สรุป: เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบของโซลูชันการจัดการเอกสารและกระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013
บทความนี้มีรายละเอียดระดับสูงขององค์ประกอบต่างๆ ของโซลูชันการจัดการเอกสารที่ยึดตาม SharePoint Server 2016
การจัดการเอกสารจะควบคุมวงจรอายุของเอกสารในองค์กรของคุณ ทั้งวิธีสร้าง ตรวจทาน และเผยแพร่ และในท้ายที่สุดที่เอกสารจะถูกเผยแพร่หรือเก็บรักษาไว้ แม้ว่า "การจัดการ" จะหมายถึงข้อมูลที่ถูกควบคุมจากด้านบนขององค์กร ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพควรสะท้อนถึงวัฒนธรรมขององค์กรที่ใช้ข้อมูลนั้น เครื่องมือที่คุณใช้ในการจัดการเอกสารควรมีความยืดหยุ่นพอที่จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมวงจรอายุของเอกสารได้ถ้าเหมาะสมกับวัฒนธรรมและเป้าหมายขององค์กร ของคุณ และยังช่วยให้คุณปรับใช้ระบบที่มีโครงสร้างที่กว้างกว่า ถ้าเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากกว่า
องค์ประกอบของระบบการจัดการเอกสาร
โซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะระบุถึงสิ่งต่อไปนี้:
-
เอกสารและเนื้อหาอื่นๆ ชนิดใดที่สามารถสร้างในองค์กรได้
-
เทมเพลตที่จะใช้กับเอกสารแต่ละชนิด
-
Metadata ใดที่จัดเตรียมให้ในเอกสารแต่ละชนิด
-
จะเก็บเอกสารในแต่ละช่วงอายุของเอกสารได้ที่ไหน
-
วิธีควบคุมการเข้าถึงเอกสารในแต่ละช่วงอายุของเอกสาร
-
วิธีย้ายเอกสารภายในองค์กรในขณะที่สมาชิกทีมมีส่วนร่วมในการสร้าง ตรวจทาน การอนุมัติ สิ่งพิมพ์ และการจัดการของเอกสาร
SharePoint Foundation 2013 ฟีเจอร์ที่ปรับใช้ลักษณะเหล่านี้ทั้งหมดของการจัดการเอกสาร SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ที่เหมือนกันและยังเพิ่มฟีเจอร์ต่อไปนี้ด้วย:
-
นโยบายใดที่จะปรับใช้กับเอกสารเพื่อให้การบังคับใช้เอกสารได้รับการตรวจสอบ เอกสารจะถูกเก็บรักษาหรือเผยแพร่อย่างเหมาะสม และเนื้อหาสําคัญต่อองค์กรจะได้รับการป้องกัน
-
วิธีการจัดการกับเอกสารเป็นระเบียนขององค์กร ซึ่งต้องเก็บรักษาไว้ตามข้อกฎหมายและแนวทางขององค์กร
เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานข้อมูลสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องออกจากการดําเนินการในแต่ละวันและเครื่องมือที่คุ้นเคย แอปพลิเคชันใน ระบบ Microsoft Office เช่น Microsoft Outlook และ Word ยังมีฟีเจอร์ที่สนับสนุนแต่ละขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสารด้วย
กระบวนการวางแผน
กระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้
-
ระบุบทบาทการจัดการเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณรวมข้อเสนอแนะของผู้เกี่ยวข้องคนหลักองค์กรของคุณ คุณมีทีมที่ดีที่สุดที่จะปรับใช้โซลูชัน และคุณรู้ว่าใครจะเข้าร่วมในกระบวนการจัดการเอกสาร
-
วิเคราะห์การใช้งานเอกสาร หลังจากที่คุณระบุผู้ที่ใช้เอกสาร ให้ระบุชนิดของเอกสารที่พวกเขาใช้และวิธีใช้งาน For more information, see Identify users and analyze document usage (SharePoint Server 2010).
-
วางแผนการจัดระเบียบเอกสาร คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารในไซต์คอลเลกชัน ไซต์ และไลบรารีได้ SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์มากมายเพื่อช่วยจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร จากไซต์เฉพาะต่างๆ ไปยังไลบรารีเอกสารที่มีโครงสร้างอย่างราบรื่นเพื่อการสร้างเอกสารและการร่วมมือกันอย่างรวดเร็ว ภายในไลบรารี คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมได้ For more information, see Document library planning (SharePoint Server 2010).
-
วางแผนการย้ายเนื้อหาระหว่างสถานที่ อาจจําเป็นต้องย้ายหรือคัดลอกเอกสารจากไซต์หรือไลบรารีหนึ่งไปยังไซต์หรือไลบรารีอื่นในขั้นตอนต่างๆ ของวงจรอายุ For more information, see "Plan the flow of content" in Document library planning (SharePoint Server 2010).
-
วางแผนชนิดเนื้อหา ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร เช่น Metadata, เทมเพลตเอกสาร และกระบวนการเวิร์กโฟลว์ นี่คือขั้นตอนสําคัญเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารของคุณและบังคับใช้ความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ For more information, see Content type and workflow planning (SharePoint Server 2010).
-
วางแผนเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณวางแผนเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กรของคุณ คุณสามารถควบคุมและติดตามวิธีการย้ายเอกสารจากสมาชิกในทีมหนึ่งไปยังอีกสมาชิกหนึ่งในขณะที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะร่วมกันในวงจรชีวิตของเอกสาร SharePoint Server 2016 เวิร์กโฟลว์ของงานของทีมทั่วไป เช่น การรีวิวและการอนุมัติเอกสาร SharePoint Server 2016 ยังสนับสนุนการสร้างและติดตั้งเวิร์กโฟลว์แบบเองอีกด้วย For more information, see Content type and workflow planning (SharePoint Server 2010).
-
วางแผนการควบคุมเนื้อหา คุณสามารถวางแผนระดับการควบคุมที่เหมาะสมโดยยึดตามชนิดเนื้อหาหรือที่เก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องให้เอกสารในไลบรารีใดไลบรารีหนึ่งถูกเช็คเอาท์ก่อนที่จะสามารถแก้ไขเอกสารได้ For more information, see Versioning, content approval, and check-out planning (SharePoint Server 2010).
-
นโยบายแผน ในแต่ละชนิดเนื้อหา ให้วางแผนนโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการตรวจสอบ เก็บรักษา และจัดการตามข้อกักับกฎหมายและสถาบันขององค์กรของคุณ SharePoint Server 2016 นโยบายที่ใช้การตรวจสอบ การเก็บข้อมูลเอกสาร และบาร์โค้ด (เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่พิมพ์อาจเกี่ยวข้องกับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกัน) For more information, see Information management policy planning (SharePoint Server 2010).
หมายเหตุ: นโยบายไม่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation 2013