การนับจำนวนข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม

บทความนี้อธิบายวิธีการนับข้อมูลที่คิวรีส่งกลับใน Access ตัวอย่างเช่น บนฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถนับรายการในเขตข้อมูลตารางหรือตัวควบคุมอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล คุณยังสามารถคํานวณค่าเฉลี่ยและค้นหาค่าที่น้อยที่สุด มากที่สุด เร็วที่สุด และล่าสุดได้ Access ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่าแถวผลรวม ซึ่งทําให้คุณสามารถนับข้อมูลในแผ่นข้อมูลได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงการออกแบบคิวรี

คุณต้องการทำอะไร

• ทําความเข้าใจวิธีการนับข้อมูล
• นับข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม
• นับข้อมูลโดยใช้คิวรีผลรวม
• การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ทําความเข้าใจวิธีการนับข้อมูล

คุณสามารถนับจํานวนรายการในเขตข้อมูล หรือคอลัมน์ของค่า ได้โดยใช้ Count ฟังก์ชัน ฟังก์ชันอยู่ในCountชุดฟังก์ชันที่เรียกว่าฟังก์ชันการรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมเพื่อคํานวณคอลัมน์ของข้อมูลและส่งกลับค่าเดียว Access มีฟังก์ชันการรวมหลายฟังก์ชันนอกเหนือจาก Countเช่น:

• Sumเมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ตัวเลข
• Averageเพื่อคํานวณค่าเฉลี่ยของคอลัมน์ตัวเลข
• Maximumเพื่อค้นหาค่าสูงสุดในเขตข้อมูล
• Minimumเพื่อค้นหาค่าต่ําสุดในเขตข้อมูล
• Standard Deviationเพื่อวัดว่าค่ากระจายจากค่าเฉลี่ยมากน้อยเพียงใด
• Varianceเพื่อวัดค่าความแปรปรวนเชิงสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์

Access มีสองวิธีในการเพิ่ม Count ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ไปยังคิวรี ได้แก่

• เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล และเพิ่มแถวผลรวม แถวผลรวมช่วยให้คุณใช้ฟังก์ชันการรวมในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ของชุดผลลัพธ์คิวรี โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงการออกแบบคิวรี
• สร้างคิวรีผลรวม คิวรีผลรวมจะคํานวณผลรวมย่อยในกลุ่มของระเบียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการหาผลรวมย่อยของยอดขายทั้งหมดตามเมืองหรือตามไตรมาส คุณสามารถใช้คิวรีผลรวมเพื่อจัดกลุ่มระเบียนตามประเภทที่คุณต้องการ แล้วจึงรวมตัวเลขของยอดขาย ในทางตรงกันข้าม แถวผลรวมจะคํานวณผลรวมทั้งหมดสําหรับคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ของข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มแถวผลรวม และใช้คิวรีผลรวมเพื่อนับข้อมูล โปรดทราบว่าฟังก์ชันทํางานกับ Count ชนิดข้อมูลมากกว่าฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้ Count กับเขตข้อมูลชนิดใดก็ได้ ยกเว้นเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซับซ้อนและซ้ํากัน เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า

ในทางตรงข้าม ฟังก์ชันการรวมจํานวนมากจะทํางานเฉพาะกับเขตข้อมูลที่ใช้ชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันจะ Sum ทํางานกับเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลตัวเลข ทศนิยม หรือสกุลเงินเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่แต่ละฟังก์ชันต้องใช้ ให้ดูการ อ้างอิงฟังก์ชันการรวม ที่ส่วนท้ายในบทความนี้

สําหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชนิดข้อมูล ให้ดูบทความ ปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนชุดชนิดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

นับข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม

คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในคิวรีได้โดยการเปิดคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล เพิ่มแถว แล้วเลือกฟังก์ชัน Count หรือฟังก์ชันSumการรวมอื่น เช่น , Minimum, MaximumหรือAverage ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐานและเพิ่มแถวผลรวม

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด ตารางที่เลือกจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี รูปนี้แสดงตารางที่พบทั่วไปในตัวออกแบบคิวรี คิว
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ คุณสามารถใส่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลคําอธิบาย เช่น ชื่อและคําอธิบาย แต่คุณต้องใส่เขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับ แต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏในคอลัมน์ในตารางออกแบบคิวรี
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
5. อีกทางหนึ่งคือ กลับไปยังมุมมองออกแบบและปรับคิวรีของคุณ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของคิวรี แล้วเลือกมุมมองออกแบบ จากนั้น คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลตารางออกได้ตามต้องการ เมื่อต้องการนําเขตข้อมูลออก ให้เลือกคอลัมน์ในตารางออกแบบแล้วกด Delete
6. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรีของคุณ

เพิ่มแถวผลรวม

1. เปิดคิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล คลิกขวาที่แท็บเอกสารของคิวรี แล้วคลิกมุมมองแผ่นข้อมูล หรือ ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรี การดําเนินการนี้จะเรียกใช้คิวรีและโหลดผลลัพธ์ลงในแผ่นข้อมูล
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม ใหม่จะปรากฏขึ้นด้านล่างแถวสุดท้ายของข้อมูลในแผ่นข้อมูลของคุณ
3. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้วเลือก นับจํานวน จากรายการ

ซ่อนแถวผลรวม

• บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถวผลรวม ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

กลับสู่ด้านบน

นับข้อมูลโดยใช้คิวรีผลรวม

คุณสามารถนับข้อมูลโดยใช้คิวรีผลรวมแทนแถวผลรวมเมื่อคุณต้องการนับระเบียนบางระเบียนหรือทั้งหมดที่ส่งกลับโดยคิวรี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนับจํานวนของธุรกรรมการขาย หรือจํานวนธุรกรรมในเมืองเดียว

โดยทั่วไปแล้ว คุณใช้คิวรีผลรวมแทนแถวผลรวมเมื่อคุณต้องการใช้ค่าผลลัพธ์ในส่วนอื่นของฐานข้อมูล เช่น รายงาน

นับระเบียนทั้งหมดในคิวรี

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด ตารางจะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับแล้ว คุณสามารถนับเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลส่วนใหญ่ได้ ยกเว้นเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซับซ้อนซ้ําๆ เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏ ในแถวสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในคิวรี
5. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับ แล้วเลือก นับจํานวน จากรายการผลลัพธ์
6. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
7. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรี

นับระเบียนในกลุ่มหรือประเภท

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ แล้วคลิก ปิด จะมีตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางก็จะปรากฏในหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี
3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลประเภทของคุณ และเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับ คิวรีของคุณไม่สามารถมีเขตข้อมูลอธิบายอื่นๆ ได้
4. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ และ จัดกลุ่มตาม จะปรากฏ ในแถวสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในคิวรี
5. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับ แล้วเลือก นับจํานวน จากรายการผลลัพธ์
6. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
7. อีกทางหนึ่งคือ บันทึกคิวรี

กลับสู่ด้านบน

การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ตารางต่อไปนี้แสดงฟังก์ชันการรวมที่ Access มีสําหรับใช้ในแถวผลรวมและในคิวรี Access มีฟังก์ชันการรวมสําหรับคิวรีมากกว่าแถวผลรวม

ฟังก์ชัน	คำอธิบาย	ใช้กับชนิดข้อมูล
Sum	เพิ่มรายการในคอลัมน์ ทํางานกับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​
Average	คํานวณค่าเฉลี่ยสําหรับคอลัมน์ คอลัมน์ต้องมีข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Count	นับจำนวนรายการในคอลัมน์	ชนิดข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นชนิดที่มีข้อมูลสเกลาซ้ําๆ ที่ซับซ้อน เช่น คอลัมน์ของรายการที่มีหลายค่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่มีหลายค่า ให้ดู สร้าง หรือลบเขตข้อมูลที่มีหลายค่า
Maximum	ส่งกลับรายการที่มีค่าสูงสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าสูงสุดในค่าตัวอักษรสุดท้าย และ Access จะไม่สนใจตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Minimum	ส่งกลับรายการที่มีค่าต่ําสุด สําหรับข้อมูลข้อความ ค่าต่ําสุดคือค่าตัวอักษรแรก และ Access จะไม่สนใจตัวพิมพ์ ฟังก์ชันจะละเว้นค่า Null	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​ วันที่/เวลา
Standard Deviation	คํานวณว่าค่ากระจายจากค่าเฉลี่ยมากน้อยเพียงใด สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ดูที่ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​
Variance	วัดค่าความแปรปรวนเชิงสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้เฉพาะกับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ถ้าตารางมีน้อยกว่าสองแถว Access จะส่งกลับค่า Null สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันค่าความแปรปรวน ให้ดูที่ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล	ตัวเลข ทศนิยม สกุลเงิน​​

กลับสู่ด้านบน