Ett sätt att styra dokumentsamarbete är att kräva utcheckning av filer, särskilt när flera användare har åtkomst till biblioteket. Om en biblioteksutcheckning krävs kan andra inte skriva över den. Men du riskerar att hindra andra från att se de senaste ändringarna eller göra ändringar själva. Om andra behöver arbeta med dokumentet är det viktigt att filerna checkas in igen snabbt.
Obs
Konfigurera inte biblioteket så att utcheckning krävs om användare planerar att använda samtidig redigering av dokument i biblioteket. Användare kan inte arbeta samtidigt i dokument när obligatorisk utcheckning är aktiverat.
Kräv utcheckning av filer för redigering
Obs
Endast användare som har fullständig behörighet eller designbehörighet kan konfigurera bibliotek så att filer måste checkas ut.
- Gå till det bibliotek där du planerar att arbeta.
- Välj Inställningar
molnbibliotekets> inställningar.
Om du inte ser de här menyalternativen väljer du Bibliotek i menyfliksområdet och väljer Biblioteksinställningar i gruppen Inställningar. - På sidan Inställningar väljer du Fler biblioteksinställningar (för SharePoint Classic finns det under Allmänna inställningar). Välj Versionsinställningar.
- I avsnittet Kräv utcheckning , under Kräver du att dokument checkas ut innan de kan redigeras?, väljer du Ja.
- Spara inställningarna och återgå till sidan Inställningar för bibliotek genom att klicka på OK.
Vad händer när utcheckning krävs i ett bibliotek?
| Om du gör det här ... | Det här är vad som händer... |
|---|---|
| Skapa eller lägga till en fil i ett bibliotek | Filen är från början utcheckad till dig. Du måste checka in den i biblioteket innan andra kan se den och arbeta med den. |
| Öppna en fil för redigering | Filen checkas automatiskt ut till dig när du väljer Redigera. En dialogruta med meddelande om att du är på väg att checka ut filen och ger dig möjlighet att redigera den i den lokala utkastmappen. När filen har checkats ut visas en grön nedåtriktad pil på filens ikon, vilket betyder att filen är utcheckad. Ingen annan kan ändra filen och ingen annan kan se dina ändringar medan du har checkat ut den. |
| Ändra informationen om filen (egenskaperna) | Om filen inte redan har checkats ut till dig måste du checka ut den innan du kan ändra dess egenskaper, till exempel titel, författarens namn, förfallodatum, antal ord och så vidare. Ändringarna börjar inte gälla förrän du checkar in filen igen. |
| Försök att öppna en fil som är utcheckad av någon annan | Alternativen Checka ut och Incheckning är inte tillgängliga. Du kan inte checka ut en fil som någon annan har checkat ut. Om du försöker göra det visas en meddelandedialogruta som informerar dig om att filen har checkats ut av någon annan. Om du vill ta reda på vem som har checkat ut filen håller du muspekaren över filikonen. Namnet på den person som har checkat ut den visas i en knappbeskrivning. Du kan kontakta personen och begära att filen checkas in om du behöver det snabbt. |
| Checka in filen | Du uppmanas att ange en kommentar om de ändringar du har gjort. Om biblioteket spårar versioner blir kommentaren en del av versionshistoriken. Om både huvud- och delversioner spåras uppmanas du att välja vilken typ av version du checkar in. Mer information om versionshantering finns i Se även. |
| Behåll filen utcheckad under en längre tid | Ingen annan kan se dina ändringar eller redigera filen medan du har checkat ut den. Det här är praktiskt under tiden du gör ändringar, men det kan också hindra andra från att utföra de uppgifter de har tilldelats. Det är både god affärssed och vanlig artighet att checka in filen igen så snabbt som möjligt efter att du checkat ut den. I vissa omständigheter kan en administratör behöva tvinga fram en incheckning av filen. |