Den här artikeln innehåller en översikt över några av de viktigaste begreppen för att arbeta med de nya hanterade metadatafunktionerna i SharePoint Server. I den beskrivs hur de nya funktionerna för hanterade metadata ger stöd för implementering av formella taxonomier via hanterade termer. Här förklaras också hur sociala taggar fungerar och hur de relaterar till hanterade metadatafunktioner som hanterade termer och företagsnyckelord.
Artikelinnehåll
Hanterade metadatafunktioner
De nya funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server aktiveras av ett nytt program för hanterad metadatatjänst som ger stöd för två viktiga saker:
- Innehållstyppublicering Delning av innehållstyper mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Mer information om innehållstyppublicering finns i Introduktion till innehållstyper och innehållstyppublicering.
- Taxonomier Skapande och hantering av hierarkiska samlingar av centralt hanterade termer (så kallade termuppsättningar) som kan användas som attribut för objekt på SharePoint-webbplatser. Dessa termuppsättningar kan delas mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Termuppsättningar kan skapas och hanteras via en funktion som kallas hanteringsverktyget för termlagringsplats.
Viktiga termer och begrepp
Det finns flera viktiga termer och begrepp som är användbara för att förstå när du arbetar med de olika metadatafunktionerna i SharePoint Server. Om du förstår de här begreppen får du hjälp att förstå den konceptuella information som beskrivs senare i den här artikeln och i andra artiklar om de hanterade metadatafunktionerna.
Taxonomi
En taxonomi är en hierarkisk klassificering av ord, etiketter eller termer som är ordnade i grupper baserat på likheter. En taxonomi kan definieras och hanteras centralt av en eller flera personer. ISIC (International Standard Industrial Classification), som utvecklades av FN, är ett berömt exempel på en industriell taxonomi som används för att klassificera ekonomiska data. Taxonomier är användbara eftersom de ger en logisk, hierarkisk struktur av metadata som kan användas för att klassificera information konsekvent.
Folksonomy
En folksonomy är klassificeringen som resulterar när webbplatsanvändare använder ord, etiketter eller termer på innehåll på en webbplats tillsammans. Om du någonsin har sett ett taggmoln på en webbplats har du sett en visualisering av en folksonomy. I bilden nedan visas en taggmolnwebbdel på en SharePoint-webbplats. En folksonomybaserad metod för metadata kan vara användbar eftersom den utnyttjar kunskapen och expertisen hos webbplatsanvändare och innehållsskapare och gör det möjligt för innehållsklassificering att utvecklas med användarnas föränderliga affärsbehov och intressen.
Termuppsättning
En termuppsättning är en grupp relaterade termer.
Beroende på var en termuppsättning skapas kan dess omfattning vara lokal eller global:
- Lokala termuppsättningar skapas inom ramen för en webbplatssamling och kan endast användas (och visas) för användare av den webbplatssamlingen. Om du till exempel lägger till en kolumn för hanterade metadata i en lista eller ett bibliotek och skapar en ny termuppsättning för den här kolumnen, är termuppsättningen lokal för webbplatssamlingen som innehåller listan eller biblioteket.
- Globala termuppsättningar är tillgängliga för användning på alla webbplatser som prenumererar på ett specifikt tjänstprogram för hanterade metadata.
Termuppsättningar kan konfigureras så att de stängs, vilket innebär att användarna inte kan lägga till nya termer i dem när de anger ett värde för en kolumn som mappas till termuppsättningen. Eller så kan de konfigureras så att de är öppna, vilket innebär att användare kan lägga till nya termer i termuppsättningen när de uppdaterar värdet för en kolumn som mappas till termuppsättningen.
Term
En term är ett enskilt objekt i en termuppsättning och det är ett specifikt ord eller en fras som kan associeras med ett objekt på en SharePoint Server-webbplats. En term har ett unikt ID och kan ha många olika textetiketter (synonymer). Om du arbetar på en flerspråkig webbplats kan den också ha etiketter på olika språk.
Det finns två typer av termer:
Hanterade termer
Hanterade termer är vanligtvis fördefinierade och ordnade i en hierarkisk term som anges av en termlagringsadministratör eller en annan person med behörighet att arbeta med hanterade metadata.
Företagsnyckelord
Ett företagsnyckelord är ett ord eller en fras som läggs till i objekt på en SharePoint-webbplats. Företagsnyckelord är ordnade i en enda, icke-hierarkisk termuppsättning i verktyget för hantering av termlagringsplats som kallas för nyckelordsuppsättningen. Eftersom användare vanligtvis kan lägga till ett ord eller en fras i ett objekt som ett nyckelord kan företagsnyckelord användas för folksonomy-taggning. Termlagringsadministratörer, eller andra personer med behörighet att hantera metadata, kan välja att flytta nyckelord från termuppsättningen Nyckelord och till en viss hanterad termuppsättning. Nyckelorden blir då tillgängliga inom ramen för en viss termuppsättning. Termlagringsadministratörer kan också välja att stänga nyckelordsuppsättningen så att användarna inte kan skicka in nya nyckelord och begränsas till att använda befintliga nyckelord.
Grupper
Grupper definierar säkerhetsgränser. En grupp är en uppsättning termuppsättningar som alla har gemensamma säkerhetskrav. Endast användare som har angetts som deltagare i en viss grupp kan hantera termuppsättningar som tillhör gruppen eller skapa nya termuppsättningar i den. Organisationer bör skapa unika grupper för termuppsättningar som har unika åtkomst- eller säkerhetskrav.
Verktyget Hantering av termlagringsplats
Verktyget för hantering av termlagring är det verktyg som taxonomister, administratörer eller andra personer som hanterar taxonomier kan använda för att skapa, importera och hantera termuppsättningar och termer inom dem. Verktyget Hantering av termlagringsplats visar alla globala termuppsättningar och alla lokala termuppsättningar som är tillgängliga för webbplatssamlingen från vilken du kommer åt verktyget för hantering av termlagringsplats.
Kolumnen Hanterade metadata
Kolumnen Hanterade metadata är en ny kolumntyp som kan läggas till i listor eller bibliotek så att webbplatsanvändare eller innehållsägare kan välja värden från en viss termuppsättning med hanterade termer och tillämpa dem på innehåll. En kolumn med hanterade metadata kan konfigureras för mappning till en befintlig termuppsättning, eller så kan du skapa en ny termuppsättning specifikt för kolumnen. Om du skapar en ny termuppsättning specifikt för en kolumn med hanterade metadata blir den termuppsättningen en lokal termuppsättning som bara är tillgänglig för användning i webbplatssamlingen där den skapades.
Kolumnen Företagsnyckelord
Kolumnen Företagsnyckelord är en kolumn som du kan lägga till i innehållstyper, listor eller bibliotek så att användare kan tagga objekt med ord eller fraser som de väljer. Det är en kolumn med flera värden som standard. När användare skriver ett ord eller en fras i kolumnen får de förslag i förväg, som kan innehålla objekt från både hanterade termuppsättningar och termuppsättningen Nyckelord. Användare kan välja ett befintligt värde eller ange något nytt (om termuppsättningen Nyckelord har konfigurerats för att vara öppen för användartillägg).
Sociala taggar
Sociala taggar är ord eller fraser som webbplatsanvändare kan använda för innehåll på en SharePoint-webbplats för att hjälpa dem att kategorisera information på sätt som är meningsfulla för dem. Sociala taggar kan också tillämpas på URL:er utanför en SharePoint-webbplats. Sociala taggar stöder folksonomybaserad taggning. En social tagg består av pekare till tre typer av information:
- en användaridentitet
- url för ett objekt
- en term
Dessa pekare lagras i Social Tagging Store som är en del av användarprofiltjänstens program. Tekniskt sett är sociala taggar inte en del av de hanterade metadatafunktionerna i SharePoint Server, men de ansluter till de hanterade metadatafunktionerna på ett par viktiga sätt som hjälper till att konsekvent använda metadata i en organisation. Termdelen av en social tagg pekar på en term i nyckelordsuppsättningen i termlagringsplatsen för något av de program för hanterade metadatatjänster som en webbplats är ansluten till.
När du till exempel skapar en ny social tagg kan du välja bland befintliga termer, som kan innehålla hanterade termer, samt företagsnyckelord. Om du väljer någon av dessa befintliga termer innehåller den sociala taggen en pekare till den termen. Om du väljer att inte välja en befintlig term och du skapar en term som aldrig har använts tidigare skapas ett nytt nyckelord för den i termuppsättningen Nyckelord i termlagringsplatsen, och den nya sociala taggen pekar på den här termen.
På så sätt läggs nyckelord som används i sociala taggar till i termuppsättningen Nyckelord som visas i verktyget för hantering av termlagringsplats (om de inte redan finns där), och de kan hanteras av termlagringsadministratörer. När användare tillämpar företagsnyckelord eller hanterade termer på innehåll genom att uppdatera antingen kolumnen Företagsnyckelord eller Hanterade metadata kan sociala taggar skapas automatiskt så att de här termerna visas som taggar i nyhetsfeeds, taggmoln eller profiler för Min webbplats. List- eller biblioteksägare kan aktivera eller inaktivera metadatapublicering genom att uppdatera inställningarna för företagsmetadata och nyckelord för en lista eller ett bibliotek.
När du lägger till en social tagg i ett objekt kan du ange om du vill göra din identitet och objektets URL privat, men termen, som lagras i termlagringsplatsen, är alltid offentlig.
Social taggning är användbart eftersom det gör det möjligt för webbplatsanvändare att förbättra identifieringen av innehåll och information på en webbplats.
Mer information om sekretess- och säkerhetskonsekvenserna av social taggning finns i Sekretess- och säkerhetskonsekvenser av social taggning.
Märkning
I dess mest allmänna mening kan taggning bara referera till att tillämpa metadata på ett objekt, oavsett om det är hanterade metadata eller en social tagg. I den här artikeln används verbet "tagg" i den här meningen, och det är inte begränsat till sociala taggar.
Metadatascenarier: från taxonomier till folksonomier
Funktionerna för metadatahantering i SharePoint Server har stöd för olika metoder för hantering och användning av metadata. Tänk dig det här intervallet som ett slags kontinuum. I slutet av detta kontinuum finns taxonomier, som är formella, centralt hanterade, hierarkiska grupper av termer. I andra änden av det här intervallet finns det folksonomier, som är samarbetsklassificeringar som resulterar när individer tillämpar taggar fritt på innehåll.
SharePoint Server stöder både ytterligheter i detta kontinuum och punkter på vägen. I ena änden av kontinuumet kan du implementera formella taxonomier genom hanterade termer och termuppsättningar. I andra änden finns stöd för företagsnyckelord och social taggning, som båda gör det möjligt för webbplatsanvändare att tagga innehåll med nyckelord som de väljer.
Mellan dessa ytterligheter kan du använda flexibla grader av struktur och kontroll för metadata, och du kan justera omfattningen där du använder den här kontrollen genom att välja att göra den global på alla webbplatser eller lokalt för specifika webbplatser. Du kan till exempel konfigurera termuppsättningar så att de stängs eller öppnas för användarnas bidrag. Du kan välja att använda företagsnyckelord och social taggning tillsammans med hanterade termer, eller inte. Med SharePoint Server kan organisationer kombinera fördelarna med formella, hanterade taxonomier med de dynamiska fördelarna med social taggning på anpassade sätt.
I följande diagram visas hur olika typer av SharePoint-baserade lösningar kan kräva olika metoder för metadata baserat på affärsbehov.
Fördelar med hanterade metadata
Det finns flera fördelar med att använda hanterade metadata på olika webbplatser i en organisation:
Konsekvent användning av metadata Med funktionerna för hanterade metadata i SharePoint Server kan du använda justerbara grader av kontroll för metadata som läggs till i innehållet. Med termuppsättningar och hanterade termer kan du skapa kontroll över vilka typer av termer som är tillgängliga för att läggas till i innehåll, och du kan styra vem som har möjlighet att lägga till nya termer. Du kan också begränsa användningen av företagsnyckelord till en viss lista med nyckelord genom att konfigurera nyckelordstermen som stängd.
När samma termer används konsekvent på olika webbplatser är det enklare att skapa robusta processer eller lösningar som är beroende av metadata. Användarupplevelsen för att arbeta med metadata på webbplatser, i listor och bibliotek samt i Office-klientprogrammen gör det dessutom enkelt för webbplatsanvändarna att tillämpa konsekventa metadata på innehållet.
Förbättrad identifiering av innehåll När innehållet på olika webbplatser i en organisation har konsekventa metadata är det enklare att hitta och komma åt företagsinformation och data med hjälp av sökning. Nya sökfunktioner, till exempel panelen för förfining, som visas till vänster på sökresultatsidan, gör det möjligt för användare att filtrera sökresultat baserat på metadata.
Dessutom kan du konfigurera metadatanavigering för listor och bibliotek så att användarna kan skapa dynamiska vyer av information baserat på specifika metadatafält. Användare kan navigera i bibliotek efter mapp eller metadatapivot, och de kan sedan förfina resultatet med hjälp av ytterligare tangentfilter.
Ökad flexibilitet Funktionerna för hanterade metadata gör det enkelt för termlagringsadministratörer (eller andra personer med behörighet att uppdatera hanterade metadata) att underhålla och anpassa metadata allteftersom affärsbehoven utvecklas. Du kan enkelt uppdatera en termuppsättning i verktyget hantering av termlagringsplats, så blir nya eller uppdaterade termer automatiskt tillgängliga för användning där en kolumn med hanterade metadata som är associerad med den termuppsättningen är tillgänglig. Om du sammanfogar flera termer till en term uppdateras innehåll som är taggat med dessa termer automatiskt för att återspegla den här ändringen. Du kan ange flera synonymer (eller etiketter) för enskilda termer. Om webbplatsen är flerspråkig kan du också ange flerspråkiga etiketter för enskilda termer.
Hantera metadata
Planera och konfigurera hanterade metadata
Din organisation kanske vill planera något innan du börjar använda de hanterade metadatafunktionerna. Graden av planering som krävs är mer eller mindre proportionell mot graden av formalitet och kontroll som du vill införa för metadata.
Om du vill låta användarna hjälpa till att utveckla din taxonomi kan du helt enkelt låta användarna lägga till nyckelord i objekt och sedan ordna dem i termuppsättningar efter behov.
Om din organisation vill använda hanterade termuppsättningar för att implementera formella fördefinierade taxonomier måste viktiga intressenter med egenintresse i taxonomistrukturen samarbeta för att planera och utveckla termuppsättningarna och termerna som ska användas. Mer information om den här planeringsprocessen finns i Planera villkor och termuppsättningar. Mer information om hur du konfigurerar ett program för hanterade metadatatjänster finns i Hanterad metadataadministration.
När de viktigaste intressenterna i organisationen har kommit överens om de obligatoriska termuppsättningarna kan du använda verktyget för hantering av termlagringsplats för att importera eller skapa termuppsättningar och hantera och underhålla termuppsättningarna när användarna börjar arbeta med metadata. Om ett program för hanterade metadatatjänster har konfigurerats för webbprogrammet och du är administratör för webbplatssamlingen eller en utsedd administratör för termlagringsplatsen kan du gå till verktyget för hantering av termlagringsplats genom att klicka på Webbplatsinställningar på menyn Webbplatsåtgärder och sedan klicka på Hantering av termlagringsplats under Webbplatsadministration.
Skapa och hantera termuppsättningar
Verktyget för hantering av termlagringsplats innehåller en trädkontroll som du kan använda för att utföra de flesta uppgifter. Användarrollen för det här verktyget avgör vilka uppgifter du kan utföra. Om du vill arbeta i verktyget för hantering av termlagringsplatsen måste du vara servergruppsadministratör, termlagringsadministratör eller någon som har angetts som grupphanterare eller deltagare för termuppsättningar. Detaljerad information om dessa roller finns i Hanterade metadataroller.
Om du vill utföra åtgärder för ett objekt i hierarkin pekar du på namnet på programmet Hanterad metadatatjänst, grupp, termuppsättning eller term som du vill ändra, klickar på pilen som visas och använder sedan menyn för att välja de åtgärder du vill använda.
Till exempel:
Om du är administratör för termlagringsplatsen kan du skapa eller ta bort grupper i ett program för tjänst för hanterade metadata.
Om du är administratör för termlagringsplatsen eller grupphanteraren kan du skapa, importera eller ta bort termuppsättningar i en grupp. Termuppsättningsdeltagare kan skapa nya termuppsättningar.
Om du är termlagringsadministratör, gruppchef eller termuppsättningsdeltagare kan du skapa eller återanvända termer inom en termuppsättning samt kopiera, flytta eller ta bort en vald termuppsättning.
Om du är administratör för termlagringsplats, gruppchef eller termuppsättningsdeltagare kan du skapa kopiera, återanvända, sammanfoga, ta bort, flytta eller ta bort enskilda termer inom en termuppsättning.
På varje nivå i hierarkin kan du konfigurera specifika egenskaper för en grupp, termuppsättning eller term med hjälp av fönstret Egenskaper som visas till höger om trädkontrollen för termlagring.
Om du till exempel konfigurerar en termuppsättning kan du använda fönstret Egenskaper för att ange information som Namn, Beskrivning, Ägare, Kontakt och Intressenter. Du kan ange om du vill att en termuppsättning ska vara öppen eller stängd för nya inlämningar från användare. Du kan också ange om du vill att termuppsättningen ska vara tillgänglig för taggning. Om du väljer att göra en termuppsättning otillgänglig för taggning visas den inte för de flesta användare. Om en termuppsättning till exempel fortfarande är under utveckling kan du välja att inte använda taggning.
Använda metadata
Tagga innehåll med hanterade termer
Om en kolumn för hanterade metadata har lagts till i en innehållstyp, lista eller ett bibliotek kan innehållsägare tagga sitt innehåll med hanterade termer från en viss termuppsättning genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och sedan uppdatera relevanta fält i formuläret Redigera egenskaper för objektet eller dokumentet. Kolumner för hanterade metadata är lätta att identifiera eftersom de visar en taggar-ikon som kan användas för att starta dialogrutan termväljare.
Du kan använda termväljaren för att välja en term i hierarkin i en termuppsättning. Det här är användbart om du inte känner till villkoren som kan vara tillgängliga. Om en termuppsättning har konfigurerats för att vara öppen, och kolumnen för hanterade metadata för den tillåter ifyllningsvärden, kan du ha möjlighet att lägga till en ny term i en termuppsättning. Eller så kan du helt enkelt ha möjlighet att skicka feedback till den angivna kontakten för termuppsättningen.
När du kan börja skriva den term du vill använda föreslås tillgängliga termer automatiskt för dig baserat på vad du börjar skriva och du kan välja den du vill använda. Du kan se information inom hakparenteser efter termen som anger termuppsättningens namn och hierarki för termen. Det kan hjälpa dig att välja bland liknande termer.
Om dubbletter eller liknande termer föreslås kan du kanske också se beskrivande text som termlagringsadministratören har konfigurerat för termen för att hjälpa användarna att göra lämpliga val.
Tagga innehåll med företagsnyckelord
Om en kolumn med företagsnyckelord har lagts till i en innehållstyp, lista eller ett bibliotek kan innehållsägare (eller alla med behörigheten Delta för listan eller biblioteket) tagga innehåll med tillgängliga hanterade termer eller nyckelord genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och skriva in de nyckelord som de vill använda i fältet Företagsnyckelord . Om det finns en matchande eller liknande term föreslås den och du kan välja den. Eller så kan du lägga till ett nytt nyckelord om termuppsättningen Nyckelord har konfigurerats för att vara öppen för nya termer. Fältet Företagsnyckelord är ett flervärdesfält, så du kan lägga till flera nyckelord i ett objekt.
Tagga innehåll med sociala taggar
Om funktionen för social märkning har aktiverats kan du tagga innehåll på en SharePoint-webbplats som du tycker är meningsfullt eller intressant. Om du vill tagga en sida kan du använda taggikonen som visas högst upp på sidan.
Om du vill tagga dokument eller listobjekt kan du använda taggkommandot som visas på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet.
När du börjar skriva taggen eller taggarna som du vill använda kan du välja bland befintliga nyckelord eller hanterade termer, eller så kan du lägga till nya nyckelord om termuppsättningen Nyckelord är öppen.
Du kan också tagga innehåll på externa webbplatser, till exempel andra intranät eller webbplatser, genom att lägga till SharePoint-märknings- och anteckningsverktyget i webbläsaren. Mer information om hur du taggar externa webbplatser finns i Komma igång med Min webbplats.
Mer information om funktionerna för social märkning finns i avsnittet Använda taggar och anteckningar för att dela information med kollegor .