Den här artikeln ger en översikt över några av de viktigaste begreppen som rör de nya funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server. Här diskuteras hur de nya funktionerna för hanterade metadata ger stöd för implementeringen av formella taxonomier via hanterade termer. Här förklaras också hur sociala taggar fungerar och hur de relaterar till funktioner för hanterade metadata, till exempel hanterade termer och företagsnyckelord.
Artikelinnehåll
Funktioner för hanterade metadata
De nya funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server aktiveras av ett nytt program för hanterad metadatatjänst som har stöd för två viktiga saker:
- Innehållstyp Publicering Dela innehållstyper mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Mer information om innehållstyppublicering finns i Introduktion till innehållstyper och innehållstyppublicering.
- Taxonomier Skapa och hantera hierarkiska samlingar med centralt hanterade termer (kallas termuppsättningar) som kan användas som attribut för objekt på SharePoint-webbplatser. Termuppsättningarna kan delas mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Termuppsättningar kan skapas och hanteras via en funktion som kallas verktyget för hantering av termlagringsplats.
Viktiga termer och begrepp
Det finns flera viktiga termer och begrepp som är bra att förstå när du arbetar med olika metadatafunktioner i SharePoint Server. Om du förstår de här begreppen blir det lättare att förstå den konceptuella information som förklaras senare i den här artikeln och i andra artiklar om funktionerna för hanterade metadata.
Taxonomi
En taxonomi är en hierarkisk klassificering av ord, etiketter eller termer som är ordnade i grupper baserat på likheter. En taxonomi kan definieras och förvaltas centralt av en eller flera personer. International Standard Industrial Classification (ISIC), som utvecklades av FN, är ett känt exempel på en industriell taxonomi som används för att klassificera ekonomiska data. Taxonomier är användbara eftersom de ger en logisk, hierarkisk struktur av metadata som kan användas för att klassificera information konsekvent.
Folksonomi
En folksonomi är klassificeringen som uppstår när webbplatsanvändare gemensamt använder ord, etiketter eller termer för innehåll på en webbplats. Om du någonsin har sett ett taggmoln på en webbplats, så har du sett en visualisering av en folksonomi. I bilden nedan visas en taggmolnwebbdel på en SharePoint-webbplats. En folksonomibaserad metod för metadata kan vara användbar eftersom den utnyttjar kunskapen och expertisen hos webbplatsanvändare och innehållsskapare och gör det möjligt för innehållsklassificering att utvecklas med användarnas föränderliga affärsbehov och intressen.
Termuppsättning
En termuppsättning är en grupp relaterade termer.
Beroende på var en termuppsättning skapas kan dess omfattning vara lokal eller global:
- Lokala termuppsättningar skapas inom ramen för en webbplatssamling och är tillgängliga för användning (och synliga) endast för användare av den webbplatssamlingen. Om du till exempel lägger till en kolumn med hanterade metadata i en lista eller ett bibliotek och skapar en ny termuppsättning för kolumnen är termuppsättningen lokal för den webbplatssamling som innehåller listan eller biblioteket.
- Globala termuppsättningar kan användas på alla webbplatser som prenumererar på ett visst program för hanterad metadatatjänst.
Termuppsättningar kan konfigureras att vara stängda, vilket innebär att användare inte kan lägga till nya termer till dem när de anger ett värde för en kolumn som är mappad till termuppsättningen. Eller så kan de konfigureras att vara öppna, vilket innebär att användare kan lägga till nya termer i termuppsättningen när de uppdaterar värdet för en kolumn som är mappad till termuppsättningen.
Term
En term är ett enskilt objekt i en termuppsättning, och det är ett specifikt ord eller fras som kan associeras med ett objekt på en SharePoint Server-webbplats. En term har ett unikt ID och kan ha många olika textetiketter (synonymer). Om du arbetar på en flerspråkig webbplats kan den också ha etiketter på olika språk.
Det finns två typer av termer:
Hanterade termer
Hanterade termer är vanligtvis fördefinierade och ordnade i en hierarkisk termuppsättning av en termlagringsadministratör eller en annan person med behörighet att arbeta med hanterade metadata.
Nyckelord för företag
Ett företagsnyckelord är ett ord eller en fras som läggs till i objekt på en SharePoint-webbplats. Företagsnyckelord är ordnade i en enda, icke-hierarkisk termuppsättning i verktyget för hantering av termlagringsplats som kallas nyckelordsuppsättningen. Eftersom användare vanligtvis kan lägga till vilket ord eller en fras som helst till ett objekt som ett nyckelord, kan företagsnyckelord användas för taggning i folksonomi-stil. Administratörer för termlagringsplats eller andra personer med behörighet att hantera metadata kan välja att flytta nyckelord från termuppsättningen Nyckelord till en specifik hanterad termuppsättning, då nyckelorden blir tillgängliga inom ramen för en specifik termuppsättning. Administratörer för termlagringsplatsen kan också välja att stänga nyckelordsuppsättningen, så att användarna inte kan skicka in nya nyckelord och begränsas till att använda befintliga nyckelord.
Grupper
Grupper definierar säkerhetsgränser. En grupp är en samling termuppsättningar som har gemensamma säkerhetskrav. Endast användare som har angetts som deltagare i en specifik grupp kan hantera termuppsättningar som hör till gruppen eller skapa nya termuppsättningar i den. Organisationer bör skapa unika grupper för termuppsättningar som har unika åtkomst- eller säkerhetskrav.
Verktyg för hantering av termlagringsplats
Verktyget för hantering av termlagringsplats är det verktyg som taxonomister, administratörer eller andra personer som hanterar taxonomier kan använda för att skapa, importera och hantera termuppsättningar och termerna i dem. I verktyget för hantering av termlagringsplats visas alla globala och lokala termuppsättningar som är tillgängliga för webbplatssamlingen, från vilka du öppnar verktyget för hantering av termlagringsplats.
Kolumnen Hanterade metadata
Kolumnen Hanterade metadata är en ny kolumntyp som kan läggas till i listor eller bibliotek så att webbplatsanvändare eller innehållsägare kan välja värden från en specifik uppsättning av hanterade termer och tillämpa dem på innehåll. En kolumn av typen Hanterade metadata kan konfigureras för mappning till en befintlig termuppsättning, eller så kan du skapa en ny termuppsättning specifikt för kolumnen. Om du skapar en ny termuppsättning specifikt för en kolumn av typen Hanterade metadata, blir termuppsättningen en lokal termuppsättning som endast är tillgänglig för användning inom den webbplatssamling där den skapades.
Kolumnen Företagsnyckelord
Kolumnen Företagsnyckelord är en kolumn som du kan lägga till i innehållstyper, listor eller bibliotek så att användare kan tagga objekt med ord eller fraser som de själva väljer. Det är en kolumn med flera värden som standard. När användare skriver ett ord eller en fras i kolumnen får de förslag med komplettering i förväg, som kan innehålla objekt från både hanterade termuppsättningar och termuppsättningar för nyckelord. Användarna kan välja ett befintligt värde eller ange något nytt (om termuppsättningen med nyckelord har konfigurerats så att den är öppen för användartillägg).
Sociala taggar
Sociala taggar är ord eller fraser som webbplatsanvändare kan använda för innehåll på en SharePoint-webbplats för att hjälpa dem att kategorisera information på ett sätt som är meningsfullt för dem. Sociala taggar kan också tillämpas på URL:er utanför en SharePoint-webbplats. Sociala taggar stöder folksonomy-baserad taggning. En social tagg består av pekare till tre typer av information:
- En användaridentitet
- en objekt-URL
- En term
Dessa pekare lagras i arkivet för social taggning som ingår i tjänstprogrammet för användarprofil. Tekniskt sett är sociala taggar inte en del av funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server, men de ansluter till funktionerna för hanterade metadata på ett par viktiga sätt som bidrar till en konsekvent användning av metadata i en organisation. Termdelen av en social tagg pekar på en term i nyckelordsuppsättningen för termlagringsplatsen för ett av de program för hanterade metadatatjänster som en webbplats är ansluten till.
När du till exempel skapar en ny social tagg har du möjlighet att välja bland befintliga termer, som kan innehålla både hanterade termer och företagsnyckelord. Om du väljer någon av dessa befintliga termer innehåller din sociala tagg en pekare till termen. Om du väljer att inte välja en befintlig term och du skapar en term som aldrig har använts förut skapas ett nytt nyckelord för den i termuppsättningen för nyckelord i termlagringsplatsen, och den nya sociala taggen pekar på den här termen.
På så sätt läggs nyckelord som används i sociala taggar till i termuppsättningen för nyckelord som visas i verktyget för hantering av termlagringsplats (om de inte redan finns där), och de kan hanteras av administratörer för termlagringsplatsen. När användare använder företagsnyckelord eller hanterade termer i innehåll genom att uppdatera antingen en kolumn av typen Företagsnyckelord eller Hanterade metadata, kan dessutom sociala taggar skapas automatiskt så att termerna visas som taggar i nyhetskällor, taggmoln eller profiler på Min webbplats. List- eller biblioteksägare kan aktivera eller inaktivera metadatapublicering genom att uppdatera inställningarna för företagsmetadata och -nyckelord för en lista eller ett bibliotek.
När du lägger till en social tagg till ett objekt kan du ange om du vill göra din identitet och objektets URL privat, men termen, som lagras i termlagringsplatsen, är alltid offentlig.
Social taggning är användbart eftersom det gör det möjligt för webbplatsanvändare att förbättra upptäckbarheten för innehåll och information på en webbplats.
Mer information om sekretess- och säkerhetskonsekvenser av social taggning finns i Sekretess- och säkerhetskonsekvenser av social taggning.
Märkning
I sin mest allmänna bemärkelse kan taggning helt enkelt referera till handlingen att tillämpa metadata på ett objekt, oavsett om det är hanterade metadata eller en social tagg. I den här artikeln används verbet "tag" i denna betydelse, och det är inte begränsat till sociala taggar.
Metadatascenarier: från taxonomier till folksonomier
Funktionerna för metadatahantering i SharePoint Server stöder en rad olika metoder för hantering och användning av metadata. Föreställ dig detta intervall som ett slags kontinuum. I ena änden av detta kontinuum finns taxonomier, som är formella, centralt förvaltade, hierarkiska grupper av termer. I andra änden av detta intervall finns det folksonomier, som är de samarbetsklassificeringar som uppstår när individer tillämpar taggar fritt på innehåll.
SharePoint Server stöder båda ytterligheterna av det här kontinuum, liksom punkter längs vägen. I ena änden av kontinuum kan du implementera formella taxonomier via hanterade termer och termuppsättningar. I andra änden finns det stöd för företagsnyckelord och social taggning, som båda gör det möjligt för webbplatsanvändare att tagga innehåll med nyckelord som de själva väljer.
Mellan dessa extremer kan du använda flexibla grader av struktur och kontroll för metadata, och du kan justera omfattningen för denna kontroll genom att välja att göra den global för alla webbplatser eller lokalt för specifika webbplatser. Du kan till exempel konfigurera termuppsättningar så att de är stängda eller öppna för användarbidrag. Du kan välja att använda företagsnyckelord och social taggning tillsammans med hanterade termer, eller inte. Med SharePoint Server kan organisationer på anpassade sätt kombinera fördelarna med formella, hanterade taxonomier med de dynamiska fördelarna med social taggning.
Följande diagram illustrerar hur olika typer av SharePoint-baserade lösningar kan kräva olika metoder för metadata baserat på affärsbehov.
Fördelar med hanterade metadata
Det finns flera fördelar med att använda hanterade metadata på alla webbplatser i en organisation:
Konsekvent användning av metadata Med funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server kan du tillämpa justerbara grader av kontroll på metadata som läggs till i innehåll. Med termuppsättningar och hanterade termer kan du skapa kontroll över vilka typer av termer som kan läggas till i innehållet, och du kan styra vem som har möjlighet att lägga till nya termer. Du kan också begränsa användningen av företagsnyckelord till en specifik lista med nyckelord genom att konfigurera termuppsättningen Nyckelord som stängd.
När samma termer används konsekvent på alla webbplatser är det enklare att skapa robusta processer eller lösningar som förlitar sig på metadata. Dessutom gör användarupplevelsen för att arbeta med metadata på webbplatser, i listor och bibliotek samt i Office-klientprogrammen det enkelt för webbplatsanvändarna att tillämpa enhetliga metadata på sitt innehåll.
Förbättrad identifiering av innehåll När innehållet på alla webbplatser i en organisation har enhetliga metadata är det enklare att hitta och komma åt företagsinformation och data med hjälp av sökning. Nya sökfunktioner, som förfiningspanelen, som visas till vänster på sökresultatsidan, gör det möjligt för användare att filtrera sökresultat baserat på metadata.
Du kan dessutom konfigurera metadatanavigering för listor och bibliotek så att användarna kan skapa dynamiska vyer av information som baseras på specifika metadatafält. Användare kan navigera i bibliotek efter mapp eller metadatapivot, och de kan sedan förfina resultatet med hjälp av ytterligare nyckelfilter.
Ökad flexibilitet Funktionerna för hanterade metadata gör det enkelt för administratörer av termlagringsplatsen (eller andra personer med behörighet att uppdatera hanterade metadata) att underhålla och anpassa metadata efterhand som behoven utvecklas. Du kan enkelt uppdatera en termuppsättning i verktyget för hantering av termlagringsplats, och nya eller uppdaterade termer blir automatiskt tillgängliga för användning överallt där det finns en kolumn av typen Hanterade metadata som är kopplad till termuppsättningen. Om du slår ihop flera termer till en term uppdateras innehåll som är taggat med dessa termer automatiskt för att återspegla ändringen. Du kan ange flera synonymer (eller etiketter) för enskilda termer. Om webbplatsen är flerspråkig kan du även ange flerspråkiga etiketter för enskilda termer.
Hantera metadata
Planera och konfigurera hanterade metadata
Det kan vara bra att planera något för din organisation innan du börjar använda funktionerna för hanterade metadata. Graden av planering som krävs står i mer eller mindre proportion till graden av formalitet och kontroll som du vill införa för metadata.
Om du vill låta användarna hjälpa till att utveckla din taxonomi kan du helt enkelt låta användarna lägga till nyckelord i objekt och sedan ordna dem i termuppsättningar efter behov.
Om organisationen vill använda hanterade termuppsättningar för att implementera formella fördefinierade taxonomier, måste viktiga intressenter med ett egenintresse i taxonomins struktur samarbeta för att planera och utveckla de termuppsättningar och termer som ska användas. Mer information om den här planeringsprocessen finns i Planera villkor och termuppsättningar. Mer information om hur du konfigurerar ett program för hanterad metadatatjänst finns i Administrera hanterade metadata.
När de som är viktiga i organisationen har kommit överens om vilka termuppsättningar som krävs kan du importera eller skapa termuppsättningarna med hjälp av verktyget för hantering av termlagringsplats och hantera och underhålla termuppsättningarna när användarna börjar arbeta med metadata. Om ett tjänstprogram för hanterade metadata har konfigurerats för webbprogrammet och du är administratör för webbplatssamlingen eller utsedd administratör för termlagringsplatsen kan du gå till verktyget för hantering av termlagringsplats genom att klicka på Webbplatsinställningar på menyn Webbplatsåtgärder och sedan klicka på Hantering av termlagringsplats under Webbplatsadministration.
Skapa och hantera termuppsättningar
Verktyget för hantering av termlagringsplats innehåller en trädkontroll som du kan använda för att utföra de flesta uppgifter. Vilken roll du har som användare för det här verktyget avgör vilka uppgifter du kan utföra. För att kunna arbeta i verktyget för hantering av termlagringsplats måste du vara servergruppsadministratör, administratör för termlagringsplats eller någon som har angetts som gruppchef eller deltagare för termuppsättningar. Detaljerad information om de här rollerna finns i Hanterade metadataroller.
Om du vill vidta åtgärder för ett objekt i hierarkin pekar du på namnet på programmet, gruppen, termuppsättningen eller termen som du vill ändra i den hanterade metadatatjänsten, klickar på pilen som visas och använder sedan menyn för att välja de åtgärder du vill använda.
Till exempel:
Om du är administratör för termlagringsplatsen kan du skapa eller ta bort grupper i ett tjänstprogram för hanterade metadata.
Om du är administratör för en termlagringsplats eller gruppchef kan du skapa, importera och ta bort termuppsättningar inom en grupp. Termuppsättningsdeltagare kan skapa nya termuppsättningar.
Om du är administratör för en termlagringsplats, gruppchef eller deltagare i en termuppsättning kan du skapa eller återanvända termer i en termuppsättning, samt kopiera, flytta och ta bort en markerad termuppsättning.
Om du är administratör för en termlagringsplats, gruppchef eller en termuppsättningsdeltagare kan du skapa, kopiera, återanvända, sammanfoga, ta bort, flytta eller ta bort enskilda termer i en termuppsättning.
På varje nivå i hierarkin kan du konfigurera specifika egenskaper för en grupp, termuppsättning eller term med hjälp av egenskapsfönstret som visas till höger om trädkontrollen för termlagringsplatsen.
Om du till exempel konfigurerar en termuppsättning kan du använda fönstret Egenskaper och ange information som Namn, Beskrivning, Ägare, Kontakt och Intressenter. Du kan ange om du vill att en termuppsättning ska vara öppen eller stängd för nya inlämningar från användare. Du kan också ange om du vill att termuppsättningen ska vara tillgänglig för taggning. Om du väljer att göra en termuppsättning otillgänglig för taggning kommer den inte att vara synlig för de flesta användare. Om en termuppsättning till exempel fortfarande är under utveckling kan du välja att göra den otillgänglig för taggning.
Använda metadata
Tagga innehåll med hanterade termer
Om en kolumn av typen Hanterade metadata har lagts till i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek kan innehållsägare tagga innehållet med hanterade termer från en viss termuppsättning genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och sedan uppdatera de relevanta fälten i formuläret Redigera egenskaper för objektet eller dokumentet. Kolumner av typen Hanterade metadata är enkla att identifiera eftersom de visar en taggar-ikon som kan användas för att öppna dialogrutan för termväljaren.
Du kan använda termväljaren för att välja en term i hierarkin för en termuppsättning. Det kan vara användbart om du inte känner till de termer som kan finnas tillgängliga. Om en termuppsättning har konfigurerats till att vara öppen, och kolumnen för hanterade metadata tillåter ifyllningsvärden, kan du ha möjlighet att lägga till en ny term i termuppsättningen. Eller så kanske du bara har möjlighet att skicka feedback till den angivna kontakten för den angivna termen.
När du kan börja skriva den term du vill använda, föreslås tillgängliga termer automatiskt baserat på vad du börjar skriva, och du kan välja den du vill använda. Du kan se information inom hakparenteser efter termen som anger termuppsättningens namn och hierarki. Detta kan vara hjälp dig att välja bland liknande termer.
Om dubbletter eller liknande termer föreslås kan du även se beskrivande text som administratören för termlagringsplatsen har konfigurerat för termen för att hjälpa användarna att göra lämpliga val.
Tagga innehåll med företagsnyckelord
Om en kolumn för företagsnyckelord har lagts till i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek kan innehållsägare (eller alla med behörigheten Delta för listan eller biblioteket) tagga innehåll med tillgängliga hanterade termer eller nyckelord genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och skriva de nyckelord som de vill använda i fältet för företagsnyckelord . Om det finns en matchande eller liknande term föreslås den och du kan välja den. Eller så kan du lägga till ett nytt nyckelord om termuppsättningen för nyckelord har konfigurerats att vara öppen för nya termer. Fältet Företagsnyckelord har flera värden, så du kan lägga till flera nyckelord för ett objekt.
Tagga innehåll med sociala taggar
Om funktionen för social taggning har aktiverats kan du tagga innehåll på en SharePoint-webbplats som du tycker är meningsfullt eller intressant. Om du vill tagga en sida kan du använda taggikonen som visas högst upp på sidan.
Om du vill tagga dokument eller listobjekt kan du använda kommandot tagg som visas på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet.
När du börjar skriva taggen eller taggarna som du vill använda kan du välja bland befintliga nyckelord eller hanterade termer, eller så kan du lägga till nya nyckelord om termuppsättningen för nyckelord är öppen.
Du har också möjlighet att tagga innehåll på externa webbplatser, till exempel andra intranät- eller Internetwebbplatser, genom att lägga till verktyget för märkningar och kommentarer i webbläsaren. Mer information om hur du taggar externa webbplatser finns i Komma igång med Min webbplats.
Mer information om social taggningsfunktioner finns i avsnitten Använda märkningar och kommentarer för att dela information med kolleger .