เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้ Outlook เก็บถาวรอัตโนมัติ จะเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นและทำงานทุกๆ 14 วัน คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทำงานได้ ให้ระบุไฟล์ข้อมูลของ Outlook (.pst) ที่ใช้เพื่อจัดเก็บรายการที่เก็บถาวร แล้วเลือกว่าเวลาที่รายการในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณจะถูกเก็บถาวร

1. เลือก เครื่องมือ > ตัวเลือก แล้วเลือกแท็บ อื่นๆ

2. เลือก เก็บถาวรอัตโนมัติ

   

3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน แล้วระบุความถี่ที่จะเรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ

4. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

   • เรียกใช้เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ   เลือกความถี่ที่คุณต้องการให้เรียกใช้ฟีเจอร์ เก็บถาวรอัตโนมัติ เก็บถาวรหลายรายการพร้อมๆ กันอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณช้าลง ดังนั้น การเลือกช่วงเวลาที่ช่วยลดกระบวนการ เก็บถาวรอัตโนมัติ ก็เป็นเรื่องที่ดี ลองพิจารณาจำนวนครั้งที่คุณได้รับรายการโดยทั่วไประหว่างเวลาที่กำหนดและปรับกรอบเวลาให้สอดคล้องกัน พร้อมท์ก่อนจะเรียกใช้ฟีเจอร์เก็บถาวรอัตโนมัติ    เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการให้ Outlook แสดงข้อความแจ้งเตือนก่อนฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติจะดำเนินการกับรายการสิ่งต่างๆ ใน Outlook ของคุณ เมื่อคุณเห็นข้อความ คุณสามารถคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกเซสชัน เก็บถาวรอัตโนมัติ นั้น

   • ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)   ไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ไว้ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกลบข้อความอีเมลเมื่อรอบระยะเวลาอายุหมดอายุไปแล้ว ช่วงเวลาเริ่มต้นสำหรับรายการ แบบร่าง และ กล่องจดหมายเข้า ของคุณคือหกเดือน และสามเดือนสำหรับ รายการที่ส่ง ของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเวลาเหล่านี้โดยใช้ตัวเลือก ล้างข้อมูลรายการที่เก่ากว่า

   • เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า   คุณต้องเลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการให้ฟีเจอร์ เก็บถาวรอัตโนมัติ ลบบางรายการหรือรายการทั้งหมดเมื่อหมดอายุ ตัวเลือกนี้จะเปิดใช้งานตัวเลือกอื่นๆ ที่ทำให้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรรายการไหนและจะลบรายการไหนเมื่อสิ้นสุดช่วงอายุ แล้วเลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้กับทั้งการเก็บถาวรและการลบ

     หมายเหตุ: ในกล่องโต้ตอบ เก็บถาวรอัตโนมัติ "โฟลเดอร์" จะหมายถึงพื้นที่ฟีเจอร์หลักของ Outlook เช่น โฟลเดอร์ ปฏิทิน และโฟลเดอร์ งาน และโฟลเดอร์ของอีเมลแต่ละรายการ เนื่องจากรายการ ปฏิทิน และ งาน ของคุณจัดเก็บในโฟลเดอร์ ปฏิทิน และ งาน ตามลำดับ

   • แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์   เลือกให้แสดงรายการโฟลเดอร์เก็บถาวรพร้อมกับโฟลเดอร์การงานอื่นๆ ของคุณในบานหน้าต่างนําทาง ในโฟลเดอร์ เก็บถาวร หลัก คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ย่อยและดูรายการที่เก็บถาวรของคุณได้ เมื่อดูรายการที่เก็บถาวรของคุณ คุณสามารถตรวจสอบว่า ได้เก็บถาวรรายการที่ถูกต้องไว้แล้ว และคุณยังสามารถลากรายการใดๆ ที่คุณต้องการกลับไปที่โฟลเดอร์การทำงานได้

   • ล้างรายการที่มีอายุเก่ากว่า    เลือกการตั้งค่าเริ่มต้นว่าคุณต้องการเก็บถาวรรายการของคุณเมื่อใด ในแบบวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาหนึ่งวันจนถึงระยะเวลา 60 เดือน "ล้าง" หมายถึงเก็บถาวร — จัดเก็บ — รายการ ไม่ได้หมายถึง "ลบ" เว้นแต่คุณได้ระบุการตั้งค่าดังกล่าวสำหรับโฟลเดอร์ในตำแหน่งอื่น

   • ย้ายรายการเก่าไปยัง    การตั้งค่าเริ่มต้นของที่ตั้งนี้จะแตกต่างออกไปสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows Vista และ Windows XP

     Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     ถ้าคุณต้องการตั้งค่าปลายทางอื่นสำหรับรายการที่เก็บถาวร คุณสามารถเรียกดูและตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งอื่นได้ รายการจะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งนี้หลังหมดช่วงอายุ

     หมายเหตุ: รายการที่เก็บถาวรในตำแหน่งที่ตั้งแบบกำหนดเองจะไม่ถูกลบเว้นแต่คุณเปิดโฟลเดอร์และลบด้วยตนเอง

   • ลบรายการอย่างถาวร   ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่หมดอายุทันทีแทนที่จะย้ายไปยังที่ตั้งเริ่มต้น โฟลเดอร์อื่นที่คุณกำหนด หรือโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

   • ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดทันที    ตัวเลือกนี้จะปรับใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณกับโฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งรายการ ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้ ใช้คำแนะนำที่แสดงด้านล่างปุ่มที่อธิบายวิธีระบุการตั้งค่าสำหรับแต่ละโฟลเดอร์แทน คำแนะนำเหล่านี้ยังรวมอยู่ในส่วนต่อไปนี้ "เปลี่ยนการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับแต่ละโฟลเดอร์" การเปลี่ยนแปลงที่ทำในโฟลเดอร์ที่ระบุจะนำไปใช้กับโฟลเดอร์ดังกล่าวเท่านั้น

   • ข้อมูลนโยบายการเก็บข้อมูล    ในองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลซึ่งระบุเวลาและวิธีการเก็บถาวรอัตโนมัติของรายการกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถดูนโยบายได้ที่นี่ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม

5. คลิก ตกลง