Ordna en Engage händelse

Rollerna för organisatörer och presentatörer

Organisatören skapar ett evenemang. Organisatörer har fullständig kontroll över funktionerna för redigering och borttagning av händelser.

Skärmbild som visar hur organisatörer väljer de personer som fyller roller för en händelse.

Engage händelser har stöd för upp till 10 medorganisatörer. Medorganisatörer kan moderera händelser, ändra alternativ för åtagande, till exempel moderering av händelsefeeden och anonymt engagemang, och uppdatera händelseinspelningar efter händelsen.

Organisatörer kan presentera personer som ansiktet utåt för händelsen. Aktuella användare visas på händelsens startsida. Händelsen visas i händelseförloppet för de aktuella användarna, som har åtkomst till händelsen.

Organisatörer och medorganisatörer visas inte för deltagare på händelsesidan och de visas inte på händelsekort.

Organisatörer utser presentatörer för att dela innehåll och tala vid händelsen. Detta är synkroniserat med presentatörsinställningarna i Teams.

Presentatörer kan vara vem som helst i organisationen. De kan presentera sin skärm och dela röst och video under händelsen.

Viktigt!: Webbupplevelsen i Microsoft Teams stöder inte evenemangsproduktion av stadshuset. Använd alltid Teams skrivbordsapp för att komma åt den här funktionen för Engage sändningar.

Var sker händelser?

Engage händelser äger rum på två platser: en ledares händelseförlopp eller i en community i Engage eller Microsoft Teams.

Offentliga och privata händelseförlopp

Händelseförlopp ger kontroll över när händelsen är offentlig eller privat. Nedan följer en uppdelning av dessa två synlighetsalternativ:

Offentliga händelseförlopp i händelseförlopp	Alla i organisationen kan komma åt och ansluta till händelsen.
Privata händelseförlopp i händelseförlopp	Organisatörer, medorganisatörer, presentatörer och inbjudna deltagare (communities, M365-grupper, distributionslistor, säkerhetsgrupper eller individer) kan komma åt och ansluta till händelsen.

Community-händelser

Community-händelser följer standardinställningarna för sekretess för värdcommunityn.

Engage händelser i offentliga communities är synliga för alla i organisationen.
Engage händelser i privata communities är endast synliga för community-medlemmar.

Community-händelser följer communityns integritet när de skapas. Tabellen nedan beskriver tydligt beteendet för händelser (som redan skapats – tidigare och kommande) när en community-administratör gör ändringar i communityns sekretessinställningar:

Händelsetyp	Ändra communitysekretess	Användarmedlemskap	Åtkomst till händelsesidan	Feedengagemang	Åtkomst till livevy	VoD-åtkomst
Asynkrona	Offentlig > privat	Ej medlem	Nej	Nej	Nej	Nej
Möte	Offentlig > privat	Ej medlem	Nej	Nej	Ja	Nej
Sänd	Offentlig > privat	Ej medlem	Nej	Nej	Ja (inklusive visning på Engage)	Nej
Asynkrona	Privat > offentlig	Ej medlem	Ja	Ja	Nej	Ja
Möte	Privat > offentlig	Ej medlem	Ja	Ja	Nej	Ja
Sänd	Privat > offentlig	Ej medlem	Ja	Ja	Nej (inklusive visning på Engage)	Ja

Skapa en ny Engage händelse

Om du vill skapa en händelse i en händelse eller community går du till händelseförloppet eller communityn. Välj fliken Händelser > Skapa händelse.

Du kan också påbörja en ny händelse från den översta nivån i Engage:

I det vänstra navigeringsfältet väljer du Skapa ny och sedan Händelse.

Det Engage vänstra navigeringsfältet innehåller menyn Skapa ny.

Fyll i rubrik, datum och tider och andra avsnitt i det här formuläret. Start - och slutdatumen definierar tidsintervallet för händelsen.
Välj om du vill vara värd för händelsen i en händelseförlopp eller i en community.

Om du gör det avgör du vem som kan delta i händelsen och var innehållet lagras.
1. Om du vill skapa community-händelser måste du vara community-administratör.
2. För att skapa händelseförlopp måste det vara en egen händelseförlopp, eller så kan du vara ombud för en ledare och ha tillgång till ledarnas händelseförlopp.
Välj mellan de tre händelsetyperna: Async, Meeting eller Broadcast. Async är standardinställningen.
1. Låt växlingsknappen Aktivera sändning eller möte vara AV för att skapa en asynkron händelse utan videofunktioner. För nästa steg, se Async Engage händelser.
2. Aktivera växlingsknappen Aktivera sändning eller möte för att välja ett alternativ för en sändning eller ett möte. För nästa steg, se Möten i Engage händelser eller konfigurera en sändning, se Sändningar i Engage händelser.

När du har skapat en händelse får de utsedda organisatörerna, medorganisatörerna och presentatörerna en kalenderinbjudan.

Viktigt!: Gör inga ändringar i händelsen i Outlook eller i Teams-kalendern. Alla händelseredigeringar måste göras på Viva Engage.

Moderera en Engage händelse

Evenemangsorganisatörer och coorganizers kan hantera diskussioner och svar under ett evenemang.

När moderering är aktiverat kan organisatörerna granska fråge- och diskussionsinlägg innan de publiceras till alla användare. Svar kan inte modereras. Organisatörer kan också svara privat på opublicerade frågor från deltagare. Organisatören kan kommentera varför en fråga avvisas eller be om ytterligare förtydligande innan den publiceras. De här svaren visas inte för andra deltagare och när konversationen publiceras är svaren inte längre synliga för någon.

Anonyma inlägg och kommentarer är anonyma, vilket innebär att de inte är kopplade till användaren genom efterlevnad och inte visas på fliken Mina inlägg för den utstationeringsanvändaren.

Skjuta upp eller inaktivera frågor

Om du vill starta en händelse utan frågor och diskussioner inaktiverar du frågor, diskussioner för deltagare när du schemalägger händelsen. Deltagare har ingen utgivarupplevelse, men organisatörer och presentatörer kan fortfarande publicera. De här alternativen för deltagarengagemang kan ändras när som helst.
Om du vill ändra alternativ för deltagarengagemang före, under eller efter händelsen går du till knappen Redigera information , ändrar åtagandeinställningarna och sparar händelsen.

Övervaka frågor

Filtrera konversationer för obesvarade frågor för att hitta frågor utan bästa svar.
Markera det bästa svaret (välj bockmarkeringsikonen under svaret).
Åsidosätt ett bästa svar genom att välja ett nytt bästa svar eller genom att markera det aktuella bästa svaret som fel (X-ikonen).
Be specifika personer att svara på en fråga genom att @mentioning dem i ditt svar.
För varje bästa svar refererar du till videoplatsen eller konversationen (i Engage eller Teams) där frågan besvarades.

Calendar inbjudningar

När du sparar en nyskapad händelse får organisatörer, medorganisatörer och presentatörer automatiskt kalenderinbjudningar. Alla händelseuppdateringar på Engage av organisatören återspeglas i den här inbjudan. Åtgärdsinformationen omfattar:

En mottagen inbjudan kan inte redigeras eller vidarebefordras.
Om du behöver göra ändringar i händelsen gör du det på sidan Engage händelse. Ändringar som görs i inbjudan reflekterar inte över händelsen i Engage.

Ändra informationen för den här inbjudan på sidan för att skapa Engage händelse.

Deltagare kan snabbt lägga till eller ta emot kalender inbjudningar för varje händelse:

Skapa ny inbjudan: organisatören skapar en ny inbjudan med informationen och skickar den vid en vald tidpunkt till deltagarna.
Lägg till i kalendern: Potentiella deltagare kan välja Lägg till i kalendern på händelsesidan för att lägga till en händelse i sin kalender.

Viktigt!: Mottagarens lägg till i kalenderåtgärden lägger till en statisk .icsfil i deltagarens kalender. Organisatörens kommande uppdateringar av händelsen (till exempel datum/tid/beskrivning) uppdaterar inte deltagarnas inbjudningar automatiskt.

Obs!: Deltagare för privata händelsemöten får automatiskt en kalenderinbjudan.

Viktigt!: För alla möten får inte communitygrupper kalender inbjudningar. Lägg till dem individuellt eller som en distributionslista för att ta emot inbjudningar.

Var med på evenemanget

På evenemangslandningssidan kan evenemangsorganisatörer hitta metodtips för evenemangskampanjen och börja samla frågor om evenemangsdeltagare innan livedelen av händelsen äger rum.

På dagen för händelsen, när händelsen är "live", väljer inbjudna deltagare Anslut till möte eller Anslut till sändning från händelsens startsida eller från inbjudan till händelsekalendern, om organisatören skickade inbjudningar separat.

Förutom att visa och ansluta till händelser via Engage webb och mobil kan du visa händelser direkt i Communities i Teams. Oavsett om användaren har Engage webben, Microsoft Teams, Engage-mobilappen eller Teams-mobilappen kan användare visa och delta i Engage händelser.

Obs!: Om du kopierar en länk från en händelse i Communities i Teams dirigeras användarna direkt till Teams.

Hantera voD-händelseinspelningar (video på begäran)

Skärmbild av en video på begäran som är på plats för ett livemöte När livevideomötesdelen av händelsen är slut visas inspelningen (video på begäran) högst upp på händelsens startsida för enkel åtkomst om händelsen har spelats in.

Viktigt!: Se till att händelseinspelningen visas på händelsesidan genom att spela in händelsen. Som standard är inspelningen på för sändnings- och mötesanvändningsärende. Organisatörerna bör bekräfta inställningen för videoinspelning för varje händelse i förväg via mötesalternativen i Microsoft Teams.

Communitymöten och videoinspelningar som sänds lagras automatiskt på värdcommunityns SharePoint-enhet. Den ärver communityns åtkomstbehörigheter.
- För offentliga community-möten kan alla i nätverket automatiskt se VoD-meddelandet.
- För privata community-möten kan alla inbjudna deltagare automatiskt se VoD-meddelandet.
Händelseförloppsmöten och sändningsinspelningar lagras i organisatörens OneDrive och följer Microsoft Teams åtkomstbehörigheter som bestäms av chattlistan. Organisatören måste välja Uppdatera inspelning för att säkerställa att alla inbjudna deltagare kan se VoD för privata möten och att alla i nätverket kan se VoD för offentliga möten.

Om du vill uppdatera en mötesinspelning med en ny version väljer du Uppdatera inspelning från spillhuvudet på händelsesidan, ersätter länken och väljer Uppdatera. Inspelningen uppdateras och ger åtkomst baserat på inspelningslänkinställningar.

När händelsen är slut kontrollerar du om inspelningen delas upp i flera videor av Teams. Detta inträffar när videor är långa och överskrider lagringsgränsen för inspelning i Teams. Alla inspelningar laddas upp till rätt Engage plats. För community-händelser i värdcommunityns SharePoint-enhet & för händelseförlopp på organisatörens One Drive kan du behöva slå ihop dem och uppdatera inspelningslänken.

Metodtips för att vara värd för händelser

Använd följande metodtips för att säkerställa bästa möjliga närvaro för ditt evenemang.

Höj aktiviteten minst 24 timmar i förväg. Dela händelselänken via inlägg, meddelanden eller kalender inbjudningar från Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook eller SharePoint i Microsoft 365.
I din inbjudan påminner du andra om att de kan ansluta från valfri enhet eller titta på inspelningen senare.
Välj en tid som passar flest deltagare i olika tidszoner.
Skicka ut påminnelser dagen före och strax före händelsen – det fungerar!
Skapa momentum genom att få deltagarna att ställa frågor veckan före evenemanget.
Motivera deltagare genom att uppmuntra dem att svara på frågor:
- Filtrera och svara på obesvarade frågor.
- Markera de bästa svaren genom att markera bockmarkeringsikoner under svar.
- @Mention specifika personer för att besvara en fråga.
När händelsen är slut fortsätter du konversationer med uppföljningar till obesvarade frågor.