แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียน

รายการใหม่

ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล ให้เลือก พิมพ์รายการใหม่ แล้วใช้ฟอร์มที่เปิดอยู่เพื่อสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูล (.mdb) ที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการสร้างรายการใหม่ ให้ดู ตั้งค่ารายการจดหมายเวียนใหม่ด้วย Word

รายการที่มีอยู่

รายการที่มีอยู่อาจเป็นสเปรดชีต Excel, ฐานข้อมูล Access หรือบางฐานข้อมูลชนิดอื่นๆ เมื่อต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือก ใช้รายการที่มีอยู่

• สเปรดชีต Excel สเปรดชีต Excel ทํางานเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับจดหมายเวียนได้ดีถ้าข้อมูลทั้งหมดถูกจัดรูปแบบอย่างดีและอยู่บนแผ่นเดียวเพื่อให้สามารถอ่านได้โดย Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word
• ฐานข้อมูล Access ด้วย Access คุณสามารถเลือกข้อมูลจากตารางหรือคิวรีใดๆ ที่กําหนดในฐานข้อมูลได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูล Access ไปยัง Word
• ไฟล์ฐานข้อมูลอื่นๆ เมื่อต้องการเข้าถึงแหล่งข้อมูลประเภทอื่น คุณจะต้องเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล:

1. ไปที่ การส่ง>จดหมายเลือกผู้รับ>ใช้รายชื่อที่มีอยู่ จากนั้นเลือก แหล่งข้อมูลใหม่ เพื่อเปิดตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล
   
2. เลือกชนิดแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน แล้วเลือก ถัดไป
   
3. ทำตามพร้อมท์ใน ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลกับเอกสารจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้น

รายการที่ติดต่อ Outlook

คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อ Outlook ใน Word เมื่อต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

รายการใหม่

ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล ให้เลือก สร้างรายการใหม่ แล้วใช้กล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่เพื่อสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกเป็นไฟล์เอกสารที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการสร้างรายการใหม่ ให้ดู ตั้งค่ารายการจดหมายเวียนใหม่ด้วย Word

แหล่งข้อมูลที่มีอยู่

ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลตัวอย่างสองสามรายการที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียนใน Word ได้

• สเปรดชีต Excel
  สเปรดชีต Excel ทำงานเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนได้ดี ข้อมูลควรอยู่บนแผ่นเดียวและถูกจัดรูปแบบอย่างดี จึงสามารถอ่านได้ดีโดย Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน
• รายการที่ติดต่อของ Outlook
  คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อ Outlook ไปลงใน Word ดู ส่งออกรายการ Outlook
• รายการที่ติดต่อของ Apple
  คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของ Apple ลงในกระดาษสเปรดชีตของ Excel และใช้เป็นรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับจดหมายเวียน
• ไฟล์ข้อความ
  คุณสามารถใช้ไฟล์ข้อความใดๆ ที่มีเขตข้อมูลที่แยก (หรือคั่นเอาไว้) โดยใช้อักขระแท็บหรือจุลภาค และระเบียนข้อมูลที่แยกโดยใช้เครื่องหมายย่อหน้าได้