โดยทั่วไป คุณสามารถจัดการเอกสารในเครื่องมือเอกสารเวอร์ชัน 2010 ได้ด้วยวิธีเดียวกันกับที่คุณใช้ใน Windows Explorer โปรดสังเกตว่างานการจัดการไฟล์บางอย่าง เช่น การเปลี่ยนชื่อ หรือการลบไฟล์ อาจถูกควบคุมโดยสิทธิ์ของไซต์ SharePoint หรือโดยสิทธิ์การใช้เครื่องมือที่กำหนดให้กับบทบาทของคุณ (ถ้าเครื่องมือเอกสารอยู่ในเวิร์กสเปซของ Groove) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ คุณอาจสามารถจัดการเอกสารได้ดังนี้
คุณต้องการทำสิ่งใด
คัดลอกหรือย้ายเอกสาร
เมื่อต้องการคัดลอกเอกสารไปยังโฟลเดอร์อื่น (ทั้งภายในเครื่องมือเอกสารหรือไปยังโฟลเดอร์ใน Windows Explorer) ให้ใช้คำสั่งคัดลอกและวางบนเมนูคลิกขวา หรือกด CTRL แล้วลากไฟล์ เมื่อต้องการย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์อื่น ให้ใช้การลากแล้วปล่อย
ตารางต่อไปนี้อธิบายลักษณะการลากแล้วปล่อย
ให้ |
ให้ทำดังต่อไปนี้ |
คัดลอกเอกสารไปยังโฟลเดอร์อื่นในเครื่องมือเอกสารเดียวกัน |
กด CTRL แล้วลากเอกสารหรือใช้การคัดลอกแล้ววาง |
ย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ในเครื่องมือเอกสารอื่นหรือไปยังโฟลเดอร์ Windows ที่อยู่นอก SharePoint Workspace |
ลากแล้ววางเอกสารหรือใช้การคัดลอกแล้ววาง |
ย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ย่อยในเครื่องมือเอกสารเดียวกัน |
ใช้การตัดแล้ววาง |
ย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ในเครื่องมือเอกสารอื่นหรือไปยังโฟลเดอร์ Windows ที่อยู่นอก SharePoint Workspace |
ใช้การตัดแล้ววาง |
เคล็ดลับ: ถ้าคุณลากเอกสารไปยัง Microsoft Outlook ข้อความ Outlook ใหม่พร้อมเอกสารที่แสดงรายการเป็นสิ่งที่แนบมาจะเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ
ลบเอกสาร
เมื่อต้องการลบเอกสาร ให้คลิกขวาแล้วคลิก ลบ คลิก ใช่ เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการลบเอกสารนั้น ถ้าเอกสารนั้นอยู่ในไลบรารีเอกสารของ SharePoint ข้อความเตือนจะแสดงขึ้นว่าการลบเอกสารนั้นจะมีการลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ด้วย
เปลี่ยนชื่อเอกสาร
เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเอกสาร ให้คลิกขวาที่แฟ้มแล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ
เปลี่ยนมุมมองปัจจุบัน
ในเวิร์กสเปซของ SharePoint มุมมองที่มีอยู่จะสอดคล้องกับมุมมองที่กำหนดไว้บนไซต์ SharePoint คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองเพื่อแสดงชุดของรายการที่ต่างกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าตัวกรองสำหรับมุมมองที่เลือก
-
คลิกแท็บ มุมมอง
-
คลิกเมนู มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการ
จัดเรียงเอกสาร
-
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการจัดเรียงเอกสาร
-
ในเวิร์กสเปซของ SharePoint บนแท็บ มุมมอง ให้คลิกเมนู จัดเรียงเอกสาร จากนั้นคลิกที่ตัวเลือกการจัดเรียง
เมื่อต้องการดูตัวเลือกการจัดเรียง คุณอาจต้องตั้งค่ามุมมองปัจจุบันเป็น "ค่าเริ่มต้นพื้นที่ทำงาน" บน มุมมอง ให้คลิกที่แท็บ มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิกเมนู ค่าเริ่มต้นของพื้นที่ทำงาน
-
ในเวิร์กสเปซของ Groove บนแท็บ มุมมอง ให้คลิกที่เมนู จัดเรียงเอกสาร แล้วคลิกตัวเลือกการจัดเรียง
ดูคุณสมบัติเอกสาร
-
เลือกเอกสาร
-
บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก คุณสมบัติ
ถ้าเอกสารอยู่ในเวิร์กสเปซของ SharePoint หน้าต่าง คุณสมบัติ จะเปิดขึ้นจากไซต์ SharePoint
ถ้าเป็นเอกสารในเวิร์กสเปซของ Groove กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติของ SharePoint Workspace จะเปิดขึ้น
สร้างโฟลเดอร์เอกสารใหม่
คุณสามารถสร้างและจัดเรียงโฟลเดอร์เอกสารในโครงสร้างแบบทรี เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Windows Explorer โดยค่าเริ่มต้นแล้ว เครื่องมือเอกสารจะมี "โฟลเดอร์ราก" ซึ่งจะเป็นโฟลเดอร์ระดับสูงสุดในรายการเสมอ (เทียบได้กับชื่อดิสก์ไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่น (C:\) เป็นต้น) โฟลเดอร์ใดๆ ที่คุณเพิ่มจะแสดงในลำดับชั้นที่ต่ำกว่า "โฟลเดอร์ราก"
การสร้างโฟลเดอร์ใหม่
โฟลเดอร์ใหม่จะถูกวางใต้โฟลเดอร์ที่เลือกตามลำดับชั้นเสมอ
-
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการวางโฟลเดอร์ใหม่
-
บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก สร้างโฟลเดอร์
ถ้าคุณกำลังสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในไลบรารีเอกสารในเวิร์กสเปซของ SharePoint หน้าต่าง โฟลเดอร์ใหม่ จะเปิดขึ้น ซึ่งมาจากไซต์ SharePoint พิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่แล้วคลิก บันทึกแล้วปิด
ถ้าคุณกำลังสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในเครื่องมือเอกสารในเวิร์กสเปซของ Groove กล่องโต้ตอบ โฟลเดอร์ใหม่ จะเปิดขึ้น พิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่และกด ENTER
เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์
-
คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ
-
พิมพ์ชื่อใหม่สำหรับโฟลเดอร์ใหม่และกด ENTER
การดูคุณสมบัติโฟลเดอร์
-
คลิกที่โฟลเดอร์
-
บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก คุณสมบัติ
ถ้าโฟลเดอร์อยู่ในเวิร์กสเปซของ SharePoint หน้าต่าง คุณสมบัติ จะเปิดขึ้นจากไซต์ SharePoint
ถ้าโฟลเดอร์อยู่ในเวิร์กสเปซของ Groove กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติของ SharePoint Workspace จะเปิดขึ้น
การแก้ไขปัญหาการดาวน์โหลด
เมื่อสมาชิกรายอื่นๆ ของเวิร์กสเปซเพิ่มเอกสารใหม่ในเครื่องมือเอกสาร เอกสารเหล่านี้จะถูกดาวน์โหลดไปยังสำเนาของเวิร์กสเปซของคุณโดยอัตโนมัติ ไอคอนการซิงค์จะถูกผนวกลงในเอกสารใดๆ ที่อยู่ในระหว่างการดาวน์โหลด ตัวอย่างเช่น
ถ้าคุณพยายามที่จะเปิดเอกสารที่ยังคงแสดงไอคอนการซิงค์ ข้อความ "เนื้อหาไม่พร้อมใช้งาน" จะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเนื้อหาของเอกสารยังไม่ได้รับการดาวน์โหลดหรือยังดาวน์โหลดไม่เสร็จ
ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องรอสักครู่หนึ่งเพื่อให้เอกสารนั้นดาวน์โหลดเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น เอกสารขนาดใหญ่มากอาจต้องใช้เวลาเพื่อให้ดาวน์โหลดเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม คุณอาจมีปัญหานี้ถ้าสมาชิกของเวิร์กสเปซที่เพิ่มเอกสารนั้นอยู่ในสถานะออฟไลน์ก่อนที่จะเสร็จสิ้นการโอนย้ายเอกสารมายังคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าเป็นกรณีนี้ คุณจะต้องรอจนกว่าบุคคลนี้จะออนไลน์อีกครั้งจึงจะได้รับเอกสาร