ปัญหาทั่วไปจดหมายเวียน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดกับการแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารคือการรับระยะห่างที่ถูกต้องระหว่างเขตข้อมูลผสาน โดยเฉพาะกับเขตข้อมูลผสานที่มักจะไม่แสดงอยู่เสมอ เช่น ชื่อย่อตรงกลาง คุณสามารถเพิ่มช่องว่างได้โดยตรงบนหน้าระหว่างเขตข้อมูลผสาน แต่จะส่งผลให้มีช่องว่างเพิ่มเติมถ้าที่อยู่บางรายการไม่ได้ใช้เขตข้อมูลผสานทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดมีพื้นที่ว่างที่ต้องใช้ ให้แทรกช่องว่างในรายการที่อยู่

ตัวอย่างเช่น เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อของ reciprient จะปรากฏอย่างถูกต้องว่าข้อมูลในรายการที่อยู่ของคุณมีชื่อกลางเริ่มต้นหรือไม่ ให้ต่อไปนี้:

1. ในรายการชื่อกลางแบบย่อของผู้รับแต่ละคนที่มี Middile Initial ให้เพิ่มช่องว่าง ด้วยการกด Spacebar ก่อนและหลังชื่อย่อ

2. ในชื่อกลางชื่อย่อของผู้รับแต่ละคนที่ไม่มีชื่อย่อ ให้เพิ่มช่องว่าง

   

จดหมายเวียนมีทั้งข้อมูลที่เหมือนกันในแต่ละสําเนา และบางพื้นที่ที่ตัวแทนไว้ของข้อมูลซึ่งไม่เหมือนกันในแต่ละสําเนา ตัวอย่างของจดหมายข่าวนี้เป็นจดหมายข่าวส่วนบุคคลที่เนื้อหาจดหมายข่าวจะเหมือนกันกับผู้รับทั้งหมด แต่ที่อยู่ทางไปรษณีย์และบทนําจะแตกต่างกัน

ปัญหาทั่วไปส่วนใหญ่เกี่ยวกับการสร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสานไม่ได้บันทึกสิ่งพิมพ์ทั้งสองด้วยเขตข้อมูลผสานและสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน

สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน คือขั้นตอนที่สามในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ในขั้นตอนนี้ คุณมีสามตัวเลือก:

1. พิมพ์      ตัวเลือกนี้จะพิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ผสาน

2. ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่      ตัวเลือกนี้จะเปิดสิ่งพิมพ์ใหม่ที่มีหน้าของแต่ละชุดการผสานข้อมูล

3. เพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ตัวเลือกนี้จะพร้อมท์ให้คุณเลือกสิ่งพิมพ์ แล้วเพิ่มหน้าที่ผสานไปยังจุดสิ้นสุดของสิ่งพิมพ์นั้น

เมื่อต้องการบันทึกทั้งสิ่งพิมพ์ที่ผสานและสิ่งพิมพ์ที่มีเขตข้อมูลที่ผสาน ให้คลิก ตัวเลือก ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ ใหม่ หน้าต่างสิ่งพิมพ์ใหม่จะเปิดขึ้นและแสดงสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน สิ่งพิมพ์เขตข้อมูลผสานจะถูกซ่อนอยู่หลังสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน อย่าลืมบันทึกสิ่งพิมพ์ทั้งสองรายการ

จากนั้นคุณสามารถพิมพ์สิ่งพิมพ์หน้าที่ผสานได้

ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับการพิมพ์สิ่งพิมพ์คือการพิมพ์หน้าแต่ละหน้าที่ผสานแต่ละหน้าบนแผ่นกระดาษ ตัวอย่างเช่น ป้ายผนึกจดหมายแต่ละป้ายบนแผ่นกระดาษป้ายผนึกจดหมายแต่ละแผ่น

ซึ่งเกิดขึ้นเนื่องจากถ้าคุณเลือกตัวเลือก พิมพ์ กล่องโต้ตอบ พิมพ์จะเป็นค่าเริ่มต้นของตัวเลือก หลายสเนาต่อแผ่น และพิมพ์ป้ายผนึกทั้งแผ่นของแต่ละที่อยู่แทนที่จะพิมพ์ที่อยู่หนึ่งรายการต่อป้ายผนึกบนแผ่นงาน

เมื่อต้องการพิมพ์ชุดข้อมูลผสานที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น ชื่อและที่อยู่ที่ต่างกัน บนกระดาษแต่ละแผ่น ให้คลิกหลายหน้าต่อแผ่นในส่วนตัวเลือกการพิมพ์