ผู้อํานวยความสะดวกในการประชุม Microsoft Teams

เพิ่มผู้อํานวยความสะดวกลงในคําเชิญเข้าร่วมการประชุม

มีสามวิธีที่เป็นไปได้ที่คุณสามารถเพิ่มผู้อํานวยความสะดวกลงในการประชุมผ่านคําเชิญเข้าร่วมการประชุม:

• ใช้ตัวอํานวยความสะดวกในการเชิญเข้าร่วมการประชุม

• ใช้ตัวเลือก เปิด สําหรับผู้อํานวยความสะดวกในการเชิญเข้าร่วมการประชุม

• ใช้บานหน้าต่างตัวเลือกการประชุม

เมื่อตัวอํานวยความสะดวกเปิดอยู่ การประชุมของคุณจะถูกถอดความโดยอัตโนมัติ

สร้างวาระการประชุมสําหรับการประชุม

ผู้อํานวยความสะดวกจะค้นหาวาระการประชุมในคําอธิบายการประชุมและไฟล์บันทึกย่อการประชุม Loop โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้อํานวยความสะดวกแยกวาระการประชุมออกจากบันทึกย่อการประชุมหรือการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์

1. เขียนวาระการประชุมในคําอธิบายการประชุมหรือบันทึกย่อการประชุม Loop คอมโพเนนต์ก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

2. เปิดใช้งานตัวอํานวยความสะดวกระหว่างการจัดกําหนดการหรือเมื่อเริ่มการประชุม

3. ผู้อํานวยความสะดวกจะอ่านวาระการประชุมและส่งข้อความในการแชท

นอกจากนี้ ผู้อํานวยความสะดวกสามารถจัดวาระการประชุมได้@mentioning ในการแชทระหว่างการประชุม

ตัวอย่างเช่น "@Facilitator นี่คือวาระการประชุม: บทนํา (5 นาที) การสนทนาผลิตภัณฑ์ (25 นาที)"

เพิ่มผู้อํานวยความสะดวกในระหว่างการประชุม

1. เลือก การดําเนินการเพิ่มเติม จากตัวควบคุมการประชุม

2. เลือก เปิดผู้อํานวยความสะดวก จากเมนู

เมื่อคุณเปิดตัวอํานวยความสะดวก คุณจะถูกขอให้เลือกภาษาถ้ายังไม่ได้เลือกภาษาสําหรับการประชุม

เมื่อตัวอํานวยความสะดวกเปิดอยู่ การประชุมของคุณจะถูกถอดความโดยอัตโนมัติ และการจับภาพเนื้อหาจะยังคงดําเนินต่อไปตราบใดที่สําเนาบทสนทนาเปิดอยู่ หากสําเนาบทสนทนาปิดอยู่ การจับภาพเนื้อหาจะหยุดลงจนกว่าสําเนาบทสนทนาจะเปิดอีกครั้ง

ไอคอน บันทึกย่อ ในตัวควบคุมการประชุมจะเปลี่ยนเป็น ระบุว่าบันทึกย่อที่สร้างโดย AI เปิดอยู่ บันทึกย่อที่สร้างโดย AI จะไม่ปรากฏขึ้นในทันที แต่จะเริ่มต้นในอีกไม่กี่นาทีต่อมาโดยยึดตามการอภิปรายที่บันทึกในสําเนาบทสนทนา
 

ใช้วาระการประชุมเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามแผน

ผู้อํานวยความสะดวกจะติดตามวาระการประชุมโดยอัตโนมัติเมื่อพบวาระการประชุมในคําเชิญเข้าร่วมประชุมหรือบันทึกย่อการประชุม หรือเมื่อมีการจัดวาระการประชุมในการแชท

• เมื่อต้องการเริ่มต้นการติดตาม @mention ตัวอํานวยความสะดวกและจัดให้มีวาระการประชุม ตัวอย่างเช่น "@Facilitator นี่คือวาระการประชุม: บทนํา (5 นาที) การสนทนาผลิตภัณฑ์ (25 นาที)"

• เมื่อต้องการแก้ไขวาระการประชุม @mention ตัวอํานวยความสะดวกและขอให้ทําการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น "@Facilitator เพิ่ม 'การตรวจสอบกลยุทธ์' ลงในวาระการประชุมเป็นเวลา 15 นาที"

ผู้อํานวยความสะดวกช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถติดตามเวลากับรายการวาระการประชุมเหล่านั้นได้โดยการแชร์วาระการประชุมในตัวจับเวลาบนพื้นที่การประชุม ถ้าวาระการประชุมมีการจัดสรรเวลา ตัวจับเวลาจะช่วยติดตามเวลาสําหรับแต่ละหัวข้อ

ผู้อํานวยความสะดวกจะฟังการอภิปรายในการประชุมและทําเครื่องหมายหัวข้อด้วยเครื่องหมายถูกเมื่อเริ่มการอภิปรายสําหรับหัวข้อนั้นแล้ว

• ผู้อํานวยความสะดวกจะทําเครื่องหมายหัวข้อต่างๆ ด้วยเครื่องหมายถูกเป็นช่วงๆ ระหว่างการประชุม ไม่ใช่ทําเครื่องหมายทันทีหลังจากเริ่มการอภิปราย

จดบันทึกย่อด้วยสิ่งอํานวยความสะดวกบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

จับภาพ ถอดเสียง และจัดระเบียบบันทึกย่อการประชุมแบบตัวต่อตัวได้ทันที พร้อมด้วยความแตกต่างของลําโพงและการดําเนินการรอบโดยตรงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ  

เมื่อต้องการจดบันทึกย่อด้วยผู้อํานวยความสะดวก: 

อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อให้บันทึกย่อสดสร้างเป็นเนื้อหาที่พูด หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง คุณจะสามารถดูบันทึกย่อหรือรับลิงก์ที่สามารถแชร์ได้ เมื่อต้องการเข้าถึงบันทึกย่อในภายหลัง และ Copilot ให้เปิดการประชุมในรายการปฏิทินหรือการแชทของคุณ และดูสรุป 

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกย่อการประชุมใน Teams ให้ดู จดบันทึกย่อการประชุมใน Microsoft Teams 

รีวิวเนื้อหาที่สร้างขึ้นโดย AI หลังจากการประชุม

เนื้อหาใดๆ ที่สร้างขึ้นโดยผู้อํานวยความสะดวกในระหว่างการประชุมสามารถเข้าถึงได้ทั้งผ่านการแชทและบันทึกย่อการประชุมใน สรุป หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง

1. ไปที่ การแชท ทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือกการแชทของการประชุมที่คุณเปิดสิ่งอํานวยความสะดวกไว้

3. เลือกสรุปที่ด้านบนของการแชทระหว่างประชุม คุณยังสามารถเปิดการแชทระหว่างประชุมและเลือกดูสรุปจากรูปขนาดย่อของการประชุม

4. เลือก บันทึกย่อ

บันทึกย่อการประชุมที่สร้างขึ้นโดย AI จะถูกเก็บไว้ในหน้า Microsoft Loop และผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถแก้ไขหน้า Loop ก่อน ระหว่าง หรือหลังการประชุม รวมถึงแก้ไขบันทึกย่อที่สร้างขึ้นโดย AI ในระหว่างและหลังการประชุม นอกจากบันทึกย่อที่สร้างขึ้นโดย AI แบบเรียลไทม์ในแท็บ บันทึกย่อ แล้ว แท็บ สรุป AI ยังมีสรุปสําเนาบทสนทนาทั้งหมดที่สร้างขึ้นหลังจากการประชุม

ถามคําถามกับผู้อํานวยความสะดวกในการแชทของการประชุม

ผู้อํานวยความสะดวกทําหน้าที่เป็นสมาชิกทีมที่ทํางานร่วมกันในการแชทของการประชุม และสามารถช่วยค้นหาเว็บและตอบคําถามเกี่ยวกับการสนทนาในการประชุมได้ เพียงกล่าวถึง@Facilitator เพื่อ:

• รับข้อมูลสรุปอย่างรวดเร็วเพื่อติดตาม

• ถามคําถามเกี่ยวกับการประชุม/การสนทนาหรือเอกสารที่แชร์

• ค้นหาคําตอบเกี่ยวกับการสนทนาหรือหัวข้อทั่วไป

• อัปเดตทีมด้วยข้อมูลเชิงลึกที่สําคัญอยู่เสมอ

• ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องบนเว็บเพื่อแชร์

• ถามคําถามเกี่ยวกับวาระการประชุมและเวลา

จัดการงานของคุณ 

ผู้อํานวยความสะดวกสามารถช่วยคุณจัดการงานจากการประชุม นอกเหนือจากงานที่สิ่งอํานวยความสะดวกกําลังจับภาพโดยอัตโนมัติในระหว่างการประชุม คุณสามารถขอให้ผู้อํานวยความสะดวกผ่านการแชทของการประชุมเพื่อสร้าง แก้ไข และมอบหมายงานอื่นๆ ซึ่งซิงค์กับ Planner คุณยังสามารถคิวรีสําหรับงานเฉพาะหรืองานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นได้

สร้างเอกสาร

ผู้อํานวยความสะดวกสามารถสร้างเอกสาร Word หรือ Loop โดยยึดตามหัวข้อเฉพาะจากการประชุมด้วยการพิมพ์@Facilitator พร้อมกับคําขอ ผู้อํานวยความสะดวกจะยังเสนอความช่วยเหลือเมื่อมีการอภิปรายการสร้างเอกสาร ในกรณีเหล่านี้ คุณจะต้องยอมรับและรับทราบผู้อํานวยความสะดวกเพื่อสร้างแบบร่างนั้น 
​​​​​​​