สูตรสําหรับเว็บไซต์ที่ประสบความสําเร็จและผู้ใช้ที่มีความสุขมีการวางแผนที่ดีและแนวทางที่ยั่งยืนกับเว็บไซต์และการจัดการผู้ใช้ ต่อไปนี้คืองานและแนวคิดหลักบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อวางแผนไซต์และจัดการผู้ใช้สําหรับองค์กรของคุณ
เกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน
ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มใช้ SharePoint หรือเคยใช้หลายเวอร์ชัน ประสบการณ์ SharePoint สมัยใหม่จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น การนําทางที่ง่ายขึ้น และไซต์ทั้งหมดจะเหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เราขอแนะนําให้สร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงานในองค์กรของคุณ ประสบการณ์การใช้งาน SharePoint สมัยใหม่ทําให้ง่ายต่อการนําทางและบํารุงรักษาเนื่องจากแต่ละไซต์เป็นไซต์คอลเลกชัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัยใน SharePoint และประโยชน์ของการใช้ไซต์ฮับ เราขอแนะนําให้คุณสร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงาน แล้วเชื่อมโยงทั้งหมดกับไซต์ฮับ ซึ่งมอบความยืดหยุ่นที่มากขึ้นและปรับใช้กับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ไซต์ฮับ SharePoint คืออะไร
ผู้ดูแลระบบ SharePoint มอบสิทธิ์ในการจัดการไซต์คอลเลกชันให้กับบุคคลต่างๆ ในองค์กรของคุณ รูปแบบสิทธิ์ของ SharePoint ช่วยคุณได้โดยการอนุญาตให้คุณกําหนดสิทธิ์ให้กับบทบาทต่างๆ เช่น ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ และบทบาทอื่นๆ ดู จัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน เพื่อเรียนรู้วิธีการเพิ่มและเอาผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันออก
ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันมีระดับสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด อยู่ในไซต์คอลเลกชัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มหรือลบไซต์ หรือเปลี่ยนการตั้งค่าสําหรับไซต์ใดๆ ภายในไซต์คอลเลกชันได้ นอกจากนี้ คุณสามารถดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนเนื้อหาทั้งหมดภายในไซต์เหล่านั้นได้ ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรองสามารถกําหนดได้โดยผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน ในฐานะผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถเพิ่มผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันอื่น หรือเปลี่ยนผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันได้ผ่านทางเพจการตั้งค่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานนี้ ให้ดูที่ จัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน
ไซต์คอลเลกชันแบบดั้งเดิมคือกลุ่มของไซต์ SharePoint ที่มีเจ้าของและการตั้งค่าการดูแลให้ใช้ร่วมกัน เช่น สิทธิ์ ไซต์ย่อยจะสืบทอดการนําทาง สิทธิ์ และการออกแบบไซต์จากไซต์คอลเลกชัน ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่สมาชิกไซต์และโครงการของคุณเปลี่ยนแปลง ไซต์ของคุณต้องเปลี่ยนแปลงด้วย
การเลือกไซต์สําหรับแต่ละปริมาณงาน
สิ่งสําคัญคือคุณต้องวางแผนชนิดของไซต์คอลเลกชัน SharePoint ที่คุณต้องการสําหรับปริมาณงานของคุณ จากนั้นคุณต้องการทําให้ผู้ใช้ของคุณนําทางและค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย ส่วนนี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับไซต์ SharePoint ที่ทันสมัยบางไซต์ที่พร้อมใช้งาน และยังพูดถึงการนําทางของไซต์เหล่านี้ด้วย บทความที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการนําทางการวางแผนคือ การวางแผนการนําทางสําหรับประสบการณ์ SharePoint สมัยใหม่
ให้คิดว่า ไซต์ฮับ SharePoint เป็นเฟรมหรือพื้นฐานที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบไซต์ทีมและไซต์การติดต่อสื่อสารต่างๆ ได้ เมื่อคุณสร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงานในองค์กรของคุณ ไซต์ฮับจะเชื่อมต่อไซต์คอลเลกชันเหล่านี้ในแบบตรรกะที่ทําให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดการ จากนั้นคุณสามารถย้ายและจัดการไซต์คอลเลกชันระหว่างไซต์ฮับได้ทุกเมื่อที่มีปริมาณงานเปลี่ยนแปลง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การวางแผนไซต์ฮับ SharePoint ของคุณ
ทีมไซต์ SharePoint และหน้าใดๆ ที่คุณสร้างภายใต้ไซต์นั้นจะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่คุณเชิญเท่านั้นโดยการให้สิทธิ์พวกเขากับไซต์นั้น คุณยังสามารถเชื่อมต่อไซต์ทีมกับกลุ่ม Microsoft 365 ได้ ด้วยไซต์ทีม องค์กร ทีม หรือกลุ่มของคุณสามารถเชื่อมต่อกับอีกไซต์หนึ่ง และทํางานร่วมกันบนเอกสารและไฟล์อื่นๆ โพสต์ข้อความประกาศ จัดกําหนดการการประชุม ดูแลงาน ติดตามปัญหาหรือรายการการดําเนินการ และจัดเก็บข้อมูลในรายการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ไซต์ทีม SharePoint คืออะไร
ไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ช่วยให้คุณสามารถแชร์ข้อมูล เช่น ข่าวสาร รายงาน และสถานะกับผู้อื่นได้ ไซต์การติดต่อสื่อสารมักจะมีผู้สนับสนุนเพียงสองสามคนแต่มีสมาชิกหลายคน
กำกับ ดูแล
การกํากับดูแลคือชุดของนโยบาย บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการที่ชี้นํา โดยตรง และควบคุมวิธีที่แผนกธุรกิจและทีมด้านเทคนิคขององค์กรให้ความร่วมมือในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ สําหรับไซต์คอลเลกชัน SharePoint ของคุณ แผนการควบคุมอาจเป็นแนวทางเพื่อช่วยวางแผนบทบาท ความรับผิดชอบ และนโยบายที่จําเป็นในการสนับสนุนไซต์คอลเลกชันของคุณ ซึ่งอาจรวมถึง แต่ไม่จํากัดเพียงข้อควรพิจารณาต่อไปนี้:
- สถาปัตยกรรมข้อมูล รวมถึงเว็บเพจ เอกสาร รายการ และข้อมูล
- กิจกรรมการบํารุงรักษา รวมถึงการจัดการบัญชีผู้ใช้
- นโยบายการกําหนดตราสินค้าและการกําหนดเอง
- การฝึกอบรม
การเตรียมแผนการกํากับดูแลสําหรับองค์กรของคุณเป็นสิ่งสําคัญ โดยการเข้าร่วมในการพัฒนาแผนการกํากับดูแลคุณสามารถช่วยระบุความเป็นเจ้าของสําหรับทั้งทีมธุรกิจและทีมด้านเทคนิคกําหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนของระบบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพัฒนาแผนการควบคุม ให้ดูที่ ภาพรวม: หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการวิธีที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ทีมของคุณ
จัดการผู้ใช้
หมายเหตุ
คุณอาจจําเป็นต้องทํางานร่วมกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อจัดการผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบ SharePoint จะจัดการโปรไฟล์ผู้ใช้
บัญชีผู้ใช้ใน Microsoft 365
ผู้ดูแลระบบส่วนกลางเพิ่มผู้ใช้ใหม่ไปยัง Microsoft 365 โดยใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ซึ่งเป็นพอร์ทัลสําหรับการจัดการผู้ใช้และการกําหนดค่าบริการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ผู้ใช้และบทบาท เมื่อเพิ่มผู้ใช้ใหม่ ผู้ดูแลระบบส่วนกลางจะดําเนินการดังต่อไปนี้:
- ระบุว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงศูนย์การจัดการได้หรือไม่
- ตั้งค่าตําแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สําหรับผู้ใช้
- เลือกชนิดของสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้
- สร้างชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสําหรับผู้ใช้
ผู้ใช้ไซต์ทีม
คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ลงในไซต์ทีมของคุณและปรับสิทธิ์สําหรับผู้ใช้ได้ ระดับสิทธิ์และการเป็นสมาชิกกลุ่ม SharePoint สามารถพบได้ภายใต้ การตั้งค่า อย่างไรก็ตาม ขณะนี้ Microsoft 365 สร้างกลุ่มความปลอดภัยที่เรียกว่า ทุกคน ยกเว้นผู้ใช้ภายนอก ที่มีทุกคนในไดเรกทอรี Microsoft 365 (ยกเว้นบุคคลภายนอกองค์กรของคุณและผู้ที่ได้รับเชิญผ่านฟีเจอร์การแชร์ภายนอก) กลุ่มความปลอดภัยนี้จะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงโดยอัตโนมัติในฐานะสมาชิกใน SharePoint ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ที่คุณเพิ่มลงใน Microsoft 365 Directory สามารถแก้ไขไซต์ รายการ และไลบรารีตามค่าเริ่มต้นได้
ระดับสิทธิ์และการเป็นสมาชิกกลุ่ม
ระดับสิทธิ์คือคอลเลกชันของสิทธิ์ SharePoint ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ดําเนินการชุดงานที่เกี่ยวข้องได้ ตัวอย่างเช่น ระดับสิทธิ์การอ่านประกอบด้วยสิทธิ์ ดูรายการ เปิดรายการ แสดงหน้า และ ดูเวอร์ชัน (ในหมู่ผู้อื่น) ซึ่งทั้งหมดนี้จําเป็นสําหรับการดูหน้า เอกสาร และรายการในไซต์ SharePoint สิทธิ์สามารถรวมอยู่ในระดับสิทธิ์ได้มากกว่าหนึ่งระดับ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วางแผนกลยุทธ์สําหรับสิทธิ์ของคุณ
เราไม่แนะนําให้คุณกําหนดระดับสิทธิ์ให้กับผู้ใช้แต่ละรายโดยตรง เนื่องจากอาจทําให้การติดตามและจัดการบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ทําได้ยากมาก บางครั้งก็จําเป็น แต่ควรเก็บไว้ให้น้อยที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความซับซ้อน แต่ให้กําหนดสิทธิ์ให้กับกลุ่มต่างๆ แทน แล้วกําหนดผู้ใช้แต่ละรายให้กับกลุ่มที่เหมาะสม กลุ่มคือกลุ่มของผู้ใช้ที่กําหนดไว้ที่ระดับไซต์คอลเลกชันเพื่อการจัดการสิทธิ์อย่างง่ายดาย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น และ กําหนดสิทธิ์สําหรับไซต์เอง แต่ละกลุ่มจะถูกกําหนดระดับสิทธิ์เริ่มต้น ตัวอย่างเช่น กลุ่ม SharePoint เริ่มต้นหลักบางกลุ่มมีระดับสิทธิ์ต่อไปนี้:
| จัดกลุ่ม | ระดับสิทธิ์ |
|---|---|
| เจ้าของ | ควบคุมทั้งหมด |
| ผู้เยี่ยมชม | อ่าน |
| สมาชิก | สนับสนุน |
ทุกคนที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองได้
เมื่อคุณกําหนดระดับสิทธิ์ให้กับกลุ่ม SharePoint ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ไซต์และเนื้อหาของไซต์ทั้งหมดจะสืบทอดระดับสิทธิ์เหล่านั้น ลักษณะการทํางานเริ่มต้นนี้เรียกว่าการสืบทอดสิทธิ์ คุณสามารถระบุว่าจะตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะเมื่อสร้างไซต์ย่อย หรือตัดการสืบทอดสิทธิ์บนไซต์ รายการหรือไลบรารี หรือข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสืบทอดสิทธิ์คืออะไร
เนื่องจากระดับสิทธิ์ของผู้ใช้จะกําหนดสิ่งที่เขาสามารถดูและเข้าถึงได้ภายในไซต์ คุณต้องพิจารณาการเป็นสมาชิกกลุ่มของเขาอย่างรอบคอบ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ที่รับผิดชอบการสร้างและการกําหนดไซต์เองต้องเป็นสมาชิกของกลุ่ม Designer น้อยที่สุด ในทางกลับกัน ผู้ใช้ที่ต้องการอ่านและดาวน์โหลดเนื้อหาเท่านั้น และอาจต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มผู้เยี่ยมชมเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint
วางแผนที่จะใช้ฟีเจอร์ของไซต์และไซต์คอลเลกชัน
ในฐานะผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชันสําหรับ คุณอาจจําเป็นต้องแชร์ Point จัดการฟีเจอร์ที่ไซต์คอลเลกชันและระดับไซต์ งานเหล่านี้อาจรวมถึงการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานฟีเจอร์ตามแผนการควบคุมของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน ดูเพิ่มเติมที่ จัดการถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน SharePoint