เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้

เมื่อคุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าหรือตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าที่คุณใช้เป็นข้อกําหนดเพื่อให้คุณสามารถทําซ้ําการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออกเมื่อใดก็ได้

ก่อนอื่นคุณต้องเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกเพื่อบันทึกข้อกำหนด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ข้อกำหนดที่มีอยู่สำหรับการดำเนินการที่คุณไม่เคยทำมาก่อน ถ้าการดำเนินการของคุณตรงตามเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้:

• ถ้าความแตกต่างเดียวระหว่างการดำเนินการที่คุณต้องการเรียกใช้และข้อกำหนดที่มีอยู่คือ ชื่อของไฟล์ต้นฉบับ (ในกรณีที่เกิดการดำเนินการนำเข้า) หรือไฟล์ปลายทาง (ในกรณีที่เกิดการดำเนินการส่งออก) คุณจะสามารถเปลี่ยนชื่อของไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางที่กล่าวถึงในข้อกำหนดที่มีอยู่ แล้วเรียกใช้ข้อกำหนด
• ถ้าคุณจําเป็นต้องส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบ และความแตกต่างเดียวระหว่างการดําเนินการที่คุณต้องการดําเนินการและข้อกําหนดที่มีอยู่คือ การตั้งค่าคอลัมน์หรือตัวกรอง คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าคอลัมน์และตัวกรองในข้อกําหนด การตั้งค่าคอลัมน์และตัวกรองปัจจุบันจะกําหนดสิ่งที่ส่งออกเสมอ ไม่ใช่การตั้งค่าที่มีผลในขณะที่สร้างข้อกําหนด

เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกจาก Access

หลังจากที่คุณบันทึกรายละเอียดเป็นข้อกำหนด ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เมื่อคุณต้องการทำซ้ำการดำเนินการ

เรียกใช้ข้อกำหนด

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่ประกอบด้วยข้อกําหนด ถ้าไม่ได้เปิดอยู่ เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกําหนดการนําเข้า ฐานข้อมูลปัจจุบันคือฐานข้อมูลปลายทาง เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกําหนดการส่งออก ฐานข้อมูลปัจจุบันคือฐานข้อมูลต้นฉบับ

2. ถ้าข้อกําหนดส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel หรือเอกสาร Word ให้เปิดวัตถุและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกไม่ได้ซ่อนอยู่ในมุมมอง ในทํานองเดียวกัน ให้ตรวจสอบการตั้งค่าตัวกรองเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าระเบียนทั้งหมดที่คุณต้องการส่งออกจะมองเห็นได้ในมุมมอง

3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ให้คลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ หรือ การส่งออกที่บันทึกไว้ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดการงานข้อมูล

4. ในกล่องโต้ตอบ จัดการงานข้อมูล บนแท็บ การนำเข้าที่บันทึกไว้ หรือ การส่งออกที่บันทึกไว้ ให้คลิกข้อกำหนดที่คุณต้องการเรียกใช้

5. ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับ (เมื่อคุณกำลังเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า) หรือไฟล์ปลายทาง (เมื่อคุณกำลังเรียกใช้การดำเนินการส่งออก) ให้คลิกเส้นทางของไฟล์เพื่อแก้ไข
   เป็นสิ่งสำคัญที่จะทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทาง แต่ไฟล์ใหม่ที่คุณระบุต้องตรงตามข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการให้สำเร็จ

6. ก่อนที่คุณจะคลิก เรียกใช้ คุณต้องทําให้แน่ใจว่า ไฟล์้นฉบับหรือปลายทางมีอยู่ แหล่งข้อมูลจะพร้อมสําหรับการนําเข้า และการดําเนินการจะไม่เขียนทับข้อมูลในไฟล์ปลายทางของคุณโดยไม่ตั้งใจ ทําทุกสิ่งที่คุณต้องการทําเพื่อให้มั่นใจว่าประสบความสําเร็จในการดําเนินการที่ขับเคลื่อนด้วยตัวช่วยสร้างก่อนที่จะเรียกใช้ข้อกําหนดที่บันทึกไว้

7. คลิก เรียกใช้
   Access จะแสดงข้อความที่แจ้งสถานะของการดําเนินการ ถ้าการดําเนินการล้มเหลว ให้แก้ไขข้อผิดพลาดแบบเดียวกับที่คุณต้องทําถ้าคุณกําลังใช้ตัวช่วยสร้าง

   เคล็ดลับ

   ถ้าข้อความไม่ได้ระบุสาเหตุของความล้มเหลว ให้ลองเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือส่งออก และทำตามขั้นตอนของกล่องโต้ตอบเพื่อดำเนินการเดียวกัน

เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือการส่งออกที่บันทึกไว้จาก Outlook

ถ้าคุณได้ตั้งค่าข้อกำหนดเป็นงาน Outlook คุณสามารถเริ่มการดำเนินการจากภายใน Outlook

ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Access ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และไฟล์ต้นฉบับและปลายทางมีอยู่ ทําทุกสิ่งที่คุณต้องการทําเพื่อให้มั่นใจว่าประสบความสําเร็จในการดําเนินการที่ขับเคลื่อนด้วยตัวช่วยสร้างก่อนที่คุณจะเรียกใช้ข้อกําหนดที่บันทึกไว้

เรียกใช้ข้อกำหนด

1. เริ่ม Outlook แล้วคลิก งาน ในบานหน้าต่างการนําทาง ดับเบิลคลิกงานเพื่อเปิด

2. บนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Office Access ให้คลิก เรียกใช้การนำเข้า หรือ เรียกใช้การส่งออก คลิก ตกลง บนข้อความการยืนยันเพื่อยืนยัน
   ถ้าการดําเนินการเสร็จเรียบร้อย จะไม่มีข้อความแสดงขึ้น ถ้าการดําเนินการล้มเหลว Access จะแสดงข้อความอธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาด ลองแก้ไขข้อผิดพลาดแบบเดียวกับที่คุณต้องทําถ้าคุณกําลังใช้ตัวช่วยสร้าง

   เคล็ดลับ

   ถ้าข้อความไม่ได้ระบุสาเหตุของความล้มเหลว ให้ลองเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือส่งออก และทำตามขั้นตอนของกล่องโต้ตอบเพื่อดำเนินการเดียวกัน

ฉันต้องรู้อะไรอีก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการข้อกำหนดเพื่อเรียกใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ดูบทความ การจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก
• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนชื่อข้อกำหนด ลบข้อกำหนด หรืออัปเดตชื่อของไฟล์ต้นฉบับในข้อกำหนด ให้ดูบทความ จัดการงานข้อมูล