Excel ให้ความสามารถในการป้องกันงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีรหัสผ่าน การให้สิทธิ์ Read-Only การเข้าถึงเวิร์กบุ๊ก หรือแม้แต่การป้องกันเวิร์กชีตเพื่อที่คุณจะไม่ลบสูตรใดๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ ในหัวข้อนี้ เราจะพูดคุยเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ตัวเลือกหลักในการป้องกันและแจกจ่ายไฟล์ Excel ของคุณ
คำเตือน
- ถ้าคุณลืมหรือทำรหัสผ่านหาย Microsoft ไม่สามารถกู้คืนให้คุณได้
- คุณไม่ควรสมมติว่าคุณป้องกันเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กชีตด้วยรหัสผ่านที่ปลอดภัย คุณควรคิดให้รอบคอบก่อนที่จะแจกจ่ายเวิร์กบุ๊ก Excel ที่อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม และรหัสประจําตัวของพนักงาน เป็นต้น
- การป้องกันระดับเวิร์กชีตไม่ได้มีไว้เพื่อเป็นฟีเจอร์ความปลอดภัย แต่จะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ปรับเปลี่ยนเซลล์ที่ถูกล็อกภายในเวิร์กชีต
ต่อไปนี้คือตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถใช้ในการป้องกันข้อมูล Excel ของคุณ:
ระดับไฟล์: หมายถึงความสามารถในการล็อกไฟล์ Excel ของคุณโดยการระบุรหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปรับเปลี่ยนได้ คุณมีห้าตัวเลือกที่นี่:
การเข้ารหัสลับไฟล์: เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะระบุรหัสผ่านและล็อกไฟล์ Excel ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปิดไฟล์ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel
การตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์: คุณระบุรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือสิทธิ์แก้ไขแก่ผู้ใช้อื่น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel
กําหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย: ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการทําเครื่องหมายไฟล์ Excel ของคุณเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน
จํากัดการเข้าถึง: ถ้าองค์กรของคุณมีสิทธิ์ที่ตั้งค่าโดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คุณสามารถนําสิทธิ์ IRM ที่พร้อมใช้งานไปใช้กับเอกสารของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน
ลายเซ็นดิจิทัล: คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ Excel ของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาลายเซ็นดิจิทัลสําหรับไฟล์ Microsoft 365 ออก
หมายเหตุ
เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง (CA)
ระดับเวิร์กบุ๊ก: คุณสามารถล็อกโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กของคุณได้โดยการระบุรหัสผ่าน การล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน และเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
ระดับเวิร์กชีต: ด้วยการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้สามารถทํางานภายในเวิร์กชีตได้ คุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทําได้ภายในแผ่นงาน จึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสําคัญในเวิร์กชีตของคุณได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้เพิ่มเฉพาะแถวและคอลัมน์ หรือเรียงลําดับและใช้ตัวกรองอัตโนมัติเท่านั้น เมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานแล้ว คุณสามารถป้องกันองค์ประกอบอื่นๆ ได้ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร และตัวควบคุม ActiveX หรือฟอร์ม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ป้องกันเวิร์กชีต
ฉันควรใช้การป้องกันระดับไหน
เมื่อต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ Excel ของผู้ใช้ ให้ใช้การป้องกันระดับไฟล์ สมมติว่าคุณมีรายงานสถานะรายสัปดาห์ของสมาชิกในทีมของคุณในไฟล์ Excel คุณไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกทีมของคุณสามารถเปิดไฟล์ได้ มีตัวเลือกสองอ็อพชันที่พร้อมใช้:
- ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ของคุณ ให้ทําดังนี้ คุณสามารถเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้กันมากที่สุด โดยทั่วไปหมายความว่าคุณล็อกด้วยรหัสผ่านและไม่มีใครยกเว้นคุณสามารถเปิดได้
- ถ้าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงการแก้ไขให้กับผู้ใช้อื่น ให้ทําดังนี้ คุณอาจต้องการให้ผู้จัดการในทีมของคุณสามารถแก้ไขรายงานสถานะรายสัปดาห์ได้ แต่สมาชิกทีมควรมีสิทธิ์เข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คุณสามารถป้องกันไฟล์ Excel ด้วยการระบุรหัสผ่านสองรหัส คือ รหัสผ่านหนึ่งสําหรับเปิด และอีกรหัสสําหรับปรับเปลี่ยน คุณสามารถแชร์รหัสผ่านที่เหมาะสมกับทีมได้ในภายหลัง โดยขึ้นอยู่กับการเข้าถึงที่ควรได้รับ
เมื่อต้องการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ควรทํางานกับเวิร์กชีตภายในโครงสร้างเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กบุ๊ก สมมติว่าเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีหลายเวิร์กชีต และแต่ละเวิร์กชีตจะถูกตั้งชื่อตามสมาชิกในทีม คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของตนเองได้ แต่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กชีตใดๆ ในเวิร์กบุ๊กได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเวิร์กชีตใหม่ หรือการย้ายเวิร์กชีตไปรอบๆ ภายในเวิร์กบุ๊ก
เมื่อต้องการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ควรทํางานภายในเวิร์กชีตแต่ละเวิร์กชีต ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กชีต สมมติว่าเวิร์กชีตแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกันในเวิร์กชีตทั้งหมด เช่น แถวส่วนหัวหรือเค้าโครงรายงานที่ระบุ และคุณไม่ต้องการให้ใครทําการเปลี่ยนแปลง ด้วยการป้องกันเวิร์กชีตของคุณ คุณสามารถระบุให้ผู้ใช้สามารถดําเนินการฟังก์ชันที่ระบุในแผ่นงานได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูล แต่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ลบแถวหรือคอลัมน์ หรือแทรกเฉพาะไฮเปอร์ลิงก์หรือเรียงลําดับข้อมูล
คุณสามารถใช้การป้องกันข้อมูล Excel ของคุณตั้งแต่หนึ่งระดับขึ้นไปโดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะใช้ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทั้งหมดหรือการผสมผสานของตัวเลือก ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับการรักษาความปลอดภัยทั้งหมดที่คุณต้องการสําหรับข้อมูล Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกที่จะเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ที่แชร์ รวมทั้งเปิดใช้งานการป้องกันเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ในขณะที่ใช้การป้องกันเวิร์กชีตบนเวิร์กบุ๊กส่วนบุคคลเท่านั้น เพื่อที่คุณจะไม่ลบสูตรใดๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม
คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ