Excel มีความสามารถในการป้องกันงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีรหัสผ่าน การให้สิทธิ์ Read-Only การเข้าถึงเวิร์กบุ๊ก หรือแม้แต่การป้องกันเวิร์กชีตเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องลบสูตรใดๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ ในหัวข้อนี้ เราจะกล่าวถึงวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ตัวเลือกหลักเพื่อป้องกันและแจกจ่ายไฟล์ Excel ของคุณ
คำเตือน
- ถ้าคุณลืมหรือทำรหัสผ่านหาย Microsoft ไม่สามารถกู้คืนให้คุณได้
- คุณไม่ควรคิดว่าการป้องกันเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กชีตด้วยรหัสผ่านจะทําให้คุณปลอดภัย แต่คุณควรคิดให้รอบคอบก่อนแจกจ่ายเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอันละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลประจําตัวพนักงาน เป็นต้น
- การป้องกันระดับเวิร์กชีตไม่ใช่ฟีเจอร์รักษาความปลอดภัย ซึ่งเป็นเพียงการป้องกันผู้ใช้ไม่ให้ปรับเปลี่ยนเซลล์ที่ล็อกอยู่ภายในเวิร์กชีต
ต่อไปนี้คือตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถใช้ในการป้องกันข้อมูล Excel ของคุณ:
ระดับไฟล์: ซึ่งหมายถึงการล็อกไฟล์ Excel ของคุณโดยการตั้งรหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปรับเปลี่ยนได้ คุณมีห้าตัวเลือก ดังต่อไปนี้:
การเข้ารหัสลับไฟล์: เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ แสดงว่าคุณต้องการตั้งรหัสผ่านและล็อกไฟล์ Excel ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปิดไฟล์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel
การตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์: คุณตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการมอบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel
ทําเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย: ใช้ตัวเลือกนี้ ถ้าคุณต้องการทําเครื่องหมายไฟล์ Excel ของคุณเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน
จํากัดการเข้าถึง: ถ้าองค์กรของคุณมีสิทธิ์ที่ตั้งค่าโดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คุณสามารถนําสิทธิ์ IRM ที่พร้อมใช้งานไปใช้กับเอกสารของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน
ลายเซ็นดิจิทัล: คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ Excel ของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือนําลายเซ็นดิจิทัลออกสําหรับไฟล์ Microsoft 365
หมายเหตุ
เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง (CA)
ระดับเวิร์กบุ๊ก: คุณสามารถล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กได้โดยการตั้งรหัสผ่าน การล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน หรือเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
ระดับเวิร์กชีต: คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทําภายในเวิร์กชีตได้ด้วยการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทําภายในแผ่นงานได้ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสําคัญในเวิร์กชีตจะไม่ได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์เท่านั้น หรือเรียงลําดับและใช้ ตัวกรองอัตโนมัติ เท่านั้น เมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานแล้ว คุณสามารถป้องกันองค์ประกอบอื่นๆ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร และตัวควบคุม ActiveX หรือฟอร์มได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ป้องกันเวิร์กชีต
ฉันควรใช้การป้องกันระดับไหน
เมื่อต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ Excel ที่ผู้ใช้ควรมี ให้ใช้การป้องกันระดับไฟล์ สมมติว่าคุณมีรายงานสถานะประจําสัปดาห์ของสมาชิกในทีมของคุณในไฟล์ Excel คุณไม่ต้องการให้บุคคลอื่นที่อยู่นอกทีมของคุณสามารถเปิดไฟล์ได้ มีตัวเลือกสองตัวเลือก ดังนี้
- ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ของคุณ ให้ทําดังนี้ คุณสามารถเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ได้ ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้กันบ่อยที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณล็อกด้วยรหัสผ่านและไม่มีใครสามารถเปิดได้นอกจากคุณ
- ถ้าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่น ให้ทําดังนี้ คุณอาจต้องการให้ผู้จัดการในทีมสามารถแก้ไขรายงานสถานะประจําสัปดาห์ได้ แต่ให้สมาชิกทีมสามารถเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คุณสามารถป้องกันไฟล์ Excel ได้โดยการระบุรหัสผ่านสองรหัส: รหัสหนึ่งสําหรับเปิด และอีกรหัสหนึ่งสําหรับปรับเปลี่ยน จากนั้น คุณสามารถแชร์รหัสผ่านที่เหมาะสมให้กับทีม โดยขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาควรได้รับการเข้าถึงระดับไหน
เมื่อต้องการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ควรทํางานกับเวิร์กชีตภายในโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กบุ๊ก สมมติว่าเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีเวิร์กชีตหลายแผ่น และเวิร์กชีตแต่ละแผ่นมีชื่อตามสมาชิกในทีม คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของพวกเขาได้ แต่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กชีตใดๆ ในเวิร์กบุ๊กได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเวิร์กชีตใหม่ หรือการย้ายเวิร์กชีตไปมาภายในเวิร์กบุ๊ก
เมื่อต้องการควบคุมวิธีการทํางานภายในแต่ละเวิร์กชีต ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กชีต สมมติว่าแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกันในเวิร์กชีตทั้งหมด อย่างเช่น แถวหัวเรื่องหรือเค้าโครงรายงาน และคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลง คุณสามารถระบุให้ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชันเพียงบางอย่างในแผ่นงานได้ โดยการป้องกันเวิร์กชีตของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูล แต่ไม่อนุญาตให้พวกเขาลบแถวหรือคอลัมน์ แทรกไฮเปอร์ลิงก์ หรือเรียงลําดับข้อมูล
คุณสามารถใช้การป้องกันข้อมูล Excel ของคุณได้มากกว่าหนึ่งระดับโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกว่าจะใช้ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทั้งหมดหรือการผสมผสานตัวเลือก ซึ่งทั้งหมดล้วนขึ้นอยู่กับระดับรักษาความปลอดภัยที่คุณต้องการใช้กับข้อมูล Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ที่แชร์ และเปิดใช้งานการป้องกันเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ขณะที่ใช้เฉพาะการป้องกันเวิร์กชีตกับเวิร์กบุ๊กส่วนตัว เพื่อป้องกันไม่ให้คุณลบสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม
คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ