SharePoint erbjuder en skalbar, funktionsrik upplevelse för hantering av innehåll. Om du har en stor mängd filer att hantera kan du använda en webbplatsmall för dokumentcenter. Den här mallen är optimerad för storskalig dokumenthantering. Det kan spara tid och hjälpa dig att bli mer effektiv. Versioner, dokument-ID:n, dokumentuppsättningar, metadatanavigering och innehållstyper ingår i mallen.
En dokumentcenterwebbplats fungerar för båda dessa scenarier:
- Redigeringsmiljö I en redigeringsmiljö för dokumentcenter skapar och redigerar användare tusentals dokument eller medietillgångar som lagras på en central lagringsplats.
- Innehållsarkiv I ett innehållsarkiv, till exempel en kunskapsbas, lagrar eller visar användare dokument.
I den här artikeln får du lära dig om funktionerna i en webbplatsmall för dokumentcenter.
Information om hur du skapar ett dokumentcenter finns i Använda mallar för att skapa olika typer av SharePoint-webbplatser
Vad finns på en dokumentcenterwebbplats?
Webbplatsmallen för dokumentcenter innehåller funktioner som gör det enklare och effektivare att skapa och hantera stora uppsättningar dokument. I de flesta fall kan en webbplatsägare lägga till var och en av dessa funktioner separat. Med webbplatsmallen för dokumentcenter aktiveras de rekommenderade funktionerna för dokumenthantering automatiskt. I följande avsnitt beskrivs de här funktionerna kortfattat.
Du kan använda dokumentcenterwebbplatsen som redigeringsmiljö eller materialarkiv. I en redigeringsmiljö checkar användarna in och ut filer och skapar mappstrukturer för dessa filer. Versionshantering är aktiverad och tidigare versioner av varje dokument sparas. Dessutom kan arbetsflöden styra dokumentens livscykler.
Däremot sker väldigt lite redigering i ett innehållsarkiv. Användarna visar eller överför dokument. Dokumentcenterwebbplatsmallen stöder skapandet av en typ av innehållsarkiv som kallas kunskapsbas arkiv. Kunskapsbaser innehåller vanligtvis enstaka versioner av dokument och en webbplats kan skalas till miljontals filer. I ett vanligt scenario, till exempel ett tekniskt supportcenter för en stor organisation, kan tusentals personer hantera innehållet, främst för att läsa det. Bara vissa skulle ladda upp nytt innehåll till webbplatsen.
I följande artiklar beskrivs vissa SharePoint-funktioner som du kan ta med på en dokumentcenterwebbplats. En del organisationer anpassar dessutom utseendet och navigeringen i ett dokumentcenter. En del lägger till anpassade webbdelar.
Metadatanavigering
Hanterade metadata är ett system som tilldelar vissa termer till dokument i SharePoint. Sedan kan du använda dessa termer för att klassificera dokumenten. Du kan också använda metadata för att skapa ett kraftfullt navigeringsverktyg för användare som kan hjälpa dem att hitta det de söker snabbt.
Anta till exempel att ditt företag har ett kunskapsbas som innehåller artiklar som hjälper användare att felsöka problem med produkter. Du kan skapa metadatatermer som gör att användare kan filtrera information efter produkt, problemtyp eller andra egenskaper.
Dokument-ID:n
På dokumentcenterwebbplatser får varje del av innehållet ett unikt ID som inte är relaterat till dokumentplatsen, som en URL-länk. Det innebär att ID:t förblir detsamma även om du flyttar eller byter namn på dokumentet. Du kan använda ID:t för att skapa en permanent länk för dokumentet och minimera brutna länkar.
Versioner
Versioner aktiveras automatiskt på dokumentcenterwebbplatsen. Det innebär att du automatiskt har en historik över alla olika versioner av en fil. I en dokumentgranskningsprocess innebär det till exempel att du har ett register över alla uppdateringar som har angetts under granskningscykeln. Du kan spåra uppdateringar, kontakta svarare och så vidare. Om det uppstår problem med den aktuella versionen av en artikel kan du dessutom snabbt återgå till den senast fungerande versionen.
Innehållstyper
En innehållstyp är en särskild typ av innehåll tillsammans med en grupp inställningar för innehållet. När någon skapar ett dokument med en definierad innehållstyp får det automatiskt alla lämpliga inställningar för den innehållstypen. Ett dokumentcenter kan ha en samling innehållstyper – olika typer av dokument, video, mallar och så vidare.
Ordna innehåll
Ordna innehåll ingår inte automatiskt på en dokumentcenterwebbplats, men många användare lägger till den. Ordna innehåll är en funktion i SharePoint som du kan använda för att hantera objektens övergripande organisation och struktur. Med hjälp av metadata eller innehållstyper kan Ordna innehåll automatiskt dirigera dokument och andra objekt till specifika platser. I en kunskapsbas kan du till exempel låta Ordna innehåll automatiskt dirigera alla nya inlämningar till ett särskilt bibliotek som samlar artiklar för en viss produkt.