser.
Avancerade anslutningar För andra datakällor kan en utvecklare tillhandahålla avancerad extern dataåtkomst genom att:
- Med hjälp av ADO.NET, som ger åtkomst till alla datakällor med en ADO.NET provider.
- Använda WCF och webbtjänster, vilket ger åtkomst till webbtjänster och Windows Communication Foundation (WCF).
- Använda .NET Connectivity Assemblies, som ger åtkomst till datakällor när en ADO.NET provider eller webbtjänst inte är tillgänglig.
- Konvertera tillverkarspecifika datatyper som inte stöds till .NET-datatyper som stöds.
- Skapa anpassade lösningar för storskaliga datakällor med frekvent föränderliga datastrukturer som kräver anpassade dataanslutningar, överföringsmetoder och installation av anslutningsprogram.
Tänk på prestanda
Alla affärslösningar måste ta hänsyn till prestanda, och externa data är inget undantag. Lyckligtvis har konnektivitetstjänster för företag utformats för att lindra många flaskhalsar och problem med prestanda. I allmänhet ligger datahämtning, växling, filtrering och sortering på den externa datakällan för att minska mängden minne och bearbetningsresurser som SharePoint-produkterna behöver.
Konnektivitetstjänster för företag har dessutom inbyggda cacheminnen på både servrar (Business Connectivity Services-cache) och klientdatorer (Konnektivitetstjänster för företag-cache) och kanske inte visar de senaste värdena från det externa datasystemet med en gång. Du kan dock justera uppdateringsintervallen utifrån användarnas behov och de lösningar du skapar. Alla användare behöver inte se uppdaterade data direkt, men om de ser det kan de till exempel uppdatera den externa listan eller mappen med Outlook-kontakter.
Möjligheten att arbeta offline på en klientdator innebär också att användare kan utföra mer omfattande arbete utan att vara anslutna till externa data, men vara säkra på att när de är online igen uppdateras och stämmer avstämningen av data.
Sammantaget gör dessa prestandafunktioner att det går snabbare att visa, uppdatera och dataåtgärder för externa data på en SharePoint-webbsida och i en Office-produkt.
Öva på säkerheten först
Det är särskilt viktigt att en extern datalösning är säker eftersom data ofta är kritiska för ett företag och inte får visas eller ändras av fel användare. Det finns också många sätt att säkra data och du vill att din lösning ska vara både enkel och säker. Lyckligtvis finns det sätt att minimera komplexiteten, främst genom att använda tjänsten för säker lagring.
Kort sagt: för att skydda dina externa data måste du svara på två grundläggande frågor:
Vem är du? Detta kallas även autentisering och det är processen att verifiera din identitet genom att få dina autentiseringsuppgifter (ditt användarnamn och lösenord).
Vad får du göra? Det här kallas auktorisering och det är processen för att bestämma vilka uppgifter du kan göra med vilka dataobjekt genom att hämta listan över behörigheter som du har beviljats.
Först hjälper en administratör till att avgöra det bästa åtkomstläget för den externa datakällan. Observera att det är mycket vanligt att affärslösningar autentiserar åtkomst till externa data som den aktuella användaren har ett annat konto för. Men att logga in med andra inloggningsuppgifter kan vara komplicerat och krångligt. Säker lagringstjänst kommer till undsättning genom lagring och mappning av autentiseringsuppgifter. Det gör det enklare att använda en extern datakälla eftersom du bara behöver logga in en gång.
Om du till exempel är inloggad på SharePoint-webbplatsen med en uppsättning autentiseringsuppgifter, men vill komma åt en extern lista baserat på ett Siebel-program som använder en annan uppsättning autentiseringsuppgifter, kan en administratör konfigurera tjänsten för säker lagring att automatiskt mappa de två uppsättningarna autentiseringsuppgifter så att du inte behöver logga in igen.
Säker lagringstjänst hjälper också till att hantera det ökända "dubbelhopp"-problemet, där varje autentisering kräver ett "hopp" mellan två datorer, som kan äventyras, om inte åtgärder vidtas för att förhindra det.
Därefter skapar en administratör flera säkerhetslager baserat på behörigheter, ungefär som flera försvarslinjer runt ett fort, för att säkerställa lämplig auktorisering och åtkomst till:
- Data i den externa databasen eller systemet.
- Den externa innehållstypen i Business Data Connectivity-metadatalagringen.
- Den externa listan eller den externa datakolumnen.
Slutligen kan en administratör lägga till ett extra skyddslager genom kryptering. Om den externa datalösningen även använder Office-program kan en administratör skydda Business Connectivity Services Client Runtime-cachen med hjälp av Windows krypterande filsystem. Vissa externa datakällor erbjuder också sätt att kryptera data.
Ange hörnstenen: externa innehållstyper
Externa innehållstyper är centrala i alla externa datalösningar. De fungerar som en länk mellan dig och den externa datakällan. En typisk extern innehållstyp är ett organiserat informationspaket som innehåller följande:
- Information om anslutningen till datakällan, till exempel plats, namn och autentiseringsläge.
- En definition av tabellen, fält, primär- och sekundärnycklar, verifieringar och datatyper (kallas även metadata).
- De dataåtgärder som du kan utföra, t.ex. skapa, läsa, uppdatera, ta bort och fråga (kallas även CRUDQ).
- Annan information och andra beteenden, till exempel mappade Office-datatyper eller aktivering av offlinesynkronisering.
- Olika filter som frågar efter data och hjälper till att isolera resultaten, och gränser för att förbättra prestanda.
- Identitetsfältet och visningskolumnerna för en extern innehållsväljare som används för att hämta externa data i hela användargränssnittet.
- En association baserad på primär- och sekundärnycklar mellan två relaterade tabeller, till exempel Order och Kunder.
En trogen användare definierar den externa innehållstypen och skyddar därför andra användare från komplexiteten i att arbeta med externa data. Dessutom sparas all den här informationen i en särskild BDCM-fil (.bdcm) i XML-format och lagras i Business Data Connectivity-metadatalagringen. Den här metoden gör det enkelt att hantera, uppdatera, skydda och återanvända externa innehållstyper på olika webbplatser. Du kan till exempel enkelt exportera och importera filen och distribuera den från en utvecklings- till produktionsmiljö eller dela den med andra webbplatssamlingar.
Förresten, din trogna användare behöver inte vara expert på XML. Det finns två verktyg du kan välja bland för att skapa en extern innehållstyp:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Du kan definiera och uppdatera den externa innehållstypen på ett deklarativt sätt och sedan publicera den i Business Data Connectivity-metadatalagringen.
- Microsoft Visual Studio 2012 Om dina externa data är komplexa eller inte stöds av SharePoint Designer 2013 kan du använda XML-redigeraren i Visual Studio (som tillhandahåller Intellisense) för att skapa din XML-modell eller använda Visual Studio External Content Type Designer för att skapa en .NET-anslutningssammansättning som tillhandahåller anpassad integreringslogik i serverdelen via .NET Framework.
Visa externa data i SharePoint-produkter
Nu när du har skapat en stabil och säker grund för dina externa data kan du göra med dem i SharePoint-produkter.
Läsa och skriva data i externa listor
En extern lista är ett viktigt byggblock för SharePoint-lösningar som baseras på externa data. Du kan läsa och skriva externa data med den välbekanta upplevelsen av att använda en SharePoint-lista. En extern lista ser ut och beter sig ungefär som en intern lista, men det finns vissa skillnader i hur den fungerar. Du kan till exempel skapa vyer och använda beräknade värden med formler, men inte bifoga filer eller spåra versioner.
Du kan också skapa en extern lista med hjälp av SharePoint Designer 2013.
Lägga till externa datakolumner i listor och bibliotek
Du kan kombinera externa datakolumner med andra kolumner i en intern lista eller ett internt bibliotek. Eftersom en extern datakolumn läggs till i en intern lista eller ett internt bibliotek fungerar alla relaterade list- eller biblioteksfunktioner, inklusive versionshantering, godkännanden, in- och utcheckning samt bifogade filer.
Anta att du har skapat ett bildbibliotek som innehåller foton av produkter som företaget säljer. Du kan lägga till en extern datakolumn i biblioteket som hämtar produktnamn, produktkod och aktuellt pris från en extern databas. Eftersom företagets regler och processer kräver att ändringar i produktinformationen endast görs genom databassystemet anger du att externa data är skrivskyddade när du skapar den externa innehållstypen. Men nu kan fler personer i organisationen enkelt se all gemensam produktinformation tillsammans i en biblioteksvy.
Skapa lösningar med webbdelar för affärsdata
Webbdelarna för affärsdata är utformade för att fungera med data från en extern lista och du kan kombinera webbdelarna på användbara sätt för att skapa en webbplatsarbetsyta eller instrumentpanel. Du kan till exempel koppla ihop webbdelarna Lista och Objekt så att när du väljer ett utgiftsrapportobjekt i listwebbdelen, till exempel torsdagens avgifter, visas artikelinformationen i artikelwebbdelen, till exempel hotell-, rese- och måltidskostnader.
I följande tabell ges en kort sammanfattning av varje webbdel för affärsdata.
| Webbdel | Beskrivning |
|---|---|
| Affärsdatalista | Visar en lista över objekt från en extern lista. |
| Affärsdataobjekt | Visar ett eller flera objekt från en extern lista. |
| Affärsdataåtgärder | Visar en åtgärd från en extern lista. |
| Business Data Connectivity-filter | Filtrerar innehållet i en ansluten webbdel för affärsdata med hjälp av en lista med värden från en extern lista. |
| Verktyget för affärsdataobjekt | Skapar ett affärsdataobjekt från parametrar i en URL-frågesträng och tillhandahåller det till andra affärsdatawebbdelar. |
| Listan Relaterade affärsdata | Visar en lista med underordnade objekt som är relaterade till ett överordnat objekt från en extern lista. |
Använda externa data på en profilsida, i en åtgärd eller i en sökning
Profilsidor, åtgärder och sökning är nära relaterade funktioner.
Profilsidor
Som standard skapar Konnektivitetstjänster för företag automatiskt en profilsida utifrån den externa innehållstypen. En profilsida är en webbsida som visar information från en enstaka rad med externa data, baserat på ett ID-fält, till exempel alla enskilda fält om en viss kund.
Standardprofilsidan är i själva verket en webbsida som innehåller webbdelarna Affärsdataobjektverktyget och ett affärsdataobjekt sammankopplade. Webbdelen Objektbyggare analyserar URL-frågesträngparametern för profilsidan, till exempel http://contoso/Customer.aspx? CustID=345, och skickar CustID-värdet till webbdelen för dataobjekt, som sedan visar alla motsvarande kundfält.
Du kan skapa en egen profilsida för att visa anpassad information, eller så kan en administratör anpassa profilsidan åt dig.
Åtgärder
Du kan till och med utföra en åtgärd baserat på profilsidan för att göra något användbart. Du kan till exempel skapa en åtgärd som kombinerar adressinformation om kunden med Bing-kartor för att visa kundens position eller få en vägbeskrivning. Du kan skapa en åtgärd antingen baserat på URL-frågesträngparametern på profilsidan eller genom anpassad kod. Eller så kan en utvecklare skriva anpassad kod som gör att du kan uppdatera information om anställda i en serverdelsdatabas.
Som standard använder du en åtgärd när du klickar på åtgärdskommandot Visa profil i en webbdel av typen Affärsdataåtgärder eller Affärsdatalista. När du använder en extern datakolumn kan du även köra åtgärden från ett menykommando.
Sök
En administratör kan aktivera sökning av externa data. Externa data kan crawlas och indexeras precis som interna SharePoint-data, men med säkerhetsjusteringar för att säkerställa att bara rätt användare kan klicka och se sökresultaten, som visas med hjälp av en profilsida.
Genom att integrera SharePoint-sökning i externa datasystem kan användarna hitta data som de annars inte skulle kunna hitta. Om du till exempel känner till företaget som en kund arbetar för, men har glömt namnet kan du söka efter företagets namn för att hitta kundens profilsida.
Använda externa data i arbetsflöden
Arbetsflöden är ett kraftfullt verktyg för modellering och automatisering av affärsprocesser som baseras på listor, bibliotek eller webbplatser i SharePoint. De här affärsprocesserna kan vara lika enkla som en dokumentgodkännandeprocess med en enda godkännare, eller lika komplexa som en strukturerad affärsprocess. Även om du inte direkt kan associera ett arbetsflöde med en extern lista kan du skapa följande:
Interna listarbetsflöden Ett arbetsflöde som är kopplat till en intern lista som läser eller uppdaterar data från en extern lista med hjälp av åtgärderna Skapa listobjekt, Uppdatera listobjekt och Ta bort listobjekt. Du kan till exempel uppdatera ett externt listobjekt när en intern lista eller ett inbyggt biblioteksobjekt ändras. Du kan använda andra åtgärder med externa listor, till exempel Ange arbetsflödesvariabel, om du vill ändra ett externt listfält. Du kan även använda ett externt listobjekt som destination för en aktivitetsprocess, men länken till aktiviteten visar inte någon rubrik för det externa listobjektet.
Webbplatsarbetsflöden Webbplatsarbetsflöden kräver ingen händelseutlösare för att starta och kan startas manuellt. För att förhindra obehörig åtkomst körs arbetsflöden som har åtkomst till externa listor alltid i ett tjänstkonto, även med ett autentiseringsläge som använder personifiering.
Evenemang En utvecklare kan skapa händelser som utlöses i den externa datakällan och användare kan skapa aviseringar som svarar på dessa händelser. Du kan till exempel använda ett SharePoint-arbetsflöde för att skicka ett e-postmeddelande till en anställd när ett kundkonto har tilldelats medarbetaren i den externa datakällan.
Av prestandaskäl är det bra att bara läsa ett litet antal kolumner i den externa listan, eller att skapa, uppdatera eller ta bort ett litet antal objekt i den externa listan.
Visa externa data i Office-produkter
Nu när du har hittat data i SharePoint-produkter kan du göra så här med dem i olika Office-produkter.
Analysera externa data i Excel
Du kan exportera data från en extern lista till Excel 2013 och hålla alla data synkroniserade. Du kanske till exempel vill ha ett produktlager i en extern lista som är enkelt att dela och uppdatera, men också göra periodisk lageranalys i Excel 2013. Vilka externa data som exporteras till Excel 2013 bestäms av den aktuella externa listvyn, filter som definierats i den externa innehållstypen och i den externa listan samt språkinställningarna för SharePoint-webbplatsen.h
När du exporterar en extern lista skapas en Excel-tabell med en dataanslutning till den externa listan baserat på en webbfrågefil. Om du vill se ytterligare ändringar som gjorts i SharePoint-listan i Excel-tabellen kan du uppdatera data. Observera att du inte kan ändra källan för externa data och att en Excel-uppdatering skulle skriva över alla ändringar du har gjort i Excel-tabellen.
Lägga till externa data i Word dokument
Genom att lägga till externa datakolumner och en Word-mall med innehållskontroller i ett dokumentbibliotek kan du också göra det enkelt och effektivt att ange korrekta och uppdaterade data i ett strukturerat dokument i Microsoft Word 2013.
Anta att du har ett dokumentbibliotek som innehåller kundkontrakt. All kundinformation bevaras dock i ett verksamhetsspecifikt program, till exempel SAP. Du kan spåra kundens avtal i dokumentbiblioteket, men se till att relaterad kundinformation är uppdaterad och inte dupliceras i onödan. Gör så här:
- Lägg först till externa datakolumner i biblioteket för att associera rätt kundnamn, företagsnamn och telefonnummer med varje kontrakt som lagras i kontraktsbiblioteket.
- Skapa sedan en Word mall som innehåller standardtext för kundkontrakt och innehållskontroller för att ange kundens namn, företagets namn och telefonnummer. I Word 2013 används väljaren för externa objekt som hjälp när du anger eller uppdaterar rätt information genom att automatiskt visa och hämta rätt kundinformation.
- Slutligen, varje gång du skapar ett kontrakt, anger kunddata och sparar tillbaka avtalet i biblioteket, flyttas kunddatavärdena upp till motsvarande externa datakolumner.
Synkronisera externa data i Outlook
Om en extern lista innehåller kunder, uppgifter, avtalade tider eller tjänster kan du koppla listan till Outlook 2013. När du är ansluten kan du visa, redigera och skriva ut data i det välbekanta användargränssnittet i Outlook. Om datan är kontaktinformation, t.ex. kunder, kan du även ringa dem, skicka e-postmeddelanden till dem och göra mötesförfrågningar.
Synkroniseringen av data är tvåvägs eller dubbelriktad. Ändringar som görs i Outlook 2013 synkroniseras automatiskt med den externa datakällan. Ändringar som görs i den externa datakällan synkroniseras med objekten i Outlook 2013, även om en uppdateringsåtgärd kan behövas.
Som standard uppdateras data automatiskt var 6:e timme, men detta värde kan ändras. Kontrollera att du ser aktuella data från den externa datakällan genom att högerklicka på mappen och sedan klicka på Synkronisera databasändringar.
När du skapar den externa innehållstypen gör du följande:
- Om du vill ha offlineåtkomst aktiverar du alternativet för offlinesynkronisering .
- Ange fältet Typ av kontorsobjekt till något av följande: Kontakt, Avtalad tid, Uppgift eller Inlägg.
- Mappa de enskilda fälten i den externa innehållstypen, till exempel Kundens förnamn, Kundens efternamn, Kundens adress och Kundens telefon, till respektive fält av typen Outlook-objekttyp, till exempel en kontakts förnamn, efternamn, adress till arbetet och telefon, arbete.
Med viss kod som skrivits av en utvecklare kan du dessutom skapa en Outlook-lösning som gör följande:
- Visa interna eller anpassade datadelar i anpassade åtgärdsfönster för att presentera externa data för användare.
- Använda anpassade menyflikskommandon för att utföra anpassade åtgärder.
- Skapa en anpassad vydefinition för att visa specifika kolumner med externa data.
- Utforma egna formulärområden för att presentera externa data.
Förbättra extern dataåtkomst med InfoPath-formulär
Det finns ett antal anledningar till varför Microsoft InfoPath 2013 kan vara bra att använda med externa data:
Arbeta med komplexa datatyper Om ett fält med externa data är hierarkiskt, till exempel ett adressfält som innehåller gatuadress, ort och postnummer som underfält, kan du inte arbeta med det här fältet i SharePoint-formuläret för en extern lista, och i själva verket skapas det inte ens. Du kan däremot konvertera SharePoint-formuläret till ett InfoPath-formulär om du vill skapa och uppdatera fälten med hjälp av InfoPath 2013.
Bädda in en kontroll för externt objektväljare Du kan dra och släppa kontrollen för val av externt element till ett InfoPath-formulär, länka den till den externa listan som en sekundär datakälla och göra det enkelt för en användare att välja ett objekt baserat på ett unikt fält, t.ex. ett kundnamn eller ett produkt-ID.
Om du skapar en koppling för externa innehållstyper, till exempel kunder och order, och InfoPath-formuläret för den externa listan innehåller en sekundärnyckel, till exempel Kundnummer, läggs till och med kontrollen för väljaren för externt objekt till automatiskt i formuläret. Detta gör det möjligt för användare att enkelt hitta den kund de vill ha när de arbetar med order.
Skapa flera vyer av ett formulär Ibland kanske du vill att formulär ska ha flera vyer av dina externa data, särskilt om det finns många fält och en extern lista eller ett SharePoint-formulär inte är effektivt. Flera vyer är också användbara i scenarier där det externa systemet inte tillåter att ett fält uppdateras när det har skapats. I sådana fall kan du skapa två vyer, en för skapandeåtgärden och den andra för uppdateringsåtgärden.
Lägga till regler eller bakomliggande kod i formulär Du kan lägga till deklarativa regler eller bakomliggande kod för att utföra ytterligare affärslogik, till exempel validering och beräkningar. Du kan till exempel säkerställa att en lands-/regionskod är giltig genom att använda en regel eller att ett amerikanskt postnummer är giltigt genom att använda en webbtjänst.
Lägga till externa data i publicerade Visio-diagram
Med Microsoft Visio 2013 kan du länka data från en extern lista till ett diagram och dess former. Du kan sedan publicera diagrammet i ett SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webbritning så att användarna kan visa diagrammet och tillhörande externa data. Du kan länka rader med data till formerna i en ritning på tre sätt. Du kan länka rader till befintliga former en i taget, länka raderna till formerna automatiskt eller skapa former baserat på dina data.
Importera och uppdatera externa data i Access
Microsoft Access 2013 är en samlingsplats för alla typer av data och externa data utgör inget undantag. Du kan importera en extern lista till Access-databasen på klientdatorn och uppdatera informationen med jämna mellanrum. Alla data är skrivskyddade.
De grundläggande stegen att följa är:
- Exportera den externa innehållstypen från SharePoint Designer 2013 eller direkt från Business Data Connectivity-metadataarkivet som en BDCM-fil.
- Skapa en dataanslutning för en webbtjänst i Access 2013 med hjälp av BDCM-filen.
- I Access 2013 skapar du en länkad tabell som baseras på webbtjänstens dataanslutning.
Observera att i det här fallet används inte Business Connectivity Services Client Runtime-cachen för att synkronisera med den externa listan när du uppdaterar data.