องค์กรและทีมมีรูปร่างและขนาดที่แตกต่างกันทั้งหมด และสมาชิกทีมสามารถอยู่ในท้องถิ่นหรือกระจายไปทั่วโลกได้ ซึ่งอาจรวมถึงผู้ขายและผู้รับเหมาพร้อมกับพนักงานประจํา ความคิดริเริ่มและการทํางานสามารถขยายองค์กร องค์กร และทีมโครงการขนาดเล็กได้
Microsoft 365 — รวมถึง Teams, SharePoint และ OneDrive— ได้รับการออกแบบมาเพื่อเป็นชุดเครื่องมือสากลเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณมีวิธีการที่บูรณาการและยืดหยุ่นในการทํางานสําหรับโครงการและงานของพวกเขา
คู่มือนี้มุ่งเน้นที่ความสามารถที่มีประสิทธิภาพของ Teams, SharePoint และ OneDrive รวมถึงที่เก็บข้อมูลเอกสาร การทํางานร่วมกัน การแชร์ และการสนทนา คุณไม่จําเป็นต้องใช้เพียงเครื่องมือเดียวเพื่อทํางานของคุณให้เสร็จ แต่ละอย่างทํางานร่วมกันเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพการทํางานที่ดีที่สุด
ต่อไปนี้คือตัวอย่างของวิธีที่คุณสามารถใช้บริการเหล่านี้ร่วมกัน: เมื่อคุณสร้างทีม กลุ่ม Office 365 และไซต์ทีม SharePoint จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสําหรับคุณ คุณสามารถอัปโหลดเอกสารของคุณในไซต์ทีม SharePoint ได้ จากนั้น เมื่อแบบร่างของเอกสารของคุณพร้อมสําหรับการตรวจสอบ การเพิ่มไฟล์ลงในทีม Teams ของคุณและใช้ระบบที่อิงตามการแชทนั้นทําได้ง่ายเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบว่าเอกสารพร้อมสําหรับรีวิวแล้ว สมาชิกในทีมสามารถเปิดไฟล์ได้โดยตรงใน Teams และเริ่มทําการเปลี่ยนแปลงหรือแสดงข้อคิดเห็น ถ้าสมาชิกในทีมจัดเก็บไฟล์ใน OneDrive ยังสามารถเพิ่มลงในแชนเนล Teams ได้โดยใช้แท็บ ไฟล์ ใน Teams เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถใช้งาน Teams บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้สมาชิกโครงการของคุณสามารถทํางานได้จากทุกที่
บทสรุป
ตารางนี้แสดงข้อมูลสรุประดับสูงของวิธีที่คุณสามารถใช้ Teams, SharePoint และ OneDrive ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน เลื่อนหน้าลงเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
|
ผู้ใช้หลัก |
เหมาะสําหรับ... |
การควบคุมการแชร์และการเข้าถึง |
การสนทนาและการสื่อสาร |
|
|
|
ทีม |
ทีมที่มุ่งเน้นโครงการเพื่อสนทนา ทํางานร่วมกันในไฟล์การโทร และประชุมทันทีที่งานกําลังเกิดขึ้น |
Teams สามารถเป็นสาธารณะ (เปิดให้ทุกคนในองค์กรของคุณ) หรือ ส่วนตัว(จัดการการเป็นสมาชิก) |
สื่อสารแบบเรียลไทม์กับเพื่อนร่วมทีมในสภาพแวดล้อมที่ใช้การแชทและในการประชุมออนไลน์ |
|
|
ทีม กลุ่ม องค์กร |
จัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์และแชร์ไฟล์กับทีมหรือองค์กรของคุณ โดยใช้การจัดการสิทธิ์ที่มีเสถียรภาพ และสร้างไซต์ที่มีฟีเจอร์มากมายเพื่อเพิ่มลงในแชนเนล Teams ของคุณ |
แชร์ไฟล์กับทีม องค์กร และผู้ใช้ภายนอกของคุณ ใช้ Office 365 กลุ่มเพื่อควบคุมการเข้าถึงบนไซต์ทีมหรือตั้งค่าสิทธิ์ที่มีเสถียรภาพมากขึ้นสําหรับไซต์และเอกสาร |
สื่อสารโดยใช้ข่าวสาร SharePoint สามารถเพิ่มข่าวสารลงในแชนเนล Teams ของคุณได้เช่นกัน และคุณสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นและสิ่งที่ชอบลงในหน้า SharePoint ได้ |
|
|
รายบุคคลและทีม |
จัดเก็บและซิงค์ไฟล์สําหรับ ส่วนตัวและ ที่ทํางานหรือโรงเรียน ในระบบคลาวด์และเข้าถึงได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ทุกชนิด เหมาะสําหรับการทํางานที่กําลังดําเนินการและการแชร์กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง |
เอกสารจะเป็นแบบส่วนตัวจนกว่าคุณจะแชร์ แชร์ไฟล์ทีละไฟล์และทํางานบนเอกสาร Office ร่วมกับผู้อื่นในเวลาเดียวกัน |
แสดงข้อคิดเห็นบนเอกสารและใช้เครื่องหมาย @กับชื่อของบุคคลอื่น บุคคลที่คุณกล่าวถึงจะได้รับจดหมายที่มีลิงก์ไปยังข้อคิดเห็นของคุณ |
การใช้ Teams, SharePoint และ OneDrive
คุณสามารถจัดเก็บและแชร์ไฟล์โดยใช้ SharePoint, OneDrive และ Microsoft Teams SharePoint เป็นตัวกําหนดเครื่องมือเหล่านี้แต่แต่ละเครื่องมือสามารถใช้ในแบบของตนเองเพื่อเร่งการทํางานร่วมกันและประสิทธิภาพในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน
หมายเหตุ:
-
เมื่อคุณสร้างทีมหรือแชนเนลส่วนตัวใหม่ใน Microsoft Teams ไซต์ทีมใน SharePoint จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการแก้ไขคําอธิบายหรือการจัดประเภทไซต์สําหรับทีมไซต์นี้ ให้ไปที่การตั้งค่าของแชนเนลที่เกี่ยวข้องใน Microsoft Teams
-
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการไซต์ทีมที่เชื่อมต่อของ Microsoft Teams
เมื่อคุณทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การประหยัดเวลาเป็นสิ่งที่ดีเยี่ยมในการเข้าถึงไฟล์ที่มีความสําคัญต่อโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย ไฟล์ที่แชร์บน Microsoft Teams จะพร้อมใช้งานทันทีที่คุณกําลังสนทนาและการประชุม และทีมของคุณสามารถเป็นเจ้าของร่วมกันได้ เอกสารที่แชร์ใน Microsoft Teams จะถูกเก็บไว้ใน SharePoint เพื่อให้คุณได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก
คุณสามารถสื่อสารผ่านการสนทนาแบบเธรดและแบบถาวร และทําให้ทุกคนทราบได้ ใน Microsoft Teams คุณยังสามารถแชทส่วนตัวกับผู้ติดต่อคนใดก็ตามได้ แม้ในขณะที่พวกเขาออฟไลน์อยู่ ซึ่งสะดวกเป็นพิเศษเมื่อผู้ติดต่อของคุณอยู่ในโซนเวลาอื่น ด้วยประวัติการสนทนาแบบถาวร คุณสามารถเริ่มต้นและทําการแลกเปลี่ยนต่อได้ตลอดเวลา ใช้การแชทส่วนตัวเพื่อเขียนเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์และทํางานร่วมกันต่อหลังจากการโทร คุณสามารถปักหมุดการแชทที่สําคัญเพื่อให้เรียกข้อมูลได้ง่าย
Teams อาจเป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัวก็ได้ ทีมสาธารณะจะเปิดให้ทุกคนในองค์กรของคุณใช้งาน การเป็นสมาชิกในทีมส่วนตัวได้รับการจัดการ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Teams
แชนเนล Teams ทุกแชนเนลจะมีทีมไซต์ SharePoint และทุกไซต์ทีม SharePoint จะมีแชนเนล Teams SharePoint เหมาะสําหรับการจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์และทําให้สามารถเข้าถึงผู้ชมจํานวนมากได้ และคุณสามารถใช้ประโยชน์จากการจัดการสิทธิ์ของไฟล์ ที่มีเสถียรภาพ โฟลว์กระบวนการเอกสาร นโยบายการเก็บข้อมูล และอื่นๆ อีกมากมาย ต่อไปนี้เป็นวิธีทํางานกับ SharePoint:
-
ทํางานร่วมกันบนไฟล์ใน Teams สร้างหน้า ใช้สมุดบันทึกที่แชร์ และใช้กลุ่ม Office 365 แบบรวมเพื่อรวมการสนทนา ปฏิทิน และงานเข้าด้วยกัน
-
กระจายความเป็นเจ้าของและสิทธิ์ในคอลเลกชันของบุคคลในวงกว้างขึ้น ถ้าเอกสารมีความสําคัญต่อความสําเร็จของโครงการ การมีบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณเองที่สามารถควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นบนไซต์เป็นความคิดที่ดี
-
ให้สิทธิ์สําหรับไซต์ แทนที่จะให้สิทธิ์ในแต่ละเอกสาร ถ้าบุคคลมีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ทีม พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่เก็บไว้ในไซต์ได้
-
สร้างหน้าไซต์ที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพเพื่อจัดระเบียบข้อมูล โพสต์ข่าวสาร ให้ข้อมูลที่ติดต่อ และให้การนําทางไปยังเอกสาร สื่อ และข้อมูลชนิดอื่นๆ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ SharePoint
ไฟล์หรือเอกสารส่วนบุคคลที่คุณทํางานอยู่เท่านั้นที่สามารถจัดเก็บได้อย่างปลอดภัยบน OneDrive ให้คิดว่าเป็นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของคุณ ซึ่งเป็นเอกสารของฉันเวอร์ชันระบบคลาวด์ ไฟล์จะซิงค์อยู่เสมอและสามารถเข้าถึงได้แม้ในขณะที่คุณออฟไลน์ ด้วย OneDrive ไฟล์ของคุณจะอยู่กับคุณเสมอและพร้อมที่จะแชร์ ในแง่ของอายุการใช้งาน OneDrive เหมาะสําหรับการทํางานที่กําลังดําเนินการ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จาก OneDrive:
-
คุณต้องการแชร์ไฟล์แต่ละรายการกับบุคคลเพียงไม่กี่คน หรือไม่แชร์เลย
เอกสารที่คุณวางใน OneDrive เป็นแบบส่วนตัวจนกว่าคุณจะแชร์ คุณสามารถ แชร์ไฟล์ทีละไฟล์ และทํางานบนเอกสาร Office กับผู้อื่นได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งทําให้ OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียนเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสําหรับเอกสารแบบร่างที่ไม่มีใครต้องดู ตัวอย่างเช่น คุณกําลังเขียนโพสต์ในบล็อกที่อาจไม่เชื่อมโยงกับโครงการ และคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานบางรายตรวจสอบก่อนโพสต์ ในกรณีนี้ คุณคาดหวังให้ผู้อื่นใช้เอกสารเพียงครั้งเดียวโดยไม่ต้องมีที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมหรือข้อมูลบริบท ทั้งหมดที่พวกเขาต้องการคือลิงก์ไปยังเอกสารและสิทธิ์การแก้ไข นอกจากนี้ คุณสามารถแสดงข้อคิดเห็นในเอกสารและใช้เครื่องหมาย @กับชื่อของบุคคลอื่น และบุคคลที่คุณกล่าวถึงจะได้รับจดหมายที่มีลิงก์ไปยังข้อคิดเห็นของคุณ
-
โพสต์ไฟล์จาก OneDrive ไปยังแชนเนล Teams เพื่อรีวิว
-
คุณจะไม่สามารถระบุไซต์ทีมที่มีอยู่ซึ่งเป็นที่เก็บเอกสารของคุณได้ และคุณไม่ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการสร้างการรับประกันต่างๆ ในเอกสารขึ้นมาใหม่
สําหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม ให้ดู ฉันควรบันทึกเอกสารของฉันไปยัง OneDrive สําหรับไซต์ทีมหรือไม่
