บทนำสู่ IRM สำหรับข้อความอีเมล

คุณสามารถจํากัดสิทธิ์เนื้อหาในข้อความอีเมลใน Outlook ด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) เช่นเดียวกับที่คุณสามารถจํากัดสิทธิ์ในไฟล์ Microsoft Office อื่นๆ ได้

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงข้อความอีเมลได้ IRM ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกอ่าน พิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ IRM ยังช่วยให้องค์กรบังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมและเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือที่เป็นกรรมสิทธิ์ ทั้งภายในองค์กรและกับลูกค้าและคู่ค้า

หลังจากสิทธิ์สําหรับข้อความถูกจํากัดโดยใช้ IRM ข้อจํากัดการเข้าถึงและการใช้งานจะถูกบังคับใช้โดยไม่คํานึงถึงตําแหน่งของข้อความ เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมลจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ข้อความเอง

ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดข้อความอีเมลที่ใช้สิทธิ์แบบจํากัด คุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ถ้าเซิร์ฟเวอร์การให้สิทธิ์การใช้งานตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของคุณ เซิร์ฟเวอร์จะออกสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ ซึ่งกําหนดระดับการเข้าถึงไฟล์ที่คุณมี กระบวนการนี้จําเป็นสําหรับแต่ละไฟล์ที่ใช้สิทธิ์แบบจํากัด กล่าวอีกนัยหนึ่ง เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดจะไม่สามารถเปิดได้ ถ้าเซิร์ฟเวอร์สิทธิ์การใช้งานไม่ได้ให้สิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นแก่คุณ