Obs
Innehållet och stegen i den här artikeln gäller för Word för Microsoft 365 och andra skrivbordsversioner av Word för Windows och Mac.
I ett kopplat dokument visas ordningstalet för den aktuella dataposten i fältet MergeRec. Numret återspeglar eventuell sortering och filtrering som du har använt för datakällan före kopplingen. Du kan använda fältet Mergerec om du vill numrera varje kopplat dokument i en dokumentkoppling, i den ordning som du sorterade datakällan.
Om en personaldatabas till exempel innehåller 2 000 poster skulle värdena i fälten MERGEREC ligga mellan 1 och 2 000. Men om du vill skicka ett standardbrev till anställda som fyller fem år på företaget filtrerar du datakällan, vilket ger ett mycket mindre antal poster, till exempel 500.
Om du använde hela databasen i kopplingen kan värdet i en viss anställds brev vara 1 000. Med filtret aktivt skulle dock samma anställds MergeRec-värde inte överskrida 500.
Värdet i fältet Mergerec för en datapost påverkas också av datakällans sorteringsordning. Om du till exempel sorterar distributionslistan alfabetiskt i stigande ordning får namn som börjar med A ett lågt MergeRec-nummer. Om du däremot sorterar samma lista alfabetiskt i fallande ordning har samma namn ett högre MergeRec-nummer.
Syntax
När du visar fältet MERGEREC i dokumentet ser syntaxen ut så här:
{ MERGEREC }
Obs
En fältkod anger vad fältet ska visa. Fältresultat är det som visas i dokumentet när fältkoden har utvärderats. Om du vill växla mellan att visa fältkoden och att visa fältkodsresultaten, tryck på Alt+F9.
Instruktioner
Du kan använda fältet MergeRec i ett dokument eller som en del av en dokumentkoppling.
Om du vill använda fältet Mergerec i ett dokument gör du följande:
- Klicka på Snabbdelar och sedan på Fält på fliken Infoga i gruppen Text.
- I listan Fältnamn väljer du MergeRec.
- Klicka på OK.
Så här använder du fältet MERGEREC som en del av en dokumentkoppling när du konfigurerar dokumentkopplingen:
- Klicka på Regler i gruppen Skriv & infoga fält på fliken Utskick och klicka sedan på Sammanfoga post #.
Exempel
I följande exempel används ett fält av typen MERGEREC bredvid fältet Printdate för att skapa unika fakturanummer. När huvuddokumentet kopplas till datakällan läggs det tal som blir resultatet från fältet MERGEREC till i numren som representerar det datum och den tid då fakturorna skrivs ut.
Fakturanummer: { PRINTDATE \@ "MMddyyyyHHmm" }{ MERGEREC }
För den tolfte fakturan, utskriven kl. 9:46 den 13 februari 2007, ser dokumentet ut så här:
Fakturanummer: 02132007094612