Skapa och uppdatera en extern datakolumn i en lista eller i ett bibliotek

Du kan lägga till en särskild typ av kolumn i en intern lista eller ett internt bibliotek som kallas för en extern datakolumn. Med den här kolumnen kan du kombinera en kolumn med data från en extern datakälla med andra kolumner i en intern lista eller ett internt bibliotek. Eftersom en extern datakolumn läggs till i en intern lista eller ett internt bibliotek fungerar alla relaterade list- eller biblioteksfunktioner, inklusive versionshantering, godkännanden, in- och utcheckning samt bifogade filer.

Mer information finns i Hitta information om externa data.

Vad vill du göra?

• Innan du börjar
• Förstå exempel på användning av externa datakolumner
• Skapa en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek
• Uppdatera en extern datakolumn
• Uppdatera en extern datakolumn

Innan du börjar

För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:

Förbered den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton En administratör måste aktivera datakonnektivitetstjänster för företag (Business Data Connectivity Services) och säker lagringstjänst (Secure Store Service).

Konfigurera säkra lagringstjänster En administratör måste göra följande: avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till Business Data Connectivity-metadatalagringen och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som de externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Överst på sidan

Förstå exempel på användning av externa datakolumner

I följande avsnitt beskrivs några av de praktiska sätten att lägga till en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek.

Kundavtal och kontaktuppgifter Du har ett dokumentbibliotek som innehåller kundkontrakt. Men all din kundinformation lagras i ett verksamhetsspecifikt program (till exempel SAP eller Microsoft CRM) som har en datakälla som är extern för SharePoint-produkter. Du vill spåra kundens avtal i dokumentbiblioteket, men samtidigt säkerställa att relaterad kundinformation är uppdaterad och inte dupliceras i onödan. Det kan du göra genom att lägga till en eller flera externa datakolumner i biblioteket för att associera rätt kundnamn och telefonnummer med varje avtal som lagras i biblioteket. Den externa datakolumnen gör det enkelt att ange eller uppdatera rätt information och hämtar automatiskt kundinformation från den externa datakällan. I det här scenariot kan du också skapa ett strukturerat Word dokument som framhäver värdena för de externa datakolumnerna i ett Word -dokument så att du kan redigera värdena i dokumentinformationspanelen eller genom att använda innehållskontroller i Word.

Grundläggande produktinformation med bilder Du har skapat ett bildbibliotek som innehåller foton av de produkter som företaget säljer. Du lägger till en extern datakolumn i biblioteket som hämtar produktnamn, produktkod och aktuellt pris från en extern databas. Du kan emellertid se till att externa data är skrivskyddade när den externa innehållstypen skapas. Företagets regler och processer kräver att ändringar i produktinformationen görs via databassystemet. Men nu kan fler personer i organisationen enkelt se all gemensam produktinformation tillsammans i en biblioteksvy.

Överst på sidan

Skapa en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek

1. Navigera till SharePoint-webbplatsen och sedan till listan eller biblioteket.

   Obs

   Du kan inte lägga till en extern datakolumn i en extern lista.

2. Klicka påInställningar förlista eller Bibliotekslista> eller Inställningar för bibliotek.

3. Klicka på Skapa kolumn i avsnittet Kolumner.

4. Ange namnet på kolumnen, till exempel Kund, och klicka sedan på Externa data under Kolumntyper.

5. Klicka på väljaren för extern innehållstyp under Extern innehållstyp och välj sedan lämpligt objekt i listan över externa innehållstyper, till exempel KundCRM.

6. Bestäm hur du vill hantera instruktioner som definierats för den externa innehållstypen genom att göra något eller flera av följande:

   • Om du vill visa en meny med en eller flera åtgärder klickar du på Visa åtgärdsmenyn.
   • Om du vill att den externa datakolumnen ska utföra standardåtgärden när den markeras, klickar du på Länka den här kolumnen till standardåtgärden för den externa innehållstypen.

7. Klicka på Markera alla fält eller välj ett eller flera specifika fältnamn, till exempel Kundnamn och Telefonnummer, under Lägg till en kolumn för att visa vart och ett av dessa ytterligare fält.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

1. Navigera till SharePoint-webbplatsen och sedan till listan eller biblioteket.
2. Lägga till eller redigera ett objekt i listan eller dokumentbibliotekets egenskaper.
3. I textrutan för den externa datakolumnen, till exempel kundnamn, klickar du på väljaren för externt dataobjekt.
   Författaren av den externa innehållstypen måste definiera hur väljaren för externt dataobjekt fungerar genom att välja ett lämpligt identitetsfält och skapa ett eller flera filter så att du snabbt kan hitta rätt värde. Om så inte är fallet kontaktar du författaren för den externa innehållstypen eller administratören för att få hjälp.
4. I dialogrutan markerar du lämplig post, till exempel Nancy Davolio, och klickar sedan på OK.

Data uppdateras i den externa listan och i den externa datakällan.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

Av prestandaskäl cachelagras data i en extern datakolumn på en server eller tjänst och kanske inte visar de senaste värdena från det externa datasystemet. Du kan uppdatera den externa datakolumnen om du vill vara säker på att de externa data som visas är aktuella. Var dock försiktig när du uppdaterar eftersom det kan ta lång tid beroende på hur externa data är konfigurerade.

1. Navigera till SharePoint-webbplatsen och sedan till listan eller biblioteket.
2. Klicka på Uppdatera i kolumnrubriken för den externa datakolumnen.
3. På sidan Uppdatera bestämmer du om du vill uppdatera bara den aktuella mappen eller den aktuella mappen och dess undermappar.
4. Klicka på OK.

Överst på sidan