การแชร์ใน Outlook ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการแชร์และชนิดของการเข้าถึงที่คุณต้องการให้กับบุคคลที่คุณแชร์ด้วย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแชร์กล่องจดหมายเดียวข้ามหลายบุคคลที่จดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมดมาจากกล่องจดหมายนั้น หรือคุณสามารถแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ หรือกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณกับผู้อื่น คุณยังสามารถอนุญาตให้บุคคลอื่นสามารถจัดการปฏิทินหรือกล่องจดหมายของคุณได้อีกด้วย
เมื่อคุณมอบสิทธิ์ในการจัดการกล่องจดหมายของคุณ เท่ากับคุณกําลังให้สิทธิ์ผู้รับมอบสิทธิ์แก่บุคคลนั้น สิ่งนี้ไม่เพียงรับสิทธิ์ในการแก้ไข และเป็นสิ่งที่ทําให้ผู้อื่นสามารถส่งหรือตอบกลับจดหมายหรือรายการปฏิทินในนามของคุณได้ ในกรณีพิเศษ คุณสามารถอนุญาตให้มีการจัดการกล่องจดหมายและปฏิทินของคุณทั้งหมดได้ที่ผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณมีสิทธิ์ทําหน้าที่เป็น คุณ เมื่อสร้างหรือตอบกลับข้อความหรือเหตุการณ์ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้รับมอบสิทธิ์ ให้ดู เกี่ยวกับผู้รับมอบสิทธิ์: อนุญาตให้ผู้อื่นจัดการจดหมายและปฏิทินของคุณใน Outlook
ถ้าและวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการแชร์ต่างๆ เหล่านี้ใน Outlook จะขึ้นอยู่กับชนิดของบัญชีที่คุณกําลังใช้อยู่ ตัวอย่างเช่น ตัวเลือกการแชร์บางอย่างจะถูกจํากัดไว้เฉพาะบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนที่ใช้ในองค์กร ตัวเลือกอื่นๆ เช่น การแชร์ปฏิทิน มีการเข้าถึงที่กว้างกว่า และสามารถทําได้ด้วยบัญชีส่วนบุคคล เช่น บัญชี Outlook.com หรือ Hotmail.com
เคล็ดลับ
เมื่อต้องการทําความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชี ให้ดู ความแตกต่างระหว่าง บัญชี Microsoft กับบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนคืออะไร
วิธีต่างๆ ในการแชร์ใน Outlook
ตารางด้านล่างนี้อธิบายวิธีต่างๆ ในการแชร์ใน Outlook ชนิดของบัญชีที่จําเป็น และว่าคุณต้องการให้ IT Admin ขององค์กรของคุณตั้งค่าให้คุณหรือไม่
| ชนิดของการแชร์ | คำอธิบาย | ตัวอย่างของสถานการณ์สมมติ | ชนิดของบัญชี | จําเป็นต้องมีการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ IT |
|---|---|---|---|---|
| กล่องจดหมายที่แชร์ | กล่องจดหมายที่แชร์ช่วยให้เข้าถึงกล่องจดหมายทั้งหมดเป็นกลุ่มหรือแบบรายบุคคลได้ ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในกล่องจดหมาย เช่น โฟลเดอร์ ปฏิทิน และที่ติดต่อ เมื่อคนในกลุ่มตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะแสดงว่ามากจากที่อยู่ที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย สิทธิ์ในกล่องจดหมายที่แชร์อาจแตกต่างกันระหว่างสมาชิก |
ทีมบริการลูกค้าต้องการกล่องจดหมายเดียวสําหรับอีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมดไปinfo@contoso.com สมาชิกในทีมบริการลูกค้าทุกคนที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์สามารถรับและตอบกลับข้อความได้ ข้อความตอบกลับจะถูกส่งเสมอไม่ info@contoso.com ว่าบุคคลใดจากกลุ่มจะตอบกลับข้อความ |
บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน | ใช่ ต้องเป็นการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบจะกําหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ทุกคนที่ต้องเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ |
| ปฏิทินที่ถูกแชร์ | ปฏิทินที่แชร์จะถูกจํากัดอยู่ที่โฟลเดอร์ปฏิทินภายในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะแชร์ปฏิทินของคุณกับหนึ่งคนหรือหลายคนก็ได้ สิทธิ์อาจแตกต่างกันระหว่างบุคคลที่คุณแชร์ปฏิทินด้วย และยังขึ้นอยู่กับบัญชีที่คุณใช้แชร์ปฏิทินของคุณด้วย บางลักษณะของการแชร์ปฏิทินจะถูกจํากัดไว้เฉพาะบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนเท่านั้น |
คุณอาจต้องการแชร์ปฏิทินกับผู้จัดกําหนดการ ผู้ดูแลระบบผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน เพื่อน ครอบครัว หรือบุคคลอื่นที่เชื่อถือได้ | บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนและบัญชีส่วนบุคคล | ไม่จําเป็นต้องมีการติดตั้งจากผู้ดูแลระบบ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถเลือกปฏิทินที่คุณต้องการแชร์และมอบสิทธิ์จากภายใน Outlook ได้ ถ้าคุณใช้บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียน คุณสามารถมอบสิทธิ์ผู้รับมอบสิทธิ์ ซึ่งจะทําให้ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถส่งและตอบกลับคําเชิญเข้าร่วมการประชุมในนามของคุณได้ |
| โฟลเดอร์ที่แชร์ | เลือกที่จะแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณกับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ คุณสามารถตั้งค่าระดับการเข้าถึงบุคคลแต่ละคนที่คุณแชร์ด้วยได้โดยการให้สิทธิ์ดูอย่างเดียว แก้ไข หรือการมอบหมายสิทธิ์ สิทธิ์การมอบหมายมีอยู่สองชนิด คุณสามารถเลือกที่จะให้บุคคลอื่นส่งในนามของคุณ หรือส่งในฐานะคุณก็ได้ |
สถานการณ์ที่ 1: คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียว ตัวอย่างเช่น คุณกําลังจัดการโครงการและต้องการให้ใครบางคนในทีมของคุณเข้าถึงอีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น คุณสามารถอนุญาตให้บุคคลนี้ตอบกลับข้อความ แต่พวกเขาจะสามารถตอบกลับในฐานะตนเองเท่านั้น ไม่สามารถตอบกลับในนามของคุณ สถานการณ์ที่ 2: ผู้จัดการกําหนดสิทธิ์การมอบสิทธิ์ให้กับผู้ช่วย เพื่อให้ผู้ช่วยสามารถตรวจสอบและตอบกลับอีเมลในนามของตนได้ หรือพวกเขาต้องการให้ผู้ช่วยจัดการกล่องจดหมายของพวกเขาอย่างสมบูรณ์และให้สิทธิ์ ส่งเป็น พวกเขา ในทั้งสองกรณี ผู้จัดการสามารถเลือกที่จะแชร์กล่องจดหมายทั้งหมด (รวมถึงปฏิทิน) หรือแชร์เฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกเท่านั้น |
บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน | อาจจําเป็นต้องมีการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึง คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณได้ ซึ่งรวมถึงการเพิ่มบุคคลเป็นผู้รับมอบสิทธิ์ และการให้ สิทธิ์ ส่ง ในนามของ สิทธิ์เหล่านั้น อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการมอบสิทธิ์ ส่งเป็น ให้กับบุคคลอื่น คุณต้องติดต่อผู้ดูแลระบบ IT ที่รับผิดชอบในการจัดการ Outlook ในองค์กรของคุณเพื่อตั้งค่านี้สําหรับคุณ |
พร้อมที่จะเริ่มแชร์หรือยัง
เลือกบทความด้านล่างสําหรับวิธีการและสิ่งที่คุณต้องการแชร์