บทความนี้จะให้ภาพรวมของแนวคิดหลักบางประการที่เกี่ยวข้องกับการทํางานด้วยฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการใหม่ใน SharePoint Server It explains how the new managed metadata features provide support for implementing of formal taxonomies through managed terms. นอกจากนี้ ยังอธิบายวิธีการทํางานของแท็กทางสังคม และความสัมพันธ์ของแท็กทางสังคมกับฟีเจอร์เมตาดาต้าที่มีการจัดการ เช่น คําที่มีการจัดการและคําสําคัญขององค์กร
ในบทความนี้
ฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการ
ฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการใหม่ใน SharePoint Server จะถูกเปิดใช้งานโดยแอปพลิเคชัน Managed Metadata Service ใหม่ที่มีการสนับสนุนสองสิ่งสําคัญ:
- การประกาศชนิดเนื้อหา การแชร์ชนิดเนื้อหาระหว่างไซต์คอลเลกชันและแอปพลิเคชันบนเว็บ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนําสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา
- อนุกรมวิธาน การสร้างและการจัดการคอลเลกชันของลําดับชั้นของคําที่มีการจัดการจากส่วนกลาง (เรียกว่าชุดคํา) ที่สามารถใช้เป็นแอตทริบิวต์สําหรับรายการในไซต์ SharePoint ได้ These term sets can be shared across site collections and Web applications. สามารถสร้างและจัดการชุดคําผ่านฟีเจอร์ที่เรียกว่าเครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา
คําและแนวคิดสําคัญ
มีคําศัพท์และแนวคิดสําคัญหลายข้อที่เป็นประโยชน์ในการทําความเข้าใจเมื่อทํางานกับฟีเจอร์ Metadata ต่างๆ ใน SharePoint Server การทําความเข้าใจแนวคิดเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลแนวคิดที่จะอธิบายต่อไปในบทความนี้ และในบทความอื่นๆ เกี่ยวกับฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการ
การจัดหมวดหมู่
การจัดหมวดหมู่คือการจัดประเภทลําดับชั้นของคํา ป้ายชื่อ หรือคําที่จัดระเบียบเป็นกลุ่มตามความคล้ายคลึงกัน การจัดหมวดหมู่อาจถูกกําหนดและจัดการจากส่วนกลางโดยบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคน International Standard Industrial Classification (ISIC) ซึ่งพัฒนาโดยสหประชาชาติ เป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียงของอนุกรมวิธานทางอุตสาหกรรมที่ใช้ในการจําแนกข้อมูลทางเศรษฐกิจ การจัดหมวดหมู่มีประโยชน์เนื่องจากมีโครงสร้างเชิงตรรกะและลําดับชั้นของข้อมูลเมตาที่สามารถใช้เพื่อจัดประเภทข้อมูลอย่างสม่ําเสมอ
โฟล์คโซโนมี่
โฟล์คโซโนมีคือการจัดประเภทที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้เว็บไซต์ร่วมกันใช้คํา ป้ายกํากับ หรือคํากับเนื้อหาบนเว็บไซต์ ถ้าคุณเคยเห็นแท็กเมฆบนเว็บไซต์ คุณก็เคยเห็นภาพโฟล์คโซโนมิ รูปภาพด้านล่างแสดง Tag Cloud Web Part บนไซต์ SharePoint วิธีการแบบโฟล์คโซโนมสําหรับ Metadata อาจเป็นประโยชน์เนื่องจากใช้ความรู้และความเชี่ยวชาญของผู้ใช้ไซต์และผู้สร้างเนื้อหา และช่วยให้การจัดประเภทเนื้อหาสามารถพัฒนาไปตามความต้องการทางธุรกิจและความสนใจที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้
ชุดคํา
ชุดคําคือกลุ่มของคําที่สัมพันธ์กัน
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตําแหน่งที่สร้างชุดคํา ขอบเขตสามารถเป็นภายในหรือส่วนกลาง ดังนี้
- ชุดคําภายในจะถูก สร้างภายในบริบทของไซต์คอลเลกชัน และพร้อมใช้งานสําหรับใช้งาน (และมองเห็นได้) เฉพาะสําหรับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการลงในรายการหรือไลบรารี และสร้างชุดคําใหม่สําหรับคอลัมน์นี้ ดังนั้นชุดคําจะอยู่ภายในไซต์คอลเลกชันที่มีรายการหรือไลบรารีนี้
- ชุดคําส่วนกลาง จะพร้อมใช้งานในทุกไซต์ที่สมัครใช้งานแอปพลิเคชัน Managed Metadata Service ที่ระบุ
คุณสามารถกําหนดค่าชุดคําเป็นปิดได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ไม่สามารถเพิ่มคําใหม่ให้กับชุดคําเหล่านั้นได้ เมื่อพวกเขาใส่ค่าสําหรับคอลัมน์ที่ถูกแมปไปยังชุดคํา หรือสามารถกําหนดค่าให้เปิดได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถเพิ่มคําใหม่ลงในชุดคําเมื่อพวกเขากําลังอัปเดตค่าสําหรับคอลัมน์ที่แมปเข้ากับชุดคํา
คำศัพท์
คําคือแต่ละรายการภายในชุดคํา และเป็นคําหรือวลีเฉพาะที่สามารถเชื่อมโยงกับรายการบนไซต์ SharePoint Server ได้ คํามี ID ที่ไม่ซ้ํากัน และสามารถมีป้ายชื่อข้อความ (คําเหมือน) ได้หลายแบบ ถ้าคุณกําลังทํางานบนไซต์ที่มีหลายภาษา ไซต์นั้นอาจมีป้ายชื่อในภาษาอื่นด้วย
มีคําอยู่สองชนิด ได้แก่
ข้อกําหนดที่มีการจัดการ
โดยทั่วไปแล้ว คําที่มีการจัดการจะถูกกําหนดไว้ล่วงหน้าและจัดระเบียบลงในชุดคําแบบลําดับชั้นโดยผู้ดูแลระบบที่เก็บคําหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการทํางานกับ Metadata ที่มีการจัดการ
คําสําคัญขององค์กร
คําสําคัญขององค์กรคือคําหรือวลีที่ถูกเพิ่มลงในรายการบนไซต์ SharePoint คําสําคัญขององค์กรจะถูกจัดระเบียบเป็นชุดคําเดียวที่ไม่ใช่ลําดับชั้นภายในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคําที่เรียกว่าชุดคําสําคัญ เนื่องจากผู้ใช้สามารถเพิ่มคําหรือวลีใดๆ ก็ตามลงในรายการเป็นคําสําคัญได้ คําสําคัญขององค์กรจึงสามารถใช้สําหรับการแท็กสไตล์โฟล์คโซโนมีได้ ผู้ดูแลที่เก็บคํา หรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการจัดการ Metadata สามารถเลือกที่จะย้ายคําสําคัญออกจากชุดคําสําคัญ และย้ายไปยังชุดคําที่มีการจัดการเฉพาะ ซึ่งเมื่อถึงจุดนี้คําสําคัญจะพร้อมใช้งานภายในบริบทของชุดคําที่เฉพาะเจาะจง ผู้ดูแลที่เก็บคํายังสามารถเลือกที่จะทําให้ชุดคําสําคัญปิดอยู่ เพื่อไม่ให้ผู้ใช้ส่งคําสําคัญใหม่และถูกจํากัดให้ใช้คําสําคัญที่มีอยู่
จัดกลุ่ม
กลุ่มจะกําหนดขอบเขตความปลอดภัย กลุ่มคือชุดของชุดคําที่ใช้ข้อกําหนดด้านความปลอดภัยร่วมกัน เฉพาะผู้ใช้ที่ถูกกําหนดให้เป็นผู้สนับสนุนกลุ่มที่ระบุเท่านั้นที่สามารถจัดการชุดคําที่เป็นของกลุ่มนั้นหรือสร้างชุดคําใหม่ภายในกลุ่มนั้นได้ องค์กรควรสร้างกลุ่มที่ไม่ซ้ํากันสําหรับชุดคําที่จะมีการเข้าถึงและความต้องการด้านความปลอดภัยที่ไม่ซ้ํากัน
เครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา
เครื่องมือการจัดการที่เก็บคําเป็นเครื่องมือที่นักจัดหมวดหมู่ ผู้ดูแลระบบ หรือบุคคลอื่นที่จัดการการจัดหมวดหมู่สามารถใช้เพื่อสร้าง นําเข้า และจัดการชุดคําและคําภายในได้ เครื่องมือการจัดการที่เก็บคําจะแสดงชุดคําส่วนกลางและชุดคําภายในใดๆ ที่พร้อมใช้งานสําหรับไซต์คอลเลกชันที่คุณเข้าถึงเครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา
คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ
คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการเป็นชนิดคอลัมน์ใหม่ที่สามารถเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้ไซต์หรือเจ้าของเนื้อหาสามารถเลือกค่าจากชุดคําที่ระบุของคําที่มีการจัดการและนําไปใช้กับเนื้อหาได้ คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการสามารถกําหนดค่าให้แมปไปยังชุดคําที่มีอยู่ หรือคุณสามารถสร้างชุดคําใหม่โดยเฉพาะสําหรับคอลัมน์ได้ ถ้าคุณสร้างชุดคําใหม่เฉพาะสําหรับคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ชุดคํานั้นจะเป็นชุดคําภายในที่พร้อมใช้งานภายในไซต์คอลเลกชันที่สร้างคํานั้นขึ้นเท่านั้น
คอลัมน์ คําสําคัญขององค์กร
คอลัมน์คําสําคัญขององค์กรเป็นคอลัมน์ที่คุณสามารถเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแท็กรายการด้วยคําหรือวลีที่พวกเขาเลือกได้ เป็นคอลัมน์แบบหลายค่าตามค่าเริ่มต้น เมื่อผู้ใช้พิมพ์คําหรือวลีลงในคอลัมน์ พวกเขาจะแสดงคําแนะนําการพิมพ์ล่วงหน้า ซึ่งอาจรวมถึงรายการจากทั้งชุดคําที่มีการจัดการและชุดคําคําสําคัญ ผู้ใช้สามารถเลือกค่าที่มีอยู่ หรือใส่สิ่งใหม่ (ถ้าชุดคําสําคัญถูกกําหนดค่าให้เปิดให้ผู้ใช้เพิ่ม)
แท็กทางสังคม
แท็กทางสังคมคือคําหรือวลีที่ผู้ใช้ไซต์สามารถนําไปใช้กับเนื้อหาบนไซต์ SharePoint เพื่อช่วยให้พวกเขาจัดประเภทข้อมูลด้วยวิธีที่มีความหมาย แท็กทางสังคมยังสามารถนําไปใช้กับ URL ภายนอกไซต์ SharePoint แท็กโซเชียลสนับสนุนการแท็กแบบโฟล์คโซโนมิ แท็กทางสังคมประกอบด้วยตัวชี้ไปยังข้อมูลสามชนิด ดังนี้
- ข้อมูลประจําตัวผู้ใช้
- URL ของรายการ
- คํา
ตัวชี้เหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในที่เก็บแท็กทางสังคม ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชัน User Profile Service ในทางเทคนิค แท็กทางสังคมไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint Server แต่จะเชื่อมต่อกับฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการในวิธีที่สําคัญสองถึงสามวิธีที่จะช่วยสนับสนุนการใช้ Metadata ทั่วทั้งองค์กรอย่างสอดคล้องกัน ส่วนคําของแท็กทางสังคมจะชี้ไปยังคําในชุดคําสําคัญของที่เก็บคําสําหรับหนึ่งในแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการซึ่งไซต์เชื่อมต่ออยู่
ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างแท็กโซเชียลใหม่ คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกจากคําที่มีอยู่ ซึ่งอาจรวมถึงคําที่มีการจัดการ รวมถึงคําสําคัญขององค์กร ถ้าคุณเลือกหนึ่งในคําที่มีอยู่เหล่านี้ แท็กโซเชียลของคุณจะมีตัวชี้ไปยังคํานั้น ถ้าคุณเลือกที่จะไม่เลือกคําที่มีอยู่ และคุณสร้างคําที่ไม่เคยใช้มาก่อน คําสําคัญใหม่จะถูกสร้างขึ้นในชุดคําสําคัญในที่เก็บคํา และแท็กทางสังคมใหม่ของคุณจะชี้ไปยังคํานี้
ด้วยวิธีนี้ คําสําคัญที่ใช้ในแท็กทางสังคมจะถูกเพิ่มลงในชุดคําสําคัญที่มองเห็นได้ในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา (ถ้ายังไม่มีคําอยู่) และคําเหล่านั้นสามารถจัดการได้โดยผู้ดูแลระบบที่เก็บคํา นอกจากนี้ เมื่อผู้ใช้นําคําสําคัญขององค์กรหรือคําที่มีการจัดการไปใช้กับเนื้อหาโดยการอัปเดตคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรหรือ Metadata ที่มีการจัดการ แท็กทางสังคมจะสามารถสร้างได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้คําเหล่านี้สามารถมองเห็นได้เป็นแท็กในตัวดึงข้อมูลข่าวสาร แท็ก Cloud หรือโปรไฟล์ ไซต์ของฉัน เจ้าของรายการหรือไลบรารีสามารถเปิดหรือปิดใช้งานการประกาศ Metadata โดยการอัปเดต การตั้งค่า Metadata และคําสําคัญขององค์กร สําหรับรายการหรือไลบรารี
เมื่อคุณเพิ่มแท็กทางสังคมลงในรายการ คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการทําให้ข้อมูลประจําตัวและ URL ของรายการเป็นส่วนตัวหรือไม่ แต่คําซึ่งจัดเก็บอยู่ในที่เก็บคําจะเป็นสาธารณะเสมอ
การแท็กทางสังคมมีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้ไซต์ปรับปรุงความสามารถในการค้นพบเนื้อหาและข้อมูลบนไซต์ได้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของการแท็กทางสังคม ให้ดูที่ ผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของการแท็กทางสังคม
การแท็ก
ในความหมายทั่วไปที่สุด การแท็กสามารถอ้างถึงการนําเมตาดาต้าไปใช้กับรายการ ไม่ว่าจะเป็น เมตาดาต้าที่มีการจัดการหรือแท็กทางสังคม ในบทความนี้ คํากริยา "แท็ก" ถูกใช้ในแง่นี้ และไม่จํากัดเฉพาะแท็กโซเชียล
สถานการณ์เมตาดาต้า: จากการจัดหมวดหมู่ไปจนถึงโฟล์คโซน
ฟีเจอร์การจัดการ Metadata ใน SharePoint Server สนับสนุนวิธีการต่างๆ ในการจัดการและการใช้ Metadata ลองจินตนาการว่าช่วงนี้เป็นความต่อเนื่องชนิดหนึ่ง ที่ปลายด้านหนึ่งของความต่อเนื่องนี้มีอนุ กรมวิธานซึ่งเป็นกลุ่มคําศัพท์ที่เป็นทางการการจัดการจากส่วนกลางและลําดับชั้น ในอีกด้านหนึ่งของช่วงนี้ มีโฟ ล์คโซโนม ซึ่งเป็นการจําแนกประเภทการทํางานร่วมกันที่ส่งผลให้บุคคลใช้แท็กกับเนื้อหาได้อย่างอิสระ
SharePoint Server สนับสนุนทั้งขั้วของความต่อเนื่องนี้ และสนับสนุนจุดต่างๆ ด้วย ที่ปลายด้านหนึ่งของความต่อเนื่อง คุณสามารถใช้การจัดหมวดหมู่อย่างเป็นทางการผ่านเงื่อนไขและชุดคําที่มีการจัดการ ที่อีกด้านหนึ่ง มีการรองรับคําสําคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคม ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์สามารถแท็กเนื้อหาด้วยคําสําคัญที่พวกเขาเลือกได้
ระหว่างขั้วเหล่านี้ คุณสามารถนําระดับความยืดหยุ่นของโครงสร้างและการควบคุมไปใช้กับ Metadata และคุณสามารถปรับขอบเขตที่คุณนําตัวควบคุมนี้ไปใช้โดยการเลือกที่จะทําให้ตัวควบคุมส่วนกลางข้ามไซต์หรือเฉพาะจากไซต์เฉพาะ For example, you have the ability to configure term sets to be closed or open to user contributions. คุณสามารถเลือกที่จะใช้คําสําคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคมร่วมกับคําที่มีการจัดการหรือไม่ก็ได้ SharePoint Server ช่วยให้องค์กรสามารถรวมข้อดีของการจัดหมวดหมู่ที่เป็นทางการและมีการจัดการเข้ากับประโยชน์แบบไดนามิกของการแท็กทางสังคมในรูปแบบที่กําหนดเองได้
ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าโซลูชันที่ใช้ SharePoint ชนิดต่างๆ อาจต้องใช้วิธีการต่างๆ ไปยัง Metadata ตามความต้องการทางธุรกิจอย่างไร
ประโยชน์ของ Metadata ที่มีการจัดการ
การใช้ Metadata ที่มีการจัดการทั่วทั้งไซต์ในองค์กรมีข้อดีหลายประการ ดังนี้
การใช้ Metadata อย่างสม่ําเสมอ ฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint Server ทําให้คุณสามารถนําระดับการควบคุมที่ปรับได้ ไปยัง Metadata ที่ถูกเพิ่มลงในเนื้อหา ด้วยชุดคําและคําที่มีการจัดการ คุณสามารถสร้างการควบคุมชนิดของคําที่พร้อมใช้งานเพื่อเพิ่มลงในเนื้อหา และคุณสามารถควบคุมว่าใครสามารถเพิ่มคําใหม่ได้บ้าง You can also limit the use of enterprise keywords to a specific list of keywords by configure the Keywords term set as closed.
เมื่อมีการใช้คําเดียวกันอย่างสม่ําเสมอในไซต์ต่างๆ การสร้างกระบวนการหรือโซลูชันที่มีเสถียรภาพที่พึ่งพาเมตาดาต้าจะง่ายขึ้น นอกจากนี้ ประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้สําหรับการทํางานกับ Metadata บนไซต์ ในรายการและไลบรารี ตลอดจนในโปรแกรมไคลเอ็นต์ Office ช่วยให้ผู้ใช้ไซต์นํา Metadata ที่สอดคล้องกันไปใช้กับเนื้อหาของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย
ความสามารถในการค้นพบเนื้อหาที่ได้รับการปรับปรุง เมื่อเนื้อหาทั่วไซต์ในองค์กรมี Metadata ที่สอดคล้องกัน การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจโดยใช้การค้นหาจะง่ายขึ้น ฟีเจอร์การค้นหาใหม่ เช่น แผงการปรับปรุง ซึ่งแสดงอยู่ทางด้านซ้ายมือของหน้าผลลัพธ์การค้นหา ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองผลลัพธ์การค้นหาตาม Metadata ได้
นอกจากนี้ คุณยังสามารถกําหนดค่าการนําทาง Metadata สําหรับรายการและไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองแบบไดนามิกของข้อมูลโดยยึดตามเขตข้อมูล Metadata ที่เฉพาะเจาะจง ผู้ใช้สามารถนําทางไลบรารีตามโฟลเดอร์หรือตาม Pivot เมตาดาต้า และจากนั้นสามารถปรับปรุงผลลัพธ์ได้โดยใช้ตัวกรองแป้นเพิ่มเติม
เพิ่มความยืดหยุ่น ฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการทําให้ผู้ดูแลที่เก็บคํา (หรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอัปเดต Metadata ที่มีการจัดการ) สามารถเก็บรักษาและปรับ Metadata ของคุณเมื่อความต้องการทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถอัปเดตชุดคําได้อย่างง่ายดายในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา และคําใหม่หรือคําที่ได้รับการอัปเดตจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติทุกที่ที่มีคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการที่เกี่ยวข้องกับชุดคํานั้นพร้อมใช้งาน หากคุณผสานหลายคําเป็นคําเดียว เนื้อหาที่ถูกแท็กด้วยคําเหล่านี้จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณสามารถระบุคําเหมือน (หรือป้ายชื่อ) ได้หลายคําสําหรับแต่ละคํา ถ้าไซต์ของคุณใช้หลายภาษา คุณสามารถระบุป้ายชื่อหลายภาษาสําหรับแต่ละคําได้
การจัดการ Metadata
การวางแผนและการกําหนดค่า Metadata ที่มีการจัดการ
องค์กรของคุณอาจต้องการมีส่วนร่วมในการวางแผนในระดับหนึ่งก่อนที่คุณจะเริ่มใช้ฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการ ระดับของการวางแผนที่จําเป็นนั้นไม่มากก็น้อยตามระดับความเป็นทางการและการควบคุมที่คุณต้องการกําหนดให้กับ Metadata
ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ช่วยพัฒนาการจัดหมวดหมู่ของคุณ คุณสามารถให้ผู้ใช้เพิ่มคําสําคัญลงในรายการ แล้วจัดระเบียบสิ่งเหล่านี้ลงในชุดคําตามความจําเป็น
ถ้าองค์กรของคุณต้องการใช้ชุดคําที่มีการจัดการเพื่อนําการจัดหมวดหมู่ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าไปใช้อย่างเป็นทางการ ผู้เกี่ยวข้องหลักที่มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงสร้างของการจัดหมวดหมู่จําเป็นต้องทํางานร่วมกันเพื่อวางแผนและพัฒนาชุดคําและเงื่อนไขที่จะใช้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการวางแผนนี้ ให้ดูที่ แผนเงื่อนไขและชุดคํา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดค่าแอปพลิเคชัน Managed Metadata Service ให้ดูที่ การดูแลระบบ Metadata ที่มีการจัดการ
หลังจากที่ผู้เกี่ยวข้องหลักในองค์กรเห็นด้วยกับชุดคําที่จําเป็น คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการที่เก็บคําเพื่อนําเข้าหรือสร้างชุดคําของคุณ และเพื่อจัดการและรักษาชุดคําเมื่อผู้ใช้เริ่มทํางานกับ Metadata ถ้าแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการได้รับการกําหนดค่าสําหรับแอปพลิเคชันบนเว็บของคุณ และคุณเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหรือผู้ดูแลที่เก็บคําที่ได้รับมอบหมาย คุณสามารถไปที่เครื่องมือการจัดการที่เก็บคําได้ด้วยการคลิก การตั้งค่าไซต์ บนเมนู การกระทําในไซต์ แล้วคลิก การจัดการที่เก็บคํา ภายใต้ การดูแลไซต์
การสร้างและการจัดการชุดคํา
เครื่องมือการจัดการที่เก็บคําจะมีตัวควบคุมทรีที่คุณสามารถใช้เพื่อทํางานส่วนใหญ่ได้ บทบาทผู้ใช้ของคุณสําหรับเครื่องมือนี้จะกําหนดว่าคุณสามารถทํางานใดได้บ้าง เมื่อต้องการทํางานในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบฟาร์ม ผู้ดูแลที่เก็บคํา หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการกลุ่มหรือผู้สนับสนุนสําหรับชุดคํา สําหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับบทบาทเหล่านี้ ให้ดู บทบาท Metadata ที่มีการจัดการ
เมื่อต้องการดําเนินการกับรายการภายในลําดับชั้น ให้ชี้ไปที่ชื่อของแอปพลิเคชัน Managed Metadata Service กลุ่ม ชุดคํา หรือคําที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วใช้เมนูเพื่อเลือกการกระทําที่คุณต้องการ
ตัวอย่างเช่น
ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคํา คุณสามารถสร้างหรือลบกลุ่มภายในแอปพลิเคชัน Managed Metadata Service ได้
ถ้าคุณเป็น ผู้ดูแลระบบที่เก็บคํา หรือผู้จัดการกลุ่ม คุณสามารถสร้าง นําเข้า หรือลบชุดคําภายในกลุ่มได้ ผู้สนับสนุนชุดคําสามารถสร้างชุดคําใหม่ได้
ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบที่เก็บคํา ผู้จัดการกลุ่ม หรือผู้สนับสนุนชุดคํา คุณสามารถสร้างหรือนําคํามาใช้ใหม่ภายในชุดคํา รวมทั้งคัดลอก ย้าย หรือลบชุดคําที่เลือกได้
ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคํา ผู้จัดการกลุ่ม หรือผู้สนับสนุนชุดคํา คุณสามารถสร้าง คัดลอก นํามาใช้ใหม่ ผสาน เลิกใช้ ย้าย หรือลบแต่ละคําภายในชุดคําได้
ในแต่ละระดับของลําดับชั้น คุณสามารถกําหนดค่าคุณสมบัติที่เฉพาะเจาะจงสําหรับกลุ่ม ชุดคํา หรือคําโดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติ ที่แสดงทางด้านขวาของตัวควบคุมโครงสร้างที่เก็บคํา
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังกําหนดค่าชุดคํา คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติ เพื่อระบุรายละเอียด เช่น ชื่อ คําอธิบาย เจ้าของ ที่ติดต่อ และผู้เกี่ยวข้อง คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการให้เปิดหรือปิดชุดคําสําหรับการส่งใหม่จากผู้ใช้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุว่าคุณต้องการให้ชุดคําพร้อมใช้งานสําหรับการแท็กหรือไม่ ถ้าคุณเลือกที่จะทําให้ชุดคําไม่พร้อมใช้งานสําหรับการแท็ก ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะมองไม่เห็นคํานั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าชุดคํายังคงอยู่ระหว่างการพัฒนา คุณอาจเลือกที่จะทําให้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับการแท็ก
การนํา Metadata ไปใช้
การแท็กเนื้อหาด้วยคําที่มีการจัดการ
ถ้าคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารี เจ้าของเนื้อหาสามารถแท็กเนื้อหาของตนด้วยคําที่มีการจัดการจากชุดคําที่ระบุ โดยการแก้ไขคุณสมบัติสําหรับข้อมูลในรายการหรือไลบรารี แล้วอัปเดตเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในฟอร์ม แก้ไขคุณสมบัติ สําหรับรายการหรือเอกสาร คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการจะง่ายต่อการระบุ เนื่องจากจะแสดงไอคอนแท็กที่สามารถใช้เพื่อเปิดใช้กล่องโต้ตอบตัวเลือกคําได้
คุณสามารถใช้ตัวเลือกคําเพื่อเลือกคําจากภายในลําดับชั้นของชุดคําได้ การทําเช่นนี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับเงื่อนไขที่อาจพร้อมใช้งาน ถ้าชุดคําถูกกําหนดค่าเป็นเปิด และมีคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการสําหรับชุดคํานั้นอนุญาตให้ใส่ค่าได้ คุณอาจมีตัวเลือกในการเพิ่มคําใหม่ลงในชุดคําได้ หรือคุณอาจมีตัวเลือกในการส่งคําติชมไปยังที่ติดต่อที่กําหนดสําหรับชุดคํา
เมื่อคุณสามารถเริ่มพิมพ์คําที่คุณต้องการได้ คําที่พร้อมใช้งานจะถูกแนะนําให้คุณโดยอัตโนมัติ โดยยึดตามสิ่งที่คุณเริ่มพิมพ์ และคุณสามารถเลือกคําที่คุณต้องการได้ คุณอาจเห็นข้อมูลในวงเล็บหลังคําที่ระบุชื่อชุดคําและลําดับชั้นของคํา วิธีนี้จะช่วยให้คุณเลือกจากคําที่คล้ายคลึงกัน
ถ้ามีการแนะนําคําที่ซ้ํากันหรือคล้ายกัน คุณอาจสามารถดูข้อความอธิบายที่ผู้ดูแลที่เก็บคําได้กําหนดค่าไว้สําหรับคํา เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกคําที่เหมาะสม
การแท็กเนื้อหาด้วยคําสําคัญขององค์กร
ถ้าคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารี แล้วเจ้าของเนื้อหา (หรือใครก็ตามที่มีสิทธิ์สนับสนุนสําหรับรายการหรือไลบรารี) จะสามารถแท็กเนื้อหาด้วยคําหรือคําสําคัญที่มีการจัดการที่พร้อมใช้งานโดยการแก้ไขคุณสมบัติสําหรับข้อมูลในรายการหรือไลบรารี แล้วพิมพ์คําสําคัญที่พวกเขาต้องการลงในเขตข้อมูลคําสําคัญขององค์กร หากมีคําที่ตรงกันหรือคล้ายกันอยู่ จะมีการแนะนําและคุณสามารถเลือกคํานั้นได้ หรือคุณสามารถเพิ่มคําสําคัญใหม่ ถ้าชุดคําสําคัญถูกกําหนดค่าให้เปิดรับคําใหม่ เขตข้อมูลคําสําคัญขององค์กรเป็นแบบหลายค่า ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มคําสําคัญหลายคําลงในรายการ
การแท็กเนื้อหาด้วยแท็กโซเชียล
ถ้ามีการเปิดใช้งานฟีเจอร์การแท็กทางสังคม คุณสามารถแท็กเนื้อหาบนไซต์ SharePoint ที่คุณคิดว่ามีความหมายหรือน่าสนใจได้ เมื่อต้องการแท็กหน้า คุณสามารถใช้ไอคอนแท็กที่แสดงที่ด้านบนของหน้า
เมื่อต้องการแท็กเอกสารหรือข้อมูลในรายการ คุณสามารถใช้คําสั่งแท็กที่แสดงบนไลบรารีหรือแท็บรายการของ Ribbon
เมื่อคุณเริ่มพิมพ์แท็กที่คุณต้องการนําไปใช้ คุณสามารถเลือกจากคําสําคัญหรือคําที่มีการจัดการที่มีอยู่ หรือคุณสามารถเพิ่มคําสําคัญใหม่ได้ ถ้าชุดคําคําสําคัญเปิดอยู่
คุณยังมีตัวเลือกในการแท็กเนื้อหาบนไซต์ภายนอก เช่น อินทราเน็ตหรือไซต์อินเทอร์เน็ตอื่นๆ โดยการเพิ่มเครื่องมือแท็กและบันทึกย่อของ SharePoint ลงในเบราว์เซอร์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแท็กไซต์ภายนอก ให้ดูที่ เริ่มต้นใช้งาน ไซต์ของฉัน ของคุณ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์การแท็กทางสังคม ให้ดูหัวข้อ ใช้แท็กและบันทึกย่อเพื่อแชร์ข้อมูลกับเพื่อนร่วมงาน