แชร์และเข้าถึงกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของบุคคลอื่นใน Outlook

แชร์และเข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่

มีสองวิธีในการโต้ตอบกับโฟลเดอร์ที่แชร์ ได้แก่ เจ้าของ กล่องจดหมายที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือแชร์ทั้งกล่องจดหมาย ผู้ ถูกเชิญ บุคคลที่เจ้าของได้รับเชิญให้แชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายของพวกเขา

• เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: ในฐานะเจ้าของกล่องจดหมาย คุณตัดสินใจที่จะแชร์ทั้งกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์กับผู้อื่น เมื่อต้องการทําเช่นนี้ ก่อนอื่นคุณต้องตั้งค่าระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสําหรับสิ่งที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย จากนั้นให้คุณส่งคําเชิญ

• ผู้ถูกเชิญ: เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับคุณ คุณจะได้รับคําเชิญให้แชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายของพวกเขา เมื่อคุณยอมรับการเชิญ โฟลเดอร์จะปรากฏในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ สิ่งที่คุณทํากับโฟลเดอร์ที่แชร์นี้จะขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่เจ้าของมอบให้คุณ

ขั้นตอนของเจ้าของ:

ขั้นตอนการเชิญ:

ทําความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิ์การแชร์

ตารางด้านล่างแสดงรายละเอียดของชนิดของการกระทําที่ผู้ถูกเชิญสามารถทําได้ โดยขึ้นอยู่กับชุดระดับสิทธิ์

เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงโฟลเดอร์

1. ใน Outlook แบบคลาสสิก ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ แล้วเลือก คุณสมบัติ

2. เมื่อต้องการค้นหาผู้ใช้หรือกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย บนแท็บ สิทธิ์ ภายใต้ สิทธิ์ ให้เลือก เพิ่ม

3. ในสมุดรายชื่อส่วนกลาง ให้เลือกผู้ใช้และกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการ คลิก เพิ่ม หลังจากเลือกแต่ละรายการแล้ว เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่ม ผู้ใช้หรือกลุ่มเหล่านั้นจะปรากฏในกล่องทางด้านขวาของปุ่ม เพิ่ม เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้เสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง

   

4. เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการแชร์ด้วย แล้วเลือกระดับสิทธิ์จากรายการดรอปดาวน์

5. สิทธิ์จะเรียงลำดับจาก เจ้าของ ซึ่งมีสิทธิ์ทั้งหมดไปจนถึง ผู้สนับสนุน ซึ่งมีสิทธิ์น้อยที่สุด

6. หลังจากที่คุณเลือกระดับสิทธิ์แล้ว คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ได้โดยการเลือกปุ่ม หรือเลือกและยกเลิกการเลือกกล่อง ถ้าคุณทําเช่นนั้น ระดับสิทธิ์สําหรับผู้ใช้หรือกลุ่มจะเปลี่ยนเป็น กําหนดเอง

   ในตัวอย่างที่แสดงที่นี่ Diane และ Kim มีระดับสิทธิ์ผู้เขียนและเผยแพร่ตัวแก้ไขที่มีอยู่แล้วภายใน เวอร์นอนได้รับมอบหมายให้อยู่ในระดับตัวแก้ไข ซึ่งจากนั้นกําหนดให้อนุญาตให้เขาลบรายการของตัวเองได้

   

7. ตั้งค่าสิทธิ์ที่ต่างกันสําหรับผู้ใช้หรือกลุ่มอื่นโดยการทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 ถึง 6

8. คลิก ตกลง

9. คลิกขวาที่ที่อยู่อีเมลของคุณที่ด้านบนของโครงสร้างโฟลเดอร์แล้วเลือก สิทธิ์ของโฟลเดอร์ ชื่อหน้าต่างจะเป็น "คุณสมบัติ Outlook Today - [user@contoso.com]"

10. เพิ่มผู้ใช้รายเดียวกับที่คุณให้สิทธิ์การเข้าถึงก่อนหน้านี้ และให้สิทธิ์โฟลเดอร์ที่ มองเห็น ได้แก่พวกเขาเท่านั้น

11. คลิก ตกลง

ผู้ถูกเชิญ: เข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายของบุคคลอื่นใน Outlook แบบคลาสสิก

ถ้าคุณกําลังใช้ Outlook แบบคลาสสิก กล่องจดหมายที่คุณได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงจะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ ในตัวอย่างด้านล่าง Adam Barr ได้รับสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายของ Kim Akers กล่องจดหมายของคิมจะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของอดัมโดยอัตโนมัติ

สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในกล่องจดหมายนี้จะขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่คุณได้รับจากบุคคลที่แชร์กล่องจดหมายกับคุณ

แชร์และเข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายใน Outlook บนเว็บ

มีสองวิธีในการโต้ตอบกับโฟลเดอร์ที่แชร์: คุณสามารถเป็นเจ้าของกล่องจดหมายที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือทั้งกล่องจดหมายได้

• เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: คุณเป็นเจ้าของโฟลเดอร์และตัดสินใจที่จะแชร์กับผู้อื่น คุณตั้งค่าระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสําหรับผู้ที่คุณต้องการใช้โฟลเดอร์ร่วมกัน

• ผู้ถูกเชิญ: เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับคุณ คุณจะได้รับคําเชิญให้แชร์โฟลเดอร์ เมื่อคุณยอมรับการเชิญ โฟลเดอร์จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระดับสิทธิ์

เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: แชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับผู้อื่น

เมื่อต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือแชร์กล่องจดหมายทั้งหมดของคุณกับผู้อื่นในองค์กรของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ใน Outlook บนเว็บ ให้นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์

2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์

3. ในหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ถ้าบุคคลนั้นไม่ได้รวมอยู่ในรายการบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย ให้เลือก เพื่อเพิ่มบุคคลนั้น

4. ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณให้สิทธิ์ แล้วเลือก เพิ่ม

5. จากรายการของชื่อบนหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ให้เลือกชื่อของบุคคลที่คุณเพิ่งเพิ่ม

6. ในส่วน สิทธิ์ ให้เลือกดรอปดาวน์ ระดับสิทธิ์ แล้วเลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ใช้นี้ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะเลือกระดับสิทธิ์ใด ให้ดูส่วนด้านล่าง ตัวเลือกสําหรับการแชร์โฟลเดอร์

   

7. ยืนยันการตั้งค่าการใช้ร่วมกัน แล้วคลิก ตกลง บุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วยจะได้รับอีเมลเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณแชร์โฟลเดอร์กับพวกเขา

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการใช้โฟลเดอร์ย่อยร่วมกัน คุณต้องทําตามขั้นตอนเดียวกัน แต่ให้ใช้โฟลเดอร์หลักร่วมกันด้วย

เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: เอาสิทธิ์การใช้งานร่วมกันออก

1. นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณกําลังแชร์

2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์

3. เลือกบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย แล้วเลือก ลบ ไอคอน

ผู้ถูกเชิญ: ยอมรับและดูโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์กับคุณ

เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์กับคุณ อีเมลจะถูกส่งเพื่อแจ้งให้คุณทราบ ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มสิ่งนี้ลงในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณใน Outlook บนเว็บ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้

1. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ แชร์กับฉัน

2. เลือก เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์

3. ใส่ที่อยู่อีเมลหรือชื่อของบุคคลที่แชร์โฟลเดอร์กับคุณ แล้วคลิก เพิ่ม

4. ชื่อของบุคคลจะปรากฏภายใต้โหนด แชร์กับฉัน ขยายโหนดเพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดที่บุคคลนั้นแชร์กับคุณ

ผู้ถูกเชิญ: นําโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์ออกจากบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ

ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการเห็นกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของบุคคลอื่นอีกต่อไปทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook บนเว็บ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก เอาโฟลเดอร์ที่แชร์ออก

ตัวเลือกสำหรับการแชร์โฟลเดอร์

ตารางด้านล่างแสดงรายละเอียดชนิดของสิทธิ์ที่ให้ โดยขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่คุณตั้งค่า