เอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยการตรวจสอบเอกสาร งานนําเสนอ หรือเวิร์กบุ๊ก

สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Word

ตัวตรวจสอบเอกสาร จะแสดงตัวตรวจสอบต่างๆ มากมายที่จะช่วยคุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word ออกก่อนที่จะแชร์

เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว:

1. ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก

2. เลือก ตรวจสอบ

3. ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบ
   สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

4. เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

เอกสารWord สามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้

• ข้อคิดเห็น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เวอร์ชัน และคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก    ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเอกสารของคุณ เอกสารของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น คําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก หรือเวอร์ชัน ข้อมูลนี้สามารถทําให้บุคคลอื่นเห็นชื่อของบุคคลที่ทํางานบนเอกสารของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว และการเปลี่ยนแปลงที่ทําในเอกสารของคุณ สิ่งที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์ภายนอกทีมของคุณ

• คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    คุณสมบัติเอกสารหรือ Metadata รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารของคุณ เช่น ผู้เขียน เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่ Microsoft 365 โปรแกรมโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารล่าสุดและวันที่ที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์เฉพาะ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) ชนิดเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งสําหรับการรีวิว ใบเวียนเอกสาร และชื่อเทมเพลต

• หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ํา    Word เอกสารสามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ นอกจากนี้ คุณอาจเพิ่มลายน้ําลงในเอกสาร Word ของคุณ

• ข้อความที่ซ่อน    Word เอกสารสามารถมีข้อความที่ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเอกสารของคุณมีข้อความที่ซ่อนหรือไม่ คุณสามารถใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร เพื่อค้นหาได้

• คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    ถ้าเอกสารของคุณถูกบันทึกไปยังตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้

• ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง    เอกสารสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่มองไม่เห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้

ค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกด้วยตัวตรวจสอบเอกสาร

1. เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

2. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ

3. ในสําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล

4. เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร

5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ

6. เลือก ตรวจสอบ

7. ตรวจทานผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร

8. เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

   สิ่งสำคัญ: 

   • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้โดยการเลือก เลิกทํา

   • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Text (.odt) คุณต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารในรูปแบบนั้น

สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Excel

ตารางนี้แสดงรายการชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาออกจากเวิร์กบุ๊กของคุณได้

เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว ให้ทําดังนี้

1. ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก

2. เลือก ตรวจสอบ

3. ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบ
   สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

4. เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด

ข้อมูลบางอย่างไม่สามารถเอาออกได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหา แต่ไม่สามารถเอาออกได้

การค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก

ตัวตรวจสอบเอกสาร ช่วยให้คุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเวิร์กบุ๊ก Excel ออกได้

1. เปิดเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

2. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่ออื่นในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ

3. ในสําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล

4. เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร

5. ในกล่อง ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายของชนิดเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละตัว ให้ดูที่ สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Excel

6. เลือก ตรวจสอบ

7. รีวิวผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่อง ตัวตรวจสอบเอกสาร

8. เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

   สิ่งสำคัญ: 

   • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเวิร์กบุ๊กของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้โดยการเลือก เลิกทํา

   • ถ้าคุณเอาแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ที่มีข้อมูลอยู่ออก คุณอาจเปลี่ยนผลลัพธ์ของการคํานวณหรือสูตรในเวิร์กบุ๊กของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบว่าแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่มีข้อมูลใด ให้ปิด ตัวตรวจสอบเอกสาร ยกเลิกการซ่อนแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ แล้วรีวิวเนื้อหา

   • ตัวตรวจสอบ ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบคุณสมบัติเอกสาร และ ข้อมูลส่วนบุคคล และ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ไม่สามารถใช้ในเวิร์กบุ๊กที่บันทึกเป็นเวิร์กบุ๊กที่แชร์ได้ (รีวิว > แชร์เวิร์กบุ๊ก) ทั้งนี้เนื่องจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถทํางานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้ เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ คุณสามารถคัดลอกเวิร์กบุ๊กแล้วยกเลิกการแชร์ได้ เมื่อต้องการยกเลิกการแชร์เวิร์กบุ๊ก บนแท็บ รีวิว ให้เลือก แชร์เวิร์กบุ๊ก แล้วล้าง อนุญาตการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนในเวลาเดียวกัน

   • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากสเปรดชีตที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Spreadsheet (.ods) คุณจําเป็นต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกสเปรดชีตในรูปแบบนี้

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลใน Excel

ต่อไปนี้คือรายการบางส่วนที่สามารถเป็นแหล่งของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ:

• ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก    เวิร์กบุ๊กของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น ข้อคิดเห็นหรือคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อมูลนี้สามารถให้บุคคลอื่นเห็นชื่อของบุคคลที่ทํางานบนเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว และการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเวิร์กบุ๊กของคุณ

• คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    เมตาดาต้าหรือคุณสมบัติเอกสารใน Excel เช่นเดียวกับในแอป Microsoft 365 อื่นๆ รวมถึงรายละเอียด เช่น ผู้เขียน หัวข้อ และชื่อเรื่อง Microsoft 365 จะรักษาชื่อของบุคคลที่บันทึกเวิร์กบุ๊กล่าสุด วันที่ที่สร้างเอกสาร และตําแหน่งที่ตั้งเอกสารโดยอัตโนมัติ อาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) เพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการขอตรวจทาน ใบเวียนเอกสาร คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ (ตัวอย่างเช่น เส้นทางเครื่องพิมพ์ และรหัสผ่านการพิมพ์ที่ปลอดภัย) และข้อมูลเส้นทางของไฟล์สําหรับการประกาศเว็บเพจ

• หัวกระดาษและท้ายกระดาษ    เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้

• แถว คอลัมน์ และเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่    เวิร์กบุ๊กสามารถมีแถว คอลัมน์ และทั้งเวิร์กชีตที่ถูกซ่อนไว้ได้ ถ้าคุณแจกจ่ายสําเนาของเวิร์กบุ๊กที่มีแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ บุคคลอื่นอาจยกเลิกการซ่อนสําเนาเหล่านั้นเพื่อดูข้อมูลที่มีอยู่

• คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    สมุดงานที่ถูกบันทึกไว้ในตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services อาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์

• ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง    เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่ไม่สามารถมองเห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้

• เนื้อหาที่มองไม่เห็น    เวิร์กบุ๊กสามารถมีวัตถุที่มองไม่เห็นได้ เนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น

• ลิงก์ภายนอก    เวิร์กบุ๊กสามารถมีลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊กอื่นได้ (ลิงก์ภายนอก) ชื่อของเวิร์กชีตที่มีข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก แต่อาจไม่สามารถมองเห็นได้

• ไฟล์หรือวัตถุแบบฝังตัว    เวิร์กบุ๊กสามารถมีไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Microsoft 365 หรือเอกสารข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้

• แมโครของโค้ด VBA    เวิร์กบุ๊กสามารถมีแมโคร มอดูล VBA ตัวควบคุม COM หรือตัวควบคุม ActiveX, ผู้ใช้ Forms หรือฟังก์ชัน User-Defined (UDF) ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่

• รายการที่อาจมีข้อมูลที่แคชไว้    เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลที่แคชสําหรับ PivotTable, PivotChart, ตัวแบ่งส่วนข้อมูล, ไทม์ไลน์ และสูตรคิวบ์ที่อาจไม่สามารถมองเห็นได้

• แบบสำรวจของ Excel    เวิร์กบุ๊กสามารถซ่อน Excel คําถามแบบสํารวจที่ใส่ไว้ใน Excel สำหรับเว็บ และบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก แต่จะไม่สามารถมองเห็นได้

• สถานการณ์สมมติของตัวจัดการสถานการณ์สมมติ    เวิร์กบุ๊กสามารถมีสถานการณ์สมมติที่กําหนดโดยใช้ตัวจัดการสถานการณ์สมมติ สถานการณ์สมมติเหล่านี้อาจมีข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่

• ตัวกรอง    เวิร์กบุ๊กสามารถมีตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวกรองตารางที่ใช้งานอยู่ซึ่งอาจทําให้ข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก

• ชื่อที่ซ่อนอยู่    เวิร์กบุ๊กสามารถมีชื่อที่ซ่อนอยู่ซึ่งอาจเป็นแหล่งข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและไม่สามารถเอาออกได้

ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊กของคุณ ไม่สามารถเอารายการเหล่านี้ออกให้คุณได้ เนื่องจากอาจทําให้เวิร์กบุ๊กทํางานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและพิจารณาว่าคุณต้องการเอาออกด้วยตนเอง หรือแทนที่ด้วยรายการที่ไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพแบบคงที่

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออก

ตารางนี้แสดงรายการชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาออกจากงานนําเสนอ PowerPoint ของคุณได้

เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว ให้ทําดังนี้

1. ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก

2. เลือก ตรวจสอบ

3. ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบ
   สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

4. เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด

มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลบางอย่างเท่านั้นที่สามารถเอาออกได้ด้วย ตัวตรวจสอบเอกสาร สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาแต่ไม่สามารถเอาออกได้

ถ้าองค์กรของคุณกําหนด ตัวตรวจสอบเอกสาร เองโดยการเพิ่มมอดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบงานนําเสนอของคุณเพื่อดูชนิดข้อมูลเพิ่มเติมได้

การค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก

1. เปิดงานนําเสนอ PowerPoint ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

2. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ

3. ในสําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล

4. เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร

5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละตัว ให้ดูที่ เอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยการตรวจสอบเอกสาร งานนําเสนอ หรือเวิร์กบุ๊ก

6. เลือก ตรวจสอบ

7. ตรวจทานผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร

8. เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

   • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากงานนําเสนอของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้ด้วยการเลือก เลิกทํา

   • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากงานนําเสนอที่คุณบันทึกในรูปแบบ งานนําเสนอ OpenDocument (.odp) คุณต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกงานนําเสนอในรูปแบบนี้

หลังจากใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อเอาข้อมูลส่วนบุคคลออก ถ้าคุณปรับเปลี่ยนงานนําเสนอต่อไป PowerPoint จะยังคงเอาข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยอัตโนมัติเมื่อบันทึกไฟล์นี้ อย่างไรก็ตาม ถ้ายังต้องการการแก้ไขร่วมกันเพิ่มเติมสําหรับงานนําเสนอนี้ (ตัวอย่างเช่น คุณจําเป็นต้องเก็บชื่อของผู้เขียนร่วมที่เกี่ยวข้องกับข้อคิดเห็นที่เหลือ) คุณอาจหยุด PowerPoint ไม่ให้เอาข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยอัตโนมัติ โดยการคลิกปุ่ม "เปลี่ยนการตั้งค่า" ในการแจ้งเตือน "เปิดใช้งานการเอาข้อมูลส่วนบุคคลออก"

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

PowerPoint งานนําเสนอสามารถบันทึกข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลได้หลายชนิด แม้ว่าข้อมูลนี้อาจมองไม่เห็นในทันที แต่ยังคงสามารถเรียกใช้ได้จากงานนําเสนอของคุณ

ข้อมูลที่ซ่อนอาจรวมถึงข้อมูลที่ PowerPoint เพิ่มเพื่อให้คุณสามารถทํางานร่วมกันในการสร้างงานนําเสนอกับบุคคลอื่นได้ นอกจากนี้ยังอาจรวมข้อมูลที่คุณกําหนดให้เป็นข้อมูลที่ซ่อนอยู่โดยตั้งใจ

PowerPoint งานนําเสนอสามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้

• ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก    ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างงานนําเสนอของคุณ งานนําเสนอของคุณอาจมีรายการ ต่างๆ เช่น ข้อคิดเห็นหรือคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ข้อมูลนี้สามารถอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ทําและชื่อของผู้ที่ทํางานบนงานนําเสนอของคุณ พร้อมกับข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว

• ข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไข   เมื่อคุณทํางานร่วมกันบนเอกสารที่แชร์ที่เก็บอยู่ใน Cloud PowerPoint 2016 สําหรับ Microsoft 365 เก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ทําการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและเวลาที่ทําการเปลี่ยนแปลง

• คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    คุณสมบัติเอกสาร หรือที่เรียกว่า Metadata รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับงานนําเสนอของคุณ เช่น ผู้เขียน เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่ Microsoft 365 โปรแกรมโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารล่าสุดและวันที่ที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์เฉพาะ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) ชนิดอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งสําหรับการรีวิว ใบเวียนเอกสาร และข้อมูลเส้นทางไฟล์สําหรับการประกาศเว็บเพจ

• เนื้อหาบนสไลด์ที่มองไม่เห็น    งานนําเสนอของคุณอาจมีวัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น

• เนื้อหานอกสไลด์    PowerPoint งานนําเสนอสามารถมีวัตถุที่มองไม่เห็นได้ทันที เนื่องจากวัตถุเหล่านั้นถูกลากออกจากสไลด์ลงในพื้นที่ปิดสไลด์ เนื้อหานอกสไลด์นี้อาจรวมถึงกล่องข้อความ คลิปอาร์ต กราฟิก และตาราง

• บันทึกย่องานนําเสนอ    ส่วน บันทึกย่อ ของงานนําเสนอ PowerPoint สามารถมีข้อความที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์แบบสาธารณะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบันทึกย่อถูกเขียนขึ้นเพื่อการใช้งานของบุคคลที่กําลังนําเสนองานนําเสนอเท่านั้น

• คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    ถ้างานนําเสนอของคุณถูกบันทึกไปยังตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services งานนําเสนออาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้

• ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง    งานนําเสนอสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่มองไม่เห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและไม่สามารถเอาออกได้

ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในงานนําเสนอของคุณ ตัวตรวจสอบเอกสาร ไม่สามารถเอารายการเหล่านี้ออกให้คุณได้ เนื่องจากอาจทําให้งานนําเสนอทํางานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและพิจารณาว่าคุณต้องการเอาออกด้วยตนเอง หรือแทนที่ด้วยรายการที่ไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพแบบคงที่

ตัวตรวจสอบเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลการติดตามการแก้ไขซึ่งเริ่มนํามาใช้ใน PowerPoint 2016 รุ่น 8403 สําหรับ Microsoft 365 Insider แสดงข้อจํากัดของ ตัวตรวจสอบเอกสาร ตัวอย่างเช่น Kelly และ Linda ทํางานร่วมกันบนงานนําเสนอ A ใน Microsoft 365 ข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไข (ซึ่งก็คือ ชื่อผู้ใช้ และเวลาที่พวกเขาทําการแก้ไข) จะถูกเพิ่มลงในงานนําเสนอ ถ้า Mohammed เปิดงานนําเสนอ A ในเวอร์ชันก่อนหน้าของ PowerPoint และเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บนไฟล์เพื่อนําข้อมูลส่วนบุคคลออก ตัวตรวจสอบเอกสาร ในเวอร์ชัน PowerPoint จะไม่สามารถตรวจหาและลบข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไขที่เพิ่มลงในงานนําเสนอโดย PowerPoint เวอร์ชันที่ใหม่กว่าและ Microsoft 365 ใช้โดย Kelly และ Linda Mohammed ไม่สามารถลบข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไขโดยไม่อัปเกรดเป็น PowerPoint เวอร์ชันปัจจุบัน แล้วเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร