เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทํางานร่วมกันในเอกสารต่างๆ และจัดการงานโครงการได้โดยการใช้กระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารและรายการในไซต์ SharePoint เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรสามารถดําเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกันได้ และเวิร์กโฟลว์ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรได้โดยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งทําให้บุคคลที่ทํางานเหล่านี้สามารถให้ความสนใจกับการทํางานได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลกับการจัดการเวิร์กโฟลว์
หมายเหตุ
- เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 เลิกใช้งานแล้วตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2020 สําหรับผู้เช่าใหม่และถูกเอาออกจากผู้เช่าที่มีอยู่แล้วในวันที่ 1 พฤศจิกายน 2020 ถ้าคุณกําลังใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 เราขอแนะนําให้โยกย้ายไปยัง Power Automate หรือโซลูชันอื่นๆ ที่ได้รับการสนับสนุน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การเลิกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010
- เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 เลิกใช้แล้วตั้งแต่เดือนเมษายน 2023 และจะถูกปิดใช้งานสําหรับผู้เช่าใหม่ตั้งแต่วันที่ 2 เมษายน 2024 จะถูกนําออกจากผู้เช่าที่มีอยู่และจะถูกปลดระวางอย่างสมบูรณ์ตั้งแต่วันที่ 2 เมษายน 2026 ถ้าคุณกําลังใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 เราขอแนะนําให้โยกย้ายไปยัง Power Automate หรือโซลูชันอื่นๆ ที่ได้รับการสนับสนุน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การปลดระวางเวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 ใน Microsoft 365
- อีเมลที่ระบบสร้างขึ้นจากเวิร์กโฟลว์จะถูกส่งจากที่อยู่ no-reply@sharepointonline.com ที่มีชื่อที่ใช้แสดงเป็น "SharePoint Online"
ในบทความนี้
- เวิร์กโฟลว์คืออะไร
- แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ของ SharePoint สองแพลตฟอร์ม
- เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายใน
- การสนับสนุนสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
- ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์คืออะไร
เวิร์กโฟลว์ในบางครั้งได้รับการอธิบายว่าเป็นชุดงานที่ทําให้เกิดผลลัพธ์ ในบริบทของผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี SharePoint เวิร์กโฟลว์ได้รับคําจํากัดความที่แคบลงว่าเป็นการเคลื่อนย้ายเอกสารหรือรายการแบบอัตโนมัติไปตามลําดับของการกระทําหรืองานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ เวิร์กโฟลว์สามารถนํามาใช้ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปภายในองค์กรได้อย่างสอดคล้องโดยการทําให้องค์กรสามารถแนบตรรกะทางธุรกิจกับเอกสารหรือรายการในไลบรารีหรือรายการ SharePoint ได้ ตรรกะทางธุรกิจโดยพื้นฐานก็คือชุดคําสั่งที่ระบุและควบคุมการดําเนินการที่จะเกิดขึ้นกับเอกสารหรือรายการ
เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและเวลาที่ต้องใช้เพื่อประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติโครงการหรือการรีวิวเอกสาร โดยการจัดการและติดตามงานของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในไซต์ SharePoint คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในไลบรารีเอกสารที่กําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติได้ เมื่อผู้เขียนเอกสารเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้กับเอกสารในไลบรารีนั้น เวิร์กโฟลว์จะสร้างงานการอนุมัติเอกสาร มอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ แล้วส่งอีเมลแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมพร้อมด้วยคําแนะนําเกี่ยวกับงานและลิงก์ไปยังเอกสารที่จะได้รับการอนุมัติ ขณะที่เวิร์กโฟลว์กําลังดําเนินการอยู่ เจ้าของเวิร์กโฟลว์ (ในกรณีนี้คือผู้เขียนเอกสาร) หรือผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อดูว่าผู้เข้าร่วมคนใดที่ทํางานเวิร์กโฟลว์ของตนเสร็จแล้ว เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ทํางานเวิร์กโฟลว์ของตนเสร็จสมบูรณ์แล้ว เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดลง และเจ้าของเวิร์กโฟลว์จะได้รับการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติว่าเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้ว
การดำเนินการในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในตัวอย่างก่อนหน้าจะดำเนินการตามกระบวนการที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้
เวิร์กโฟลว์ไม่เพียงแต่สนับสนุนกระบวนการทํางานที่ดําเนินโดยบุคคลที่มีอยู่เท่านั้น แต่ยังเพิ่มวิธีการที่บุคคลสามารถทํางานร่วมกันหรือทํางานกับเอกสาร รายการ และไลบรารีต่างๆ ได้อีกด้วย ผู้ใช้ไซต์สามารถเริ่มและเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์โดยใช้ฟอร์มที่สามารถกําหนดเองได้ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากเอกสารหรือรายการในรายการหรือไลบรารี SharePoint นอกจากนี้ หน้าที่การทํางานของเวิร์กโฟลว์ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะรวมเข้ากับ Microsoft Office 2013 อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นจึงสามารถดําเนินการงานเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ได้ในทั้งสองผลิตภัณฑ์:
- ดูรายการของเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้สำหรับเอกสารหรือรายการ
- เริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ
- ดู แก้ไข หรือมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ใหม่
- การทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์
แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ของ SharePoint สามชนิด
แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 ได้ถูกส่งต่อไปยัง Office 365 และ SharePoint Server 2013 ดังนั้น เวิร์กโฟลว์ของคุณทั้งหมดที่สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มนี้จึงสามารถทํางานได้ต่อไป แพลตฟอร์มนี้ยึดตาม Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5)
แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 จะยึดตาม Windows Workflow Foundation 4 (WF) และได้รับการออกแบบใหม่หลายส่วน บางทีคุณลักษณะที่โดดเด่นที่สุดของแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ใหม่นี้คือการใช้ Microsoft Azure เป็นโฮสต์การดําเนินการเวิร์กโฟลว์ กลไกการดําเนินการเวิร์กโฟลว์ในปัจจุบันจะอยู่ภายนอก Office 365 และ SharePoint Server 2013 ใน Microsoft Azure
ใน SharePoint Online ขณะนี้ Microsoft Flow พร้อมใช้งานแล้ว นี่คือโปรแกรมเวิร์กโฟลว์ใหม่ล่าสุดของเรา ให้เข้าถึงที่: https://flow.microsoft.com เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ MS Flow ให้ไปที่: https://docs.microsoft.com/en-us/flow เมื่อต้องการแก้ไขปัญหา MS Flow ให้ไปที่ https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายใน
ไซต์ SharePoint มีเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในที่ระบุสถานการณ์สมมติทางธุรกิจทั่วไปรวมอยู่หลายเวิร์กโฟลว์ ได้แก่
- การอนุมัติ เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ
- รวบรวมคําติชม เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรับคําติชม ผู้รีวิวสามารถให้คําติชมซึ่งจากนั้นจะได้รับการคอมไพล์และส่งไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคําติชมจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ
- รวบรวมลายเซ็น เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสาร Microsoft Office ไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัล เวิร์กโฟลว์นี้ต้องเริ่มในโปรแกรม Office 2013 ผู้เข้าร่วมต้องทํางานลายเซ็นของตนเองให้เสร็จสมบูรณ์โดยการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลของตนเองลงในเอกสารในโปรแกรม Office ที่เกี่ยวข้อง ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็นจะสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์เก็บรวบรวมลายเซ็นจะปรากฏขึ้นสําหรับเอกสารในไลบรารีเอกสารก็ต่อเมื่อเอกสารนั้นมีบรรทัดลายเซ็นของ Microsoft Office อย่างน้อยหนึ่งบรรทัด
- การอนุมัติการประกาศ เวิร์กโฟลว์นี้จะคล้ายกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในแง่ที่ว่าเวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางของเนื้อหาไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อการรีวิวและการอนุมัติโดยอัตโนมัติ สิ่งที่ทําให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศแตกต่างจากเวิร์กโฟลว์อื่น คือการที่เวิร์กโฟลว์นี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสําหรับไซต์การประกาศ ซึ่งมีการควบคุมการประกาศเว็บเพจใหม่และเว็บเพจที่อัปเดตแล้วอย่างรัดกุม
- สามสถานะ เวิร์กโฟลว์นี้สามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่องค์กรต้องติดตามปัญหาหรือรายการจํานวนมาก เช่น ปัญหาด้านการสนับสนุนลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย หรืองานในโครงการ
แต่ละเวิร์กโฟลว์ข้างต้นสามารถปรับให้เหมาะกับองค์กรของคุณได้ด้วยหลากหลายวิธี ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา เพื่อให้เวิร์กโฟลว์นั้นพร้อมใช้งานบนเอกสารหรือรายการ คุณสามารถกําหนดรายการงานและรายการประวัติที่มีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์เองได้
เมื่อผู้ใช้ไซต์เริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ ผู้ใช้อาจมีตัวเลือกในการกำหนดเวิร์กโฟลว์เองเพิ่มเติมโดยการระบุรายชื่อผู้เข้าร่วม วันครบกำหนด และคำแนะนำเกี่ยวกับงาน
การสนับสนุนสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
แม้ว่าเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในสามารถกําหนดเองเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการที่แตกต่างกันได้ แต่องค์กรของคุณอาจเลือกที่จะออกแบบและพัฒนาเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เหมือนใครสําหรับกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร เวิร์กโฟลว์สามารถเรียบง่ายหรือซับซ้อนได้ตามกระบวนการทางธุรกิจต้องการ นักพัฒนาสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มโดยผู้ที่ใช้ไซต์ หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มต้นโดยอัตโนมัติตามเหตุการณ์ เช่น เมื่อข้อมูลในรายการถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง ถ้าองค์กรของคุณได้พัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเอง เวิร์กโฟลว์เหล่านี้อาจพร้อมใช้งานเพิ่มเติมหรือแทนที่เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในที่อธิบายไว้แล้ว
การสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองสามารถทำได้สองวิธี ดังนี้
- ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์โดยไม่ต้องเขียนโค้ดสําหรับใช้ในรายการหรือไลบรารีเฉพาะ โดยใช้ Microsoft SharePoint Designer 2013 และ Office Visio 2013 เวิร์กโฟลว์ SharePoint Designer 2013 ถูกสร้างขึ้นจากรายการของกิจกรรมเวิร์กโฟลว์ที่มี และบุคคลที่สร้างเวิร์กโฟลว์สามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์ได้โดยตรงในรายการหรือไลบรารีที่จะมีการใช้งานเวิร์กโฟลว์เหล่านั้น นอกจากนี้ SharePoint Designer 2013 ยังผสานการทํางานร่วมกับ Visio 2013 เพื่อให้ประสบการณ์การพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบแสดงเป็นภาพเพื่อสร้างไดอะแกรมโดยใช้รูปร่างและตัวเชื่อมต่อ คุณยังสามารถนําเข้าเวิร์กโฟลว์จาก Visio 2013 ลงใน SharePoint Designer 2013 และในทางกลับกัน
- นักพัฒนาซอฟต์แวร์มืออาชีพสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยใช้ Visual Studio 2012 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เวิร์กโฟลว์เหล่านี้มีโค้ดแบบกําหนดเองและกิจกรรมเวิร์กโฟลว์ หลังจากที่นักพัฒนามืออาชีพสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเอง ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์สามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นระหว่างไซต์หลายไซต์ได้
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์
มีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือข้อมูลในรายการ แต่ละขั้นตอนสามารถทําได้โดยแต่ละคนในบทบาทที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลไซต์สามารถทําให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสําหรับการใช้ในไลบรารีเอกสาร ผู้สร้างเนื้อหาสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์หรือปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่กําลังดําเนินการ และบุคคลที่สาม (ตัวอย่างเช่น ผู้รีวิวเอกสารหรือผู้อนุมัติ) สามารถทํางานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ได้
การเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา
ก่อนที่จะใช้งานเวิร์กโฟลว์ได้ จะต้องมีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสําหรับเอกสารหรือรายการในตําแหน่งที่ตั้งที่ระบุ คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้ดูแลไซต์หรือผู้ที่จัดการรายการหรือไลบรารีที่ระบุจะเป็นผู้ดําเนินงานนี้
ความพร้อมใช้งานของเวิร์กโฟลว์ภายในไซต์จะมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าได้เพิ่มเวิร์กโฟลว์ไว้ที่ใด
- ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการหรือไลบรารีโดยตรง เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับข้อมูลในรายการหรือไลบรารีนั้นเท่านั้น
- ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของรายการ (อินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่ถูกเพิ่มให้กับรายการหรือไลบรารีที่ระบุ) เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับรายการที่มีชนิดเนื้อหานั้นในรายการหรือไลบรารีที่ระบุซึ่งมีชนิดเนื้อหานั้นเกี่ยวข้องอยู่เท่านั้น
- ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ เวิร์กโฟลว์นั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการต่างๆ ของชนิดเนื้อหานั้นในทุกรายการและไลบรารีที่มีการเพิ่มอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้น
- ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์สามารถใช้งานได้ในวงกว้างในหลายรายการหรือไลบรารีในไซต์ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ของไซต์ได้
เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับตำแหน่งที่ตั้งเฉพาะได้โดยระบุตัวเลือกต่างๆ ต่อไปนี้
- ชื่อสำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้
- รายการงานที่จัดเก็บงานที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ไว้
- รายการประวัติที่บันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์
- วิธีที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่มต้น
- ตัวเลือกเพิ่มเติมที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น วิธีการกำหนดเส้นทางงานไปยังผู้เข้าร่วม สถานการณ์ที่ทำให้เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ และการดำเนินการที่เกิดขึ้นหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์
เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับเอกสารหรือรายการในตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุได้ โดยคุณไม่ต้องเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์จริง
การเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ
หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา และทําให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้บนเอกสารหรือรายการได้ (ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกําหนดค่าให้อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง) เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเลือกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการจากรายการของเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานสําหรับเอกสารหรือรายการ ถ้าจําเป็น คุณอาจต้องกรอกข้อมูลลงในฟอร์มด้วยข้อมูลที่เวิร์กโฟลว์ต้องการ ขึ้นอยู่กับว่าเวิร์กโฟลว์ได้รับการออกแบบและกําหนดค่าไว้อย่างไร คุณอาจมีตัวเลือกในการกําหนดเวิร์กโฟลว์เองเพิ่มเติมเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการโดยการกําหนดตัวเลือก เช่น ผู้เข้าร่วม วันครบกําหนด และคําแนะนําเกี่ยวกับงาน
การปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนินการ
หลังจากเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลแล้ว คุณอาจจําเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทํางานของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มต้น บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นอาจจําเป็นต้องเพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม หรือผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์อาจต้องการมอบหมายงานของตนใหม่ให้คนอื่น หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือรายการที่เป็นจุดสนใจของเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในบางเวิร์กโฟลว์ได้ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กําลังดําเนินการอยู่ ถ้าองค์กรของคุณได้พัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเอง การเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ที่กําลังดําเนินการจะสามารถทําได้
การทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์
เหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ต้องการการโต้ตอบกับบุคคลจะแสดงด้วยงานเวิร์กโฟลว์ เมื่อเวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ ผู้รับงานสามารถทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงกับเวิร์กโฟลว์นั้นๆ โดยการแก้ไขฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถทํางานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ได้บนไซต์ SharePoint หรือภายในโปรแกรม Office 2013 โดยตรง เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ทํางานเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้ว หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงกับเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะย้ายไปยังขั้นตอนที่เกี่ยวข้องขั้นตอนถัดไป
การติดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์
เจ้าของและผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถติดตามความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์ได้โดยการตรวจสอบหน้าสถานะที่สัมพันธ์กับเวิร์กโฟลว์ หน้าสถานะจะมีข้อมูลสถานะเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ที่ยังดําเนินการไม่เสร็จสิ้น นอกจากนี้ ยังมีข้อมูลประวัติที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์
เครื่องมือการรายงานสามารถให้การวิเคราะห์แบบรวมของประวัติเวิร์กโฟลว์ได้ องค์กรสามารถใช้การวิเคราะห์นี้เพื่อค้นหาคอขวดในกระบวนการ หรือเพื่อตรวจสอบว่ากลุ่มบรรลุเป้าหมายประสิทธิภาพสําหรับกระบวนการทางธุรกิจที่กําหนดหรือไม่ รายงาน Microsoft Office Excel ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหลายรายงานสามารถใช้กับเวิร์กโฟลว์ใดๆ ได้ นอกจากนี้ ข้อมูลประวัติเวิร์กโฟลว์ยังพร้อมใช้งานเป็นแหล่งข้อมูลรายการ SharePoint ที่สามารถใช้และวิเคราะห์ในโปรแกรมอื่นๆ หรือโซลูชันการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจแบบกําหนดเองได้
ดูเพิ่มเติม
ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ใน SharePoint
การพัฒนาเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint Designer 2013 และ Visio 2013