SharePoint erbjuder en skalbar funktionsrik upplevelse för att hantera innehåll. Om du har en stor mängd filer att hantera kan du använda en dokumentcenterwebbplatsmall. Den här mallen är optimerad för storskalig dokumenthantering. Det kan spara tid och hjälpa dig att bli mer effektiv. Versioner, dokument-ID:ar, dokumentuppsättningar, metadatanavigering och innehållstyper ingår i mallen.
En dokumentcenterwebbplats fungerar för båda dessa scenarier:
- Redigeringsmiljön I en dokumentcenterredigeringsmiljö skapar och redigerar användare tusentals dokument eller medietillgångar som lagras på en central lagringsplats.
- Innehållsarkiv I ett innehållsarkiv, till exempel en kunskapsbas, lagrar eller visar användare dokument.
I den här artikeln får du veta mer om funktionerna i en dokumentcenterwebbplatsmall.
Information om hur du skapar ett dokumentcenter finns i Använda mallar för att skapa olika typer av SharePoint-webbplatser
Vad finns på en dokumentcenterwebbplats?
Webbplatsmallen Dokumentcenter innehåller funktioner som gör det enklare och effektivare att skapa och hantera stora uppsättningar dokument. I de flesta fall kan webbplatsägaren lägga till var och en av de här funktionerna separat. Webbplatsmallen Dokumentcenter aktiverar automatiskt de rekommenderade funktionerna för dokumenthantering. I följande avsnitt beskrivs dessa funktioner kortfattat.
Du kan använda dokumentcenterwebbplatsen som redigeringsmiljö eller materialarkiv. I en redigeringsmiljö checkar användarna in och ut filer och skapar mappstrukturer för dessa filer. Versionshantering är aktiverad och tidigare versioner av varje dokument behålls. Dessutom kan arbetsflöden styra dokumentets livscykel.
Däremot sker mycket lite redigering i ett innehållsarkiv. Användarna visar eller överför dokument. Webbplatsmallen dokumentcenter har stöd för att skapa en typ av innehållsarkiv som kallas kunskapsbas arkiv. Kunskapsbaser innehåller vanligtvis enstaka versioner av dokument och en webbplats kan skalas till miljontals filer. I ett vanligt scenario, till exempel ett tekniskt supportcenter för en stor organisation, kan tusentals personer komma åt innehållet, främst för att läsa det. Endast vissa skulle ladda upp nytt innehåll till webbplatsen.
Följande objekt beskriver vissa SharePoint-funktioner som du kan ta med på en dokumentcenterwebbplats. Utöver de här funktionerna kan vissa organisationer anpassa utseendet och navigeringen i ett dokumentcenter. Vissa lägger till anpassade webbdelar.
Metadatanavigering
Hanterade metadata är ett system som tilldelar vissa termer till dokument i SharePoint. Sedan kan du använda de här termerna för att klassificera dokumenten. Du kan också använda metadata för att skapa ett kraftfullt navigeringsverktyg för användare som kan hjälpa dem att hitta det de vill ha snabbt.
Anta till exempel att ditt företag har en kunskapsbas som innehåller artiklar som hjälper personer att felsöka problem med produkter. Du kan skapa metadatatermer som gör det möjligt för användare att filtrera information efter produkt, efter problemtyp eller andra egenskaper.
Dokument-ID:n
På en dokumentcenterwebbplats får varje innehållsdel ett unikt ID som inte är relaterat till dokumentplatsen, till exempel en URL-länk. Det innebär att om du flyttar eller byter namn på dokumentet förblir ID:t detsamma. Du kan använda ID:t för att skapa en permanent länk för dokumentet och minimera brutna länkar.
Versioner
Versioner aktiveras automatiskt på en dokumentcenterwebbplats. Det innebär att du automatiskt har en historik över alla olika versioner av en fil. I en dokumentgranskningsprocess innebär det till exempel att du har en post för alla uppdateringar som angavs under granskningscykeln. Du kan spåra uppdateringar, kontaktsvarare och så vidare. Om ett problem uppstår med den aktuella versionen av en artikel kan du dessutom snabbt återgå till den senast kända versionen.
Innehållstyper
En innehållstyp är en viss typ av innehåll tillsammans med en grupp inställningar för innehållet. När någon skapar ett dokument av en definierad innehållstyp får det automatiskt alla lämpliga inställningar för den innehållstypen. Ett dokumentcenter kan ha en samling innehållstyper – olika typer av dokument, videoklipp, mallar och så vidare.
Ordna innehåll
Ordna innehåll ingår inte automatiskt på en dokumentcenterwebbplats, men många användare lägger till den. Ordna innehåll är en SharePoint-funktion som gör att du kan hantera objektens övergripande organisation och struktur. Med hjälp av metadata eller innehållstyper kan Ordna innehåll automatiskt dirigera dokument och andra objekt till specifika platser. I en kunskapsbas kan du till exempel låta Ordna innehåll automatiskt dirigera alla nya inlämningar till ett särskilt bibliotek som samlar in artiklar för en viss produkt.