บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

ชนิดเนื้อหาใน SharePoint เป็นสิ่งจําเป็นสําหรับการจัดการ Metadata และการรับรองความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ ทุกส่วนของเนื้อหาใน SharePoint ถูกสร้างขึ้นจากชนิดเนื้อหา คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจชนิดเนื้อหาคืออะไร วิธีสร้าง ประกาศ และจัดการชนิดเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ 

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

ชนิดเนื้อหาใน SharePoint คือคอลเลกชันของเทมเพลต Metadata (คอลัมน์) เวิร์กโฟลว์ ลักษณะการทํางาน และการตั้งค่าอื่นๆ ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้สําหรับประเภทของรายการหรือเอกสาร ชนิดเนื้อหาจะดึงรายการและข้อมูลเกี่ยวกับรายการเข้าด้วยกัน รายการอาจเป็นหนึ่งในไฟล์ชนิดต่างๆ เอกสาร เวิร์กบุ๊ก Excel หรือแม้แต่ตัวบ่งชี้สถานะของรายงานความคืบหน้า ซึ่งอาจเป็นรายการหรือโฟลเดอร์ ชนิดเนื้อหาจะเชื่อมโยงรายการนี้กับ Metadata ที่สําคัญหรือข้อมูลอื่นๆ เช่น เทมเพลตหรือนโยบายการเก็บข้อมูล ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดการการตั้งค่าสําหรับหมวดหมู่ข้อมูลด้วยวิธีแบบรวมศูนย์และนํากลับมาใช้ใหม่ได้

ชนิดเนื้อหาเริ่มต้นและแบบกําหนดเอง

SharePoint มีชนิดเนื้อหาที่มีอยู่แล้วภายในจํานวนมากตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถใช้ชนิดเนื้อหาที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เช่น เอกสารเปล่าหรือข้อความประกาศ โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ หรือคุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเองเพื่อให้ตรงตามความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ

ชนิดเนื้อหาเริ่มต้น

ต่อไปนี้เป็นรายการเนื้อหาเริ่มต้นบางชนิดใน SharePoint ยังมีอีกหลายรายการที่คุณสามารถดูได้ด้วยการดูที่หน้า การตั้งค่าไซต์ บนไซต์ SharePoint

• ชนิดเนื้อหาของเอกสาร: หน้าพื้นฐาน เอกสาร ฟอร์ม ลิงก์ และหน้า Wiki
• ชนิดเนื้อหาของโฟลเดอร์: โฟลเดอร์ การอภิปราย และงานสรุป
• ชนิดเนื้อหาของรายการ: การประกาศ เหตุการณ์ ที่ติดต่อ ประเด็น ลิงก์ การจอง งาน และอื่นๆ

นี่เป็นเพียงตัวอย่างของชนิดเนื้อหาต่างๆ ที่มีให้เลือกใช้งาน เมื่อต้องการดูชนิดเริ่มต้นที่พร้อมใช้งานบนไซต์ของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

ดูชนิดเนื้อหาเริ่มต้นทั้งหมด

1. เลือกรายการที่คุณต้องการทํางานบนเปิดใช้ด่วน หรือเลือก การตั้งค่า
2. เลือก ข้อมูลไซต์
   
3. จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
   
4. เลือก ชนิดเนื้อหาไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี Web Designer
   
5. บนหน้า แกลเลอรีชนิดเนื้อหา คุณจะเห็นชนิดเนื้อหา (เช่น รายงาน รูปภาพ หรือเอกสาร) พาเรนต์ (เช่น เอกสาร รายการ หรือแอสเซท Rich Media) และแหล่งข้อมูล (โดยปกติแล้วจะเป็นไซต์ปัจจุบันของคุณ)

เมื่อต้องการทําความเข้าใจว่าชนิดเนื้อหาที่มีอยู่แล้วภายในสัมพันธ์กันอย่างไร ให้ดูลําดับชั้นชนิดเนื้อหาเริ่มต้นของ SharePoint ใน Microsoft 365

ให้ดูที่ เพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี

ชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเอง

ชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเองสามารถทําให้ผู้ใช้มีความสอดคล้องกันได้ง่ายขึ้น แม้ว่าจะมีชนิดเนื้อหาที่มีอยู่แล้วภายในหลายชนิด คุณอาจต้องการสร้างชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเองสําหรับองค์กรของคุณ ทุกองค์กรมีข้อกําหนดเฉพาะตัวและเนื้อหาประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น อาจมีสัญญาอย่างเป็นทางการ รายงาน ข้อเสนอการขาย ข้อมูลจําเพาะการออกแบบ ขั้นตอนของบริษัท และอื่นๆ คุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาแยกต่างหากเพื่อช่วยคุณจัดการเนื้อหาชนิดต่างๆ นี้ได้

คุณสามารถกําหนดชนิดเนื้อหาให้กับเกือบทุกรายการใน SharePoint ซึ่งรวมถึงเอกสารและไฟล์อื่นๆ ข้อมูลในรายการ ไฟล์สื่อ และโฟลเดอร์ คุณสามารถระบุแอตทริบิวต์ต่อไปนี้สําหรับเนื้อหาแต่ละชนิด แอตทริบิวต์เหล่านี้จะเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีผู้สร้างเอกสารใหม่หรือไฟล์อื่นๆ ของชนิดเนื้อหาเฉพาะ 

• เทมเพลตเอกสาร ถ้าเป็นเอกสาร
• นโยบายการจัดการข้อมูลที่ระบุนโยบายการเก็บข้อมูลและการตรวจสอบ
• คอลัมน์ (Metadata) ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา
• เวิร์กโฟลว์ที่รายการของชนิดเนื้อหานี้สามารถใช้ได้
• ฟีเจอร์แบบกําหนดเอง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกําหนดชนิดเนื้อหาสัญญาซื้อขาย และเพิ่มลงในไลบรารีที่ทีมของคุณใช้ได้ จากนั้นเมื่อใดก็ตามที่ต้องการสร้างข้อเสนอการขาย พวกเขาเพียงแค่เลือก สัญญาขาย จากเมนู เอกสารใหม่

ชนิดเนื้อหาเอกสาร เช่น สัญญาซื้อขายนี้ อาจมีแอตทริบิวต์เหล่านี้:

• เทมเพลตสําหรับเอกสาร

• คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา โดยที่แต่ละคอลัมน์แสดงรายการของ Metadata ตัวอย่างเช่น รายการต่อไปนี้แสดง Metadata ของเอกสารที่ใช้บ่อย:

  • พนักงานขาย
  • บริษัทลูกค้า
  • หมายเลขการสั่งซื้อ
    และอื่น ๆ ...

• ความต้องการในการแสดงแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารโดยอัตโนมัติ และรวบรวมข้อมูลที่จําเป็นทุกครั้งที่ผู้ใช้สร้างไฟล์ใหม่ชนิดนี้

• การตั้งค่าการจัดการข้อมูลที่ระบุนโยบายการเก็บข้อมูล จะสามารถตรวจสอบได้หรือไม่ และอื่นๆ

การสร้างชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเอง

เมื่อต้องการสร้างชนิดเนื้อหาของไซต์แบบกําหนดเอง ให้คุณเริ่มจากชนิดเนื้อหาที่มีอยู่เสมอ ไม่ว่าคุณจะใช้ประเภทที่มีอยู่ หรือคุณต้องการสร้างประเภทใหม่ คุณสามารถเลือกจากคอลเลกชันขนาดใหญ่ของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าในแกลเลอรีชนิดเนื้อหา ชนิดเนื้อหาของไซต์ใหม่จะสืบทอดแอตทริบิวต์ทั้งหมดของชนิดเนื้อหาแม่ เช่น เทมเพลตเอกสาร การตั้งค่าแบบอ่านอย่างเดียว หรือคอลัมน์ หลังจากที่คุณสร้างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนแอตทริบิวต์เหล่านี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้แม่แบบอื่นที่ไม่ได้ระบุไว้ในแม่แม่

เมื่อต้องการสร้างชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเอง ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

สร้างชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเอง

1. เลือกรายการที่คุณต้องการทํางานบนเปิดใช้ด่วน หรือเลือก การตั้งค่า
2. เลือก ข้อมูลไซต์ จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
3. เลือก ชนิดเนื้อหาไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี Web Designer
4. บนหน้าแกลเลอรีชนิดเนื้อหา ให้เลือก + สร้างชนิดเนื้อหา
5. บนแผง สร้างชนิดเนื้อหา ให้กรอก ชื่อ และ คําอธิบาย สําหรับชนิดเนื้อหาแบบกําหนดเองของคุณ
6. เลือก ใช้ประเภทที่มีอยู่ หรือ สร้างประเภทใหม่
7. ภายใต้ ชนิดเนื้อหาแม่ ให้เลือกแม่ เช่น ชนิดเนื้อหาสินทรัพย์ดิจิทัลหรือชนิดเนื้อหาเอกสาร ภายใต้ชนิดเนื้อหาหลัก กล่องดรอปดาวน์จะเปลี่ยนแปลง เลือกชนิดเนื้อหาหลักที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก ชนิดเนื้อหาของโฟลเดอร์ คุณสามารถจํากัดให้แคบลงเป็น การสนทนาโฟลเดอร์ หรือ งานสรุป ในกล่องนี้
8. เลือก สร้าง

การประกาศชนิดเนื้อหา

ชนิดเนื้อหาจะถูกกําหนดสําหรับไซต์ และนําไปใช้ที่ไซต์นั้นและไซต์ย่อยของไซต์นั้น แต่ในบางครั้ง คุณต้องการใช้เนื้อหาชนิดใดชนิดหนึ่งบนไซต์หลายไซต์ หรือบนไซต์คอลเลกชันต่างๆ ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจใช้เทมเพลตมาตรฐานสําหรับเอกสารที่ต้องใช้ Metadata ที่ได้มาตรฐาน เนื่องจากคุณต้องการให้ผู้ใช้ทั้งหมดในบริษัทใช้ชนิดเนื้อหานี้สําหรับเอกสาร จึงเป็นการดีที่จะเผยแพร่ในไซต์คอลเลกชันทั้งหมด หรือบางทีแผนกวิศวกรรมอาจสร้างชนิดเนื้อหาสําหรับข้อมูลจําเพาะการออกแบบ และต้องการประกาศไปยังไซต์คอลเลกชันด้านวิศวกรรมเท่านั้น

เนื่องจากชนิดเนื้อหามี Metadata อยู่ ชนิดเนื้อหาและ Metadata จึงเชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิด บริการ Metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint ทําให้สามารถประกาศชนิดเนื้อหาไปยังไซต์ที่ใช้ชนิดเนื้อหานั้นได้ ไซต์และไซต์คอลเลกชันที่เป็นส่วนหนึ่งของบริการ Metadata ที่มีการจัดการจะเรียกว่า "ไซต์สมาชิก"

บริการ Metadata ที่มีการจัดการจะต้องถูกสร้างขึ้นและกําหนดค่าไว้อย่างชัดเจน เมื่อต้องการรวมการประกาศชนิดเนื้อหา ผู้ดูแลระบบจะระบุไซต์คอลเลกชันที่ระบุเป็นฮับ แอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อและไซต์คอลเลกชันสามารถสมัครใช้งานชนิดเนื้อหาบนฮับได้ ด้วยการกําหนดค่าบริการ Metadata ที่มีการจัดการ คุณทําให้สามารถจัดการชนิดเนื้อหาได้จากส่วนกลาง ชนิดเนื้อหาจะถูกสร้างขึ้นที่ไซต์ฮับ และการอัปเดตใดๆ สามารถแจกจ่ายไปยังไซต์ผู้สมัครสมาชิกได้โดยอัตโนมัติ

ดู การประกาศชนิดเนื้อหาจากฮับการประกาศเนื้อหาสําหรับ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศชนิดเนื้อหา

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

การเพิ่มคอลัมน์ Metadata ให้กับชนิดเนื้อหา