สร้างฐานข้อมูลใหม่

บทความนี้ครอบคลุมกระบวนการพื้นฐานของการเริ่ม Access และการสร้างฐานข้อมูลที่จะใช้บนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป ไม่ใช่บนเว็บ และอธิบายวิธีการสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปโดยใช้เทมเพลต และวิธีการสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง และยังอธิบายเทคนิคบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลที่มีอยู่ลงในฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

ในบทความนี้

• ภาพรวม
• สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต
• สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต
• คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access
• นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น
• เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน
• การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

ภาพรวม

เมื่อคุณเริ่มต้น Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access มุมมอง MicrosoftOffice Backstage จะแสดงขึ้น

มุมมอง Backstage คือจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาสําคัญจาก Office.com อะไรก็ได้ที่คุณใช้ Access เพื่อทํากับไฟล์ฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูล แทนการทําภายในฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่ แท็บ ใหม่ มีวิธีมากมายที่คุณสามารถใช้สร้างฐานข้อมูลใหม่:

• ฐานข้อมูลเปล่า คุณสามารถเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดได้ ถ้าคุณต้องการ นี่เป็นตัวเลือกที่ดีหากคุณมีความต้องการด้านการออกแบบที่เฉพาะเจาะจงมากหรือมีข้อมูลที่มีอยู่ที่คุณต้องการจัดตําแหน่งหรือรวมเข้าด้วยกัน
• เทมเพลตที่ติดตั้งกับ Access พิจารณาใช้เทมเพลต ถ้าคุณเริ่มโครงการใหม่และต้องการการเริ่มต้นที่กําหนดไว้ล่วงหน้า Access มาพร้อมกับเทมเพลตมากมายที่ติดตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้น
• เทมเพลตจาก Office.com นอกจากเทมเพลตที่มาพร้อมกับ Access แล้ว คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกมากมายบน Office.com คุณไม่จําเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เทมเพลตจะพร้อมใช้งานจากแท็บใหม่

การเพิ่มลงในฐานข้อมูล

เมื่อคุณกำลังทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนของแอปพลิเคชัน

ส่วนของแอปพลิเคชันเป็นฟีเจอร์ที่ทําให้คุณสามารถใช้วัตถุฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ ได้พร้อมกันเหมือนกับเป็นวัตถุเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชันอาจประกอบด้วยตารางและแบบฟอร์มที่ยึดตามตาราง คุณสามารถเพิ่มตารางและฟอร์มได้พร้อมกันโดยใช้ส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณยังสามารถสร้างคิวรี แบบฟอร์ม รายงาน แมโคร วัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณใช้ทำงาน

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

Access มาพร้อมกับเทมเพลตต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือใช้เป็นจุดเริ่มต้น เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานที่มีตาราง คิวรี แบบฟอร์ม แมโคร และรายงานทั้งหมดที่ต้องใช้เพื่อทํางานเฉพาะ ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่าย เทมเพลตบางรายการจะมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตการใช้งาน

ถ้าหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้เทมเพลตมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนําเข้าลงใน Access อาจดีกว่าถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต เทมเพลตมีโครงสร้างข้อมูลที่กําหนดไว้แล้ว และอาจต้องทํางานหลายอย่างเพื่อปรับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของเทมเพลต

1. ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลแล้ว บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ปิด มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ สร้าง
2. ชุดเทมเพลตหลายชุดจะพร้อมใช้งานในแท็บ ใหม่ ซึ่งบางชุดจะอยู่ภายใน Access คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้จาก Office.com ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สําหรับรายละเอียด
3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้
4. Access จะแนะนําชื่อไฟล์สําหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่องชื่อ ไฟล์ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นนอกจากโฟลเดอร์ที่แสดงอยู่ใต้กล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิกตกลง คุณสามารถเลือกสร้างและลิงก์ฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ SharePoint ได้
5. คลิก สร้าง
   Access จะสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลตที่คุณเลือก แล้วเปิดฐานข้อมูล สําหรับเทมเพลตจํานวนมาก ฟอร์มจะแสดงขึ้นซึ่งคุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลได้ ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้โดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) แล้วทําดังต่อไปนี้:
   บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ
6. เมื่อต้องการเริ่มใส่ข้อมูล ให้คลิกในเซลล์ว่างแรกบนแบบฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ ใช้บานหน้าต่างนําทางเพื่อเรียกดูแบบฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลตบางอย่างจะมีฟอร์มการนําทางที่ทําให้คุณสามารถย้ายไปมาระหว่างวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลต ให้ดูบทความ ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เทมเพลต คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ จะเกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือทั้งสองรายการต่อไปนี้:

• ป้อนข้อมูล วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ แล้วทำซ้ำกระบวนการด้วยตารางใหม่ที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง ตาราง บนแท็บ สร้าง
• การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นและสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า
2. พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ เมื่อต้องการเปลี่ยนตําแหน่งไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตําแหน่งที่ตั้งเพื่อใส่ฐานข้อมูลของคุณ (ถัดจากกล่องชื่อไฟล์) เรียกดูตําแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิกตกลง
3. คลิก สร้าง
   Access จะสร้างฐานข้อมูลพร้อมกับตารางเปล่าที่ชื่อ ตาราง 1 แล้วเปิด ตาราง 1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ที่ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม
4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทํางานในเวิร์กชีต Excel โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขึ้นในขณะที่คุณใส่ข้อมูล เมื่อคุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในแผ่นข้อมูล เขตข้อมูลใหม่จะถูกกําหนดในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน Table1 ในตอนนี้ ให้คลิก ปิด ถ้าคุณทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับตาราง Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ เพื่อละทิ้งการเปลี่ยนแปลง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อเปิดตารางทิ้งไว้

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

สร้างตาราง เริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใส่ข้อมูลได้ทันทีและให้ Access สร้างโครงสร้างตารางอยู่เบื้องหลังได้ ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกําหนดให้ตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง
   Access จะสร้างตาราง แล้วเลือกเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม
2. บนแท็บ เขตข้อมูลตาราง ในกลุ่ม เพิ่ม & ลบ ให้คลิกชนิดของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม ถ้าคุณไม่เห็นชนิดที่คุณต้องการ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม
3. Access จะแสดงรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้ว Access จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูลที่จุดการแทรก
   คุณสามารถย้ายเขตข้อมูลได้โดยการลาก เมื่อคุณลากเขตข้อมูลในแผ่นข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้นที่ตําแหน่งที่วางเขตข้อมูล
4. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างแรกหรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access
5. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่
   คุณควรตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถบอกสิ่งที่มีอยู่ได้เมื่อคุณเห็นในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
6. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวเพื่อเลือกคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากไปยังตําแหน่งที่ตั้งใหม่พร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้น ให้กด SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างตารางก่อน จากนั้น คุณจะสามารถสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นๆ เช่น การวางหรือการนําเข้า

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง

2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

3. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์คําอธิบายสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในคอลัมน์คําอธิบาย คําอธิบายจะแสดงบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คําอธิบายยังถูกใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะสําหรับตัวควบคุมใดๆ ในแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างขึ้นโดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสําหรับตัวควบคุมใดๆ ที่สร้างขึ้นสําหรับเขตข้อมูลนั้นเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

   • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลในตารางได้ตลอดเวลาโดยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลและคลิกเซลล์ว่างแรก คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้อีกด้วย ตามที่อธิบายไว้ในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ' คุณควรตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล โดยไม่คํานึงถึงวิธีที่คุณใช้สร้างตารางของคุณ ขณะที่คุณสมบัติบางอย่างพร้อมใช้งานในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสมบัติบางอย่างสามารถตั้งค่าได้ในมุมมองออกแบบเท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติจะแสดงทางด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้คุณสมบัติเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคําอธิบายของคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคําอธิบายในกล่องที่อยู่รายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล คุณสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยคลิกปุ่มวิธีใช้

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลบางส่วนที่ถูกปรับโดยทั่วไป

คุณสมบัติ	คำอธิบาย
ขนาดเขตข้อมูล	สําหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้จะตั้งจํานวนสูงสุดของอักขระที่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูล สูงสุดคือ 255 สําหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้จะตั้งชนิดของตัวเลขที่จะถูกเก็บไว้ (Long Integer, Double และอื่นๆ) สําหรับที่เก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนําให้คุณจัดสรรพื้นที่ที่น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้สําหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าขึ้นได้ในภายหลัง ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลง
รูปแบบ	คุณสมบัตินี้จะตั้งวิธีการแสดงข้อมูล ซึ่งจะไม่ส่งผลต่อข้อมูลจริงที่จัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหรือใส่รูปแบบแบบกําหนดเอง
รูปแบบการป้อนข้อมูล	ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสําหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะใส่ในเขตข้อมูลนี้ ซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกป้อนอย่างถูกต้อง และมีจํานวนอักขระที่จําเป็น สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิกปุ่ม ด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ
ค่าเริ่มต้น	ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลนี้ทุกครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล วันที่/เวลา ที่คุณต้องการบันทึกวันที่ที่ระเบียนถูกเพิ่มเสมอ คุณสามารถใส่ "วันที่()" (ไม่มีเครื่องหมายคําพูด) เป็นค่าเริ่มต้นได้
จำเป็น	คุณสมบัตินี้จะตั้งว่าค่าจําเป็นในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัตินี้เป็น ใช่ Access จะไม่อนุญาตให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่ เว้นแต่จะมีการใส่ค่าสําหรับเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของหน้า

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้ในโปรแกรมอื่น เช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไปแล้ว วิธีนี้จะทํางานได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกออกเป็นคอลัมน์อยู่แล้ว เช่นเดียวกับคอลัมน์ที่อยู่ในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคํา เป็นเรื่องที่ดีที่จะแยกคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลเป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคําก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณจําเป็นต้องได้รับการแก้ไขหรือการจัดการใดๆ (ตัวอย่างเช่น การแยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล) คุณอาจต้องการทําสิ่งนี้ก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะวันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูล Date/Time กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคําว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางมีชนิดเหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลนั้น และจะกําหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล (F1, F2 เป็นต้น) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามข้อมูลนั้นและไม่ใส่แถวแรกในข้อมูล

ถ้า Access กําหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นทันที่ที่สามารถทําได้เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

1. กด CTRL+S เพื่อบันทึกตาราง
2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่อธิบายแต่ละคอลัมน์
3. บันทึกตารางอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทํางานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทํางานกับข้อมูลนั้นใน Access โดยการลิงก์ไปยังข้อมูลดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม Access จะช่วยให้ทํางานกับข้อมูลจากแหล่งอื่นได้ง่ายขึ้น คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel, จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น, จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่หลากหลาย กระบวนการที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยคุณในการเริ่มต้น

1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่มลิงก์ & นําเข้า ให้เลือก แหล่งข้อมูลใหม่ แล้วเลือกคําสั่งสําหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกําลังนําเข้า
   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้คลิก สร้างแหล่งข้อมูล>จากไฟล์>Excel

   หมายเหตุ

   ถ้าคุณไม่พบประเภทรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่มการ นําเข้า & ลิงก์ คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนําเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (ทุกโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณนําเข้า และบางโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณผนวกหรือลิงก์ได้) ภายใต้ ระบุวิธีการและตําแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ที่ใช้ข้อมูลที่นําเข้า (ด้วยโปรแกรมบางอย่าง) หรือคุณสามารถผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่หรือสร้างตารางที่ลิงก์ที่เก็บลิงก์ไปยังข้อมูลในโปรแกรมดั้งเดิม

4. ถ้าตัวช่วยสร้างเริ่มต้น ให้ทําตามคําแนะนําบนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น
   ถ้าคุณนําเข้าวัตถุหรือลิงก์ตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบนําเข้า วัตถุ หรือ ลิงก์ตาราง จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง
   กระบวนการจริงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ข้อมูล

5. Access จะแสดงพร้อมท์ว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการนําเข้าที่เพิ่งเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดําเนินการนําเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนําเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ จากนั้น คุณสามารถทําซ้ําการดําเนินการได้อย่างง่ายดายในอนาคตโดยคลิก การนําเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกนําเข้าตาราง Access จะนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ แล้วแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนําทาง ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์ภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนําทาง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณสามารถใช้ส่วนของแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทํางานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้ ส่วนของแอปพลิเคชันสามารถเป็นหนึ่งตาราง หรือสามารถประกอบด้วยวัตถุที่เกี่ยวข้องกันหลายวัตถุ เช่น ตารางและแบบฟอร์มที่ผูก

ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชัน ข้อคิดเห็น จะมีตารางที่มีเขตข้อมูล AutoNumber ID เขตข้อมูลวันที่ และเขตข้อมูลบันทึกช่วยจํา คุณสามารถเพิ่มลงในฐานข้อมูลใดก็ได้และใช้งานได้ทันที หรือด้วยการกําหนดค่าขั้นต่ํา

1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน
2. คลิกแท็บ สร้าง
3. ในกลุ่ม เทมเพลต ให้คลิก ส่วนของแอปพลิเคชัน รายการส่วนที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น
4. คลิกส่วนของแอปพลิเคชันที่คุณต้องการเพิ่ม

ด้านบนของหน้า

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access หรือโหมดที่ตั้งค่าโดยนโยบายการดูแลระบบ
   • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้น
   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสําหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถอ่านและเขียนในฐานข้อมูลได้
   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การเข้าถึงแบบพิเศษ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบพิเศษ บุคคลใดก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลจะได้รับข้อความ "ไฟล์ถูกใช้งานอยู่"
   • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลสําหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูล แต่พวกเขาจะถูกจํากัดอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว

เคล็ดลับ

• เมื่อต้องการเปิดหนึ่งในฐานข้อมูลที่เปิดล่าสุด บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลนั้น Access จะเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันกับการตั้งค่าตัวเลือกที่คุณเปิดครั้งล่าสุด ถ้ารายการของไฟล์ที่ใช้ล่าสุดไม่แสดงขึ้น บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก การตั้งค่าไคลเอ็นต์ ภายใต้ แสดง ให้ใส่จํานวนเอกสารที่จะแสดงในรายการ เอกสารล่าสุด สูงสุด 50 เอกสาร
  คุณยังสามารถแสดงฐานข้อมูลล่าสุดในแถบนําทางของมุมมอง Backstage โดยใช้การเข้าถึงแบบคลิกสองครั้ง: 1) แท็บ ไฟล์ 2) ฐานข้อมูลล่าสุดที่คุณต้องการเปิด ใกล้กับด้านล่างของแท็บ ล่าสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เข้าถึงจํานวนของฐานข้อมูลล่าสุดนี้อย่างรวดเร็ว แล้วปรับจํานวนของเอกสารที่จะแสดง
• ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลด้วยการคลิกคำสั่ง เปิด บนแท็บ ไฟล์ คุณสามารถดูรายการทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่เปิดก่อนหน้านี้ด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ด้านบนของหน้า