ข้อมูลที่ซ้ํากันมักจะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้หลายคนเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลในเวลาเดียวกัน หรือถ้าฐานข้อมูลไม่ได้ออกแบบมาเพื่อตรวจหารายการที่ซ้ํากัน เป็นเรื่องง่ายที่จะใช้คิวรีเมื่อคุณต้องการลบข้อมูลที่ซ้ํากันจํานวนมาก ขั้นตอนแรกคือ การค้นหาระเบียนที่ซ้ํากันด้วยคิวรี ในฐานข้อมูลของคุณ
หมายเหตุ
วิธีที่อธิบายไว้ในบทความนี้ใช้ไม่ได้กับ Access Web App
ก่อนที่จะลบข้อมูลใดๆ
คุณไม่สามารถเลิกทําการลบข้อมูลได้ ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลของคุณพร้อมแล้วก่อนที่คุณจะพยายามลบระเบียนที่ซ้ํากัน:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
- ถ้าคุณแชร์ฐานข้อมูลของคุณกับผู้อื่น ให้ขอให้พวกเขาปิดวัตถุที่คุณต้องการทํางานด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้
- ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล: คลิก เปิดไฟล์ > แล้วเลือกฐานข้อมูล คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
- สิ่งสําคัญที่สุดคือ อย่าลืมสํารองฐานข้อมูลของคุณ วิธีเดียวที่จะกู้คืนระเบียนที่ถูกลบคือการคืนค่าระเบียนเหล่านั้นจากข้อมูลสํารอง การดําเนินการลบอาจลบระเบียนในตารางที่เกี่ยวข้องด้วย
หมายเหตุ
เมื่อต้องการคืนค่าจากข้อมูลสํารอง ให้ปิดและเปลี่ยนชื่อแฟ้มต้นฉบับเพื่อให้สําเนาสํารองสามารถใช้ชื่อของแฟ้มต้นฉบับได้ กําหนดชื่อของต้นฉบับให้กับสําเนาสํารอง และเปิดใน Access
สร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
- คลิกแท็บ สร้าง>การออกแบบคิวรี แล้วดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการลบระเบียน
- ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลตารางทั้งหมดลงในตัวออกแบบคิวรี
- เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณจะใช้เพื่อระบุระเบียนสําหรับการลบ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าลูกค้าไม่อยู่ในธุรกิจ และคุณต้องการลบใบสั่งที่ค้างอยู่ทั้งหมดสําหรับลูกค้ารายนั้น เมื่อต้องการค้นหาเฉพาะระเบียนเหล่านั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ID ลูกค้าและวันที่สั่งซื้อลงในตารางออกแบบได้
- คุณยังสามารถ เพิ่มเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ ได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มรหัสลูกค้าของลูกค้าที่ล้าสมัยและวันที่ที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าไม่ถูกต้อง
- ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง สําหรับแต่ละเขตข้อมูลเกณฑ์
- บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก เรียกใช้ ตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการลบ
- คลิก มุมมองออกแบบ และบนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก ลบ Access จะเปลี่ยนคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเป็นคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล ซ่อนแถว แสดง ในส่วนล่างของตารางออกแบบ และเพิ่มแถว ลบ
- การตรวจสอบอีกหนึ่งรายการก่อนที่คุณจะเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถว ลบ ใน * คอลัมน์ (เขตข้อมูลทั้งหมด) แสดง จาก และ ตําแหน่ง ที่ควรปรากฏในคอลัมน์เงื่อนไขใดๆ
- บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก เรียกใช้>ใช่
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เปรียบเทียบสองตารางและค้นหาระเบียนที่ไม่มีรายการที่ตรงกัน