แยกฐานข้อมูล Access

พิจารณาการแยกฐานข้อมูลที่ผู้ใช้หลายคนแชร์บนเครือข่าย การแยกฐานข้อมูลที่แชร์สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและลดโอกาสที่ไฟล์ฐานข้อมูลเสียหายได้

หลังจากที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณอาจตัดสินใจย้ายฐานข้อมูล Back-End หรือใช้ฐานข้อมูล Back-End อื่น คุณสามารถใช้ตัวจัดการตารางที่ลิงก์เพื่อเปลี่ยนฐานข้อมูล Back-End ที่คุณใช้

ในบทความนี้

• ภาพรวม
• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
• การแยกฐานข้อมูล
• แจกจ่ายฐานข้อมูล Front-End
• การเปลี่ยนฐานข้อมูล Back-End ที่คุณใช้

ภาพรวม

เมื่อคุณแยกฐานข้อมูล คุณจะจัดระเบียบฐานข้อมูลใหม่ออกเป็นสองไฟล์ ได้แก่ ฐานข้อมูล Back-End ที่มีตารางข้อมูล และฐานข้อมูล Front-End ที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด เช่น คิวรี ฟอร์ม และรายงาน ผู้ใช้แต่ละรายจะโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้สําเนาของฐานข้อมูล Front-End ที่อยู่ภายในเครื่อง

เมื่อต้องการแยกฐานข้อมูล คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างตัวแยกฐานข้อมูล หลังจากที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณต้องแจกจ่ายฐานข้อมูล Front-End ให้กับผู้ใช้ของคุณ

ประโยชน์ของฐานข้อมูลแบบแยก

ประโยชน์ของฐานข้อมูลแบบแยกมีดังต่อไปนี้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน ประสิทธิภาพของฐานข้อมูลมักจะดีขึ้นอย่างมากเนื่องจากมีเพียงข้อมูลเท่านั้นที่ถูกส่งผ่านเครือข่าย ในฐานข้อมูลที่แชร์ที่ไม่ได้แยก วัตถุฐานข้อมูลนั้นเอง ได้แก่ ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูล จะถูกส่งผ่านเครือข่าย ไม่ใช่แค่ข้อมูล

• มีความพร้อมใช้งานมากขึ้น เนื่องจากมีเพียงข้อมูลเท่านั้นที่ถูกส่งผ่านเครือข่าย ทรานแซคชันในฐานข้อมูล เช่น การแก้ไขระเบียนจะเสร็จสมบูรณ์เร็วขึ้น ซึ่งทําให้ข้อมูลพร้อมใช้งานมากขึ้นในการแก้ไข

• ความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง ถ้าคุณเก็บฐานข้อมูล Back-End บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบไฟล์ NTFS คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัย NTFS เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลของคุณได้ เนื่องจากผู้ใช้เข้าถึงฐานข้อมูลส่วนหลังโดยใช้ตารางที่เชื่อมโยง จึงเป็นไปได้น้อยลงที่ผู้บุกรุกจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยการขโมยฐานข้อมูลส่วนหน้าหรือโดยปลอมตัวเป็นผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ของคุณใช้ระบบไฟล์ใด ให้สอบถามผู้ดูแลระบบ ถ้าคุณมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบบนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ คุณสามารถเรียกใช้คําสั่ง msinfo32 เพื่อกําหนดระบบไฟล์ด้วยตัวคุณเอง
  How do I use msinfo32 to check the file system?

  1. คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก เรียกใช้
  2. ในกล่องโต้ตอบ เรียกใช้ ให้พิมพ์ msinfo32 แล้วคลิก ตกลง
  3. ภายใต้ สรุประบบ ให้คลิกสัญลักษณ์บวกที่อยู่ถัดจาก คอมโพเนนต์
  4. ภายใต้คอมโพเนนต์ ให้คลิกสัญลักษณ์เครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจาก ที่เก็บข้อมูล แล้วคลิก ไดรฟ์ กล่องโต้ตอบจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่พร้อมใช้งานในแผงทางด้านขวา

• ความน่าเชื่อถือที่ดียิ่งขึ้น ถ้าผู้ใช้พบปัญหาและฐานข้อมูลปิดโดยไม่คาดคิด ความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลโดยปกติจะจํากัดอยู่เฉพาะสําเนาของฐานข้อมูล Front-End ที่ผู้ใช้เปิดไว้ เนื่องจากผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูลส่วนหลังโดยใช้ตารางที่เชื่อมโยงเท่านั้น ไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหลังจึงมีโอกาสเสียหายน้อยกว่ามาก

• สภาพแวดล้อมการพัฒนาที่ยืดหยุ่น เนื่องจากผู้ใช้แต่ละคนทํางานกับสําเนาของฐานข้อมูล Front-End ภายในเครื่อง ผู้ใช้แต่ละคนจึงสามารถพัฒนาคิวรี แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างอิสระโดยไม่มีผลกระทบต่อผู้ใช้รายอื่น ในทํานองเดียวกัน คุณสามารถพัฒนาและแจกจ่ายฐานข้อมูล Front-End เวอร์ชันใหม่ได้โดยไม่ขัดจังหวะการเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล Back-End

ด้านบนของหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะแยกฐานข้อมูล ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

• คุณควรสํารองข้อมูลฐานข้อมูลก่อนที่คุณจะแยกฐานข้อมูลเสมอ ถ้าคุณแยกฐานข้อมูล แล้วตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการแยกฐานข้อมูล คุณสามารถคืนค่าต้นฉบับจากสําเนาสํารองของคุณได้

• การแยกฐานข้อมูลอาจใช้เวลานาน คุณควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบ เพื่อไม่ให้พวกเขาใช้ฐานข้อมูลในขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล ถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะไม่มีผลในฐานข้อมูลส่วนหลัง

  เคล็ดลับ

  ถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณสามารถนําเข้าข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล Back-End หลังจากที่คุณดําเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

• แม้ว่าการแยกฐานข้อมูลจะเป็นวิธีหนึ่งในการแชร์ข้อมูล แต่ทุกคนที่ใช้ฐานข้อมูลต้องมี Microsoft Office Access เวอร์ชันที่เข้ากันได้กับรูปแบบไฟล์ของฐานข้อมูล Back-End ตัวอย่างเช่น ถ้าไฟล์ฐานข้อมูล Back-End ใช้รูปแบบไฟล์ .accdb ผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลโดยใช้ Access 2003 ได้

• คุณอาจต้องการใช้รูปแบบไฟล์ Access เวอร์ชันก่อนหน้าสําหรับฐานข้อมูล Back-End ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Data Access Page (DAP) คุณสามารถใช้ฐานข้อมูลเหล่านั้นต่อไปได้ถ้าฐานข้อมูล Back-End อยู่ในรูปแบบไฟล์ก่อนหน้าที่สนับสนุน DAP จากนั้นคุณสามารถใช้รูปแบบไฟล์ใหม่กับฐานข้อมูล Front-End เพื่อให้ผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงประโยชน์ของรูปแบบใหม่ได้ โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Data Access Page โดยใช้ Access 2010 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ด้านบนของหน้า

การแยกฐานข้อมูล

1. บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ทําสําเนาของฐานข้อมูลที่คุณต้องการจะแยก เริ่มต้นด้วยไฟล์ฐานข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ภายในเครื่องของคุณ ไม่ใช่บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลถูกแชร์จากฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ในเครื่องของคุณอยู่ คุณสามารถปล่อยไฟล์ไว้ในตําแหน่งเดิมได้

2. เปิดสําเนาของฐานข้อมูลที่อยู่ในฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ภายในเครื่องของคุณ

3. บนแท็บเครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่มย้ายข้อมูล ให้คลิกฐานข้อมูล Access ตัวช่วยตัวแยกฐานข้อมูลเริ่มทํางาน

4. คลิกแยกฐานข้อมูล

5. ในกล่องโต้ตอบ สร้างฐานข้อมูล Back-End ให้ระบุชื่อ ชนิดไฟล์ และตําแหน่งที่ตั้งสําหรับไฟล์ฐานข้อมูล Back-End

   หมายเหตุ

   • พิจารณาใช้ชื่อที่ Access แนะนํา ซึ่งจะรักษาชื่อไฟล์เดิม และระบุว่าฐานข้อมูลนั้นเป็นฐานข้อมูล Back-End โดยการแทรก _be ลงในชื่อ ก่อนนามสกุลของชื่อไฟล์
   • อย่าเปลี่ยนชนิดไฟล์ เว้นแต่ว่าผู้ใช้บางรายจะใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าในการเข้าถึงข้อมูล
   • คุณสามารถใส่เส้นทางไปยังตําแหน่งบนเครือข่ายได้ในกล่องชื่อ ไฟล์ ที่ด้านหน้าชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น ถ้าตําแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายสําหรับฐานข้อมูล Back-End คือ \\server1\share1\ และชื่อไฟล์สําหรับฐานข้อมูล Back-End คือ MyDB_be.accdb คุณสามารถใส่ \\server1\share1\MyDB_be.accdb ในกล่องชื่อ ไฟล์ ได้
   • ตําแหน่งที่ตั้งที่คุณเลือกต้องพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่จะใช้ฐานข้อมูล เนื่องจากการแมปไดรฟ์อาจแตกต่างกัน คุณควรระบุเส้นทาง UNC ของตําแหน่งที่ตั้งแทนการใช้อักษรไดรฟ์ที่แมป

6. เมื่อตัวช่วยสร้างดําเนินการเสร็จสิ้นแล้ว จะแสดงข้อความยืนยัน

ฐานข้อมูลของคุณถูกแยกออกแล้ว ฐานข้อมูล Front-End เป็นไฟล์ที่คุณเริ่มต้น (สําเนาของฐานข้อมูลต้นฉบับที่แชร์) และฐานข้อมูล Back-End จะอยู่ในตําแหน่งบนเครือข่ายที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 5 ของกระบวนการนี้

การจํากัดการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฐานข้อมูล Front-End

เมื่อต้องการจํากัดการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล Front-End ที่คุณแจกจ่าย ให้พิจารณาบันทึกฐานข้อมูลนั้นเป็นไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้ว (ไฟล์ .accde) ไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้วคือไฟล์แอปพลิเคชันฐานข้อมูลที่บันทึกด้วยโค้ด Visual Basic Access (VBA) ที่คอมไพล์แล้วทั้งหมด ไม่มีโค้ดต้นฉบับ VBA เหลืออยู่ในไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้วของ Access ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุในไฟล์ .accde ได้

1. เปิดไฟล์ฐานข้อมูล Front-End (.accdb) ที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ไบนารีที่คอมไพล์แล้ว (.accde)
2. คลิก ไฟล์>บันทึกเป็น>ทําให้ ACCDE>บันทึกเป็น
3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่องชื่อไฟล์ แล้วคลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

แจกจ่ายฐานข้อมูล Front-End

หลังจากที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณสามารถแจกจ่ายฐานข้อมูล Front-End ไปยังผู้ใช้ของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มใช้ฐานข้อมูลได้

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้ใช้ฐานข้อมูล และแนบไฟล์ฐานข้อมูล Front-End กับข้อความนั้น ใส่คําแนะนําใดๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มใช้งานฐานข้อมูล Front-End ได้ทันทีได้ง่ายขึ้น
• บันทึกไฟล์ฐานข้อมูล Front-End ลงในตําแหน่งบนเครือข่ายที่ผู้ใช้ฐานข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ จากนั้นส่งข้อความอีเมลที่ระบุตําแหน่งบนเครือข่ายพร้อมคําแนะนําอื่นๆ ที่ผู้ใช้อาจจําเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลให้กับผู้ใช้ของคุณ
• กระจายไฟล์ฐานข้อมูล Front-End โดยใช้สื่อแบบถอดได้ เช่น ซีดีรอม หรือธัมบ์ไดรฟ์ USB ถ้าคุณติดตั้งไฟล์ด้วยตนเอง คุณสามารถทดสอบไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ใช้งานได้ ถ้าผู้ใช้ต้องติดตั้งไฟล์ คุณควรมีเอกสารที่อธิบายให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทําเพื่อติดตั้งไฟล์ และบุคคลที่จะติดต่อถ้าพวกเขาประสบปัญหา

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนฐานข้อมูล Back-End ที่คุณใช้

คุณสามารถย้ายฐานข้อมูล Back-End ของคุณ หรือใช้ฐานข้อมูล Back-End อื่นได้ โดยใช้ตัวจัดการตารางที่ลิงก์

ถ้าคุณต้องการย้ายฐานข้อมูล Back-End ของคุณ ขั้นแรกให้ทําสําเนาฐานข้อมูลนั้นไปยังตําแหน่งใหม่ แล้วทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก ตัวจัดการตารางที่ลิงก์

2. ใน ตัวจัดการตารางที่ลิงก์ ให้เลือกตารางที่อยู่ในฐานข้อมูล Back-End ปัจจุบัน

   เคล็ดลับ

   ถ้าคุณยังไม่ได้ลิงก์ไปยังฐานข้อมูลอื่น ให้คลิก เลือกทั้งหมด

3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาตําแหน่งที่ตั้งใหม่เสมอ แล้วคลิก ตกลง

4. เรียกดูและเลือกฐานข้อมูล Back-End ใหม่

ด้านบนของหน้า