เมื่อคุณแทรกเนื้อหาเป็นวัตถุ คุณได้สร้างการเชื่อมโยงแบบไดนามิกระหว่างเนื้อหาที่คุณแทรกลงไปกับเนื้อหาที่สร้างขึ้นในโปรแกรมอีกโปรแกรมหนึ่งของ Microsoft Office ซึ่งแตกต่างจากการที่คุณวางเนื้อหา (เช่น ด้วยการกด CTRL+V) ก็คือ เมื่อคุณแทรกเนื้อหาลงไปเป็นวัตถุที่เชื่อมโยงหรือวัตถุฝังตัว คุณยังสามารถทำงานกับเนื้อหาได้ในโปรแกรมดั้งเดิม
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณแทรกเซลล์แผ่นงานลงในเอกสารเป็นวัตถุ Excel Microsoft Office Word จะเรียกใช้โปรแกรม Excel เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่เซลล์ดังกล่าว และคุณสามารถใช้คำสั่งต่างๆ ของ Excel เพื่อทำงานกับเนื้อหาของแผ่นงานได้
การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างวัตถุที่เชื่อมโยงกับวัตถุฝังตัว
ข้อแตกต่างประการสำคัญระหว่างวัตถุที่ถูกเชื่อมโยงกับวัตถุฝังตัวได้แก่ ตำแหน่งการจัดเก็บข้อมูลและวิธีการที่คุณปรับปรุงข้อมูลหลังจากที่วางวัตถุลงในแฟ้ม Word
คุณอาจวางการเชื่อมโยงไปยังวัตถุ หรือวางสำเนาของวัตถุลงในเอกสารก็ได้ คุณสามารถแทรกวัตถุด้วยวิธีนี้ได้จากโปรแกรมใดๆ ซึ่งสนับสนุนเทคโนโลยีการเชื่อมโยงและฝังตัววัตถุ (Object Linking and Embedding หรือ OLE)
ตัวอย่างเช่น รายงานสถานะรายเดือนอาจจะมีข้อมูลซึ่งเก็บรักษาไว้แยกกันในแผ่นงาน Excel ถ้าคุณเชื่อมโยงรายงานดังกล่าวไปยังแผ่นงาน เมื่อใดก็ตามที่มีการปรับปรุงแฟ้มต้นฉบับ ข้อมูลในรายงานก็จะได้รับการปรับปรุงด้วยเช่นกัน ถ้าคุณฝังแผ่นงานลงในรายงาน รายงานของคุณก็จะมีสำเนาข้อมูลแบบคงที่โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ
1. วัตถุฝังตัว
2. วัตถุที่เชื่อมโยง
3. แฟ้มต้นฉบับ
วัตถุที่เชื่อมโยง
เมื่อวัตถุถูกเชื่อมโยง ข้อมูลอาจได้รับการปรับปรุงถ้ามีการปรับเปลี่ยนแฟ้มต้นฉบับ ข้อมูลที่ถูกเชื่อมโยงจะเก็บอยู่ในแฟ้มต้นฉบับ แฟ้ม Word หรือแฟ้มปลายทางจะเก็บเฉพาะตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มต้นฉบับนั้น และแสดงตัวแทนของข้อมูลที่ถูกเชื่อมโยงนั้น ให้ใช้วัตถุที่ถูกเชื่อมโยงถ้าต้องคำนึงถึงขนาดแฟ้ม
การเชื่อมโยงยังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการรวมข้อมูลที่ถูกเก็บรักษาอย่างอิสระไว้ด้วย เช่น ข้อมูลที่เก็บรวบรวมโดยแผนกต่างๆ และเมื่อคุณต้องการรักษาให้ข้อมูลในเอกสาร Word ทันสมัยอยู่เสมอ
วัตถุฝังตัว
เมื่อคุณฝังวัตถุ Excel ข้อมูลในแฟ้ม Word จะไม่เปลี่ยนแปลงถ้าคุณปรับเปลี่ยนแฟ้ม Excel ต้นฉบับ โดยวัตถุฝังตัวจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของแฟ้ม Word และหลังจากแทรกวัตถุฝังตัวแล้ว วัตถุฝังตัวจะไม่เป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มต้นฉบับอีกต่อไป
เนื่องจากมีข้อมูลทั้งหมดอยู่ในเอกสาร Word เดียว การฝังตัวจึงเป็นประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องการให้ข้อมูลแสดงการเปลี่ยนแปลงในแฟ้มต้นฉบับ หรือเมื่อคุณไม่ต้องการให้ผู้รับเอกสารเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงข้อมูลที่เชื่อมโยง
