ภาพรวมของการจัดการเอกสารในSharePoint

องค์ประกอบของระบบการจัดการเอกสาร

โซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะระบุถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เอกสารและเนื้อหาอื่นๆ ชนิดใดที่สามารถสร้างในองค์กรได้

• เทมเพลตที่จะใช้กับเอกสารแต่ละชนิด

• Metadata ใดที่จัดเตรียมให้ในเอกสารแต่ละชนิด

• จะเก็บเอกสารในแต่ละช่วงอายุของเอกสารได้ที่ไหน

• วิธีควบคุมการเข้าถึงเอกสารในแต่ละช่วงอายุของเอกสาร

• วิธีย้ายเอกสารภายในองค์กรในขณะที่สมาชิกทีมมีส่วนร่วมในการสร้าง ตรวจทาน การอนุมัติ สิ่งพิมพ์ และการจัดการของเอกสาร

SharePoint Foundation 2013 ฟีเจอร์ที่ปรับใช้ลักษณะเหล่านี้ทั้งหมดของการจัดการเอกสาร SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ที่เหมือนกันและยังเพิ่มฟีเจอร์ต่อไปนี้ด้วย:

• นโยบายใดที่จะปรับใช้กับเอกสารเพื่อให้การบังคับใช้เอกสารได้รับการตรวจสอบ เอกสารจะถูกเก็บรักษาหรือเผยแพร่อย่างเหมาะสม และเนื้อหาสําคัญต่อองค์กรจะได้รับการป้องกัน

• วิธีการจัดการกับเอกสารเป็นระเบียนขององค์กร ซึ่งต้องเก็บรักษาไว้ตามข้อกฎหมายและแนวทางขององค์กร

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานข้อมูลสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องออกจากการดําเนินการในแต่ละวันและเครื่องมือที่คุ้นเคย แอปพลิเคชันใน ระบบ Microsoft Office เช่น Microsoft Outlook และ Word ยังมีฟีเจอร์ที่สนับสนุนแต่ละขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสารด้วย

กระบวนการวางแผน

กระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้

1. ระบุบทบาทการจัดการเอกสาร      ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณรวมข้อเสนอแนะของผู้เกี่ยวข้องคนหลักองค์กรของคุณ คุณมีทีมที่ดีที่สุดที่จะปรับใช้โซลูชัน และคุณรู้ว่าใครจะเข้าร่วมในกระบวนการจัดการเอกสาร

2. วิเคราะห์การใช้งานเอกสาร      หลังจากที่คุณระบุผู้ที่ใช้เอกสาร ให้ระบุชนิดของเอกสารที่พวกเขาใช้และวิธีใช้งาน For more information, see Identify users and analyze document usage (SharePoint Server 2010).

3. วางแผนการจัดระเบียบเอกสาร      คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารในไซต์คอลเลกชัน ไซต์ และไลบรารีได้ SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์มากมายเพื่อช่วยจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร จากไซต์เฉพาะต่างๆ ไปยังไลบรารีเอกสารที่มีโครงสร้างอย่างราบรื่นเพื่อการสร้างเอกสารและการร่วมมือกันอย่างรวดเร็ว ภายในไลบรารี คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมได้ For more information, see Document library planning (SharePoint Server 2010).

4. วางแผนการย้ายเนื้อหาระหว่างสถานที่      อาจจําเป็นต้องย้ายหรือคัดลอกเอกสารจากไซต์หรือไลบรารีหนึ่งไปยังไซต์หรือไลบรารีอื่นในขั้นตอนต่างๆ ของวงจรอายุ For more information, see "Plan the flow of content" in Document library planning (SharePoint Server 2010).

5. วางแผนชนิดเนื้อหา      ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร เช่น Metadata, เทมเพลตเอกสาร และกระบวนการเวิร์กโฟลว์ นี่คือขั้นตอนสําคัญเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารของคุณและบังคับใช้ความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ For more information, see Content type and workflow planning (SharePoint Server 2010).

6. วางแผนเวิร์กโฟลว์      เมื่อคุณวางแผนเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กรของคุณ คุณสามารถควบคุมและติดตามวิธีการย้ายเอกสารจากสมาชิกในทีมหนึ่งไปยังอีกสมาชิกหนึ่งในขณะที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะร่วมกันในวงจรชีวิตของเอกสาร SharePoint Server 2016 เวิร์กโฟลว์ของงานของทีมทั่วไป เช่น การรีวิวและการอนุมัติเอกสาร SharePoint Server 2016 ยังสนับสนุนการสร้างและติดตั้งเวิร์กโฟลว์แบบเองอีกด้วย For more information, see Content type and workflow planning (SharePoint Server 2010).

7. วางแผนการควบคุมเนื้อหา      คุณสามารถวางแผนระดับการควบคุมที่เหมาะสมโดยยึดตามชนิดเนื้อหาหรือที่เก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องให้เอกสารในไลบรารีใดไลบรารีหนึ่งถูกเช็คเอาท์ก่อนที่จะสามารถแก้ไขเอกสารได้ For more information, see Versioning, content approval, and check-out planning (SharePoint Server 2010).

8. นโยบายแผน      ในแต่ละชนิดเนื้อหา ให้วางแผนนโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการตรวจสอบ เก็บรักษา และจัดการตามข้อกักับกฎหมายและสถาบันขององค์กรของคุณ SharePoint Server 2016 นโยบายที่ใช้การตรวจสอบ การเก็บข้อมูลเอกสาร และบาร์โค้ด (เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่พิมพ์อาจเกี่ยวข้องกับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกัน) For more information, see Information management policy planning (SharePoint Server 2010).

   หมายเหตุ: นโยบายไม่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation 2013