มีอะไรใหม่ใน Microsoft Access 2010

แชร์ฐานข้อมูลบนเว็บ

• ใช้เทมเพลต    เทมเพลตห้าเทมเพลตมาพร้อมกับ Access 2010 ได้แก่ ที่ติดต่อ สินทรัพย์ โครงการ เหตุการณ์ และการบริจาคเพื่อการกุศล คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนเทมเพลตใดๆ ก่อนหรือหลังจากที่คุณเผยแพร่ได้

• เริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น    เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่เปล่า คุณจะเลือกระหว่างฐานข้อมูลปกติกับฐานข้อมูลบนเว็บ ตัวเลือกนี้มีผลต่อฟีเจอร์การออกแบบและสั่งที่คุณเห็น เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันของคุณเข้ากันได้กับเว็บ

• แปลงฐานข้อมูลที่มีอยู่เป็นฐานข้อมูลบนเว็บ    คุณสามารถประกาศแอปพลิเคชันที่มีอยู่ไปยังเว็บได้ ฟีเจอร์ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปบางฟีเจอร์ไม่ได้รับการสนับสนุนบนเว็บ ดังนั้นคุณอาจต้องปรับฟีเจอร์บางอย่างของแอปพลิเคชันของคุณ

  คุณสามารถเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้กับเว็บใหม่เพื่อช่วยคุณระบุและแก้ไขปัญหาความเข้ากันได้

• อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต    คุณสามารถประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณเอง หรือคุณสามารถใช้โซลูชัน SharePoint ที่โฮสต์

  หมายเหตุ: ต้องมีบัญชีผู้ใช้เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ ไม่สนับสนุนการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อ

For more information about web databases, see the article Build a database to share on the Web.

ตัวสร้างแมโครใหม่

Access 2010 ตัวสร้างแมโครใหม่ที่มี IntelliSense และอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและตรงไปตรงมา

1. เลือกการแอคชันจากรายการ...

2. ... หรือดับเบิลคลิกการแอคชันในแค็ตตาล็อกแอคชันเพื่อเพิ่มลงในแมโครของคุณ

3. แท็บ ออกแบบจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้งานแมโคร

เมื่อคุณเพิ่มการแอคชัน ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฏในตัวสร้างแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มการแอคชัน "If" คุณจะเห็น:

ดูวิดีโอต่อไปนี้เพื่อดูวิธีการงานของตัวสร้างแมโครใหม่

นอกจากแมโครแบบดั้งเดิมแล้ว คุณสามารถใช้ตัวสร้างแมโครใหม่เพื่อสร้างแมโครข้อมูล เป็นฟีเจอร์ใหม่ได้

แมโครข้อมูล: เปลี่ยนข้อมูลโดยยึดตามเหตุการณ์

แมโครข้อมูลช่วยสนับสนุนการรวมในฐานข้อมูลเว็บ และเป็นวิธีการปรับใช้ "ทริกเกอร์" ในฐานข้อมูล Access 2010 ฐานข้อมูล

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูล PercentComplete และเขตข้อมูลสถานะ คุณสามารถใช้แมโครข้อมูลเพื่อตั้งค่า PercentComplete เป็น100เมื่อคุณตั้งค่าสถานะเป็นเสร็จสมบูรณ์ และ0เมื่อคุณตั้งค่า สถานะเป็นยังไม่เริ่มต้น

คุณสามารถดูแมโครข้อมูลในการปฏิบัติการในวิดีโอต่อไปนี้

ตัวสร้างนิพจน์ที่เพิ่มประสิทธิภาพ

ตอนนี้ตัวสร้างนิพจน์มี IntelliSense ดังนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกของคุณในขณะที่คุณพิมพ์ นอกจากนี้ยังแสดงวิธีใช้ค่านิพจน์ที่เลือกในปัจจุบันในหน้าต่างตัวสร้างนิพจน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกฟังก์ชันตัดแต่ง ตัวสร้างนิพจน์จะแสดง:

ตัดแต่ง(สตริง) ส่งกลับตัวแปรของสตริงชนิดที่มีสําเนาของสตริงที่ระบุโดยไม่ต้องมีช่องว่างส่วนหน้าและต่อท้าย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมในบทความ ใช้ ตัวสร้างนิพจน์

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงผลลัพธ์ของการคํานวณได้ การคํานวณจะต้องอ้างอิงไปยังเขตข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณ

เทมเพลตฐานข้อมูลใหม่

Access 2010 ประกอบด้วยชุดเทมเพลตฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพเพื่อการติดตามที่ติดต่อ งาน เหตุการณ์ นักเรียน และสินทรัพย์ รวมถึงข้อมูลชนิดอื่นๆ คุณสามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นได้ทันทีหรือปรับปรุงและปรับปรุงข้อมูลเพื่อติดตามข้อมูลตามที่คุณต้องการ

แต่ละเทมเพลตคือแอปพลิเคชันการติดตามที่สมบูรณ์ ซึ่งประกอบด้วยตาราง ฟอร์ม รายงาน คิวรี แมโคร และความสัมพันธ์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาให้ไม่อยู่ในกล่องทันที เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานและใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบเทมเพลตตรงตามความต้องการของคุณ คุณก็พร้อมใช้งานแล้ว มิฉะนั้น คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อเริ่มต้นการสร้างฐานข้อมูลที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณ

นอกจากเทมเพลตที่รวมอยู่ใน Access 2010 คุณสามารถเชื่อมต่อกับเทมเพลต Office.com และดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้

ส่วนของแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการใช้ฟังก์ชันการการใช้งานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการการใช้งานลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ส่วนของแอปพลิเคชัน สิ่งใหม่ใน Access 2010 ส่วนของแอปพลิเคชันคือเทมเพลตที่ประกอบขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า หรือตารางที่มีฟอร์มและรายงานที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชันงานลงในฐานข้อมูลของคุณ และคุณได้รับตารางงาน ฟอร์มงาน และตัวเลือกในความสัมพันธ์ตารางงานกับตารางอื่นในฐานข้อมูลของคุณ

For more information, see the article Save and reuse database design elements.

มุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการปรับปรุง

คุณสามารถสร้างตารางและเริ่มใช้งานตารางได้โดยไม่ต้องระบุเขตข้อมูลล่วงหน้า เพียงคลิก ตาราง บนแท็บ สร้างแล้วเริ่มใส่ข้อมูลในแผ่นข้อมูลใหม่ที่ปรากฏขึ้น Access 2010 ชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณพร้อมและใช้งานได้ตลอดเวลา คอลัมน์คลิกเพื่อเพิ่ม จะแสดงให้คุณเห็นที่ที่จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ และถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลหรือรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูลใหม่หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถใช้สั่งบน Ribbon บนแท็บ เขตข้อมูล ได้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากตาราง Microsoft Excel ลงในแผ่นข้อมูลใหม่ Access 2010 สร้างเขตข้อมูลทั้งหมดและรู้จักชนิดข้อมูลโดยอัตโนมัติ

บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการ เขตข้อมูล ช่วยให้คุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นๆ ได้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางในแหล่งระเบียนของคุณ จากตารางที่เกี่ยวข้อง หรือจากตารางที่ไม่เกี่ยวข้องในฐานข้อมูลได้ ถ้าต้องใช้ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง โปรแกรมจะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หรือคุณจะได้รับพร้อมท์ผ่านกระบวนการ

มุมมองเค้าโครงช่วยให้การออกแบบฟอร์มและรายงานรวดเร็วขึ้น

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน

มุมมองเค้าโครงมีการปรับปรุงหลายอย่าง และต้องระบุถ้าคุณออกแบบฟอร์มหรือรายงานของเว็บ

Ribbon

Ribbon คือคอลเลกชันของแท็บที่มีกลุ่มของสั่งที่จัดระเบียบตามฟีเจอร์และฟังก์ชันการการใช้งาน Ribbon จะแทนที่เลเยอร์ของเมนูและแถบเครื่องมือที่พบใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า รูปต่อไปนี้แสดง Ribbon ที่เลือกแท็บ หน้าแรกไว้

ฟีเจอร์ที่คีย์ของ Ribbon รวมถึง:

• แท็บสั่ง คือ แท็บต่างๆ ที่แสดงสั่งที่ใช้กันทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสั่งที่ต้องการได้เมื่อคุณต้องการ

• แท็บปุ่มตามบริบท คือแท็บสั่งที่ปรากฏตามบริบทของคุณ นั่นคือ วัตถุที่คุณอยู่หรืองานที่คุณจัดการอยู่ แท็บของปุ่มบริบทจะมีสั่งต่างๆ ที่มีแนวโน้มที่จะใช้กับสิ่งที่คุณพิมพ์อยู่มากที่สุด

• แกลเลอรี — ตัวควบคุมใหม่ที่แสดงตัวอย่างของสไตล์หรือตัวเลือก เพื่อให้คุณสามารถดูผลลัพธ์ก่อนที่คุณจะยอมรับตัวเลือกได้

มุมมอง Backstage

สิ่งใหม่ใน Access 2010 มุมมอง Backstage จะมีสั่งที่คุณปรับใช้กับฐานข้อมูลทั้งหมด เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือเปิดฐานข้อมูลใหม่ การสั่งจะจัดเรียงบนแท็บทางด้านซ้ายของหน้าจอ และแต่ละแท็บจะมีกลุ่มของข้อความหรือลิงก์ที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิก ใหม่คุณจะเห็นชุดปุ่มที่ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น หรือด้วยการเลือกจากไลบรารีของเทมเพลตฐานข้อมูลที่ออกแบบโดยมืออาชีพ

มีสั่งมากมายที่คุณพบในมุมมอง Backstage บนเมนู ไฟล์ ในAccess เวอร์ชันก่อนหน้า นอกเหนือจากฐานข้อมูลที่คุณเปิดล่าสุด และ (ถ้าคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต) ลิงก์ไปยังบทความ office.com

เมื่อต้องการไปยังมุมมอง Backstage ให้คลิกแท็บ ไฟล์

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนําทางจะแสดงรายการและเข้าถึงวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในปัจจุบันได้อย่างง่ายดาย

ใช้บานหน้าต่างนําทางเพื่อจัดระเบียบวัตถุของคุณตามชนิดของวัตถุ วันที่สร้าง วันที่ปรับเปลี่ยน ตารางที่เกี่ยวข้อง (ขึ้นอยู่กับการขึ้นต่อกันของวัตถุ) หรือในกลุ่มแบบปรับแต่งเองที่คุณสร้าง ต้องการพื้นที่เพิ่มเติมเพื่อออกแบบแบบฟอร์มใช่ไหม คุณสามารถยุบบานหน้าต่างนําทางได้อย่างง่ายดายเพื่อให้มีพื้นที่เหลือน้อย แต่ยังคงใช้ได้

วัตถุแบบแท็บ

ตามค่าเริ่มต้น ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโครของคุณจะแสดงเป็นวัตถุแท็บในหน้าต่าง Access

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ต่อหนึ่งฐานข้อมูล และใช้หน้าต่างวัตถุแทนแท็บ

แท็บวัตถุ คุณสามารถสลับระหว่างวัตถุต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

หน้าต่างวิธีใช้

Access 2010 เนื้อหาวิธีใช้ Access และการอ้างอิงถึงนักพัฒนา Access ในหน้าต่างวิธีใช้เดียวกัน ทั้งสองระบบมีเนื้อหาความช่วยเหลือชนิดต่างๆ ตัวแสดงวิธีใช้ช่วยให้คุณเลือกเนื้อหาที่จะแสดงได้ คุณสามารถเปลี่ยนขอบเขตการค้นหาของคุณเป็นเนื้อหาการอ้างอิงถึงนักพัฒนา Access เท่านั้น ตัวอย่างเช่น ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าใดในหน้าต่างวิธีใช้ เนื้อหาวิธีใช้และการอ้างอิงถึงนักพัฒนา Access ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานแบบออนไลน์เสมอ ที่ Office.com หรือที่ MSDN

สร้างแท็บ

ใช้ แท็บ สร้างเพื่อสร้างฟอร์ม รายงาน ตาราง คิวรี และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ถ้าคุณเลือกตารางหรือคิวรีในบานหน้าต่างนําทาง คุณสามารถสร้างฟอร์มหรือรายงานใหม่โดยยึดตามวัตถุนั้นในคลิกเดียวโดยใช้สั่งฟอร์มหรือรายงาน

ฟอร์มและรายงานใหม่ที่สร้างขึ้นโดยกระบวนการแบบคลิกเดียวนี้จะใช้การออกแบบที่อัปเดตแล้วเพื่อช่วยให้ฟอร์มและรายงานเหล่านั้นดูน่าสนใจและมีประโยชน์ในทันที แบบฟอร์มและรายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะได้รับการออกแบบที่ดูเป็นมืออาชีพด้วยส่วนหัวที่มีโลโก้และชื่อเรื่อง นอกจากนี้ รายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติยังรวมถึงวันที่และเวลา รวมถึงส่วนท้ายที่มีข้อมูลและผลรวม

มุมมองรายงานและมุมมองเค้าโครง

มุมมองเหล่านี้ได้รับการปรับปรุง Access 2010 ให้คุณใช้งานฟอร์มและรายงานแบบโต้ตอบได้ ด้วยการใช้มุมมองรายงาน คุณสามารถเรียกดูการแสดงรายงานของคุณได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องพิมพ์หรือแสดงในตัวอย่างก่อนพิมพ์ เมื่อต้องการเน้นที่บางระเบียน ให้ใช้ฟีเจอร์ตัวกรอง หรือใช้การดําเนินการค้นหาเพื่อค้นหาข้อความที่ตรงกัน คุณสามารถใช้ สั่งคัดลอกเพื่อ คัดลอกข้อความไปยังคลิปบอร์ด หรือคลิกไฮเปอร์ลิงก์ที่ใช้งานอยู่ซึ่งแสดงในรายงานของคุณเพื่อติดตามลิงก์ในเบราว์เซอร์ของคุณ

มุมมองเค้าโครงช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณเรียกดูข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบทั่วไปหลายๆ อย่างในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน ตัวอย่างเช่น เพิ่มเขตข้อมูลโดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ใหม่ หรือเปลี่ยนคุณสมบัติโดยใช้แผ่นคุณสมบัติ

ขณะนี้มุมมองเค้าโครงมีเค้าโครงการออกแบบที่ปรับปรุงแล้ว กลุ่มตัวควบคุมที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ แถว หรือเค้าโครงทั้งหมดใหม่ได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบในมุมมองเค้าโครงได้อย่างง่ายดาย

การสร้างการจัดกลุ่มและการเรียงล >ข้อมูลในรายงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Access มีวิธีใหม่ในการจัดกลุ่มและเรียงล>ข้อมูลในรายงาน และเพื่อเพิ่มผลรวม ส่วนติดต่อสามารถนําทางและเข้าใจได้ง่าย และเมื่อใช้กับมุมมองเค้าโครงใหม่ คุณจะเห็นผลจากการเปลี่ยนแปลงของคุณทันที

สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายรวมตามภูมิภาคในรายงาน ใช้มุมมองเค้าโครงและ บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การ เรียงล>บและผลรวม เพื่อเพิ่มระดับกลุ่มและร้องขอผลรวม และดูการเปลี่ยนแปลงแบบสดในรายงานของคุณ แถวผลรวมช่วยให้การเพิ่มผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับ จํานวนสูงสุด หรือค่าน้อยที่สุดลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงานของคุณเป็นเรื่องง่าย ผลรวมอย่างง่ายไม่ต้องใช้การสร้างเขตข้อมูลที่คํานวณด้วยตนเองอีกต่อไป ตอนนี้คุณเพียงแค่ชี้และคลิก

ปรับปรุงเค้าโครงตัวควบคุมเพื่อช่วยให้คุณสร้างฟอร์มและรายงานที่ดูดีขึ้น

ฟอร์มและรายงานมักจะมีข้อมูลแบบตาราง เช่น คอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้าหรือแถวที่มีเขตข้อมูลทั้งหมดของลูกค้า คุณสามารถจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้ลงในเค้าโครงที่สามารถจัดการได้อย่างง่ายดายเป็นหนึ่งหน่วย รวมถึงป้ายชื่อ

เนื่องจากคุณสามารถเลือกตัวควบคุมจากส่วนต่างๆ ได้ เช่น ป้ายชื่อในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของส่วน จึงมีความยืดหยุ่นมาก คุณสามารถ:

• ย้ายหรือปรับขนาดเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ย้ายคอลัมน์ไปทางซ้ายหรือขวา

• จัดรูปแบบเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าคอลัมน์ชื่อลูกค้าเป็นตัวหนาเพื่อให้โดดเด่น

• เพิ่มคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ลงในเค้าโครง

• ลบคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ออกจากเค้าโครง

• ผสานและแยกเซลล์

เค้าโครงจะถูกบันทึกพร้อมกับการออกแบบของคุณ เพื่อให้เค้าโครงยังคงอยู่ วิดีโอต่อไปนี้แสดงวิธีการงานเค้าโครงในฟอร์มและรายงาน

ฟอร์มแยกเพื่อการเรียกดูข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ใช้ฟอร์มแยกเพื่อสร้างฟอร์มที่รวมมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองฟอร์ม คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อบอกให้ Access วางแผ่นข้อมูลไว้ด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย หรือขวา

แมโครฝังตัวในฟอร์มและรายงาน

ใช้แมโครฝังตัวเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ต้องเขียนโค้ด แมโครฝังตัวจะถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติและเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุที่เป็นของแมโครนั้น คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของแมโครฝังตัวได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับตัวควบคุมอื่นๆ ที่อาจใช้แมโคร โดยแมโครฝังตัวแต่ละแมโครจะเป็นอิสระ แมโครฝังตัวจะเชื่อถือได้เนื่องจากแมโครจะถูกป้องกันไม่ให้ดําเนินการที่อาจไม่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คํานวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกันได้ คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณ เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์จาก IntelliSense และเข้าถึงวิธีใช้ค่านิพจน์ได้อย่างง่ายดาย

ข้อมูลจากตารางอื่นไม่สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลของข้อมูลจากการคํานวณได้ บางนิพจน์ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยเขตข้อมูลที่คํานวณ

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลแบบหลายค่าสามารถจัดเก็บได้มากกว่าหนึ่งค่าต่อระเบียน สมมติว่าคุณต้องมอบหมายงานให้กับพนักงานหรือคู่สัญญาคนใดคนหนึ่งของคุณ แต่คุณต้องการมอบหมายให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน ในระบบการจัดการฐานข้อมูลส่วนใหญ่และเวอร์ชันของ Access Office Access 2007 คุณต้องสร้างความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่มเพื่อสิ่งนี้อย่างถูกต้อง

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าจะเหมาะสมเป็นพิเศษเมื่อคุณใช้งานรายการ SharePoint ที่มีชนิดเขตข้อมูลแบบหลายค่าชนิดใดชนิดหนึ่งที่ใช้ใน Windows SharePoint ServicesAccess 2010 เข้ากันได้กับชนิดข้อมูลเหล่านี้

เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาของไฟล์

ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบมาช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารทุกชนิดและไฟล์ไบนารีในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีการเติบโตโดยไม่จําเป็นในขนาดของฐานข้อมูล Access จะบีบอัดสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ เมื่อเป็นไปได้ เพื่อลดการใช้เนื้อที่ คุณต้องการแนบเอกสาร Word ลงในระเบียนหรือบันทึกชุดรูปภาพดิจิทัลในฐานข้อมูลของคุณหรือไม่ การใช้สิ่งที่แนบมาช่วยให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้นมาก คุณยังสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบมาหลายรายการลงในระเบียนเดียว

เขตข้อมูล Memo สามารถจัดเก็บ Rich Text และประวัติการตรวจทานแก้ไขการสนับสนุนได้แล้ว

เขตข้อมูล Rich Text Memo หมายความว่าคุณไม่จํากัดเพียงข้อความธรรมดาในระเบียนของคุณอีกต่อไป คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวเลือก (เช่น ตัวหนา ตัวเอียง นอกเหนือจากฟอนต์และสีอื่นๆ และตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปอื่นๆ) และเก็บข้อความในฐานข้อมูลของคุณ ข้อความที่จัดรูปแบบเป็น Rich-formatted จะถูกเก็บไว้ในเขตข้อมูล Memo ในรูปแบบ HTML ที่เข้ากันได้กับชนิดข้อมูล Rich Text ใน Windows SharePoint Services คุณตั้งค่าคุณสมบัติ การจัดรูปแบบข้อความ ใหม่เป็น RichText หรือ PlainTextจากนั้นข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในตัวควบคุมกล่องข้อความและในมุมมองแผ่นข้อมูล

เขตข้อมูลบันทึกช่วยบันทึกมีประโยชน์ในการจัดเก็บข้อมูลจํานวนมาก คุณสามารถกําหนดค่า คุณสมบัติ ผนวก เท่านั้น เพื่อรักษาประวัติของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังเขตข้อมูล Memo ได้ จากนั้นคุณสามารถดูประวัติของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ ฟีเจอร์นี้ยังสนับสนุนฟีเจอร์การติดตามใน Windows SharePoint Services เพื่อให้คุณสามารถใช้ Access เพื่อดูประวัติเนื้อหารายการ SharePoint ได้

ปฏิทินเพื่อเก็บวันที่

เขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลาจะได้รับการสนับสนุนปฏิทินแบบโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในโดยอัตโนมัติ ปุ่มปฏิทินจะปรากฏทางด้านขวาของวันที่โดยอัตโนมัติ ต้องการทราบวันที่ในวันศุกร์นี้ใช่ไหม คลิกปุ่ม และปฏิทินจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถค้นหาและเลือกวันที่ได้ คุณสามารถเลือกที่จะปิดปฏิทินของเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมได้โดยใช้คุณสมบัติ

เครื่องมือการจัดเรียงและการกรองที่มีประสิทธิภาพ

สมมติว่าคุณต้องค้นหาค่าที่ตรงกันหรือเรียงล>คอลัมน์ของข้อมูลอย่างรวดเร็ว ฟีเจอร์ตัวกรองอัตโนมัติเพิ่มความสามารถในการกรองที่มีประสิทธิภาพแล้ว เพื่อให้คุณสามารถเน้นไปที่ข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเลือกจากค่าไม่เฉพาะในคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อสถานการณ์เมื่อคุณไม่สามารถเรียกคืนชื่อที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถเรียงล>กแบบค่าโดยใช้ตัวเลือกเมนูบริบทในภาษาธรรมดา เช่น เรียงล>นวบจากเก่าสุดไปใหม่ที่สุด หรือเรียงล>นสุดไปมากที่สุด

ตัวเลือกตัวกรองที่พบบ่อยที่สุดจะสามารถมองเห็นได้ง่ายในเมนูสั่ง หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองด่วนเพื่อจํากัดข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่ ตัวเลือกตัวกรองด่วนจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติโดยยึดตามชนิดข้อมูลเพื่อให้คุณจะเห็นตัวเลือกที่เข้าใจได้ของข้อมูลข้อความ วันที่ และข้อมูลตัวเลข

ผลรวมและสีพื้นหลังแบบสลับในแผ่นข้อมูล

มุมมองแผ่นข้อมูลมีแถวผลรวม ซึ่งคุณสามารถแสดงผลรวม นับ ค่าเฉลี่ย สูงสุด ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือค่าความแปรปรวน หลังจากที่คุณเพิ่มแถวผลรวม แล้ว ให้คุณชี้ไปที่ลูกศรในเซลล์ของคอลัมน์แล้วเลือกการคํานวณที่คุณต้องการ

แผ่นข้อมูล รายงาน และฟอร์มแบบต่อเนื่องสนับสนุนสีพื้นหลังแบบสลับกันของแถว ซึ่งคุณสามารถกําหนดค่าได้อย่างอิสระด้วยสีพื้นหลังเริ่มต้น การแรเงาทุกแถวเป็นเรื่องง่าย และคุณสามารถเลือกสีใดก็ได้

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access 2010 ฟีเจอร์การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ ช่วยให้คุณได้รับสไตล์การจัดรูปแบบเช่นเดียวกับที่มีอยู่ใน Excel ตัวอย่างเช่น ขณะนี้คุณสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อให้คอลัมน์ของตัวเลขสามารถอ่านได้ ดังที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้:

รวบรวมข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม InfoPath และ Outlook

ฟีเจอร์การเก็บรวบรวมข้อมูลช่วยให้คุณรวบรวมข้อคิดเห็นโดยใช้ Outlook และ InfoPath (เลือกได้) คุณสามารถสร้างฟอร์ม InfoPath หรือฟอร์ม HTML และฝังในเนื้อความของข้อความอีเมลได้โดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถส่งฟอร์มไปยังผู้รับที่เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ หรือไปยังชื่อของผู้รับที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณ

คุณเลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นผู้รับจะกรอกแบบฟอร์มให้สมบูรณ์แล้วส่งคืน Outlook รู้จักแบบฟอร์มขาเข้าและบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีการพิมพ์ใหม่

ส่งออกเป็น PDF และ XPS

ใน Access 2010 คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์ PDF (Portable Document Format) หรือ XPS (XML Paper Specification) เพื่อพิมพ์ โพสต์ และแจกจ่ายอีเมลได้ โดยที่คุณติดตั้ง Add-in Publish as PDF หรือ XPS เป็นครั้งแรก การส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลไปยังไฟล์ .pdf หรือ .xps ช่วยให้คุณจับภาพข้อมูลในรูปแบบที่แจกจ่ายได้ง่ายซึ่งรักษาลักษณะการจัดรูปแบบทั้งหมดของคุณ ไว้ แต่ไม่ต้องการให้ผู้อื่นติดตั้ง Access บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเพื่อพิมพ์หรือตรวจทานผลลัพธ์ของคุณ

• Portable Document Format    PDF คือรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เค้าโครงคงที่ที่รักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยในการแชร์ไฟล์ รูปแบบ PDF จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อดูไฟล์แบบออนไลน์หรือถูกพิมพ์ออกมา ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้อย่างแน่ในและจะไม่สามารถคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์นั้นได้อย่างง่ายดาย รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์ในเอกสารที่จะพิมพ์ใหม่โดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์

• XML Paper Specification    XPS เป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่รักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยในการแชร์ไฟล์ รูปแบบ XPS จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อดูไฟล์แบบออนไลน์หรือถูกพิมพ์ออกมา ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้อย่างแน่ในและจะไม่สามารถคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์นั้นได้อย่างง่ายดาย

การร่วมกับข้อมูลภายนอกที่ง่ายดายยิ่งขึ้น

คุณสามารถเชื่อมต่อกับบริการเว็บเป็นแหล่งข้อมูลภายนอกได้แล้ว คุณจะต้องมีไฟล์นิยามบริการเว็บที่ให้มาโดยผู้ดูแลบริการเว็บ หลังจากที่คุณติดตั้งไฟล์นิยามคุณสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลบริการเว็บเป็นตารางที่ลิงก์ได้

ฟีเจอร์ใหม่จะนําเข้าและส่งออกข้อมูลได้ง่ายขึ้น คุณสามารถบันทึกการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออก แล้วใช้การดําเนินการที่บันทึกไว้อีกครั้งในครั้งถัดไปที่คุณต้องการดําเนินการงานเดียวกัน ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีตช่วยให้คุณสามารถแทนที่ชนิดข้อมูลที่เลือกโดย Access และคุณสามารถนําเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังไฟล์ Office Excel 2007 รูปแบบไฟล์อย่างน้อย