การนับจำนวนข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม

บทความนี้อธิบายวิธีการนับข้อมูลที่คิวรีส่งกลับใน Access ตัวอย่างเช่น บนฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถนับรายการในเขตข้อมูลตารางหรือตัวควบคุมอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล คุณยังสามารถคํานวณค่าเฉลี่ยและหาค่าน้อยที่สุด มากที่สุด เร็วที่สุด และค่าล่าสุด นอกจากนี้ Access ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่าแถว ผลรวม ซึ่งช่วยให้คุณนับจํานวนข้อมูลในแผ่นข้อมูลได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงการออกแบบคิวรี

คุณต้องการทำอะไร

• ทําความเข้าใจวิธีการนับข้อมูล
• นับข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม
• นับข้อมูลโดยใช้คิวรีผลรวม
• การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ทําความเข้าใจวิธีการนับข้อมูล

คุณสามารถนับจํานวนรายการในเขตข้อมูล หรือคอลัมน์ของค่าโดยใช้ Count ฟังก์ชัน ฟังก์ชันCountเป็นของชุดฟังก์ชันที่เรียกว่า ฟังก์ชันการรวม คุณใช้ฟังก์ชันการรวมเพื่อคํานวณคอลัมน์ของข้อมูลและส่งกลับค่าเดียว Access มีฟังก์ชันการรวมหลายฟังก์ชันนอกเหนือจาก Countเช่น

• Sumเพื่อเพิ่มคอลัมน์ของตัวเลข
• Averageเพื่อคํานวณค่าเฉลี่ยของคอลัมน์ตัวเลข
• Maximumเพื่อค้นหาค่าสูงสุดในฟิลด์
• Minimumเพื่อค้นหาค่าต่ําสุดในเขตข้อมูล
• Standard Deviationเพื่อวัดว่าค่ากระจายออกจากค่าเฉลี่ยมากน้อยเพียงใด
• Varianceเพื่อวัดค่าความแปรปรวนทางสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์

Access มีสองวิธีในการเพิ่ม Count และฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ลงในคิวรี:

• เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูลและเพิ่มแถว ผลรวม แถว ผลรวม ช่วยให้คุณใช้ฟังก์ชันการรวมในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ของชุดผลลัพธ์คิวรีได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงการออกแบบคิวรี
• สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม คิวรีแบบใช้หาผลรวมจะคํานวณผลรวมย่อยระหว่างกลุ่มของระเบียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการหาผลรวมย่อยของยอดขายทั้งหมดตามเมืองหรือตามไตรมาส ให้คุณใช้คิวรีผลรวมเพื่อจัดกลุ่มระเบียนของคุณตามประเภทที่คุณต้องการ แล้วรวมตัวเลขยอดขาย ในทางตรงกันข้าม แถวผลรวมจะคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์ (เขตข้อมูล) อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มแถว ผลรวม และใช้คิวรีผลรวมเพื่อนับข้อมูล โปรดทราบว่าฟังก์ชันนี้ Count ใช้งานได้กับชนิดข้อมูลมากกว่าฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้ Count กับชนิดเขตข้อมูลใดก็ได้ ยกเว้นชนิดที่มีข้อมูลสเกลาที่ซับซ้อน เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า

ในทางตรงกันข้าม ฟังก์ชันการรวมจํานวนมากจะทํางานเฉพาะกับเขตข้อมูลที่ใช้ชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น Sum ฟังก์ชันจะทํางานกับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลข ทศนิยม หรือสกุลเงินเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่แต่ละฟังก์ชันต้องใช้ ให้ดูที่ การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม ต่อไปในบทความนี้

สําหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชนิดข้อมูล ให้ดูบทความ ปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนชุดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

นับข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม

คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในคิวรีโดยการเปิดคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล เพิ่มแถว แล้วเลือกฟังก์ชัน Count หรือฟังก์ชันการรวมอื่น เช่น Sum, Minimum, MaximumหรือAverage ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐานและเพิ่มแถวผลรวม

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด ตารางที่เลือกจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี รูปนี้แสดงตารางทั่วไปในตัวออกแบบคิวรี:
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ คุณสามารถรวมเขตข้อมูลที่มีข้อมูลอธิบาย เช่น ชื่อและคําอธิบาย แต่คุณต้องรวมเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับ แต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏในคอลัมน์ในตารางออกแบบคิวรี
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
5. อีกทางหนึ่งคือ กลับไปยังมุมมองออกแบบและปรับคิวรีของคุณ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับคิวรี แล้วเลือก มุมมองออกแบบ จากนั้น คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลตารางออกได้ตามต้องการ เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้เลือกคอลัมน์ในตารางออกแบบ แล้วกด Delete
6. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรีของคุณ

เพิ่มแถวผลรวม

1. เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับคิวรี แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล -หรือ- ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรี การทําเช่นนี้จะเรียกใช้คิวรีและโหลดผลลัพธ์ลงในแผ่นข้อมูล
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม ใหม่จะปรากฏด้านล่างแถวสุดท้ายของข้อมูลในแผ่นข้อมูลของคุณ
3. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้วเลือก นับจํานวน จากรายการ

ซ่อนแถวผลรวม

• บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถว ผลรวม ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

นับข้อมูลโดยใช้คิวรีผลรวม

คุณนับข้อมูลโดยใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวมแทนแถว ผลรวม เมื่อคุณต้องการนับระเบียนบางส่วนหรือทั้งหมดที่ถูกส่งกลับโดยคิวรี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนับจํานวนธุรกรรมการขาย หรือจํานวนธุรกรรมในเมืองเดียว

โดยทั่วไปแล้ว คุณจะใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวมแทนแถว ผลรวม เมื่อคุณต้องการใช้ค่าผลลัพธ์ในส่วนอื่นของฐานข้อมูล เช่น รายงาน

นับระเบียนทั้งหมดในคิวรี

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด ตารางจะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับ คุณสามารถนับเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลส่วนใหญ่ ได้ ข้อยกเว้นคือเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซับซ้อน และทําซ้ําได้ เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบและ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏในแถวของแต่ละเขตข้อมูลในคิวรี
5. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับและเลือก นับจํานวน จากรายการผลลัพธ์
6. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
7. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรี

นับระเบียนในกลุ่มหรือประเภท

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด ตารางจะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลประเภทของคุณ และเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับ แบบสอบถามของคุณไม่สามารถมีเขตข้อมูลอธิบายอื่นๆ ได้
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบและ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏในแถวของแต่ละเขตข้อมูลในคิวรี
5. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับและเลือก นับจํานวน จากรายการผลลัพธ์
6. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
7. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรี

กลับสู่ด้านบน

การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการฟังก์ชันการรวมที่ Access มีให้ใช้ในแถว ผลรวม และในคิวรี Access มีฟังก์ชันการรวมสําหรับคิวรีมากกว่าสําหรับแถวผลรวม

ฟังก์ชัน	คำอธิบาย	ใช้กับชนิดข้อมูล
Sum	เพิ่มรายการในคอลัมน์ ใช้งานได้กับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​
Average	คํานวณค่าเฉลี่ยสําหรับคอลัมน์ คอลัมน์ต้องมีข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Count	นับจำนวนรายการในคอลัมน์	ชนิดข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นที่มีข้อมูลสเกลาที่ทําซ้ําที่ซับซ้อน เช่น คอลัมน์ของรายการที่มีหลายค่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการแบบหลายค่า ให้ดูที่ สร้างหรือลบเขตข้อมูลแบบหลายค่า
Maximum	ส่งกลับรายการที่มีค่าสูงสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าสูงสุดคือค่าตัวอักษรสุดท้าย และ Access จะละเว้นตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Minimum	ส่งกลับรายการที่มีค่าต่ําสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าต่ําสุดคือค่าตัวอักษรแรก และ Access จะละเว้นตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Standard Deviation	ประเมินว่าค่ากระจายออกจากค่าเฉลี่ยมากน้อยเพียงใด สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ดู แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​
Variance	วัดค่าความแปรปรวนทางสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้กับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ถ้าตารางมีน้อยกว่าสองแถว Access จะส่งกลับค่า Null สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันค่าความแปรปรวน ให้ดูที่ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​

กลับสู่ด้านบน