การจัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอกคือชื่อที่กําหนดหรือชื่อตารางที่กําหนดตําแหน่งของข้อมูลที่นํามาในเวิร์กชีต เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวสําหรับรายงานนี้คือรายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล รายงาน PivotTable ไม่ได้ใช้ช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอก หรือใช้ในการคํานวณเช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ

คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคิวรีหรือคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การเก็บรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อมูล จากนั้นทําการเปลี่ยนแปลงของคุณโดยทําดังต่อไปนี้:

• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query และตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก

• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากไฟล์ข้อความที่นําเข้าหรือคิวรีเว็บที่เรียกใช้ข้อมูล HTML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก

• สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากแบบสอบถามเว็บที่เรียกใช้ข้อมูลแบบ XML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติแมป XML

1. เลือกเวิร์กชีตที่คุณต้องการค้นหา ช่วงข้อมูลจากภายนอก

2. บน แถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการ

1. เลือก สูตร > ตัวจัดการชื่อ

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการชื่อ ให้คลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอก แล้วคลิก แก้ไข คุณสามารถคลิกสองครั้งที่ชื่อได้

3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขชื่อ ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับการอ้างอิงในกล่อง ชื่อ

คุณสามารถเปลี่ยนแบบสอบถามต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query แฟ้มข้อความที่นําเข้า แบบสอบถามเว็บ หรือตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

1. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วเลือกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก

   สําหรับตาราง Excel ให้เลือกชื่อของช่วง แล้วกด CTRL+A เพื่อเลือกส่วนหัวของตาราง

   ถ้าคุณต้องการรวมป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของช่วงข้อมูลภายนอก ให้เลือกเซลล์ที่มีป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่คุณต้องการคัดลอก คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ บนแถบสูตร แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก

2. เลือก หน้าแรก > คัดลอก

3. สลับไปยังเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการวางช่วงข้อมูลภายนอก

4. คลิกเซลล์มุมบนซ้ายของ พื้นที่วาง

   เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลภายนอก ไม่ได้แทนที่ข้อมูลที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีตไม่มีข้อมูลภายใต้หรือทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณคลิก

5. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง

คุณสามารถควบคุมวิธีจัดการชุดข้อมูลที่เล็กลงหรือใหญ่กว่าที่จะถูกส่งกลับไปยัง Excel เมื่อข้อมูลถูกรีเฟรช

1. เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก ภายใต้ ถ้าจํานวนแถวในช่วงข้อมูลเปลี่ยนแปลงเมื่อรีเฟรช ให้คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • แทรกเซลล์สําหรับข้อมูลใหม่ ลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้

     หมายเหตุ: 

     • เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา แต่เซลล์ที่อยู่ทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายขึ้นแต่เซลล์ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

   • แทรกทั้งแถวสําหรับข้อมูลใหม่ ล้างเซลล์ที่ไม่ใช้

     หมายเหตุ: 

     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกเพิ่มในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา

     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

   • เขียนทับเซลล์ที่มีอยู่ด้วยข้อมูลใหม่ และล้างเซลล์ที่ไม่ได้ใช้

     หมายเหตุ: 

     • เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะถูกเขียนทับ แต่เซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

     • เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย

1. เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล

2. ภายใต้ การจัดรูปแบบและเค้าโครงข้อมูล ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการรวมชื่อเขตข้อมูลเป็นแถวแรก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมชื่อเขตข้อมูล

   • เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ของหมายเลขแถว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมหมายเลขแถว

     หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับไฟล์ข้อความที่นําเข้า ไฟล์ XML หรือคิวรีเว็บ

   • เมื่อต้องการรักษาการจัดรูปแบบเซลล์ที่คุณนําไปใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการจัดรูปแบบเซลล์

     หมายเหตุ: สําหรับแบบสอบถามเว็บ ตัวเลือกนี้จะถูกล้างโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก การจัดรูปแบบ HTML แบบเต็ม ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก คุณเข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก จากกล่องโต้ตอบ แก้ไขคิวรี

   • เมื่อต้องการรักษาความกว้างของคอลัมน์ที่คุณตั้งค่าไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับความกว้างของคอลัมน์

   • เมื่อต้องการรักษาการเรียงลําดับคอลัมน์ การกรอง และเค้าโครงที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการเรียงลําดับ/ตัวกรอง/เค้าโครงคอลัมน์

     หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บ

   • เมื่อต้องการรักษาการกรองคอลัมน์ที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาตัวกรองคอลัมน์

     หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บที่ยึดตามข้อมูลแบบ XML เท่านั้น

การตรึงช่วงข้อมูลภายนอกจะรักษาข้อมูลไว้ แต่ไม่ได้เก็บรักษาคิวรีพื้นฐานไว้ ดังนั้น จึงไม่สามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกที่ถูกตรึงได้

1. คลิกเวิร์กชีตที่มีช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ

2. บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ

   ถ้าช่วงข้อมูลภายนอกเป็นตาราง Excel ให้กด CTRL+A เพื่อเลือกทั้งตาราง

3. เมื่อต้องการลบช่วงข้อมูลภายนอก ให้กด DELETE

4. เมื่อต้องการลบคิวรีพื้นฐาน ให้คลิก ใช่ เมื่อ Excel พร้อมท์ให้คุณ