เมื่อคุณส่งอีเมลใน Outlook ผู้รับของคุณสามารถตอบกลับ ตอบกลับทั้งหมด ส่งต่อ พิมพ์ หรือแนบข้อความนั้นกับข้อความอื่นได้ ผู้รับยังสามารถดาวน์โหลด แก้ไข และส่งไฟล์ใดๆ ที่แนบมาในแบบที่พวกเขาเห็นว่าเหมาะสม ถ้าคุณต้องการป้องกันลักษณะการทํางานเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง คุณสามารถรักษาความปลอดภัยข้อความของคุณได้โดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) IRM จะรวมอยู่ใน Outlook เมื่อใช้กับบัญชี Exchange หรือแผน Microsoft 365 Apps for business
คุณสามารถทําอะไรกับ IRM ได้บ้าง
Exchange หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณจะควบคุมสิทธิ์ที่พร้อมใช้งาน สิทธิ์ทั่วไปมีดังต่อไปนี้
-
สิทธิ์ทั้งหมด
-
สิทธิ์ทั้งหมดยกเว้นการคัดลอกและพิมพ์
-
อย่าโอนสาย
-
อย่าตอบกลับทั้งหมด
-
อ่านอย่างเดียว
-
อ่านและพิมพ์อย่างเดียว
IRM จะทํางานกับข้อความที่คุณส่งไปยังผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณเท่านั้น ข้อความที่คุณส่งไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกจะไม่ปลอดภัยด้วย IRM
การรักษาความปลอดภัยข้อความของคุณด้วย IRM
-
ในหน้าต่างข้อความใหม่ ให้เลือก สิทธิ์ บนแท็บ ตัวเลือก
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็น สิทธิ์ ผู้ดูแลระบบของคุณไม่ได้เปิดใช้งาน IRM สําหรับองค์กรของคุณ
-
เลือกชนิดของสิทธิ์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับข้อความอีเมลของคุณ แล้วส่งข้อความตามปกติ
หมายเหตุ:
-
สิทธิ์ที่คุณนําไปใช้กับข้อความอีเมลของคุณจะนําไปใช้กับไฟล์ Microsoft Office ที่แนบมากับข้อความอีเมลของคุณด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก อ่านอย่างเดียว สําหรับข้อความที่มีเอกสาร Word ผู้รับของคุณจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารนั้นได้
-
คุณไม่สามารถใช้ปุ่มลงคะแนนเสียงกับข้อความที่มีการรักษาความปลอดภัยด้วย IRM ได้ Outlook จะให้คุณตั้งค่าปุ่มลงคะแนนเสียง แต่ผู้รับของคุณจะไม่เห็นปุ่มดังกล่าว
