วิธีสร้างโพล FindTime

FindTime เป็น Add-in ของ Outlook สําหรับการจัดกําหนดการการประชุม ผู้จัดการสามารถส่งตัวเลือกหลายเวลาผ่าน FindTime และลดอีเมลไปมาในการจัดกําหนดการ

เมื่อต้องการจัดกําหนดการประชุมใน Outlook ด้วย FindTime:

1. สร้างอีเมลใหม่หรือเลือกอีเมลที่จะตอบกลับ

2. แสดงรายการบุคคลที่จําเป็นสําหรับการประชุมใน ถึง และผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมใน สําเนาถึง 

3. ในแท็บ หน้าแรก ให้เลือก ตอบกลับด้วยโพลการประชุม
   
   

4. เลือกการตั้งค่าการประชุม:
   
   

   • ระยะเวลา: เลือกระยะเวลาจากรายการ

     • เลือก 8 ชั่วโมงสําหรับการประชุมทั้งวัน

     • เลือก กําหนดเอง ในเมนูดรอปดาวน์เวลาเพื่อตั้งเวลาของคุณเอง ระยะเวลาสูงสุดคือ 23 ชั่วโมง 59 นาที

   • ชั่วโมงทํางาน: ตรวจสอบเพื่อจํากัดเวลาการประชุมที่แนะนําเป็นวันและชั่วโมงทํางานเท่านั้น

     หมายเหตุ: ชั่วโมงการทํางานที่ใช้ตามค่าเริ่มต้นจะถูกเรียกใช้จากการตั้งค่าผู้จัดการประชุมของคุณ และทําให้การตั้งค่า Exchange เหล่านี้ล้มเหลว ค่าเริ่มต้นคือ 8:00 น. ถึง 17:00 น. หากไม่พบการตั้งค่า

   • โซนเวลา: เลือกเมนูดรอปดาวน์โซนเวลาเพื่อเปลี่ยนโซนเวลาสําหรับการประชุม

     หมายเหตุ: 

     • โซนเวลาที่ใช้จะถูกดึงมาจากการตั้งค่าผู้จัดการประชุมของคุณ แต่คุณสามารถเลือกโซนเวลาใหม่จากรายการได้

     • คํานึงถึงเวลาออมแสงและการประชุมหลังจากการสลับรายปีแสดงเวลาที่ถูกต้อง

5. FindTime จะดูกําหนดการของผู้เข้าร่วม (ถ้ามี) และแนะนําเวลาการประชุมที่เหมาะสม

   หมายเหตุ: FindTime ใช้บัญชีธุรกิจMicrosoft 365 ของคุณเพื่อเข้าถึงปฏิทินและปฏิทินของผู้เข้าร่วมในองค์กรของคุณเพื่อระบุเวลาว่าง ปฏิทินที่ไม่ได้เชื่อมโยงบัญชี Microsoft 365 จะไม่ได้รับการสนับสนุน

   ใช้ลิงก์เพื่อเรียงลําดับตัวเลือกการประชุม

   

   • ความพร้อมใช้งาน: แสดงรายการตัวเลือกที่ดีที่สุด (เวลาที่ผู้เข้าร่วมการประชุมที่จําเป็นทั้งหมดไม่มีค่าใช้จ่าย) ก่อน ปัจจัยที่ใช้เพื่อกําหนดตัวเลือกที่ดีที่สุด รวมถึงจํานวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ว่าง จํานวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องเข้าร่วมประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไปว่าง ไม่ว่าผู้เข้าร่วมที่ขัดแย้งกันจะมีข้อผูกมัดที่ไม่แน่นอนหรือไม่ว่างในปฏิทินของพวกเขา

   • เวลา: แสดงรายการตัวเลือกตามลําดับเวลา
     
     หมายเหตุ: คุณสามารถเลื่อนดูวันและเดือนโดยใช้ลูกศร วันที่พร้อมใช้งานจะถูกขีดเส้นใต้เป็นสีเขียว สีเขียวเข้มแสดงถึงวันที่มีตัวเลือกมากที่สุดและสีเขียวอ่อนลงและสีแดงแสดงถึงความขัดแย้งมากที่สุด วันสุดสัปดาห์จะถูกทําเครื่องหมายว่าพร้อมใช้งานถ้าไม่ได้เลือก ชั่วโมงทํางาน ไว้

   • ไอคอนบุคคลจะแสดงว่าต้องมีผู้เข้าร่วมการประชุมหรือไม่ และความพร้อมใช้งานของพวกเขา

     

     • ขีดเส้นใต้: จําเป็น

     • สีเขียว: พร้อมใช้งาน

     • สีเหลือง: อาจไม่ว่าง

     • สีแดง: ไม่ว่าง

     • สีเทา: ไม่รู้จัก

   • คุณสามารถใช้ไอคอนเพื่อเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติมได้

     • เลือก เพื่อเปิดถาดสถานะของผู้เข้าร่วม

     • โฮเวอร์เหนือแต่ละไอคอนหรือดูข้อมูลความพร้อมใช้งานของพวกเขา

     • เลือก เพื่อดูปฏิทินของคุณ

6. เลือกเวลาการประชุมที่เหมาะสมสองสามครั้ง

   • กล่องเวลาจะเปลี่ยนเป็นสีน้ําเงินเมื่อเลือก
     
     

     หมายเหตุ: โพลที่มีคําแนะนํา 20 ข้อหรือน้อยกว่ามีแนวโน้มที่จะเข้าถึงความคิดเห็นที่สถาปนิกมากขึ้น 

7. เลือก ถัดไป

8. ใส่สถานที่ประชุม

   • การประชุมออนไลน์จะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เลือกกล่องกาเครื่องหมาย การประชุมแบบออนไลน์ เพื่อปิดใช้งาน 
     
     
     
     เมื่อเลือก การประชุมแบบออนไลน์ FindTime จะจัดกําหนดการประชุมSkype for Business หรือMicrosoft Teams FindTime จะใช้งานตามที่ได้รับการตั้งค่าโดยองค์กรของคุณเป็นแชนเนลการประชุมออนไลน์เริ่มต้น 

     หมายเหตุ: หากคุณบันทึกการตั้งค่าSkype for Business ในแดชบอร์ด FindTime จะใช้การตั้งค่านั้นแทน Microsoft Teams ถ้าคุณต้องการใช้Microsoft Teams ให้ลบการตั้งค่าSkype for Business ในแดชบอร์ดของคุณ

9. เลือก การตั้งค่าโพล และสลับตัวเลือก เปิด/ปิด

   หมายเหตุ: คุณยังสามารถลบเวลาการประชุมที่เลือกได้ในขณะนี้โดยการเลือก X ในรายการ เวลาที่เลือก

   • แจ้งให้ฉันทราบเกี่ยวกับการอัปเดตโพล: คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่ผู้เข้าร่วมลงคะแนนเสียง ข้อความมีสถานะโพลปัจจุบันและตัวเลือกในการจัดกําหนดการ

   • จัดกําหนดการเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงข้อสรุป: เหตุการณ์ในปฏิทินจะถูกจัดกําหนดการโดยอัตโนมัติถ้าผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็นทั้งหมดได้ลงคะแนนแทนตัวเลือกเวลาที่กําหนด ถ้ามีหลายตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน ตัวเลือกแรกสุดจะถูกจัดกําหนดการ

   • หยุดเวลาที่เลือกบนปฏิทินของฉัน: เหตุการณ์ไม่แน่นอนจะถูกวางบนปฏิทินของคุณสําหรับแต่ละตัวเลือกเวลาที่คุณเสนอ การหยุดทั้งหมดจะถูกเอาออกเมื่อมีการจัดกําหนดการประชุมหรือโพลถูกยกเลิก

   • ล็อกโพลสําหรับผู้เข้าร่วม: ผู้เข้าร่วมจะไม่สามารถแนะนําเวลาใหม่หรือแก้ไขผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้

   • กําหนดให้ผู้เข้าร่วมต้องตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของพวกเขา: เพื่อช่วยป้องกันการลงคะแนนที่ไม่ระบุชื่อ ผู้เข้าร่วมจะต้องรับรองความถูกต้องก่อนที่จะลงคะแนน

   • การแจ้งเตือนทางอีเมลในภาษา FindTime: ภาษาที่คุณใช้ FindTime จะใช้เพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้นการแจ้งเตือนเหล่านี้จะถูกส่งเป็นภาษาอังกฤษ

10. เลือก แทรก เพื่อส่งอีเมล

11. FindTime จะแทรกเวลาการประชุมที่แนะนําลงในอีเมลของคุณ เลือก แก้ไขตัวเลือก เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าการประชุม ถ้าจําเป็น

    หมายเหตุ: ถ้าคุณทําการเปลี่ยนแปลงและใส่เวลาการประชุมใหม่ คุณจําเป็นต้องลบการเชิญเดิมด้วยตนเอง

12. เลือก ส่ง เพื่อส่งการเชิญเข้าร่วมการประชุมและเริ่มกระบวนการลงคะแนนเสียง

13. คุณจะได้รับลิงก์โดยตรงไปยังหน้าการลงคะแนนเสียงสําหรับการประชุมของคุณ