การจัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอก

คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอกเพื่อควบคุมข้อมูลที่นําเข้าลงในเวิร์กชีตผ่านการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูล แบบสอบถามเว็บ หรือแฟ้มข้อความ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอกคือชื่อที่กําหนดหรือชื่อตารางที่กําหนดตําแหน่งของข้อมูลที่นํามาในเวิร์กชีต เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวสําหรับรายงานนี้คือรายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล รายงาน PivotTable ไม่ได้ใช้ช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอก หรือใช้ในการคํานวณเช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ

คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคิวรีหรือคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การเก็บรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อมูล จากนั้นทําการเปลี่ยนแปลงของคุณโดยทําดังต่อไปนี้:

• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query และตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก
• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากไฟล์ข้อความที่นําเข้าหรือคิวรีเว็บที่เรียกใช้ข้อมูล HTML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก
• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากแบบสอบถามเว็บที่เรียกใช้ข้อมูลแบบ XML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติแมป XML

ค้นหาช่วงข้อมูลภายนอก

1. เลือกเวิร์กชีตที่คุณต้องการค้นหาช่วงข้อมูลภายนอก
2. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการ

เปลี่ยนชื่อของช่วงข้อมูลภายนอก

1. เลือกตัวจัดการชื่อสูตร>
2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการชื่อ ให้คลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอก แล้วคลิก แก้ไข คุณสามารถคลิกสองครั้งที่ชื่อได้
3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขชื่อ ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับการอ้างอิงในกล่อง ชื่อ

เปลี่ยนคิวรีต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอก

คุณสามารถเปลี่ยนแบบสอบถามต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query แฟ้มข้อความที่นําเข้า แบบสอบถามเว็บ หรือตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

การเปลี่ยนแบบสอบถามต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างจาก Microsoft Query

1. คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
2. เลือกคุณสมบัติข้อมูล>
3. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก ให้คลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
4. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการแก้ไขคิวรีใน Microsoft Query ให้ดูที่ วิธีใช้ Microsoft Query

เปลี่ยนคิวรีต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากไฟล์ข้อความที่นําเข้า

1. คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
2. เลือก การเชื่อมต่อข้อมูล> & แท็บการเชื่อมต่อคิวรี> คลิกขวาที่การเชื่อมต่อที่คุณต้องการ แล้วเลือก คุณสมบัติ
3. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี
4. ในกล่องโต้ตอบ นําเข้าไฟล์ข้อความ ให้คลิก นําเข้า
5. ทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ข้อความที่นําเข้าในตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความ แล้วคลิก เสร็จสิ้น
   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนําเข้าไฟล์ข้อความ ให้ดูที่ นําเข้าหรือส่งออกไฟล์ข้อความ

การเปลี่ยนแบบสอบถามต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างจากแบบสอบถามเว็บ

1. คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
2. เลือกคุณสมบัติข้อมูล>
3. เลือก การเชื่อมต่อข้อมูล> & แท็บการเชื่อมต่อคิวรี> คลิกขวาที่การเชื่อมต่อที่คุณต้องการ แล้วเลือก คุณสมบัติ
4. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี
5. ทําการเปลี่ยนแปลงแบบสอบถามเว็บในกล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบสอบถามเว็บ แล้วคลิก เสร็จสิ้น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการแก้ไขแบบสอบถามเว็บ ให้ดูที่ การเชื่อมต่อกับเว็บเพจ

เปลี่ยนคิวรีต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

1. คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ   

2. เลือกคุณสมบัติข้อมูล>

3. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก ให้คลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

4. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด

5. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ในกล่อง ชนิดคําสั่ง ให้คลิก ตาราง จากนั้นในกล่อง ข้อความคําสั่ง ให้เปลี่ยนค่าเป็นชื่อของตาราง มุมมอง หรือคิวรีที่เหมาะสม

   • ในกล่อง ชนิดคําสั่ง ให้คลิก SQL หรือ ค่าเริ่มต้น จากนั้นในกล่องข้อความ คําสั่ง ให้แก้ไขคําสั่ง SQL

     หมายเหตุ

     กล่อง ชนิดคําสั่ง อาจไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีกําหนดการเชื่อมต่อ

คัดลอกช่วงข้อมูลภายนอกและคิวรีพื้นฐานของช่วงข้อมูลภายนอกนั้น

1. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วเลือกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก
   สําหรับตาราง Excel ให้เลือกชื่อของช่วง แล้วกด CTRL+A เพื่อเลือกส่วนหัวของตาราง
   ถ้าคุณต้องการรวมป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของช่วงข้อมูลภายนอก ให้เลือกเซลล์ที่มีป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่คุณต้องการคัดลอก คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ บนแถบสูตร แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก
2. เลือกสําเนาหน้าแรก>
3. สลับไปยังเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการวางช่วงข้อมูลภายนอก
4. คลิกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง
   เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลภายนอกไม่ได้แทนที่ข้อมูลที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีตไม่มีข้อมูลภายใต้หรือทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณคลิก
5. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง

ระบุวิธีการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในช่วงข้อมูลภายนอก

คุณสามารถควบคุมวิธีจัดการชุดข้อมูลที่เล็กลงหรือใหญ่กว่าที่จะถูกส่งกลับไปยัง Excel เมื่อข้อมูลถูกรีเฟรช

1. เลือกคุณสมบัติข้อมูล>

2. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก ภายใต้ ถ้าจํานวนแถวในช่วงข้อมูลเปลี่ยนแปลงเมื่อรีเฟรช ให้คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • แทรกเซลล์สําหรับข้อมูลใหม่ ลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้

     หมายเหตุ

     • เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา แต่เซลล์ที่อยู่ทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายขึ้นแต่เซลล์ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

   • แทรกทั้งแถวสําหรับข้อมูลใหม่ ล้างเซลล์ที่ไม่ใช้

     หมายเหตุ

     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกเพิ่มในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา
     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

   • เขียนทับเซลล์ที่มีอยู่ด้วยข้อมูลใหม่ และล้างเซลล์ที่ไม่ได้ใช้

     หมายเหตุ

     • เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะถูกเขียนทับ แต่เซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

ระบุการจัดรูปแบบข้อมูลและเค้าโครง

1. เลือกคุณสมบัติข้อมูล>

2. ภายใต้ การจัดรูปแบบและเค้าโครงข้อมูล ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการรวมชื่อเขตข้อมูลเป็นแถวแรก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมชื่อเขตข้อมูล

   • เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ของหมายเลขแถว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมหมายเลขแถว

     หมายเหตุ

     กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับไฟล์ข้อความที่นําเข้า ไฟล์ XML หรือคิวรีเว็บ

   • เมื่อต้องการรักษาการจัดรูปแบบเซลล์ที่คุณนําไปใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการจัดรูปแบบเซลล์

     หมายเหตุ

     สําหรับแบบสอบถามเว็บ ตัวเลือกนี้จะถูกล้างโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก การจัดรูปแบบ HTML แบบเต็ม ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก คุณเข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก จากกล่องโต้ตอบ แก้ไขคิวรี

   • เมื่อต้องการรักษาความกว้างของคอลัมน์ที่คุณตั้งค่าไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับความกว้างของคอลัมน์

   • เมื่อต้องการรักษาการเรียงลําดับคอลัมน์ การกรอง และเค้าโครงที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการเรียงลําดับ/ตัวกรอง/เค้าโครงคอลัมน์

     หมายเหตุ

     กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บ

   • เมื่อต้องการรักษาการกรองคอลัมน์ที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาตัวกรองคอลัมน์

     หมายเหตุ

     กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บที่ยึดตามข้อมูลแบบ XML เท่านั้น

การตรึงข้อมูลในช่วงข้อมูลภายนอก

การตรึงช่วงข้อมูลภายนอกจะรักษาข้อมูลไว้ แต่ไม่ได้เก็บรักษาคิวรีพื้นฐานไว้ ดังนั้น จึงไม่สามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกที่ถูกตรึงได้

ตรึงข้อมูลในตาราง Excel

1. คลิกเวิร์กชีตที่มีตาราง Excel ที่คุณต้องการเอาการเชื่อมต่อข้อมูลออก
2. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเอาการเชื่อมต่อข้อมูลออก จากนั้นเลือกช่วงข้อมูล
3. บนแท็บ เครื่องมือ ในกลุ่ม ข้อมูลตารางภายนอก ให้คลิก ยกเลิกลิงก์ ช่วงข้อมูลจะยังคงมีชื่อเดียวกันแต่การเชื่อมต่อถูกลบ

ลบช่วงข้อมูลภายนอก

1. คลิกเวิร์กชีตที่มีช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ
2. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ
   ถ้าช่วงข้อมูลภายนอกเป็นตาราง Excel ให้กด CTRL+A เพื่อเลือกทั้งตาราง
3. เมื่อต้องการลบช่วงข้อมูลภายนอก ให้กด DELETE
4. เมื่อต้องการลบคิวรีพื้นฐาน ให้คลิก ใช่ เมื่อ Excel พร้อมท์ให้คุณ

ดูเพิ่มเติม

ความช่วยเหลือ Power Query สำหรับ Excel