ทำการจัดการระเบียน

การสร้างไซต์ศูนย์ระเบียน

เราขอแนะนนะให้คุณสร้างศูนย์ระเบียนเป็นไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด ไม่ใช่เป็นไซต์ย่อย เมื่อต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มผู้ดูแลระบบฟาร์มSharePointบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเว็บไซต์การดูแลจากSharePointศูนย์กลางของคุณ

In SharePoint Online, you can create a Records Center site from your top level SharePoint site. คลิก + สร้างไซต์ จากนั้นเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่ 4 ด้านล่าง

1. เริ่มSharePoint 2013 หรือ 2016 Central Administration

   • For Windows Server 2008 R2:

     • คลิกเริ่ม คลิกผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint 2013หรือ ผลิตภัณฑ์Microsoft SharePoint 2013แล้วคลิกSharePoint 2013 Central Administrationหรือ SharePoint 2016 Central Administration

   • For Windows Server 2012:

     • บนหน้าจอ เริ่มให้คลิกการดูแลจากSharePoint 2013 หรือการดูแลจากSharePoint 2016

       ถ้าSharePoint 2013 Central Administrationหรือ SharePoint 2016 Central Administrationไม่อยู่บนหน้าจอเริ่มให้ต่อไปนี้

     • คลิกขวาที่ คอมพิวเตอร์คลิกแอปทั้งหมดแล้วคลิก การดูแลจากศูนย์กลาง SharePoint 2013หรือ การดูแลจากSharePoint 2016

2. บนเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลาง ในส่วน การจัดการแอปพลิเคชัน ให้คลิก สร้างไซต์คอลเลกชัน

3. บนหน้า สร้างไซต์คอลเลกชัน ในส่วน แอปพลิเคชัน บนเว็บ ถ้าไม่ได้เลือกแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน ให้คลิกลูกศรลง บนเมนู แอปพลิเคชัน บนเว็บ ให้คลิกเปลี่ยนแอปพลิเคชันบนเว็บ แล้วคลิกแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน

4. ในส่วน ชื่อเรื่องและ รายละเอียด ให้พิมพ์ชื่อเรื่องและรายละเอียดเกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน

5. ในส่วน ที่อยู่เว็บไซต์ ให้เลือกเส้นทางที่จะใช้กับ URL ของคุณ (ตัวอย่างเช่น เส้นทางส่วนที่รวมอักขระตัวแทน เช่น /sites/ หรือไดเรกทอรีราก (/)

   ถ้าคุณเลือกเส้นทางการรวมอักขระตัวแทน คุณยังต้องพิมพ์ชื่อไซต์เพื่อใช้ใน URL ของไซต์ของคุณ

6. ในส่วนการเลือกเทมเพลต ในรายการเลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งาน SharePointเทมเพลตประสบการณ์การใช้งานเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

   เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งาน ถ้าคุณต้องการให้ไซต์คอลเลกชันมีลักษณะและเรียกใช้เหมือนกับไซต์คอลเลกชันใน SharePoint Server ไซต์คอลเลกชันที่ใช้ประสบการณ์การใช้งานเวอร์ชันก่อนหน้าจะเรียกใช้ใน SharePoint เวอร์ชันที่ใหม่กว่า แต่ส่วนติดต่อผู้ใช้และประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันจะสะท้อนถึงเวอร์ชันก่อนหน้า ไซต์คอลเลกชันที่สามารถอัปเกรดเป็นเวอร์ชันล่าสุดได้ตลอดเวลา

7. ในส่วนการเลือกเทมเพลต ให้เลือกแท็บองค์กร แล้วคลิกศูนย์ระเบียน

8. ในส่วน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลัก ให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ (ในฟอร์ม DOMAIN\username) ให้กับผู้ใช้ที่จะเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

9. ในส่วน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรอง ให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ของผู้ดูแลระบบรองของไซต์คอลเลกชัน การการตั้งค่าผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรองเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อื่นสามารถจัดการไซต์คอลเลกชันได้เมื่อไม่มีผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลักอยู่

10. ถ้าคุณใช้โควตาเพื่อจัดการที่เก็บข้อมูลของไซต์คอลเลกชัน ในส่วน เทมเพลตโค วตา ให้คลิกเทมเพลตในรายการ เลือกเทมเพลตโคว ตา

11. คลิก ตกลง

สร้างไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการระเบียน

ไลบรารีและรายการเป็นองค์ประกอบสําคัญในการจัดการระเบียน โดยจะใช้เป็นตู้เก็บไฟล์ของระเบียนแต่ละประเภทที่คุณต้องการจัดเก็บหรือจัดการ การเชื่อมโยงชนิดเนื้อหา (อธิบายในภายหลัง) กับไลบรารีและรายการจะช่วยจัดประเภทระเบียนของคุณ เราขอแนะนนะให้คุณสร้างไลบรารีเอกสารหรือรายการหนึ่งรายการให้กับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนไฟล์ระเบียนของคุณ

การเพิ่มชนิดเนื้อหาที่มีอยู่ลงในรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณจึงสามารถรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อรวมข้อมูลชนิดนั้นไว้ได้ เมื่อส่งระเบียนไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องโดยยึดตามชนิดเนื้อหาของเอกสาร

ด้านบนของหน้า

การสร้างและเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

คอลัมน์ช่วยให้คุณจัดกลุ่ม จัดประเภท และติดตามระเบียนหรือรายการอื่นๆ คอลัมน์ไซต์จะกําหนดรายการของ Metadata ที่สามารถเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารีได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์ไซต์เพื่อกําหนด "ผู้เขียน" หรือ "วันที่เสร็จสมบูรณ์" เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาให้กับระเบียนเพื่อเก็บรายการ Metadata ที่ถูกส่งไปพร้อมกับระเบียน หรือเพิ่ม Metadata เพื่อช่วยจัดการระเบียน

การสร้างคอลัมน์ของไซต์

1. บนไซต์ศูนย์ระเบียน ให้คลิกการตั้งค่า ระเบียนแล้วคลิกการตั้งค่า

   ในกลุ่ม SharePoint ที่เชื่อมต่อกับกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกไซต์การตั้งค่า

2. บนหน้า ไซต์ การตั้งค่า แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บให้คลิกคอลัมน์ไซต์

3. บนหน้า คอลัมน์ ของไซต์ ให้คลิกสร้าง

4. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ใหม่ในส่วน ชื่อและชนิดในกล่อง ชื่อคอลัมน์ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ

5. เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น สกุลเงิน วันที่และเวลา หรือข้อความ

6. ในส่วน กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่มีอยู่ที่จะเก็บคอลัมน์ไซต์ใหม่หรือเลือก กลุ่มใหม่ เพื่อสร้างกลุ่มใหม่เพื่อจัดเก็บคอลัมน์ กลุ่มมีวิธีการจัดระเบียบคอลัมน์และช่วยให้ค้นหาคอลัมน์ได้ง่ายขึ้น

ในส่วนคอลัมน์การตั้งค่าเพิ่มเติม ให้เลือกการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมที่คุณต้องการ ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานในส่วนนี้จะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับชนิดของคอลัมน์ที่คุณเลือก ในส่วน ชื่อและ ชนิด ตัวอย่างเช่น ถ้าชนิดของข้อมูลที่จะเก็บไว้ในคอลัมน์คือ ตัวเลือก คุณสามารถกําหนดตัวเลือกเพื่อแจงแจงในส่วน การตั้งค่าเพิ่มเติม

1. คลิก ตกลง

การเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาให้กับระเบียน

1. จากโฮมเพจของไซต์ศูนย์ระเบียน การตั้งค่าระเบียนแล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

   ในกลุ่ม SharePoint ที่เชื่อมต่อกับกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกไซต์การตั้งค่า

2. ในส่วน แกลเลอรีตัวออกแบบ เว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

3. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการกําหนดค่า

4. หลังจากที่คุณได้เลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จากไซต์แม่หรือสร้างชนิดเนื้อหาของไซต์ใหม่บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เลือก ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มจากคอลัมน์ของไซต์ที่มีอยู่

5. บนหน้า เพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหา ในส่วน เลือกคอลัมน์ ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการกรอง จากรายการ เลือก คอลัมน์จาก

6. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่ม จากรายการ คอลัมน์ที่พร้อมใช้งาน แล้วคลิกเพิ่ม

7. ในส่วน อัปเดตรายการ และ ชนิดเนื้อหาของ ไซต์ ให้ระบุว่าชนิดเนื้อหาของไซต์ลูกที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาของไซต์นี้จะได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือไม่

8. หลังจากที่คุณเพิ่มคอลัมน์ที่คุณต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิกตกลง

ด้านบนของหน้า

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลของระเบียน

นโยบายการจัดการข้อมูลคือชุดของกฎของชนิดเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆ ได้ เช่น ระยะเวลาเก็บรักษาเนื้อหา หรือการแอคชันที่ผู้ใช้จะสามารถใช้กับเนื้อหานั้น

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายให้กับนโยบายการจัดการข้อมูล

ฟีเจอร์ของนโยบายที่คุณสามารถเพิ่มลงในนโยบายข้อมูลคือ ป้ายชื่อ การตรวจสอบ การหมดอายุ และบาร์โค้ด

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการเก็บข้อมูลลงในนโยบายการจัดการ ข้อมูล

1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งาน การเก็บข้อมูล

2. คลิกเพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูล แล้วเลือกตัวเลือกช่วงเวลาการเก็บข้อมูลใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ เพื่อระบุวันหมดอายุของเอกสาร เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ ให้เลือก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกการแอคชัน(สร้างแล้ว หรือ ปรับเปลี่ยน)และช่วงเวลา (วัน เดือน หรือปี)

3. พิมพ์ค่าในกล่องระหว่างรายการเพื่อระบุช่วงเวลา

4. เลือกการแอคชันที่ควรเกิดขึ้นเมื่อเอกสารหมดอายุ

5. ถ้าคุณต้องการให้การแอคชันที่เลือกทําซ้ํา ให้เลือกกล่อง กาเครื่องหมายในส่วน กิจวัตร แล้วเลือกช่วงกิจวัตร

6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน การตรวจสอบ ให้เลือก เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์ที่คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบ

2. คลิก ตกลง

   หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูบันทึกการตรวจสอบ บนหน้า การตั้งค่าไซต์คอลเลกชันให้คลิก รายงานบันทึกการตรวจสอบ แล้วเลือกรายงานเพื่อดู

การเพิ่มคุณลักษณะนโยบายบาร์โค้ดลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วนบาร์โค้ดให้เลือกเปิดใช้งานบาร์โค้ด

2. เลือกพร้อมท์ผู้ใช้เพื่อแทรกบาร์โค้ด... ถ้าคุณต้องการให้แอปพลิเคชันOfficeไคลเอ็นต์ต้องให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดลงในเอกสารของพวกเขา

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายป้ายชื่อลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน ป้ายชื่อ ให้เลือกกล่อง กาเครื่องหมาย เปิดใช้งาน ป้ายชื่อ

2. เมื่อต้องการให้ผู้ใช้ต้องแทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์เอกสาร ให้เลือก พร้อมท์ผู้ใช้เพื่อแทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์

3. เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ป้ายชื่อถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ป้ายชื่อถูกเพิ่ม ให้เลือก ป้องกันการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากที่ป้ายชื่อถูกเพิ่ม

4. ในกล่อง รูปแบบ ป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายชื่อ คุณสามารถใช้การผสมกันของคุณสมบัติข้อความหรือเอกสารคงที่ ยกเว้นคุณสมบัติที่คํานวณหรือที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น ตัวระบุที่ไม่ซ้กกันส่วนกลาง (GUID) หรือ สร้างโดย เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ ให้ใช้ \nล\n ดับอักขระ

5. เลือกฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สไตล์ฟอนต์ และเหตุผลของข้อความป้ายชื่อ

6. พิมพ์ความสูงของป้ายผนึกเป็นนิ้ว ในกล่อง ความสูง และความกว้างของป้ายผนึกเป็นนิ้ว ในกล่อง ความกว้าง

7. คลิกรีเฟรช เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของคุณ

8. คลิก ตกลง

เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ขั้นตอนแรกในการกําหนดค่าระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่คือการเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน การเปิดใช้งานฟีเจอร์จะเปิดใช้งานสั่ง Declar1/Undeclared Record บน Ribbon

1. ที่ระดับไซต์สูงสุด ให้คลิก การตั้งค่า ไซต์ จากนั้นคลิก ตัวเลือกการตั้งค่า

   ในกลุ่ม SharePoint ที่เชื่อมต่อกับกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกไซต์การตั้งค่า

2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

3. ถัดจากการจัดการระเบียนที่มีอยู่ให้คลิกเปิดใช้งาน

การกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

1. ที่ระดับไซต์สูงสุด ให้คลิก การตั้งค่า ไซต์ จากนั้นคลิก ตัวเลือกการตั้งค่า

   ในกลุ่ม SharePoint ที่เชื่อมต่อกับกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกไซต์การตั้งค่า

2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

3. บนหน้า การประกาศการตั้งค่า ระเบียน ถ้าคุณต้องการวางข้อจํากัดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถเสร็จสิ้นไปยังรายการที่ประกาศเป็นระเบียน ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกในส่วนข้อจํากัดระเบียน

4. ในส่วน ความพร้อมใช้งานการประกาศ ระเบียน ให้เลือกว่าควรจะมีการประกาศระเบียนด้วยตนเองในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้นหรือไม่ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกไม่พร้อมใช้งานในทุกสถานที่ตามค่าเริ่มต้น ระเบียนจะสามารถ ประกาศผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

5. ในส่วน บทบาท การประกาศ ให้เลือกบทบาทที่สามารถประกาศและยกเลิกการประกาศระเบียนด้วยตนเอง

6. เลือกตกลง

การกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถควบคุมที่ที่สามารถประกาศรายการเป็นระเบียนได้โดยการกําหนดค่าการประกาศระเบียนของรายการหรือไลบรารี เมื่อกําหนดค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อการประกาศระเบียน คุณสามารถประกาศข้อมูลเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อรายการหรือไลบรารีถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้

1. จากรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียน ให้คลิกแท็บ ไลบรารี หรือรายการ บนRibbon แล้วคลิก ไลบรารี การตั้งค่าหรือ รายการ การตั้งค่า

   ใน SharePoint Online ให้คลิกการตั้งค่า รายการ แล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือ การตั้งค่าไลบรารี

2. ภายใต้ ไลบรารีเอกสาร/รายการ การตั้งค่า ภายใต้สิทธิ์และการจัดการให้คลิกการตั้งค่าการประกาศระเบียน

3. ในส่วน ความพร้อมใช้งาน การประกาศระเบียน ด้วยตนเอง ให้เลือก

4. คุณต้องการให้รายการหรือไลบรารีใช้การตั้งค่าการประกาศระเบียนเริ่มต้นที่ไซต์คอลเลกชันใช้หรือไม่

5. ผู้ใช้ควรได้รับอนุญาตให้ประกาศข้อมูลเป็นระเบียนของรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองเสมอหรือไม่ หรือ

6. ผู้ใช้จะประกาศระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองได้ด้วยตนเองหรือไม่

7. ในส่วน การประกาศ อัตโนมัติ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้รายการทั้งหมดที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า